Kako odabrati alat za automatizaciju računovodstveno-administrativnih procesa malih i srednjih preduzeća

El Služba za finansije i javne kredite Posljednjih dana komentirao je potrebu za stvaranjem mehanizama i alata koji bi to omogućili automatizirati računovodstveno-administrativne procese MSPTakođe je pozvao zajednice slobodnog softvera da više brinu o održivosti primene alata otvorenog koda u poslovnom okruženju.

Važno je napomenuti da ih ima mnogo Alati za računovodstvo i naplatu otvorenog koda za MSP, svaki sa svojim karakteristikama, uz univerzalne karakteristike koje softver za računovodstvo i naplatu ima.

Svaki od ovih alata otvorenog koda (ERP, računovodstveni paket, softver za elektroničko računovodstvo, predlošci, knjige, između ostalog) mogu se koristiti u malim i srednjim preduzećima za ubrzavanje i automatizaciju njihovih procesa, sigurno i pomoću besplatnog softvera.

Zgodna stvar pri odabiru alata za računovodstvo i naplatu za naša MSP je da nastavimo kratak proces istraživanja, ispitivanja, konsaltinga, planiranja i izvršenjaDrugim riječima, pri odabiru alata koji će riješiti naše probleme s računovodstvom i naplatom, poželjno je slijediti sljedeće postupke.

• Istražite alate otvorenog koda koji su dostupni i imaju funkcionalnosti koje su potrebne vašem MSPVažno je napomenuti da moramo provesti prilično duboku istragu, dajući prioritet istraživanje zajednice koja okružuje navedeni alat. Moramo pregledati kvalitet alata, upotrebljivost, vrijeme ažuriranja, budući rad, rezultate implementacija u drugim MSP, nivo podrške, dostupnost savjetnika za alate i skalabilnost od toga.

• Jednom kada imamo gomilu alata koji bi mogli ispuniti ciljeve koje smo postavili za naše MSP, moramo napraviti temeljitiju analizu i testiranje, u kojem moramo testirati alate i uzeti u obzir potrebe i funkcionalnosti koje imaju. Važno je napraviti pojedinačnu analizu svake od njih, a zatim napraviti grupnu usporedbu različitih alata koje smo unaprijed odabrali.

U nekim slučajevima najkompletniji alati nas sprečavaju da se prilagodimo našem poslovnom modelu, pa je prikladno da dajmo nam prednost u našim testovima mogućnost prilagodbe alata i našeg MSP-a. Na isti način, testovi moraju uzeti u obzir liniju učenja članova naših malih i srednjih preduzeća, odnosno moramo analizirati upotrebljivost alata i vrijeme koje se mora uložiti u njegovo učenje.

• Nakon što smo odabrali alat koji najbolje odgovara i ispunjava potrebe našeg MSP, moramo istražite i potražite neku vrstu eksternog savjetovanjaOva savjetodavna tvrtka nije samo stručna kompanija za rad s alatom, to mogu biti zajednice, blogovi, YouTube kanali, između ostalog, koji nam omogućavaju da pronađemo odgovore na pitanja i probleme koji se pojave. Treba napomenuti da je jedan od najvećih razloga zašto implementacija nekih alata zakazala, jer zbog malo ili nimalo savjeta koje dobivamo, uvijek moramo imati zamjenski znak u slučaju problema ili novih potreba.

• Nakon što odaberemo odgovarajući alat otvorenog koda za automatizirati računovodstveno-administrativne procese MSP a imamo vanjsko savjetovanje, tako da je njegova upotreba u našim malim i srednjim poduzećima potpuni uspjeh, moramo planirati sve procese i postupke koje moramo provesti za provedbu alata. Prikladno je izraditi planiranje koje uključuje nabavku ili adaptaciju opreme, instalaciju alata, stvaranje sigurnosnih mehanizama i zaštitu podataka, parametriranje alata, stvaranje novih funkcionalnosti u alatu, dokumentacija i obuka uključenih.

Planiranje primjene alata u MSP je od ključne važnosti, uspjeh ili ne primjene ovisi o ovom procesu, također moramo planirati slučajeve rizika, postupke koje ćemo slijediti u slučaju otpora promjenama, probno razdoblje i budućnost ažuriranja.

• Izbor pravog alata i savjeta vjerojatno će nam dati dosljedno planiranje, na isti način, najvažniju fazu kada želimo automatizirati računovodstveno-administrativne procese MSP-a, to je pokretanje alata ili kako je poznato i izvršenje alata, u ovoj fazi moramo biti spremni na probleme, sumnje, upite i uspjehe.

Imati plan za nepredviđene slučajeve zasnovan na ranije izvedenom planiranju, omogućit će nam brzo djelovanje kada alat nije u skladu s onim što nam treba, isto tako, možemo stvoriti mehanizam za njegovo daljnje poboljšanje, prikladno je tijekom faze izvršenja primiti najveću količinu povratnih informacija i budite otvoreni za poboljšanja i promjene u vremenu i načinima koje smo planirali.

Slijedom ovih koraka vjerovatno će implementacija alata otvorenog koda biti uspješna u vašem MSP-u, ali vrijedi komentirati da je to nesumnjivo sudjelovanje vašeg radnog tima i mogućnost prilagodbe, promjene, poboljšanja i reorganizacije alata koji omogućava besplatni softver je toliko uspješan i u malim i srednjim preduzećima i u velikim organizacijama.

Kada želite riješiti problem u svom MSP ili automatizirati neke procese, najvažnije je čitanje i istraživanje, vrijeme koje uložite u istraživanje, ispitivanje, traženje, analizu i dokumentiranje uštedjet ćete novac i mnogo više vremena u sljedećim fazama. Lakše je griješiti u istraživačkom okruženju nego u proizvodnom, pa se nemojte bojati pronaći način za inovacije ili prilagodbu onome što već postoji.