يُعدّ إصدار الفواتير ومحاسبتها مهمة شائعة لدى الشركات الكبيرة والصغيرة والمتوسطة والعاملين لحسابهم الخاص. غالبًا ما تكون هذه المهمة غير مُجزية للشخص الذي يقوم بها، وتستنزف وقته الذي كان من الممكن استغلاله في مسؤوليات أخرى. لذا، يُمكن لبرامج إدارة الفواتير أن تُقدّم عونًا كبيرًا لهم جميعًا.
علاوة على ذلك، وكأي شخص آخر، قد ترتكب خطأً في الفاتورة. هذا يعني أنه عليك شطب بعض البنود، ومتابعة أرقام الفواتير باستمرار، والتأكد من سدادها، وما إلى ذلك. يمكن أتمتة كل هذا أو تبسيطه باستخدام برامج إدارة الفواتير. الأمر بسيط للغاية، كل ما عليك فعله هو تحميل برنامج أو تطبيق على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول لمساعدتك في هذه المهمة الشاقة.
ما هو برنامج الفواتير؟
برنامج الفوترة هو في الأساس برنامج حاسوبي لإدارة ومراقبة إصدار واستلام فواتير السلع و/أو الخدمات. ويمكن أن يكون أداة رائعة لكل من العاملين لحسابهم الخاص والشركات.
الميزات التي يجب أن تتوافر في جميع برامج الفوترة هي:
- القدرة ل الترقيم المترابط الفواتير الصادرة وإدارة التواريخ.
- قوالب الفاتورة متاح جاهز للتكملة.
- إدراج الشعارات والبيانات شركة أو عاملين لحسابهم الخاص.
- إمكانية اختيار مختلف طرق الدفع.
- قدرة إدارة الملفات من العملاء والموردين. مع بيانات مثل الاسم واسم الشركة و NIF / CIF والعنوان والاتصال وما إلى ذلك.
- محرر في حال كنت تريد تعديل أي بيانات من ملف مسودة من فاتورة قبل الموافقة عليها.
- اختيار أنواع impuestos (ضريبة الدخل الشخصي ، ضريبة القيمة المضافة ، ...) والقدرة على حساب المبلغ الإجمالي.
- لوحة القيادة مع الرسوم البيانية التي يكون فيها ملف ميزان المصروفات والدخل.
- نظام ال الإخطارات في بعض الحالات.
- وظيفة لإنشاء الفواتير الأولية والميزانيات.
- في بعض الحالات يكون لها أيضًا ملف قاعدة البيانات / جدول الأعمال مع العملاء وبياناتهم الضريبية لتسهيل إنشاء الفاتورة.
أنواع برامج الفواتير
ستجد أنواعًا مختلفة ضمن برامج إدارة المخزون أو فواتير الخدمات . ينبغي عليك التعرف عليها لاختيار الخيار الأنسب لاحتياجاتك.
- تدريب عبر الأنترنات- هذه برامج فوترة تستند إلى الويب ولا تحتاج إلى تثبيت أي شيء. يمكن استخدامها ببساطة من أي جهاز به متصفح ويب متوافق. ميزة هذه الأنظمة هي أنها ستكون متاحة دائمًا من أي مكان (أثناء تشغيل الخادم الخاص بك) ولن تعتمد على جهاز معين لها. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لوجودك في السحابة ، سيتم تخزين البيانات بشكل دائم ، دون القلق بشأن النسخ الاحتياطية ، إلخ.
- محلّي: برنامج الفوترة المحلي هو برنامج يتم تثبيته على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول الخاص بك. على الرغم من أن الخدمات عبر الإنترنت تتمتع بأمان جيد ومشفرة ، فقد ترغب بعض النزوات الأمنية في الحصول على جميع بيانات العملاء محليًا لمزيد من السرية إنها حقًا الميزة الوحيدة التي تتمتع بها هذه البرامج. الباقي هو عيوب مقارنةً بالإنترنت ، لأنه إذا حدث شيء ما لجهازك ، وتعطل محرك الأقراص الثابتة ، فأنت تتأثر ببرامج الفدية ، وما إلى ذلك ، وليس لديك نسخ احتياطية ، فقد تفقد جميع بياناتك المالية.
إضافةً إلى هذه التصنيفات، يمكن تقسيم برامج الفوترة بشكلٍ أدقّ بناءً على جوانب أخرى . على سبيل المثال، هناك برامج فوترة مفتوحة المصدر ومجانية، بالإضافة إلى برامج احتكارية. بل يمكننا التمييز بين الخدمات المدفوعة وتلك المجانية تمامًا. عمومًا، لا يُحسّن أيٌّ من هذه العوامل برنامج الفوترة أو يُسيء إليه.
بمعنى آخر، توجد برامج فوترة مجانية ومفتوحة المصدر لا تقل جودة عن البرامج المدفوعة والمغلقة المصدر، والعكس صحيح. لذا، لا تستخدم هذه العوامل كمقياس للجودة، كما يفعل البعض ممن يدّعون أن البرامج مفتوحة المصدر أسوأ من البرامج الاحتكارية... هذا خطأ فادح!
أفضل برامج الفواتير
إذا كنت ترغب في الحصول على بعض التوصيات بشأن أفضل برامج الفوترة المتاحة، فإليك قائمة ببعض أفضل الخيارات:
- فاتورة سكربت: يوفر قدرًا كبيرًا من المرونة ، حيث يسمح بالتثبيت محليًا على جهاز الكمبيوتر ، واستخدام استضافة الويب لاستضافة هذه الأداة ، وأيضًا ضمن نموذج SaaS في السحابة من خوادمه الخاصة كخدمة. في هذه الحالة هو حل برمجي مجاني. إنه قوي ولا يتوقف عن النمو بفضل المجتمع والمكونات الإضافية التي تضيف وظائف جديدة. بالإضافة إلى إدارة الفواتير ، يمكن أيضًا إضافة الوظائف للحصول على CRM أو ERP كامل.
- فاكتوسول: لقد طورت DelSol Software برنامج الفوترة المثالي هذا للتحكم في جميع الإدارة التجارية للشركة ، سواء في المبيعات أو المشتريات. يمكنك حتى السيطرة على ما هو أبعد من ذلك بفضل وظائفها للتحكم في المخزون ومخزون المنتج. أيضًا ، لا يهم حجم الشركة أو إذا كنت تعمل لحسابك الخاص. من ناحية أخرى ، يتمتع بميزة أخرى رائعة ، وهي تكامله مع مجموعة MS Office. إنه مجاني تمامًا ، ولكنه متاح فقط لنظام التشغيل Windows للتثبيت المحلي ، على الرغم من أنه يمكن استخدامه أيضًا عبر الإنترنت من أي نظام بفضل النظام الأساسي السحابي الخاص به.
- كويبو: برنامج فوترة بسيط للغاية وبديهي مصمم خصيصًا للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة والمتوسطة. فهو يسمح بإنشاء فواتير وميزانيات مخصصة ، وتسوية المعاملات المصرفية الآمنة ، وإنشاء التحويلات ، وأتمتة عرض الضرائب ، وما إلى ذلك. إنه يدمج وظيفة OCR للتعرف على النص باستخدام كاميرا هاتفك المحمول. لديك أيضًا متاحًا للأجهزة المحمولة على Google Play لنظام Android أو للاستخدام في السحابة.
- Debitoor: إنها واحدة من أكثر الخدمات السحابية شيوعًا. إنه بسيط ويسمح لك بالقيام بعمل فعال. باستخدام قوالب الفواتير القابلة للتخصيص ، وتقنية التعرف الضوئي على الحروف للتعرف على النص بواسطة الكاميرا والتقارير والأرصدة ، إلخ. في هذه الحالة ، يتم دفعها ، مع خطة دفع أساسية لما يصل إلى 100 مستند سنوي بقيمة 4 يورو شهريًا ، وخطة متوسطة تصل إلى 800 فاتورة سنويًا مقابل 12 يورو شهريًا وخطة غير محدودة مقابل 24 يورو شهريًا. كما أن لديها تطبيقًا للأجهزة المحمولة.
- متقارب: خدمة قائمة على الويب لإصدار وإدارة فواتيرك بسرعة وبساطة. يحتوي على قوالب ووظائف لتسجيل الساعات وإنشاء رسومات مع السجلات ويسمح بالتكامل مع مديري التجارة الإلكترونية مثل Prestashop و Shopify و Woocommerce ، إلخ. لديها العديد من خطط الاشتراك عبر الإنترنت (على الرغم من أن لديها خطة أساسية محدودة مجانية) وتطبيق للأجهزة المحمولة.
- Anfix: بديل آخر عن سابقاتها لاستخدامه في إدارة فواتيرك لمزيد من الراحة. يحتوي على قوالب الفواتير ، ووظائف التشغيل الآلي ، وإنشاء ملفات لتقديم الضرائب ، وإدارة المحاسبة ، والميزانيات ، إلخ. تتراوح خطط التسعير الخاصة بهم من 10 يورو إلى 50 يورو تقريبًا ، مع خدمة استشارية إذا كنت تفضل ذلك. لديها تطبيق جوال وخدمة عبر الإنترنت.
- حكيم واحد: Sage هي واحدة من أشهر مطوري برامج إدارة الأعمال. في هذه الحالة ، قاموا بإنشاء أداة برنامج فوترة جيدة مصممة خصيصًا للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة والمتوسطة. سيكون لديك كل ما تحتاجه لإدارة فواتيرك وإنشاء الرسوم البيانية للتحقق من الحالة والحصول على فكرة عن كيفية أداء العمل. يحتوي على اتصال مصرفي تلقائي لحساب الرسوم والنفقات ، فضلاً عن إمكانية إدارة المخزونات ، والقدرة على تعدد المستخدمين ، إلخ. في الواقع ، إنها ليست خدمة مجانية. لديها خطط بقيمة 7.5 يورو و 15 يورو شهريًا مع عرضها الحالي (قبل 10 يورو و 20 يورو على التوالي). بالمناسبة ، لدى Sage أيضًا تطبيقات للجوال.