Vystavování a účtování faktur je běžným úkolem velkých společností, malých a středních podniků a freelancerů. Tento úkol je pro osobu, která jej vykonává, často nevděčný a zabírá čas od jiných povinností. Proto může být fakturační software pro všechny velkou pomocí.
Navíc, stejně jako kdokoli jiný, se můžete ve faktuře spletit . To znamená, že musíte věci škrtat, neustále sledovat čísla faktur, sledovat, zda byly zaplaceny, a tak dále. To vše lze automatizovat nebo zjednodušit pomocí fakturačního softwaru. Stačí si stáhnout program nebo aplikaci do počítače nebo mobilního zařízení, která vám s tímto únavným úkolem pomůže…
Co je fakturační program?
Fakturační software je v podstatě počítačový program pro správu a kontrolu vystavování a přijímání faktur za zboží a/nebo služby. Může být skvělým nástrojem jak pro freelancery, tak pro firmy.
Funkce , které by měl mít každý fakturační software, jsou :
- Kapacita pro postupné číslování vystavených faktur a správa dat.
- Šablony faktur k dispozici připraven k doplnění.
- Zahrnutí loga a data společnost nebo osoba samostatně výdělečně činná.
- Možnost výběru různých platební metody.
- Kapacita správa souborů zákazníků a dodavatelů. S údaji, jako je jméno, název společnosti, NIF / CIF, adresa, kontakt atd.
- Editor v případě, že chcete upravit libovolná data a guma faktury před jejím schválením.
- Výběr typů impuestos (Daň z příjmu fyzických osob, DPH, ...) a schopnost vypočítat celkovou částku.
- Panel s grafy zobrazujícími zůstatek nákladů a výnosů.
- Systém oznámení v některých případech.
- Funkce pro generování faktur proforma a rozpočty.
- V některých případech má také databáze / agenda se zákazníky a jejich daňovými údaji, aby se usnadnilo vytváření faktur.
Druhy fakturačního softwaru
V rámci softwaru pro fakturaci zásob nebo služeb najdete různé typy . Měli byste se s nimi seznámit, abyste si mohli vybrat možnost, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
- Online- Jedná se o webové fakturační programy, které nepotřebují nic instalovat. Mohou být jednoduše použity z jakéhokoli zařízení s kompatibilním webovým prohlížečem. Výhodou těchto systémů je, že budou vždy dostupné odkudkoli (zatímco je váš server funkční) a nebudete pro ně závislí na konkrétním zařízení. Kromě toho budou data v cloudu trvale uložena bez obav o zálohy atd.
- Místní: místní fakturační software je software, který je nainstalován na vašem vlastním počítači nebo mobilním zařízení. Přestože online služby mají dobré zabezpečení a jsou šifrované, někteří bezpečnostní zběhlíci mohou chtít mít všechna data zákazníků lokálně pro větší důvěrnost. Je to opravdu jediná výhoda těchto programů. Zbytek jsou nevýhody ve srovnání s online, protože pokud se vašemu zařízení něco stane, dojde k chybě vašeho pevného disku, budete ovlivněni ransomwarem atd. A nemáte záložní kopie, můžete přijít o všechna fiskální data.
Kromě těchto kategorií by se fakturační software dal dále dělit na základě dalších aspektů . Existují například open-source a bezplatné fakturační softwary, stejně jako proprietární software. Mohli bychom dokonce rozlišovat mezi placenými službami a těmi, které jsou zcela zdarma. Obecně platí, že žádný z těchto faktorů nedělá fakturační program lepším nebo horším.
Jinými slovy, existuje bezplatný fakturační software s otevřeným zdrojovým kódem , který je stejně dobrý jako placený software s uzavřeným zdrojovým kódem a naopak. Proto nepoužívejte tyto faktory jako měřítko kvality, jak to dělají někteří, kteří tvrdí, že open source je horší než proprietární software… To je obrovská chyba!
Nejlepší fakturační programy
Pokud byste chtěli doporučit nejlepší dostupný fakturační software, zde je seznam některých z nejlepších možností:
- Skripty faktur: nabízí velkou flexibilitu, protože umožňuje lokální instalaci na PC, hostování tohoto nástroje pomocí webhostingu a také pod modelem SaaS v cloudu ze svých vlastních serverů jako služby. V tomto případě se jedná o bezplatné softwarové řešení. Je výkonný a nepřestává růst díky komunitě a pluginům, které přidávají nové funkce. Kromě správy faktur lze také přidat funkce, které mají kompletní CRM nebo ERP.
- factusol: Společnost DelSol Software vyvinula tento ideální fakturační software, který převezme kontrolu nad veškerým komerčním řízením společnosti, a to jak prodejem, tak nákupem. Dokonce můžete převzít kontrolu nad rámec toho díky jeho funkcím pro řízení zásob a zásob produktů. Nezáleží také na velikosti společnosti nebo na tom, zda jste samostatně výdělečně činní. Na druhou stranu má další velkou výhodu, a to je jeho integrace se sadou MS Office. Je zcela zdarma, ale je k dispozici pouze pro Windows pro lokální instalaci, i když je díky cloudové platformě také použitelný online z jakéhokoli systému.
- Quipu: velmi jednoduchý a intuitivní fakturační software speciálně vyvinutý pro nezávislé pracovníky a malé a střední podniky. Umožňuje vytvářet personalizované faktury a rozpočty, sladit zabezpečené bankovní transakce, generovat převody peněz, automatizovat evidenci daní atd. Integruje funkci OCR pro rozpoznávání textu pomocí fotoaparátu vašeho mobilního telefonu. Máte ji také k dispozici pro mobilní zařízení na Google Play pro Android nebo pro použití v cloudu.
- Debitoor: je to jedna z nejpopulárnějších cloudových služeb. Je to jednoduché a umožňuje vám dělat efektivní práci. S přizpůsobitelnými šablonami faktur, technologií OCR pro rozpoznávání textu kamerou, zprávami a zůstatky atd. V tomto případě se platí, se základním plánem plateb až pro 100 ročních dokumentů ve výši 4 EUR / měsíc, průměrným plánem až 800 faktur ročně za 12 EUR / měsíc a neomezeným plánem pro 24 EUR / měsíc. Má také aplikaci pro mobilní zařízení.
- Jednoduché: webová služba pro rychlé a jednoduché vystavování a správu faktur. Má šablony, funkce pro záznam hodin, generování grafiky se záznamy, umožňuje integraci s manažery elektronického obchodování, jako jsou Prestashop, Shopify, Woocommerce atd. Má několik online předplatných plánů (i když má omezený základní tarif zdarma) a aplikaci pro mobilní zařízení.
- Anfix: další alternativa k předchozím, která se používá při správě faktur pro větší pohodlí. Má šablony faktur, automatizační funkce, generování souborů k prezentaci daní, správu účtů, rozpočty atd. Jejich cenové plány se pohybují od 10 do 50 EUR, s poradenskou službou, pokud chcete. Má mobilní aplikaci a online službu.
- šalvěj jeden: Sage je jedním z nejznámějších vývojářů softwaru pro správu podniků. V tomto případě vytvořili dobrý fakturační softwarový nástroj speciálně určený pro nezávislé pracovníky a malé a střední podniky. Budete mít vše, co potřebujete ke správě faktur a ke generování grafů ke kontrole stavu a získání představy o tom, jak se podnikání daří. Má automatické bankovní spojení pro účtování poplatků a výdajů, stejně jako možnost správy zásob, kapacity pro více uživatelů atd. Ve skutečnosti to není bezplatná služba. Se svou aktuální nabídkou má plány 7.5 EUR a 15 EUR měsíčně (dříve 10 EUR, respektive 20 EUR). Mimochodem, Sage má také mobilní aplikace.