¿Cómo saber si una solución de software libre funcionará bien en tu empresa u organización?

He recibido muchos correos pidiendo información sobre la utilización de software libre en empresas u organizaciones. Este artículo intenta satisfacer esos requerimientos analizando en profundidad algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de decidir hacer el traspaso del sistema informático de tu empresa u organización hacia alternativas libres.

La adopción de software libre puede ser tan simple como descargar un paquete de software, instalarlo y usarlo en una sola estación de trabajo, o tan complejo como la implementación de un clúster de servidores Linux para hacer tareas informáticas complejas. Aquí nos centraremos en las implementaciones de menor escala del software libre, que son más relevantes para la mayor parte de las empresas y organizaciones.

Todas las empresas y organizaciones deberían considerar la implementación de software libre. Pero en cualquier caso, es necesario estudiar en profundidad esta opción, que puede significar un cambio organizacional significativo. En esta sección, exponemos algunos de los factores que puede ser que necesites a la hora de ponderar los costos y beneficios del software libre en comparación con soluciones propietarias.

Conceptos

Hay tres conceptos a considerar para evaluar software: Costo Total de Propiedad (TCO), valor estratégico, y la compatibilidad de la «misión» de tu empresa u organización con la filosofía del software libre.

Costo Total de Propiedad:
CTP es un término familiar para muchas personas -que representa un cálculo de cuánto cuesta implementar, utilizar y mantener en el tiempo una introducción tecnológica.

Valor estratégico:
El valor estratégico toma en cuenta otros factores más allá de los costos económicos vinculados a la tecnología en sí misma. Medir el impacto en la productividad del personal o en la calidad de los servicios prestados a los clientes es parte de la evaluación de valor estratégico.

Compatibilidad con la «misión»:
En gran parte, el software libre es impulsado por la comunidad, así como su propiedad también es colectiva, por lo que las implementaciones de software libre basan su existencia en una permanente retroalimentación con todos los usuarios, desarrolladores, etc. (ya sea por transmisión de experiencias, introducción de mejoras o de cambios, creación o mejora de la documentación, etc.) Además, los sistemas operativos de software libre pueden ser utilizados en equipos antiguos, extendiendo su vida útil, lo que hace que la empresa u organización sea más ecológica y económicamente sustentable. ¿Estas características del software libre están en consonancia con la misión de tu empresa u organización? No es un requisito indispensable, pero si tu empresa u organización tiene una «misión» más alta que la de sólo hacer dinero probablemente encuentre en el software libre valores e ideales, en definitiva, una filosofía compatible con tu misión. En otras palabras, hay otros fundamentos, más allá de los económicos (menores costos, etc.) que hacen del software libre una mejor opción en contraposición a sus alternativas propietarias.

Consideraciones previas sobre el CTP

CTP es el cálculo del costo total de la aplicación de una solución tecnológica. Esto incluye el costo inicial de adquisición del software (precio de compra, cuotas de configuración, cuotas de suscripción o derechos de licencia), los costos de hardware, costos de instalación (tiempo del personal o costos del consultor apropiado), los costos de formación del usuario final, y el costo de mantenimiento del software (cuotas anuales de mantenimiento, gastos de apoyo, y costos de actualización). Este espectro total de costos se debe considerar cuando se comparan las soluciones, no importa cómo se han licenciado.

La ventaja más obvia del software libre frente a las soluciones propietarias en términos de costos son los costos de adquisición del software, y los costos de mantenimiento y de actualización. El software libre casi siempre se puede adquirir gratis, no tiene derechos de licencia o cuotas anuales de mantenimiento (hay algunas excepciones, casi siempre bajo la forma de contratos de soporte gestionados) y las actualizaciones también son gratis. Por supuesto, los costos de adquisición del software propietario se ven compensados por los otros tipos de gastos en los que tu empresa u organización deberá incurrir al adquirir software libre (consultores, capacitación del personal, administración, etc), por lo que el software que es gratuito no es necesariamente más barato al final del día: el CTP puede ser mayor que el de aquél software por el que hay que pagar para adquirirlo.

¿Cuáles son algunas preguntas que tenés que hacerte para saber si la utilización de soft. libre en tu empresa u organización es una buena idea?

Compatibilidad con aplicaciones críticas

Preguntas clave en la evaluación de la introducción de software libre:
¿Cuáles son las aplicaciones críticas para tu organización?
¿Con qué sistemas operativos se ejecutan?

Siempre hay que tener en cuenta la compatibilidad entre la solución de código abierto que estás considerando y las aplicaciones críticas que ya estés utilizando. En particular, al considerar el uso de Linux como sistema operativo, tené en cuenta que probablemente muchos de esos programas no tengan una versión para Linux. Esto implica que vas a tener que buscar un software alternativo, siempre preferentemente «libre» pero que, en caso de no existir, puede tratarse de una versión «privativa» que sí corra sin problemas en Linux.

Esto es especialmente cierto para «productos de software vertical» desarrollados para organizaciones sin fines de lucro, tales como programas de seguimiento de casos, o el seguimiento de las hipotecas utilizados por los grupos de viviendas económicas, etc. Por desgracia, el aumento del uso de Linux a través de los últimos años se ha dado principalmente del lado del servidor, por lo que un número creciente de aplicaciones de servidor se ejecutan en Linux. El mercado de escritorio todavía crece mucho más lento, pero esto está cambiando con la introducción de Ubuntu y el traspaso de muchos desarrolladores a Linux.

Pero, vamos a un caso concreto. Supongamos que tu empresa es una agencia de viajes. Probablemente, manejen Amadeus, uno de los programas más utilizados para hacer reservas de vuelos, hoteles, etc. En caso de que se trate de una aplicación independiente (o sea, que necesita de un sistema operativo para correr) vas a tener que averiguar si existe una versión para Linux. En caso de no existir una versión para Linux de ese mismo programa, vas a tener que averiguar si existe una alternativa libre o si otro programa propietario tiene una versión para Linux. En estos casos, las aplicaciones Java suelen «salvarnos el día» ya que estas se ejecutan en cualquier sistema operativo que tenga Java instalado. Por último, si se trata de una aplicación que corre en la nube (es decir, que es un servicio brindado desde una página web) ahí corrés con ventajas porque no importa el sistema operativo desde el que la abras, va a funcionar igual.

Las organizaciones que dependen mucho en un programa que no está disponible para Linux encontrarán que, si quieren usar Linux, se verán obligados a mantener una máquina Windows dedicada exclusivamente a ejecutar ese programa «crítico». De ser así, los costos adicionales de mantener esa máquina deberían incluirse en el costo total de propiedad (CTP). Además, las molestias a los usuarios puede considerarse una pérdida de valor estratégico. Sin embargo, hacer algo así hoy sería completamente ridículo, además de disfuncional y poco práctico. Por suerte, las tecnologías de virtualización han mejorado dramáticamente, por lo que el mantenimiento de una máquina virtual de Windows en un escritorio relativamente moderno es a menudo una alternativa más viable que el mantenimiento de un equipo independiente (lo que, además, sería una tontería si esa aplicación debe ser usada por múltiples usuarios). Por otra parte, Linux también cuenta con WINE, un conjunto de herramientas que permiten que muchas aplicaciones para Windows 2.0/3.x/9X/ME/NT/2000/XP/Vista y Win 7 se ejecuten sin modificarse en varios sistemas operativos similares a Linux como GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Como ves, incluso en el peor de los casos, en el que no existen alternativas nativas para Linux de aquellos programas «críticos» para tu organización, existen formas de evadir el problema.

Costos de adquisición del software

Preguntas clave acerca de los costos de adquisición de software:
Con una solución propietaria, ¿qué tan grande serán los costos de adquisición en relación a los otros costos?
Con una solución propietaria, ¿qué tan fácil será obtener descuentos en la adquisición del software?

Algunos productos de esta naturaleza, como herramientas sencillas o pequeñas aplicaciones, tienen costos muy bajos de adquisición. Otros productos, como suites de oficina, groupware, bases de datos complejas, programas financieros o paquetes de recaudación de fondos, o sistemas operativos de servidor pueden tener costos de adquisición bien altos. En algunos casos, algunas empresas y organizaciones pueden obtener muchos paquetes de software o aplicaciones web a través de donaciones o precios muy bajos, que pueden reducir o eliminar el costo de adquisición del software.

A veces, sin embargo, se limitan el número de copias de un producto que serán de precio reducido o donadas (por ejemplo, una organización sólo puede obtener 50 licencias de usuario de Microsoft Office XP, por lo que esta opción no sería capaz de para cubrir sus necesidades de una organización de gran tamaño.) En contraposición, prácticamente todo el software libre está disponible sin costo de adquisición y no se precisan licencias múltiples.

Costos de implementación

Preguntas clave acerca de los costos de aplicación:
¿Cuál es la facilidad de implementación del software en términos de recursos necesarios (tiempo y dinero)?
¿Qué tipo de experiencia podría ser necesaria para este software, ya sea propietario o de código abierto?
¿Qué tipo de experiencia tenés disponible entre tus recursos humanos?
¿Cuánto tiempo, dinero y otros recursos hay que invertir?

Para algunos programas, la implementación es muy sencilla, y le llevará a un miembro del personal tal vez 10-30 minutos para instalarla. Implementar las aplicaciones más complejas, en cambio, puede llevarle días al personal y/o consultor ya que puede requerir, entre otras cosas, la conversión de la información desde el sistema anterior.

Al evaluar las opciones para una solución particular, tené en cuenta que en algunos casos los proyectos de software libre pueden resultar más difíciles de instalar que sus contrapartes propietarias, especialmente si la gente que lo está haciendo es nueva en el «mundo del software libre». En el fondo, casi siempre es súper fácil pero puede resultar difícil si uno todavía tiene incorporado la «forma Windows de hacer las cosas». Por esta razón, merece la pena examinar detenidamente la documentación de instalación para cualquier solución que tengas previsto incorporar.

Si tu organización necesita el apoyo de consultores, puede ser que tengas dificultades para encontrar consultores que estén familiarizados con las tecnologías de software libre, a pesar de que esto está cambiando con la mayor popularidad que están adquiriendo muchas herramientas de software libre que hoy se utilizan en forma masiva. Si ahora dependés de un consultor que no está familiarizado con éstas tecnologías, es posible que debas buscar uno nuevo que te pueda ayudar a suavizar la transición a las tecnologías libres.

Costos de hardware

Preguntas clave acerca de los costos de hardware:
¿Voy a utilizar varios servidores?
¿El software propietario que estoy usando tiene requisitos de hardware especial?
¿Preciso hardware certificado por mis proveedores?

En muchas situaciones, vas a implementar el software en el hardware existente, lo que no significará costos adicionales de hardware. Sin embargo, si vas a implementar un nuevo tipo de servidor, o el reemplazo de un antiguo servidor, los costos de hardware probablemente serán un problema. En general, cuanto mayores sean las necesidades de tu red (en términos de capacidad) el ahorro de hardware será mayor con la introducción de un sistema operativo de software libre (como Linux) y otros programas de software libre. Investigaciones recientes han encontrado que los servidores basados en Linux (en comparación con Microsoft Windows) pueden manejar más tráfico, pueden alojar más cuentas y hacer un mayor procesamiento de información utilizando el mismo hardware. Así, en una situación en la que uses varios servidores Windows, Linux puede hacer el mismo trabajo con menor cantidad de máquinas (y, por ende, un menor consumo de recursos).

Costos de formación del personal

Preguntas clave acerca de los costos de capacitación:
¿La utilización de este software requiere capacitación del usuario final?
¿Voy a tener gente capacitada que haga de «soporte técnico interno» de este software sin que dependa del soporte técnico de terceros?

Para las soluciones de usuario final (como aplicaciones de oficina, los paquetes financieros, etc), la formación es, con mucho, la parte más costosa de la aplicación de las nuevas tecnologías. El personal que va a utilizar este software en el día a día deberá ser entrenado para usarlo en forma óptima. La mayoría del personal corriente de una empresa u organización no está familiarizado con los sistemas operativos y aplicación no-Windows, por lo que la aplicación de una solución de software libre que sustituye a un conocida y muy utilizada aplicación debe ser considerada cuidadosamente. Los beneficios de utilizar una solución como Open Office, por ejemplo, pueden o no pesar más que la gran variedad de los costos de formación en que se incurrirá. Por otro lado, las implicaciones de formación a largo plazo (una vez que el personal está capacitado, sólo requieren algunas en curso de formación y capacitación de nuevos empleados) también deben ser tenidas en cuenta.

Sin embargo, este punto que suele echársele en cara al software libre (barato pero muy costoso en lo que hace a la capacitación del personal) es cada vez menos cierto. En primer lugar, en lo que hace a Linux, existen varios métodos de minimizar el impacto del traspaso, como por ejemplo aplicar temas de escritorio que sean similares a los de la versión de Windows a las que el usuario está acostumbrado, etc. Por otra parte, el traspaso de Windows a Linux, por lo general, hoy no es más traumático que el traspaso de Win XP a Win 7 o Win Vista. Eso sin mencionar que, la mayor parte de los usuarios realizan algunas pocas tareas rutinarias que no debería llevar mucho tiempo aprender usando el nuevo sistema operativo. En lo que respecta a los programas alternativos, los costos de formación podrían reducirse a cero si existe una versión para Linux de la misma aplicación o si esa aplicación corre bajo Java o en la nube. En caso de que deba optarse por cambiar de aplicación (sea esta libre o propietaria) los costos de capacitación son prácticamente los mismos en los que debe incurrir cualquier empresa u organización al comenzar a utilizar uno de estos programas.

Por último, para el software que tiene poco o ningún impacto en el usuario final (servidores de archivos, servidores de base de datos, etc), los costos de formación a considerar se reducen a la formación del personal específico. Estos costos de capacitación pueden llegar a tener algún peso cuando a) confías en el personal interno, en lugar de consultores externos, para hacer el «soporte técnico» del software, y b) tu personal interno no tiene experiencia en el uso de software libre

Costos de mantenimiento

Preguntas claves sobre los costos de mantenimiento:
¿La alternativa propietaria requiere de una cuota anual de mantenimiento?
¿Tendré que pagar por las actualizaciones y parches de seguridad?

Algunos productos de software tienen un costo anual de algún tipo. Para los efectos prácticos pueden ser considerados como derechos de licencia anual, ya que normalmente se calcula como un porcentaje de la tasa de adquisición de la licencia del software original. Las tasas deben ser incluidas en tu análisis de CTP.

La mayor parte del software libre no tiene ninguna cuota de mantenimiento anual, dado que, por empezar, carece de un costo de adquisición de la licencia. Algunas distribuciones Linux empresariales (como RedHat) tienen tasas anuales de mantenimiento, lo que te da derecho a exigir soporte técnico especializado. Sin embargo, pocas organizaciones encajan en las categorías de organizaciones que hacen uso de estos paquetes empresariales, sin mencionar el hecho de que es posible utilizar el equivalente «libre» de Red Hat (Fedora) sin costo alguno.

Costos de actualización

Preguntas clave sobre los costos de actualización:
¿Con qué frecuencia puede ser que tenga que actualizar este software?
¿Las actualizaciones están disponibles con un algún tipo de descuento? ¿Mi organización reúne los requisitos necesarios?

Mantener el software relativamente al día es importante. Aumenta la estabilidad, la seguridad y mejora las características disponibles. No es necesario actualizar a la última versión, pero es crucial instalar los parches de seguridad, y cuando las características que se desean se introducen, o si hay mejoras espectaculares de estabilidad, la actualización puede ser muy beneficiosa.

Obviamente, el costo de la actualización de una sola copia de un producto es mucho menos costoso que tener que hacer una actualización de la enorme cantidad de copias necesarias para una enorme red de computadoras. A menudo podés obtener actualizaciones del software propietario con un descuento importante o, si tenés suerte, hasta podés recibirlo a través de una donación. Sin embargo, con el software libre dejás de depender de la «caridad» o «buena voluntad» de las empresas desarrolladoras de software. La mayor parte del software libre no tiene costos de actualización. Simplemente descargás la versión actualizada, y a instalar. En el caso de muchas distribuciones Linux, esta es una operación cuasi-automática (actualizando con un simple comando todo el sistema operativo y las aplicaciones que hayas instalado).

Administración y soporte técnico

Preguntas clave sobre la administración y soporte:
¿Qué fuentes de soporte están disponibles para la utilización de software libre?
¿Qué tan importante es la confiabilidad del producto en tu elección de la solución adecuada?
¿Son los virus y otros problemas de seguridad muy comunes al usar la opción propietaria?

Todo el software -desde las aplicaciones, hasta las bases de datos o sistemas operativos- requiere administración y un soporte técnico de algún tipo. En algunos casos, vas a tener personal interno capaz de brindar este servicio, en otros casos, te verás obligado a contratar a consultores externos para hacer este trabajo. Algunas características del software que determinan el nivel de soporte necesario van desde el grado de fiabilidad del software, es decir, su vulnerabilidad a problemas de seguridad, hasta lo complejo resulte tanto para los usuarios finales como para el administrador.

Sin excepción, todas las organizaciones después de mudarse a Linux han admitido que su red era más estable. También acuerdan en admitir que es más fácil asegurar su red con Linux. En parte esto se debe a que los sistemas Linux y programas de software libre que corren bajo este SO son el soporte básico detrás de Internet (casi todos los servidores del mundo usan Linux) y la naturaleza abierta del código en los programas de software libre permite a los desarrolladores detectar y reparar muchos problemas potenciales de seguridad. En parte debido a estas ventajas de diseño, los virus informáticos y programas espía no han afectado grandemente a Linux, mientras que son frecuentes en Windows.

Para una organización que depende de servicio técnico externo, este tiempo ahorrado se traduce directamente en los costos ahorrados. Para una organización que tiene soporte técnico interno, el ahorro puede ser más complejo de calcular. Sin embargo, si tu organización cuenta con varios servidores, un administrador puede manejar al mismo tiempo más servidores Linux que servidores Windows.

También es razonable suponer que la mayor fiabilidad y seguridad de los sistemas Linux mejora la productividad de los usuarios finales. El personal puede trabajar más y mejor si sus sistemas están fuera de servicio con menos frecuencia. La moral de trabajo es probable que mejore con el menor número de interrupciones de la red. La mayoría de nosotros hemos aprendido «a los golpes»: ¿a qué usuario de Windows no se le bloqueó el equipo alguna vez, destruyendo el documento que estaba uno escribiendo o no pudiendo utilizar el correo electrónico durante esas horas cruciales? Todo ello es increíblemente frustrante.

Si bien las aplicaciones de software libre suele ser mejores en ese sentido, no está bien generalizar la fiabilidad de Linux a todos los programas de software libre. Hay muchos proyectos de software libre que no son ni más estables ni más seguros que sus alternativas propietarias; al hacer tu investigación será importante tener esto en cuenta para la comparación.

Además de la fiabilidad y la seguridad de una solución, también tenés que tener en cuenta su complejidad. La complejidad puede aumentar los costos de soporte en una de dos maneras: ya sea aumentando el tiempo necesario para realizar determinadas tareas, o al exigir una persona mejor calificada (y por tanto mejor paga) para hacer el trabajo. En lo que respecta al primer punto muchas organizaciones que ya se animaron a «dar el paso» sostienen es que el software libre no es necesariamente más difícil (o fácil) de administrar que el software propietario. Una advertencia importante, sin embargo, es que esto supone que el administrador esté familiarizado con la solución de software libre. Si no, habrá que considerar los costos adicionales de formación del personal.

Valor estratégico

Además de CTP (Costo Total de Propiedad), tenés que tener en cuenta el «valor estratégico» de la opción basada en software libre. Este tipo de valor es más difícil de cuantificar, pero a menudo puede ser más importante en el proceso de decisión.

Una de las facetas de valor estratégico para las soluciones basadas en software libre es la capacidad de resolver problemas de formas que serían imposibles con las soluciones propietarias.

Ser capaz de modificar el código en el software de una manera que sea mejor para tu empresa u organización es un ejemplo claro de valor estratégico. No todas aprovechan esto, pero muchas sí. Además, si una de ellas modifica un proyecto de software libre, se puede distribuir esta modificación a otra organización similar, y colaborar -algo que no es posible en el desarrollo de software propietario o en muchas soluciones «cerradas» de la nube. Además, como el código fuente está siempre disponible, la adopción de software libre ofrece a las organizaciones flexibilidad a largo plazo, la capacidad de evolucionar a medida que cambian sus necesidades, y para migrar más fácilmente a nuevas soluciones que puedan surgir.

El control (o la falta de él) es otra consideración estratégica que lleva a algunos a optar por el software libre. Muchos pueden haber tenido una mala experiencia basándose en un paquete de software diseñado. Si el desarrollador del software va a la quiebra, es adquirido por un competidor, o decide dejar de apoyar a ese producto, entonces es probable que sus clientes no tengan adónde dirigirse para obtener apoyo. Con el software libre, si el desarrollador original baja los brazos, el producto se puede revivir, con el apoyo de la comunidad de usuarios y otros desarrolladores. Así, en el largo plazo, este enfoque puede proporcionar un grado de mitigación del riesgo. El control de los datos es otro tema. Los datos en un formato propietario, o en un servidor fuera del control de la organización, es una enorme desventaja para algunas organizaciones.