كيفية اختيار أداة لأتمتة العمليات المحاسبية الإدارية للشركات الصغيرة والمتوسطة

El المالية وخدمة الائتمان العام وعلق في الأيام الأخيرة على ضرورة إيجاد آليات وأدوات تسمح بذلك أتمتة العمليات المحاسبية الإدارية للشركات الصغيرة والمتوسطةكما دعت مجتمعات البرمجيات الحرة إلى الاهتمام أكثر بإمكانية تنفيذ أدوات مفتوحة المصدر في بيئات الأعمال.

من المهم أن نلاحظ أن هناك العديد أدوات المحاسبة والفواتير مفتوحة المصدر للشركات الصغيرة والمتوسطة، لكل منها خصائصه الخاصة ، بالإضافة إلى الخصائص العالمية التي يتمتع بها برنامج المحاسبة والفوترة.

كل من هذه الأدوات مفتوحة المصدر (ERP ، مجموعة المحاسبة ، برنامج محاسبة الكترونيوالقوالب والكتب وغيرها) في الشركات الصغيرة والمتوسطة لتسريع عملياتها وأتمتتها بأمان وباستخدام برامج مجانية.

الشيء المناسب عند اختيار أداة المحاسبة والفوترة لشركاتنا الصغيرة والمتوسطة هو أننا نواصل عملية قصيرة من البحث والاختبار والاستشارات والتخطيط والتنفيذبمعنى آخر ، عند اختيار الأداة التي ستحل مشاكل المحاسبة والفوترة ، يُنصح باتباع الإجراءات التالية.

• التحقيق في أدوات مفتوحة المصدر المتوفرة ولها الوظائف التي تحتاجها الشركات الصغيرة والمتوسطةمن المهم أن نلاحظ أنه يجب علينا إجراء تحقيق عميق إلى حد ما ، وتحديد الأولويات البحث في المجتمع المحيط بالأداة المذكورة. يجب علينا مراجعة جودة الأداة ، وقابليتها للاستخدام ، ووقت التحديث ، والعمل المستقبلي ، ونتائج عمليات التنفيذ في الشركات الصغيرة والمتوسطة الأخرى ، ومستوى الدعم ، وتوافر مستشارين للأداة التدرجية منها.

• بمجرد أن يكون لدينا بنك من الأدوات التي يمكن أن تلبي الأهداف التي حددناها للشركات الصغيرة والمتوسطة لدينا ، يجب علينا ذلك إجراء تحليل واختبار أكثر شمولاً، حيث يتعين علينا اختبار الأدوات وتدوين الاحتياجات والوظائف التي لديها. من المهم إجراء تحليل فردي لكل واحد ثم إجراء مقارنة جماعية للأدوات المختلفة التي حددناها مسبقًا.

في بعض الحالات تمنعنا الأدوات الأكثر اكتمالا من التكيف مع نموذج أعمالنا، لذلك فمن الملائم أن دعونا نعطي الأولوية في اختباراتنا لإمكانية تكييف الأداة والشركات الصغيرة والمتوسطة الخاصة بنا. وبنفس الطريقة ، يجب أن تأخذ الاختبارات في الاعتبار خط التعلم لأعضاء الشركات الصغيرة والمتوسطة لدينا ، أي أنه يجب علينا تحليل قابلية استخدام الأداة والوقت الذي يجب استثماره في تعلمها.

• بعد اختيار الأداة التي تناسب وتفي باحتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة لدينا ، يجب علينا ذلك البحث والحصول على نوع من الاستشارات الخارجيةهذه الاستشارات ليست فقط شركة خبيرة في الأداة ، بل يمكن أن تكون أيضًا مجتمعات ومدونات وقنوات YouTube ، من بين أمور أخرى ، التي تتيح لنا العثور على إجابات للأسئلة والمشكلات التي تنشأ. وتجدر الإشارة إلى أن أحد أكبر أسباب فشل تنفيذ بعض الأدوات هو قلة النصائح التي نتلقاها أو عدم تلقيها على الإطلاق ، يجب أن يكون لدينا دائمًا بطاقة أساسية في حالة حدوث مشاكل أو احتياجات جديدة.

• بمجرد اختيار الأداة مفتوحة المصدر المناسبة ل أتمتة العمليات المحاسبية الإدارية للشركات الصغيرة والمتوسطة ولدينا استشارات خارجية حتى يكون استخدامها في الشركات الصغيرة والمتوسطة نجاحًا تامًا ، يجب علينا تخطيط جميع العمليات والإجراءات التي يجب أن ننفذها لتنفيذ الأداة. من الملائم إجراء تخطيط يتضمن اقتناء أو تكييف المعدات ، وتركيب الأداة ، وإنشاء آليات النسخ الاحتياطي وحماية المعلومات ، وتحديد معايير الأداة ، وإنشاء وظائف جديدة في الأداة ، والتوثيق وتدريب المشاركين.

يعد التخطيط لتنفيذ أداة في شركة صغيرة ومتوسطة أمرًا ضروريًا ، ويعتمد نجاح التنفيذ أو عدمه على هذه العملية ، ويجب علينا أيضًا تخطيط حالات المخاطر ، والإجراءات التي يجب اتباعها في حالة مقاومة التغيير ، والمدة التحديثات التجريبية والمستقبلية.

• من المحتمل أن يمنحنا اختيار الأداة والمشورة الصحيحة تخطيطًا متسقًا ، بنفس الطريقة ، المرحلة الأكثر أهمية عندما نريد أتمتة العمليات المحاسبية الإدارية للمنشأة الصغيرة والمتوسطة ، هو تنفيذ الأداة أو كيف يُعرف أيضًا تنفيذ الأداة ، في هذه المرحلة يجب أن نكون مستعدين للمشاكل والشكوك والاستفسارات والنجاحات.

إن وجود خطة طوارئ بناءً على التخطيط الذي تم تنفيذه من قبل ، سيسمح لنا بالتصرف بسرعة عندما لا تمتثل الأداة لما نحتاج إليه ، وبالمثل ، يمكننا إنشاء آلية لمواصلة تحسينها ، ومن الملائم خلال مرحلة التنفيذ تلقي أكبر قدر من التعليقات و كن منفتحًا لإجراء تحسينات وتغييرات في الأوقات والطرق التي خططنا لها.

من المحتمل أن يؤدي اتباع هذه الخطوات إلى نجاح تنفيذ أداة مفتوحة المصدر في الشركات الصغيرة والمتوسطة الخاصة بك ، ولكن الأمر يستحق التعليق ، وهو بلا شك مشاركة فريق عملك وإمكانية تكييف الأداة وتغييرها وتحسينها وإعادة تنظيمها التي تسمح أن البرمجيات الحرة ناجحة للغاية في كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة.

عندما تبحث عن حل مشكلة في شركتك الصغيرة والمتوسطة أو أتمتة بعض العمليات ، فإن أهم شيء هو القراءة والبحث ، فالوقت الذي تستثمره في البحث والاختبار والسؤال والتحليل والتوثيق سيوفر لك المال والمزيد من الوقت في المراحل القادمة. من الأسهل ارتكاب الأخطاء في بيئة البحث أكثر من بيئة الإنتاج ، لذلك لا تخف من إيجاد طريقة للابتكار أو التكيف مع ما هو موجود بالفعل.