Escanegeu, administri i arxivi documents amb Open-paperless

En l'actualitat són milions els arbres que moren pel consum excessiu de paper, Això és una cosa que ha de canviar immediatament, per aconseguir-ho podem començar a aportar el nostre granet de sorra evitant la còpia i la impressió de documents innecessaris, a més prioritzant la digitalització de documents i l'ús de mitjans electrònics.

Els sistemes de gestió de documents són excel·lents eines que ens ajuden a gestionar de manera adequada els nostres documents, aportant plataformes robustes que permeten realitzar una cerca més ràpid, intel·ligents i de millor qualitat, d'igual manera, brinden la possibilitat d'arxivar, modificar i visualitzar documents d'una manera més amigable , amb possibilitat de guardar la informació tant en el núvol com en ordinadors locals.

Hi ha diversos sistemes de gestió de documents de codi obert, Un dels més robust és Mayan EDMS una eina amb una gran quantitat de característiques i capacitats que pot ser útil per a molts especialment per a les empreses, ara bé, l'usuari mitjana probablement no necessiti de moltes funcionalitats sinó alguna que li brindi adequadament la possibilitat d'escanejar, administrar i arxivar els seus documents , per la qual cosa s'ha treballat per crear una eina anomenada Open Paperless que s'enfoca específicament en les necessitats principals de l'usuari comú.

Què és Open-paperless?

Open-paperless és un sistema de gestió de documents de codi obert basat en Mayan EDMS, el mateix pren el codi font de Mayan EDMS que després rep modificacions sobre la interfície i experiència d'usuari amb la finalitat de reduir la complexitat i fer-la més adequada per als usuaris domèstics. Això té com a resultat una versió lleugera de Mayan EDMS que ens permet escanejar, crear, administrar i arxivar documents en diversos formats, els documents són emmagatzemats amb els atributs i metadades que nosaltres triem, d'igual manera, es poden gestionar pels diferents usuaris, rols i grups que Open-paperless maneja.

Open-paperless és multiidioma, amb una gran varietat de qualitats en la qual destaca una avançada interfície web amb gestió d'usuaris i claus, excel·lents aplicacions que permeten un adequat emmagatzematge, una Anàlisi de documents intel·ligent, un cercador eficient, a més de suport per convertir documents, revisar correspondència, signar documents, editar i afegir metadades, gestió OCR, personalització de documents i molt més.

L'eina compta amb una avazanda API REST heretada de Mayan EDMS que està molt ben documentada i que permet la integració amb serveis de tercers, de la mateixa manera manté un registre dels errors i canvis generats en els documents, a més d'un avançat gestor de tasques que es poden executar manualment o programar per a la seva execució automàtica.

En línia generals aquesta eina molt senzilla d'usar ens permetrà digitalitzar tots els nostres documents d'una manera ràpida, eficient i en el medi d'emmagatzematge que nosaltres desitgem ja sigui en el núvol o local, les seves polítiques d'emmagatzematge i l'ús d'etiquetes ens permetrà una segmentació adequada que farà molt més ràpida la gestió i el seu visualitzador integrat ens permetrà tenir una vista prèvia de qualsevol document sense major esforç.

Com instal·lar Open-paperless

La instal·lació d'Open-paperless és força senzilla en les distros basades en Debian i Ubuntu que és on he provat l'eina, només cal que executem les ordres següents per començar a gaudir d'una gestió de documents senzilla i eficient:

git clone https://github.com/zhoubear/open-paperless.git cd open-paperless ./setup.sh ./run.sh

Després hem d'ingressar al nostre localhost (o la ip del nostre servidor) amb el port 8000, i loguearnos amb l'usuari que es crea automàticament i que tenim la clau en el index quan ingressem.