Com triar una eina per automatitzar els processos comptables-administratius de les Pimes

El Servei d'Hisenda i Crèdit Públic en dies passats comentava sobre la necessitat de crear mecanismes i eines que permetessin automatitzar els processos comptables-administratius de les Pimes, A més feia una crida a les comunitats de programari lliure a preocupar-nos més per la viabilitat de la implementació d'eines de codi obert en els ambients empresarials.

És important destacar que hi ha nombroses Eines de comptabilitat i facturació per a Pimes de codi obert, Cadascuna amb característiques molt pròpies, a més de les característiques universals que el programari de comptabilitat i facturació posseeix.

Cadascuna d'aquestes eines de codi obert (ERP, suite comptables, programari de comptabilitat electrònica, Plantilles, llibres, entre d'altres) poden ser utilitzades en Pimes per accelerar i automatitzar els seus processos, de manera segura i utilitzant programari lliure.

El convenient a l'triar una eina de comptabilitat i facturació per a les nostres Pimes, és que seguim un procés curt d'investigació, testeig, consultoria, planificació i execució, És a dir, a l'hora de triar l'eina que solucionarà els nostres problemes de comptabilitat i facturació és recomanable seguir els següents procediments.

• Investigar les eines de codi obert que estiguin disponible i que disposin de les funcionalitats que el seu Pime necessita, És important destacar que hem de fer una investigació bastant profunda, prioritzant la investigació de la comunitat que envolta a aquesta eina. Hem de revisar la qualitat de l'eina, la usabilitat, el temps d'actualització, els treballs a futur, els resultats de les implementacions en altres Pimes, el nivell de suport, la disponibilitat de consultors de l'eina i la escalabilitat d'aquesta.

• Un cop tinguem un banc d'eines que poguessin complir amb els objectius que hem traçat per a la nostra Pime, hem fer una anàlisi i un testeig més exhaustiu, En el quin hem de posar a prova les eines i prendre nota de les necessitats i funcionalitats que posseeixen. És important fer una anàlisi individual a cadascuna i després realitzar una comparació grupal de les diverses eina que preseleccionarem.

En alguns casos les eines més completes ens impedeixen l'adaptació al nostre model de negoci, Pel que és convenient que prioritzem en les nostres proves la possibilitat d'adaptació de l'eina i la nostra Pime. De la mateixa manera les proves han de tenir en compte, la línia d'aprenentatge dels membres de la nostra Pimes, és a dir, hem d'analitzar la usabilitat de l'eina i el temps que s'hagi de invertir en aprendre-la.

• Triada l'eina que més s'adapta i compleix amb les necessitats de la nostra Pime, hem investigar i aconseguir algun tipus de consultoria externa, Aquesta consultoria no només es tracta d'una empresa experta en l'eina, també pot ser comunitats, blocs, canals de youtube, entre d'altres, que ens permetin poder trobar respostes a interrogants i problemes que se'ns presentin. Cal destacar que una de les raons per la qual la implementació d'algunes eines fracassen, és per la poca o nul·la assessoria que rebem, hem de tenir sempre un comodí en cas de problemes o de noves necessitats.

• Un cop haguem triat l'eina de codi obert adequada per automatitzar els processos comptables-administratius de les Pimes i disposem de consultoria externa perquè el seu ús en la nostra Pime sigui un total èxit, hem Planificar tots els processos i procediment que hem de realitzar per a la posada en marxa de l'eina. És convenient fer una planificació que inclogui l'adquisició o adaptació dels equips, la instal·lació de l'eina, la creació de mecanismes de respatllers i resguard de la informació, la parametrització de l'eina, la creació de noves funcionalitats en l'eina, la documentació i l'ensinistrament dels involucrats.

La planificació de la posada en marxa d'una eina en una Pime, és essencial, d'aquest procés depèn l'èxit o no d'una implementació, hem de planificar també els casos de riscos, els procediment a seguir en cas de resistència a l'canvi, el període de prova i les actualitzacions a futur.

• Triar l'eina i l'assessoria adequada, probablement ens donarà una planificació d'acord, de la mateixa manera, la fase més important quan volem automatitzar els processos comptables-administratius d'una Pime, és la posada en marxa de l'eina o com també es coneix l'Execució de l'Eina, en aquesta fase hem d'estar preparats per als problemes, els dubtes, les consultes i els èxits.

Tenir un pla de contingència basada en la planificació abans realitzada, ens permetrà actuar ràpid quan l'eina no compleixi el que necessitem, així mateix, podrem crear mecanisme per seguir millorant-la, és convenient durant la fase d'execució rebre la major quantitat de feedback i estar oberts a realitzar millores i canvis en els temps i formes que hàgim planificat.

El seguir això passos probablement farà reeixida la implantació d'una eina de codi obert en la seva Pime, però val la pena comentar, que indubtablement és la participació del teu equip de treball i la possibilitat d'adaptar, canviar, millorar i reorganitzar l'eina el que permet que el programari lliure sigui tan reeixit tant en les Pime com a les grans organitzacions.

A l'hora de buscar solucionar una problemàtica de tu Pime o d'automatitzar alguns processos, el més important, és la lectura i investigació, el temps que inverteixi en investigar, provar, preguntar, analitzar i documentar et estalviarà diners i molt més temps a les properes fases. És més fàcil equivocar-se en un ambient de recerca que en un ambient de producció, de manera que no temes cercar la manera d'innovar o d'adaptar al que ja existeix.