Cómo elegir una herramienta para automatizar los procesos contables-administrativos de las Pymes

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El Servicio de Hacienda y Crédito Público en días pasados comentaba sobre la necesidad de crear mecanismos y herramientas que permitieran automatizar los procesos contables-administrativos de las Pymes, además hacía un llamado a las comunidades de software libre a preocuparnos más por la viabilidad de la implementación de herramientas de código abierto en los ambientes empresariales.

Es importante destacar que existen numerosas Herramientas de contabilidad y facturación para Pymes de código abierto, cada una con características muy propias, además de las características universales que el software de contabilidad y facturación posee.recursos_de_software_libre_para_pymes


Cada una de estas herramientas de código abierto (ERP, suite contables, software de contabilidad electrónica, plantillas, libros, entre otros) pueden ser utilizadas en Pymes para acelerar y automatizar sus procesos, de manera segura y utilizando software libre.

Lo conveniente al elegir una herramienta de contabilidad y facturación para nuestras Pymes, es que sigamos un proceso corto de investigación, testeo, consultoría, planificación y ejecución, es decir, a la hora de elegir la herramienta que va a solucionar nuestros problemas de contabilidad y facturación es recomendable seguir los siguientes procedimientos.

  • Investigar las herramientas de código abierto que estén disponible y que dispongan de las funcionalidades que su Pyme necesita, es importante destacar que debemos hacer una investigación bastante profunda, priorizando la investigación de la comunidad que rodea a dicha herramienta. Debemos revisar la calidad de la herramienta, la usabilidad, el tiempo de actualización, los trabajos a futuro, los resultados de las implementaciones en otras Pymes, el nivel de soporte, la disponibilidad de consultores de la herramienta y la escalabilidad de la misma.
  • Una vez tengamos un banco de herramientas que pudieran cumplir con los objetivos que hemos trazado para nuestra Pyme, debemos hacer un análisis y un testeo más exhaustivo, en el cuál tenemos que poner a prueba las herramientas y tomar nota de las necesidades y funcionalidades que poseen. Es  importante hacer un análisis individual a cada una y luego realizar una comparación grupal de las diversas herramienta que preseleccionamos.

En algunos casos las herramientas más completas nos impiden la adaptación a nuestro modelo de negocio, por lo que es conveniente que prioricemos en nuestras pruebas la posibilidad de adaptación de la herramienta y nuestra Pyme. De igual manera las pruebas deben tener en cuenta, la línea de aprendizaje de los miembros de nuestra Pymes, es decir, debemos analizar la usabilidad de la herramienta y el tiempo que se deba invertir en aprenderla.

  • Elegida la herramienta que más se adapta y cumple con las necesidades de nuestra Pyme, debemos investigar y conseguir algún tipo de consultoría externa, dicha consultoría no sólo se trata de una empresa experta en la herramienta, también puede ser comunidades, blogs, canales de youtube, entre otros, que nos permitan poder encontrar respuestas a interrogantes y problemas que se nos presenten. Cabe destacar que una de las mayores razones por la que la implementación de algunas herramientas fracasan, es por la poca o nula asesoría que recibimos, debemos tener siempre un comodín en caso de problemas o de nuevas necesidades.
  • Una vez hayamos elegido la herramienta de código abierto adecuada para automatizar los procesos contables-administrativos de las Pymes y dispongamos de consultoría externa para que su uso en nuestra Pyme sea un total éxito, debemos Planificar todos los procesos y procedimiento que debemos realizar para la puesta en marcha de la herramienta. Es conveniente hacer una planificación que incluya la adquisición o adaptación de los equipos, la instalación de la herramienta, la creación de mecanismos de respaldos y resguardo de la información, la parametrización de la herramienta, la creación de nuevas funcionalidades en la herramienta, la documentación y el adiestramiento de los involucrados.

La planificación de la puesta en marcha de una herramienta en una Pyme, es esencial, de este proceso depende el éxito o no de una implementación, debemos planificar también los casos de riesgos, los procedimiento a seguir en caso de resistencia al cambio, el período de prueba y las actualizaciones a  futuro.

  • Elegir la herramienta y la asesoría adecuada, probablemente nos dará una planificación acorde, de igual manera, la fase más importante cuando deseamos automatizar los procesos contables-administrativos de una Pyme, es la puesta en marcha de la herramienta o cómo también se conoce la Ejecución de la Herramienta, en dicha fase debemos estar preparados para los problemas, las dudas, las consultas y los éxitos.

Tener un plan de contingencia basada en la planificación antes realizada, nos permitirá actuar rápido cuándo la herramienta no cumpla con lo que necesitamos, así mismo, podremos crear mecanismo para seguir mejorándola, es conveniente durante la fase de ejecución recibir la mayor cantidad de feedback y estar abiertos a realizar mejoras y cambios en los tiempos y formas que hayamos planificado.

El seguir esto pasos probablemente hará exitosa la implantación de una herramienta open source en su Pyme, pero vale la pena comentar, que indudablemente es la participación de tu equipo de trabajo y la posibilidad de adaptar, cambiar, mejorar y reorganizar la herramienta lo que permite que el software libre sea tan exitoso tanto en las Pyme cómo en las grandes organizaciones.

A la hora de buscar solventar una problemática de tú Pyme o de automatizar algunos procesos, lo más importante, es la lectura e investigación, el tiempo que invierta en investigar, probar, preguntar, analizar y documentar te ahorrará dinero y mucho más tiempo en las próximas fases. Es más fácil equivocarse en un ambiente de investigación que en un ambiente de producción, por lo que no temas buscar la manera de innovar o de adaptarse a lo que ya existe.

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4 COMENTARIOS

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    Personalmente trabajo con lo estándar en mi empresa.

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    Otra buena opción pero sin demasiada penetración (y por tanto adaptación) es NextERP.

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