Sådan vælger du et værktøj til at automatisere SMV'ers regnskabsmæssige administrative processer

El Finans og offentlig kredit service I de seneste dage kommenterede han behovet for at skabe mekanismer og værktøjer, der tillader det automatisere SMV'ers regnskabsmæssige administrative processerDet opfordrede også de gratis softwarefællesskaber til at bekymre sig mere om levedygtigheden af ​​implementeringen af ​​open source-værktøjer i forretningsmiljøer.

Det er vigtigt at bemærke, at der er mange Open source-regnskabs- og faktureringsværktøjer til SMV'er, hver med sine egne egenskaber, ud over de universelle egenskaber, som regnskabs- og faktureringssoftwaren har.

Hver af disse open source-værktøjer (ERP, regnskabspakke, elektronisk regnskabssoftware, skabeloner, bøger, blandt andre) kan bruges i SMV'er til at fremskynde og automatisere deres processer, sikkert og ved hjælp af gratis software.

Det bekvemme ved valg af et regnskabs- og faktureringsværktøj til vores SMV'er er, at vi fortsætter en kort proces med forskning, test, rådgivning, planlægning og udførelseMed andre ord, når du vælger det værktøj, der skal løse vores regnskabs- og faktureringsproblemer, anbefales det at følge følgende procedurer.

• Undersøg open source-værktøjer der er tilgængelige og har de funktioner, som din SMV har brug forDet er vigtigt at bemærke, at vi skal foretage en ret dyb undersøgelse og prioritere forskning i samfundet omkring værktøjet. Vi skal gennemgå værktøjets kvalitet, anvendelighed, opdateringstid, fremtidigt arbejde, resultaterne af implementeringer i andre SMV'er, supportniveauet, tilgængeligheden af ​​værktøjskonsulenter og skalerbarhed af det.

• Når vi har en bank med værktøjer, der kan opfylde de mål, vi har sat for vores SMV, skal vi foretage en mere grundig analyse og test, hvor vi skal teste værktøjerne og tage de behov og funktionaliteter, de har, til efterretning. Det er vigtigt at foretage en individuel analyse af hver enkelt og derefter foretage en gruppesammenligning af de forskellige værktøjer, som vi har valgt.

I nogle tilfælde de mest komplette værktøjer forhindrer os i at tilpasse os vores forretningsmodel, så det er praktisk det lad os i vores tests prioritere muligheden for at tilpasse værktøjet og vores SMV. På samme måde skal testene tage højde for læringslinjen for medlemmerne af vores SMV'er, det vil sige, vi skal analysere værktøjets anvendelighed og den tid, der skal investeres i at lære det.

• Efter at have valgt det værktøj, der bedst passer til og imødekommer vores SMV's behov, skal vi undersøge og få en form for ekstern rådgivningDenne konsulentvirksomhed er ikke kun en ekspertvirksomhed inden for værktøjet, det kan også være samfund, blogs, YouTube-kanaler, blandt andre, der giver os mulighed for at finde svar på spørgsmål og problemer, der opstår. Det skal bemærkes, at en af ​​de største grunde til, at implementeringen af ​​nogle værktøjer mislykkes, er på grund af den ringe eller ingen rådgivning, vi modtager, at vi altid skal have et wild card i tilfælde af problemer eller nye behov.

• Når vi har valgt det rette open source-værktøj til automatisere SMV'ers regnskabsmæssige administrative processer og vi har ekstern konsulentbistand, så brugen i vores SMV er en total succes, vi skal planlægge alle de processer og procedurer, vi skal udføre for implementeringen af ​​værktøjet. Det er praktisk at lave en planlægning, der inkluderer anskaffelse eller tilpasning af udstyret, installation af værktøjet, oprettelse af backupmekanismer og beskyttelse af informationen, parametrering af værktøjet, oprettelse af nye funktioner i værktøjet, dokumentation og uddannelse af de involverede.

Planlægningen af ​​implementeringen af ​​et værktøj i en SMV er vigtig, succesen eller ej af en implementering afhænger af denne proces, vi skal også planlægge risikosagerne, de procedurer, der skal følges i tilfælde af modstand mod forandring, prøveperioden og fremtiden opdateringer.

• Valg af det rigtige værktøj og rådgivning vil sandsynligvis give os en konsekvent planlægning på samme måde, som den vigtigste fase, når vi ønsker det automatisere en SMV's regnskabsmæssige administrative processer er implementeringen af ​​værktøjet, eller hvordan udførelsen af ​​værktøjet også er kendt, i denne fase skal vi være forberedt på problemer, tvivl, forespørgsler og succeser.

At have en beredskabsplan baseret på planlægningen, der er udført før, giver os mulighed for at handle hurtigt, når værktøjet ikke overholder det, vi har brug for, ligesom vi kan skabe en mekanisme til fortsat at forbedre det, det er praktisk under udførelsesfasen at modtage den største mængde feedback og være åben for forbedringer og ændringer i de tider og måder, vi har planlagt.

At følge disse trin vil sandsynligvis gøre implementeringen af ​​et open source-værktøj vellykket i din SMV, men det er værd at kommentere, at det utvivlsomt er, at dit arbejdsteams deltagelse og muligheden for at tilpasse, ændre, forbedre og reorganisere værktøjet, der gør det muligt at gratis software er så vellykket både i SMV'er og i store organisationer.

Når du søger at løse et problem i din SMV eller automatisere nogle processer, er det vigtigste at læse og undersøge, den tid du investerer i at undersøge, teste, spørge, analysere og dokumentere vil spare dig for penge og meget mere tid i de næste faser. Det er lettere at lave fejl i et forskningsmiljø end i et produktionsmiljø, så vær ikke bange for at finde en måde at innovere eller tilpasse sig til det, der allerede findes.