Com gestionar la teva flota amb Odoo?

Maneig i conec una varietat de programari de codi obert per a empreses, Però sense por d'equivocar-me considero que Odoo és un dels que més probabilitats d'adaptació té ara per ara, ja que per la seva estructura, la seva comunitat i la seva facilitat d'ús, permet que es puguin crear funcionalitats per a gairebé qualsevol model de negoci o activitat.

És fàcil i ràpid aconseguir adaptar Odoo a gairebé qualsevol mercat causa de la gran quantitat de mòduls disponibles, a la facilitat d'entendre el codi font ia la gran documentació que es troba per optimitzar un ERP que ja per defecte ens brinda una base bastant robusta que permet es pugui utilitzar en petites, mitjanes i grans empreses .

Una part molt important per a la majoria dels models de negocis actuals és la gestió de la seva flota (sobretots aquells negocis encarregats de la comercialització de productes tangibles o de l'trasllat de productes), Aquest procés senzill que en alguns casos necessita d'un control avançat generalment és portat és fulls de càlculs que a grans escales acaba sent una alternativa bastant enutjosa i amb una alta possibilitat de pèrdua d'informació o manca de control. Pensant en que aquest procés pot ser més eficient, és prioritari en moltes organitzacions i que la correcta gestió de la flota permet en molts casos augmentar els guanys o reduir costos, Odoo ha implementat un avançat mòdul de gestió de flota, Que és de codi obert, gratuït i eficaç.

Què és el Sistema de Gestió de Flotes de Odoo?

El Sistema de Gestió de Flotes de Odoo, És una avançada eina que permet gestionar totes les característiques dels vehicles d'una empresa, Incloent les característiques pròpies de el vehicle com a marca, color, quantitat de seients, conductor, placa, combustible, entre d'altres. De la mateixa manera, ens brinda la possibilitat de gestionar la informació associada als vehicles com contractes, costos, assegurances, assignacions, consums, etc., Tot això des d'una interfície intuïtiva, de manera ràpida i eficient.

Amb el Sistema de Gestió de Flotes de Odoo podem tenir un seguiment actualitzat que permet registrar els consums i costos associats a un vehicle, que després podrem consultar de manera ràpida i amb informes segmentats per dates o períodes. Així mateix l'eina ens brinda notificacions per correu electrònic associats als venciments dels contractes vinculats a un vehicle, Sumat a això ens ofereix la possibilitat d'analitzar adequadament els costos de totes nostra flota, el que ens permet fer una anàlisi ràpida de les decisions a prendre sobre la sostenibilitat i rendiment dels nostres vehicles.

El Sistema de Gestió de Flotes de Odoo pot ser integrat a l'altra varietat de mòduls disponible a aquesta plataforma, De manera que podem fins i tot associar les despeses de combustible a les despeses dels nostres empleats o gravar automàticament els moviments de flota en els nostres informes comptables, tot des d'una sola eina i amb processos automatitzats.

Característiques de el Sistema de Gestió de Flotes de Odoo

L'avançat Sistema de Gestió de Flotes de Odoo compta amb una varietat de característiques entre les quals podem destacar:

• Permet emmagatzemar informació detallada d'un vehicle com a marca, model, placa, nombre de xassís, quantitat de portes i seients, color, tipus de combustible utilitzat entre d'altres.
• Podem registrar les dades dels conductors (nom, permís de conduir, DNI, telèfon, etc).
• Permet l'etiquetatge dels vehicles pel que els podem classificar segons les característiques que desitgem, per exemple, vehicles propis, vehicles convertibles, vehicles sedan, etc.
• Una varietat de dades mestres per utilitzar l'eina de manera més eficients, els mestres principals són: Model de Vehicle, marca de Vehicle, Estat de l'Vehicle, Tipus de Serveis, Etiquetes de l'Vehicle, Vehicles i Conductors.
• Permet gestionar qualsevol varietat de contractes i leasing tenint en compte la seva data d'execució i finalització, així com els costos inicials de l'contracte i aquells costos recurrents, de la mateixa manera, envia missatge de correu electrònic quan aquests contractes estan per vèncer.
• Compta amb una avançada gestió de l'odòmetre de el vehicle que després pots associar amb el registre de l'consum de el combustible, els que ens permet poder saber el consum de combustible per quilòmetre que es transforma en una avançada gestió de les despeses.
• Permet portar un historial i registre dels manteniments associats a un vehicle, així com la possibilitat de programar aquests manteniment passat un temps establert, els mateixos estan associats a les despeses de l'organització.
• Compta amb informes ràpids i avançats que ens permet tenir una idea clara dels nostres vehicles i de la nostra flota en general.
• Possibilitat d'integració amb eines de seguiment en temps real.
• Integrat amb tots els mòduls de Odoo.
• Moltes altres més.

Com configurar el Sistema de Gestió de Flotes de Odoo?

El Sistema de Gestió de Flotes de Odoo es troba entre els mòduls nadius de Odoo Community i Enterprise, només cal que instal·lem la versió que més ens agradi, anem a la pestanya d'APP i activem el mòdul de Flota, el mòdul no necessita de cap configuració tècnica ja que crea automàticament totes les configuracions necessàries.

Per començar a parametritzar el mòdul simplement hem d'activar el mode desenvolupador del nostre Odoo, després anar a menú de flota i buscar la sessió de configuració, en ella trobarem una sèrie de mestre que detallem a continuació:

• Marca de l'Vehicle: Podem crear qualsevol marca de vehicle i associar-li una imatge representativa.
• Model de l'Vehicle: Creem els models de vehicles dels quals podem associar a una Marca i també definir el proveïdor que no els comercialitza.
• Estat de l'Vehicle: En aquest mestre aquesta definida els estats que pot tenir un vehicle si aquesta actiu, inactiu, en venda o danyat.
• Tipus de Serveis: Podem registrar tots els serveis o contractes que se li poden imputar a un vehicle, com entrades que són utilitzats com respuestos, leasing o serveis de canvi de pneumàtics.

Etiquetes de Vehicle: Aquest mestre ens brinda la possibilitat de classificar o etiquetes els nostres vehicles per diverses característiques per exemple el tipus de vehicle (Sedan, convertibles), el tipus d'estat (comprat, llogat) o simplement qui pot utilitzar un vehicle (empleats, gerents).

Un cop creat els mestres simplement hem d'anar registrant els nostres vehicles als quals anem associar la marca, el model, la placa, el conductor, les seves propietats, el seu valor i data adquisició entre altres característiques.

Després hem d'anar registrant els contractes associats a un vehicle, el odòmetre de el vehicle, els consums de combustible, els serveis i manteniments associats, que alimentarà automàticament l'historial de costos dels vehicles, el que ens permetrà visualitzar els nostres informes de costos i costos indicatius .

D'aquesta manera Odoo ens ofereix una eina senzilla d'utilitzar però que impacta en gran manera en la gestió de la flota de la nostra empresa, permetent-tenir un registre en tot moment de l'estat i els despesa associats als nostres vehicles, que a més ens garanteix que anem si pot ser notificats quan hem de realitzar algun nou contracte d'assegurament o servei, o que haguem de fer un manteniment preventiu.