Calc: Importar y presentar una serie de datos

En el presente artículo, el amigo Gaius Baltar nos presenta una serie de trucos para Calc, la herramienta de edición de planilla de cálculos de Libre/OpenOffice.

Cuando nos enfrentamos a un programa nuevo tendemos a iterar los botones sin una sola guía, porque ya la usaremos cuando surja el primer problema. Aunque nos riamos con la frase anterior, el 99% del usuario medio cae en este error dando por bueno el «ofimática nivel usuario» de su currículum.

Esta entrada va destinada a esos usuarios noveles que quieren empezar a usar Calc, la hoja de cálculo de Libreoffice, pero no están dispuestos a leerse las concisas pero completas 44 carillas de «Primeros pasos con Calc».

Tratándose de un tema bastante amplio, nos centraremos en cómo importar datos de un archivo de texto y preparar la hoja para que tenga una presentación aceptable. En una próxima entrada nos pararemos a representarlos gráficamente.

Preparativos

El programa del que he obtenido los datos me ofrece unas tablas con los resultados en formato científico americano, usando el ‘.’ como separador de decimales. Para no cambiar el modo regional de Libreoffice, me he decidido a cambiar los ‘.’ por ‘,’ ayudándome del comando «reemplazar» [ctrl+H] de Gedit.

Así es el archivo original:

En el que reemplazo el ‘.’ por ‘,’

Quedando la serie de esta manera:

Tengo varios de estos archivos. Para no saturar la hoja de Calc, ya que tengo intención de insertar también varias gráficas, crearé una hoja para cada serie de datos.

Importación de datos

Por inercia iríamos al menú datos, pero en Calc es diferente. Para importar datos dentro de un archivo de tipo .txt, .csv y similares, lo llamaremos desde el menú ‘Archivo>Abrir’. Como vemos en la captura, no tiene nada de complicado.

En mi caso, parto de un archivo de texto que tienes las columnas separadas, por lo que Calc reconoce automáticamente la separación de «Ancho fijo». Si no fuera siempre el mismo ancho podría mover los delimitadores rojos del gráfico inferior. En caso de que tuviéramos un CSV que separa las filas con símbolos usaríamos la opción «separado por».

Tras ‘Aceptar’, observaremos que se abre en un archivo de calc nuevo. Si ahora copiamos todos los datos a nuestro propio archivo, podremos usar el importado para recuperar cualquier información que hayamos perdido si cometemos errores en nuestra hoja.

Formato de celdas

Ahora os recomendaría trabajar en dos ventanas cuando tengáis que mover datos, pero cada uno con lo que se encuentre más cómodo. No es muy molesto y sí bastante práctico si usamos los zooms [CTRL+rueda del ratón].

Formatear celdas:

Una vez copiados los datos a mi archivo, voy a adecuar el formato de los datos. Primero voy a especificar que la primera columna son números (de 10 en 10, hasta mil), por lo que no me interesa que sea numeración científica.

Lo primero es decirle a Calc que estas celdas son de tipo científico para que las reconozca como tal, y luego repetiré el proceso para especificar que las quiero en formato numérico. Todo esto se consigue con click derecho y ‘Formatear Celdas’ (aunque también disponemos de valores predefinidos en botones de la barra de herramientas).

Hacer notar que, si seleccionamos varias hojas a la vez (manteniendo CTRL mientras pulsamos las pestañas correspondientes), todos los cambios que realicemos en la hoja activa se darán en el resto de las seleccionadas.

Volvamos a mi columna A. Lo más normal es que, por defecto, Calc interprete que es numérica. Con este formato no podemos transformarla (ya que realmente no lo es), así que seleccionamos ‘Científico’.

Una vez aceptado, podremos transformar esta columna al formato deseado. Para ello repito el ‘Formatear Celdas’ y selecciono numérico (sin decimales, que es la opción por defecto). Et voilá!

Para interpretar la siguiente columna quiero un formato numérico con dos decimales, por lo que repito los pasos: ‘Formatear Celdas > Científico > Aceptar’ y ‘Formatear Celdas > Numérico’.

Obteniendo este resultado:

Con este proceso ya tengo los datos preparados para mis interpretaciones. Sólo necesito uno más: la columna C, que tengo que cambiarla de unidades. En mi caso la multiplico por mil. Por si acaso, realizo esto en una nueva columna y mantengo la anterior como columna C.

Columna D en función de la columna C:

Para ello, hago click derecho en D y selecciono ‘Insertar Columna’. Selecciono la primera celda (D3) y presiono el ‘=’ para escribir la función. Selecciono la celda que quiero multiplicar (C3), escribo la función: ‘C3*1000’ y presiono «intro».

Para aplicar el mismo cálculo a todas las celdas de esta columna, selecciono D3 y, manteniendo pulsado sobre el recuadro inferior derecho de esta celda, amplío la selección hasta el último campo de datos (D1002 en mi caso). Si hacéis click en cualquier celda de la columna D veréis que multiplica por 1000 la celda C adyacente.

Adecentar visualmente

Finalizada la importación de datos, adapto alguna columna más y hago que la tabla sea más atractiva visualmente. Nos ayudaremos de los bordes y de los formatos de estilos, alineación y colores (los «tonos pastel» siempre triúnfan, no os paséis con los colores chillones ni uséis negro, por favor…). Otras herramientas son ‘Unir Celdas’ para agrupar datos comunes y ‘Anchura de columna óptima’ para ayudar a la visualización.

Ahora mismo mi tabla se ve así, pero antes de acabar, vamos a ver una importante herramienta de Calc.

Inmovilizar

Con esta utilidad (situada en ‘Vista>Inmovilizar’), podremos visualizar ciertas celdas aún cuando estemos en otro lugar de la hoja de cálculo. Si inmovilizo mis dos primeras filas (que se corresponden con los nombres y unidades de los valores), siempre se mantendrán en la parte superior.

Esto se puede hacer horizontal y verticalmente. Para lograrlo, seleccionaremos la celda inferior y a la derecha del límite a establecer. En mi ejemplo he seleccionado la celda A3. En cambio, si quisiera fijar también la columna A para que se vea en todo momento (a pesar de desplazarme horizontalmente), tendría que seleccionar la celda B3 y hacer click en el menú ‘Vista>Inmovilizar’.