Cómo hacer más fácil la transición de MS Office a LibreOffice

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La suite ofimática es una herramienta fundamental en cualquier proceso de migración a otro sistema operativo, no sólo en el ámbito laboral sino también para los usuarios domésticos. Esto no es ningún misterio, la pregunta más común que uno escucha cuando sugiere a otra persona la posibilidad de pasarse a GNU/Linux es: “¿Voy a poder abrir tal archivo de MS Office?”. Precisamente por esta razón no deja de llamarme la atención la poca importancia que le otorgamos a la suite ofimática en GNU/Linux. Es decir, yo creo que para que GNU/Linux realmente sea de uso masivo y pueda de una vez por todas conquistar el mercado de las computadoras de escritorio no hace falta un editor de videos más avanzado o un editor de imágenes que realmente esté a la altura de Photoshop, ni siquiera una plataforma de juegos como Steam. Todo lo que hace falta es hacer la transición más fácil.

Conseguir que GNU/Linux venga instalado de fábrica en más computadoras es definitivamente un paso en el sentido correcto, pero ¿de qué ayuda sería eso si, por ejemplo, la suite ofimática no permite abrir los archivos en los que la gente está trabajando? Por esta razón, una de las cosas que yo le recomiendo a la gente que quiere probar GNU/Linux es que empiece a probar aplicaciones de software libre que también funcionan en Windows. De esa forma, la transición es más suave. Así, por ejemplo, les instalo LibreOffice, VLC, GIMP y Firefox, entre otras, para que se vayan acostumbrando a su interfaz y funcionamiento general.


El caso puntual de LibreOffice es, como ya planteé, especialmente importante y no está exento de problemas. Esta mini-guía tiene como objetivo ayudar a quienes están a punto de probar esta suite ofimática a fin de que puedan tomar una decisión fundada, y que conozcan las ventajas y desventajas que acarrea la utilización de este programa.

¿Por qué pasarse a LibreOffice?

  1. Es gratuito. A diferencia de MS Office, no hace falta pagar grandes sumas de dinero para poder utilizarlo. Si bien esto ya de por sí puede ser una razón de peso para un usuario individual, tiene un impacto aun mayor en pequeñas y medianas empresas, que generalmente utilizan una copia del software de ofimática en cada una de las computadoras de la empresa. Muchas personas, incluso algunas empresas o el propio Estado (sic), prefieren evadir este problema utilizando copias piratas de MS Office, con el consiguiente riesgo de seguridad que ello implica. LibreOffice, en cambio, es una alternativa gratuita y segura.
  2. Es software libre. Como todo software libre, LibreOffice recibe mejoras continuas, lo que impacta en forma directa en la seguridad y la estabilidad del programa. Además, LibreOffice cuenta con una de las comunidades más activas, que trabaja en forma permanente en la inclusión de nuevas funcionalidades y la corrección de errores.
  3. Utiliza formatos libres: a diferencia de DOC, WPD, XLS o RTF, que son formatos cerrados que sólo sus creadores conocen bien realmente, LibreOffice utiliza el formato libre ODF, el cual se convirtió en el estándar internacional ISO 26300:2006. El hecho de utilizar un formato abierto y estándar evita la obsolescencia de tus documentos y permite que pueda ser abierto en el futuro.
  4. Es multi-plataforma: existen versiones de LibreOffice tanto para Windows, Mac y Linux. Esto hace que la transición sea más fácil, sobre todo si no utilizás el mismo sistema operativo en casa y en el trabajo, por ejemplo.
  5. No te gusta la interfaz ribbon de MS Office. Muchos usuarios prefieren abandonar MS Office porque no han podido adaptarse a la interfaz ribbon. LibreOffice, en cambio, tiene una interfaz visual “clásica”, lo cual facilita la transición de aquellos que estén habituados a la interfaz del viejo MS Office.

¿Con qué problemas podría enfrentarme si decido migrar?

Ya vimos las razones para pasarse. Sin embargo, como en cualquier proceso de migración, pueden surgir problemas. Veamos algunos de los más comunes:

El soporte de archivos no es perfecto

LibreOffice y MS Office no utilizan por defecto el mismo formato para sus archivos. Como ya vimos, LibreOffice utiliza ODF. Por su parte, las versiones más antiguas de MS Office utilizan un formato cerrado (DOC, XLS, etc.) que sólo Microsoft conoce a fondo. A partir de 2007, MS Office utiliza por defecto el OpenXML, también conocido como OOXML (DOCX, XLSX, etc.). A diferencia del formato anterior, éste puede ser considerado un formato abierto (al igual que ODF) y ha conseguido convertirse en un estándar internacional ISO/IEC 29500.

Si bien las últimas versiones de LibreOffice y de MS Office traen compatibilidad para todos estos formatos -y muchos otros más- lo cierto es que no son perfectos, lo que hace que muchas veces los archivos no se vean iguales en un programa y en otro. Esto, como es obvio, es más grave en el caso de LibreOffice, puesto que es menos utilizado que MS Office. Por esta razón, son los usuarios de LibreOffice quienes tendrán que adaptarse a los formatos dominantes, en caso de que esto resulte inevitable, claro está.

¿Cómo mitigar este problema?

Bueno, aquí lo importante es determinar si los archivos en cuestión deben o no ser editados posteriormente.

En caso de que no sea necesaria su edición, entonces la solución es muy sencilla. Lo más recomendable es exportar el documento a PDF y compartir este archivo en vez del original. Esto vale tanto para los archivos de MS Office (DOC, DOCX, XLS, XLSX, etc.) como para los de LibreOffice (ODF), ya que si bien es cierto que el soporte que incluye LibreOffice para los documentos de MS Office no es perfecto, sólo las versiones más nuevas de MS Office incluyen soporte para ODF, y un soporte bastante malo y limitado. Al compartir el archivo en formato PDF, en cambio, nos aseguraremos de que quienes abran el archivo podrán verlo tal y como fue diseñado. Cabe mencionar que LibreOffice incluye la posibilidad de convertir un documento a PDF sin necesidad de instalar ninguna extensión o paquete adicional. Simplemente hay que ir a Archivo > Exportar como PDF. Los usuarios que así lo deseen, también podrán configurar una serie de opciones para personalizar dicha exportación, que dicho sea de paso es de las más avanzadas que he visto en este tipo de suites ofimáticas.

Exportar a PDF

En caso de que sea necesaria la edición del archivo a compartir, entonces no hay soluciones perfectas, aunque sí algunas recomendaciones a tener en cuenta. La primera y principal es guardar estos archivos en formato MS Office 97/2000/XP/2003. En mi larga experiencia usando LibreOffice, y antes que él OpenOffice, puedo decir con toda seguridad que (casi) siempre los archivos con formato DOC tienen un mejor soporte que los DOCX. Lo mismo puede decirse de los archivos XLS y los XLSX, etc. Por otra parte, si bien siempre es preferible utilizar formatos libres, MS Office incluye un soporte de archivos ODF bastante rudimentario. En conclusión, mal que nos pese, la mejor solución es guardar el archivo con el formato del viejo MS Office. Esto es, desde mi punto de vista, una tremenda paradoja puesto que LibreOffice incluye un mejor soporte para el formato privativo de MS Office, en vez del formato abierto OOXML. Pero bueno, esa es la triste realidad.

Por otra parte, como LibreOffice guarda por defecto los archivos en formato ODF, cada vez que guardamos un archivo con otro formato nos sale un cartel alertándonos de posibles problemas de compatibilidad. En caso de que esto resulte molesto y que quieras guardar siempre en formato MS Office 97/2000/XP/2003, es posible cambiar este comportamiento yendo a Herramientas > Opciones y luego Cargar/Guardar > General. Allí hay que destildar la casilla Alertarme cuando no guardo en formato ODF y en Siempre guardar como elegir MS Office 97/2000/XP/2003, como se ve en la captura a continuación.

Guardar como DOC

Las macros no funcionan

LibreOffice incluye soporte para Macros, pero éstas se almacenan usando un lenguaje diferente al utilizado por MS Office. LibreOffice usa un lenguaje llamado LO-Basic, mientras que MS Office utiliza una versión reducida de Visual Basic especialmente diseñada para aplicaciones, popularmente conocida como VBA. Si bien ambos lenguajes son muy similares, tienen sus diferencias y no son compatibles. Como si esto fuera poco, LibreOffice incluye un soporte muy básico para VBA, y MS Office no incluye ningún soporte para LO-Basic. Esto hace que las macros que se escriben en MS Office rara vez corren bien en LibreOffice, y viceversa. Por último, la documentación de LO-Basic es muy pobre, incluso en inglés. Aquellos interesados en dominar LO-Basic, pueden echar un vistazo a  esta vieja guía para programadores.

¿Cómo mitigar este problema?

Ante este problema, no hay escapatoria, realmente. Lo único que queda es resignar la utilización de las macros o realizar la traducción de las macros a mano, lo cual puede resultar una tarea relativamente fácil en el caso de las macros más sencillas o una verdadera odisea en el caso de las macros más complicadas.

No se pueden editar documentos en forma colaborativa

Si bien hace varios años se anunció que esta funcionalidad estaba siendo desarrollada, e incluso se incluyó un video con un prototipo en funcionamiento, por alguna razón la cosa nunca prosperó. Ergo, LibreOffice todavía no cuenta con la posibilidad de editar documentos en forma colaborativa.

¿Cómo mitigar este problema?

Por el momento, la mejor opción para los usuarios de GNU/Linux es utilizar Google Docs, Zoho o algún otro servicio en la nube similar. Entre las alternativas libres cabe destacar OnlyOffice y Etherpad, que también permiten trabajar documentos en forma colaborativa.

Falta de funcionalidades o errores (bugs)

LibreOffice y MS Office no traen las mismas funcionalidades. Esto significa que algunas cosas que se pueden hacer en LibreOffice no se pueden hacer en MS Office y viceversa. Posiblemente, falten más funcionalidades en LibreOffice que en MS Office, sobre todo en LibreOffice Impress y Base, los equivalentes a MS Power Point y Access.

¿Cómo mitigar este problema?

Ser consciente de antemano de la existencia de estas limitaciones es importante a la hora de migrar a LibreOffice. Para ver un listado comparativo completo de las funcionalidades de LibreOffice y MS Office sugiero leer el wiki de The Document Foundation. Cabe destacar que algunas de estas cuestiones no son tan graves como parecen. El hecho de que LibreOffice Base no sea tan completo como MS Access no tiene tanta importancia si tenemos en cuenta que Access en sí mismo es considerado un sistema de base de datos obsoleto, ampliamente superado por otros más modernos. En lo que respecta a los errores que el programa pueda tener, al tratarse de un software libre, lo recomendable es reportar el error para que la comunidad pueda corregirlo.

Otras cuestiones

Aprender las equivalencias

Es importante aprender el nombre de los programas que sirven como alternativa a cada una de las herramientas de MS Office, así como las diferentes extensiones utilizadas por defecto en cada uno de ellos.

MSLibreOffice
Word (.doc, .docx)Writer (.odt)
Excel (.xls, .xlsx)Calc (.ods)
Power Point (.ppt, .pps, .pptx)Impress (.odp)
Access (.mdb, .accdb)Base (.odb)
Visio (.vsd, .vsdx)Draw (.odg)

Protocolo de migración a LibreOffice

The Document Foundation, la fundación detrás del desarrollo de LibreOffice, ha preparado un protocolo de migración a esta suite ofimática que incluye un listado de medidas a tomar a la hora de iniciar el proceso de migración en cualquier organización. Este documento es de lectura recomendada.

Instalar fuentes de Microsoft

Una de las razones por las que algunos documentos no se ven igual en Windows y en GNU/Linux es porque las fuentes utilizadas en Windows no vienen instaladas por defecto en GNU/Linux. Si bien las alternativas libres que vienen con GNU/Linux son muy similares y, algunas de ellas, incluso hasta son técnicamente superiores, no son iguales.

Allá lejos y hace tiempo, en 1996, Microsoft lanzó un “paquete de fuentes TrueType fundamentales para la web”. Estas fuentes tenían una licencia muy permisiva, por lo que cualquiera podía instalarlas. En ese entonces Microsoft quería que sus fuentes se convirtieran en los tipos de letra estándar de todo el mundo, por lo que las entregó a quienes quisieran utilizarlas. Este paquete incluye la fuentes Andale Mono, Arial, Arial Negro, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impacto, Times New Roman, Trebuchet, Verdana y Webdings. Cabe recordar que Times New Roman fue la fuente predeterminada para los documentos de Office hasta 2007.

Instalación en Ubuntu y derivados:

sudo apt-get install ttf-mscorefonts-installer

También es posible instalar las fuentes Clear Type de Microsoft. Estas fuentes son: Constantia, Corbel, Calibri, Cambria, Candara y Consolas. Calibri se convirtió en la fuente predeterminada en Microsoft Word desde la versión 2007 en adelante. Lamentablemente, Microsoft nunca lanzó estas fuentes al público, como sí lo hizo con las fuentes True Type. Sin embargo, incluyó estas fuentes como parte de su Visor de PowerPoint 2007, el cual está disponible para su descarga en forma gratuita. Aprovechando esta situación, es posible utilizar un script que descargará el Visor de PowerPoint de Microsoft, extraerá las fuentes Clear Type, y las instalará en tu sistema GNU/Linux.

Instalación en Ubuntu y derivados:

wget -O vistafonts-installer http://paste.desdelinux.net/?dl=5152

No olvides darle permisos de ejecución al archivo y luego ejecutarlo:

sudo chmod +x vistafonts-installer
 ./vistafonts-installer

Para utilizar estas fuentes por defecto en LibreOffice basta ir a Herramientas > Configuración y luego LibreOffice Writer > Fuentes Básicas, como se ve en la captura a continuación.

fuentes de microsoft en libreoffice

Teniendo en cuenta tu experiencia como usuario de GNU/Linux, ¿qué otras cuestiones recomendarías a los usuarios que están pensando en migrar a LibreOffice?

29 COMENTARIOS

  1. Hace unos cinco años que migré a LibreOffice y he contagiado a muchos con el cambio. Mi truco es no atosigar a nadie.
    Cuando me mandan documentos quienes trabajan con la suite de la ventanita, les envío mi parte de vuelta en ambos formatos, doc y odf. Les hago notar por ejemplo lo livianos que resultan para trabajar después de estar en mis manos. La conversación nace y entonces les hablo de mi suite, les digo que se la instalen en sus maquinas con windows o mac, que la prueben, que tengan los dos programas y comparen la velocidad de trabajo en uno y en otro.
    He tenido casos de colaboradores o clientes que abandonaron la suite y al cabo de unos meses también el OS privativo porque comprobaron que el Libre era más eficiente, rápido, cómodo.
    Ah, y nunca nunca los atosigo con la monserga filosófica de porqué muchos usamos soft libre. Ellos quieren eficiente productividad y además ¡gratis! En mi experiencia, arengar y despacharse contra windows y a favor de GNU linux desde lados que no sean los específicamente productivos, resta y no suma.

  2. Desde mi experiencia, siempre es mejor en LibreOffice guardar los archivos en su formato abierto y sólo guardarlos en un formato de MS Office cuando se quiera enviar a una persona que usa dicha suite ofimática.
    Si se guarda desde el principio con un formato cerrado, el documento puede variar o dar problemas de estilos/formatos cada vez que lo abramos y, a pesar de volver a subsanar los errores, éstos vuelven a aparecer cuando se abre de nuevo el documento en LibreOffice.

  3. Muy buen articulo..

    tengo un problema con el script de las fonts:

    jose@Aspire:~$ ./vistafonts-installer
    bash: ./vistafonts-installer: /bin/sh^M: intérprete erróneo: No existe el archivo o el directorio

    pero el archivo esta en la capeta ~/

    • Fue editado desde windows, debes sacar los caracteres ocultos que significan salto de linea que pone windows. Existe un programita que realiza eso dos2unix. Los instalas “apt-get install dos2unix” y con eso quitaras los ^M que te aparecen.

      atte
      jvk85321

      • No encuentro el archivo que debo modificar para poder ejecutar el script. Cuál es el nombre y en qué carpeta lo encuentro exactamente?

  4. la verdadera alternativa se llama wps office, es el clon de microsoft office, la mayoria de los usuarios estan acostumbrados a la interfaz de microsoft office por esa misma razon es mejor wps

  5. muy buen articulo lleno de interesantes tips
    tube problema con script como Jose , no se si mi OS no sea afin pero se resolvió

    lo leí y saque las direcciones para bajar los archivos de las fuentes e instalarlos a mano por terminal.

    • Es cierto. Me olvidé de mencionar que con Calc sí se puede… no entiendo qué están esperando para habilitar esto mismo en Writer.

  6. Precisamente esta semana he decidido dejar de usar en el curro la suite de Microsoft, que por supuesto es un gran software, para pasarme a las versiones libres, que dicho sea de paso uso desde hace años en casa con Linux y Windows. Esto es, Thunderbird en lugar de Outlook y LibreOffice en lugar de Office.

    Muchas veces he mantenido Office por compatibilidad con los documentos de otros compañeros y clientes, pero me he dado cuenta que el intercambio de documentos con ellos es mínimo, y el mayor uso es propio, así que no veo razón de usar un software privativo que como en muchos otros casos tiene un origen poco adecuado.

    En cuanto a la forma de hacer campaña… con calma, si me piden algún documento les daré la opción de ODF y compañía, PDF o formatos Microsoft convertidos por LibreOffice. No es por hacer la puñeta, pero siempre me he preguntado el por qué tantas pymes usan software privativo para consas en su mayoría tan sencillas, y algo hay que aportar.

  7. La verdad, excel es muy superior a Calc, yo intente en un tiempo trabajar en este ultimo pero cuando trabajo con mas de 100.000 registros este se cuelga, con excel todo full y sus macros muy fáciles de programar, la verad a la suite ademas de la apariencie a, le falta mejorar mucho a Calc para que sea una fuerte alternativa a office, es mi humilde opinión profesional..

    • Yo pienso igual. De todas formas, también hay que decir que si bien puede no estar a la altura de MS Excel, la verdad es que el 90% de los usuarios no utilizan más que una ínfima parte de lo que ofrece el programa… y LibreOffice puede hacer esas cosas “básicas” relativamente bien.
      Abrazo! Pablo.

    • Ese problema se resuelve configurando el apartado de memoria de LibreOffice, debes aumentar el uso de la cantidad de ram asignada.

      atte.
      jvk85321

  8. Opinión tras “sufrir” la implantación de ApacheOpenoffice en mi lugar de trabajo.
    – Abrir un documento tarda entre 5 o 6 veces más tiempo que iniciarlo con MSOffice. Consecuencia de esto:
    Si te vas a pasar una tarde redactando un mismo texto esto no te parecerá importante, pero yo y mis compañeros de trabajo ocupamos el 40% del tiempo abriendo y cerrando archivos para comprobar en que estado se encuentra cada expediente antes de ponernos a redactar el cuerpo del texto que actualice ese expediente.
    Solemos tener a personas externas a las que explicar la evolución del expediente desde el principio,y en muchos casos consiste en darle muy malas noticias , así que en vez de poder hacerles un relato fluido y coherente ahora pasamos enormes ratos de silencios entre mala noticia y mala noticia…
    Tenemos superiores que interrumpen su “preciado tiempo” y se dignan salir de su despacho acristalado y con maravillosas vistas y lo único que nos piden a cambio a la plebe es que le demos inmediatamente la información que necesitan… Así que pasarte un laaaaaaaaaargo minuto o minuto y medio, o dos, o tres… con la respiración de tu jefe en la nuca, es bastante desagradable.
    Y que se note que no toco el tema de reaprendizaje, que si el jefe dijo “todos ahora con OpenOffice” pues nos jodimos y punto, hablo del tiempo de respuesta, de algo que no se va a solucionar…

    • Hola Gab!
      En mi experiencia, ese retardo al abrir y cerrar archivos con LibreOffice es especialmente notorio con los archivos en formato MS Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx, etc.). En cambio, al abrir archivos nativos de LibreOffice, van MUCHO más rápido.
      Así que, mi recomendación es que utilicen los archivos nativos de LibreOffice, en caso de que sea posible.
      Abrazo! Pablo

  9. Gracias por compartir, la verdad creo que es un buen tema para ampliar conocimientos para alguien como yo un usuario de casa, utilizo GNU/Linux y estoy contento con tanto potencial, herramientas y aplicaciones con las que cuenta y este Libre Office para mi es fantástico ya que no necesito nada más esta ¡completo!. Por ejemplo ya no tengo que instalar otros complementos para imprimir archivos en pdf, cosa que para mi es importante.

    Animo a todo el que quiera experimentar esta ofimatica, nada se pierde por intentarlo, al contrario se gana mucho.

    Saludos desde Guatemala.

  10. Un punto que olvidaron mencionar es la apariencia… MSoffice solo tiene 3 colores (negro, azul y plateado). Mientras que en LibreOffice hay una infinidad de posibilidades de escoger colores y fondos… Y esto es muy agradable a la vista…

    Pruébalo en:
    Herramientas – Opciones – Personalización – Seleccionar tema…

  11. Uno de los aspectos mas bonitos del Open Source es poder utilizar un producto de alta calidad como libre office GRATIS y LEGAL

  12. LA fragmentación o gran cantidad de alternativas -que para unos es ventaja- terminan confundiendo al iniciado en el software libre, diferencias en apariencia, manejo, controles, botones, atajos y demás pero que en esencia sirven y hacen casi lo mismo.
    Cientos de distribuciones linux en cada una de las ramas, en lugar de crear un gran sistema, despreciando la frase “la unión hace la fuerza”.
    Si tan solo unificaran conceptos y esfuerzos, al menos en compatibilidad, los progresos serían inmensos. LibreOffice, OpenOffice, KOffice, GnomeOffice, entre otras, compitiendo cada una en “hacer lo mismo” cada quien a su manera, asi mismo en infinidad de aplicaciones. Algunas con mejor $oporte que otras, realmente eso no ayuda.
    Como característica para ayudar a la migración, si es en linux hay que instalar el paquete PPTVIEW (necesita wine) para poder ver los ppt y pps decentemente, pues LO ni OO han desarrollado un visor ligero. Intentar ver muchos pp* es realmente lento cada vez cargar todo el pesado Libre/Open Impress en lugar de un pequeño y liviano visor, cosa que en MSO si existe y es muchisimo mas rápido de cargar. En windows yo solo uso LO, pero instalo el visor de powerpoint, por la misma razón
    Tengo un registro de errores y “bugs” que presenta LO, esperando ser enviado a los desarrolladores

  13. A partir de LibreOffice 4.4 se incorporan dos alternativas a las tipografías Calibri y Cambria de Microsoft. Para instalarlas basta con:

    apt-get install fonts-crosextra-carlito fonts-crosextra-caladea

    En caso de necesitar soporte para idiomas del oeste europeo, turco, símbolos matemáticos y soporte parcial para idiomas del este europeo se puede instalar este paquete:

    apt-get install ttf-bitstream-vera

  14. Sobre el tema del uso colaborativo hay una herramienta llamada Sironta, que según he leído es de código abierto, aunque me parece que tiene una versión gratis y otra paga, pero el mismo ofrece una buena integración con las suites de Código Abierto, como son OpenOffice y LibreOffice. Les dejo al link por si alguien le interesa, es para cualquier plataforma (Windows, Mac OS X y Linux.) esta son las url:

    http://www.sironta.com/features_es

    En lo personal no lo he probado, pero bueno, alguien que tenga un tiempo lo puede hacer y luego dejar su experiencia plasmada y ver si da buenos resultados.

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