Υπολογισμός: Εισαγωγή και παρουσίαση μιας σειράς δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, ο φίλος μου Gaius Baltar μας παρουσιάζει μια σειρά από Κόλπα για Calc, το εργαλείο επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων για Δωρεάν/OpenOffice.

Όταν βρισκόμαστε αντιμέτωποι με ένα νέο πρόγραμμα, τείνουμε να επαναλαμβάνουμε τα κουμπιά χωρίς έναν μόνο οδηγό, γιατί θα το χρησιμοποιήσουμε ήδη όταν παρουσιαστεί το πρώτο πρόβλημα. Αν και γελάμε με την προηγούμενη πρόταση, το 99% του μέσου χρήστη πέφτει σε αυτό το σφάλμα, αποδεχόμενος την "αυτοματοποίηση γραφείου σε επίπεδο χρήστη" στο βιογραφικό τους ως καλή.

Αυτή η καταχώριση προορίζεται για εκείνους τους νέους χρήστες που θέλουν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το Calc, το υπολογιστικό φύλλο Libreoffice, αλλά δεν είναι πρόθυμοι να διαβάσουν τις συνοπτικές αλλά ολοκληρωμένες 44 σελίδες του «Τα πρώτα βήματα με το Calc».

Ως ένα αρκετά ευρύ θέμα, θα επικεντρωθούμε στον τρόπο εισαγωγής δεδομένων από ένα αρχείο κειμένου και προετοιμασίας του φύλλου για μια αξιοπρεπή παρουσίαση. Σε επόμενο λήμμα θα σταματήσουμε για να τα αναπαραστήσουμε γραφικά.

Προετοιμασίες

Το πρόγραμμα από το οποίο άντλησα τα δεδομένα μου προσφέρει μερικούς πίνακες με τα αποτελέσματα σε αμερικανική επιστημονική μορφή, χρησιμοποιώντας το '. ως δεκαδικό διαχωριστικό. Για να μην αλλάξω την περιφερειακή λειτουργία του Libreoffice, αποφάσισα να αλλάξω το '.' με ',' χρησιμοποιώντας την εντολή "replace" [ctrl+H] του Gedit.

Αυτό είναι το αρχικό αρχείο:

Στο οποίο αντικαθιστώ το '.' με ','

Αφήνοντας τη σειρά με αυτόν τον τρόπο:

Έχω πολλά από αυτά τα αρχεία. Για να μην μπερδεύω το φύλλο Calc, αφού σκοπεύω να εισάγω και πολλά γραφήματα, θα δημιουργήσω ένα φύλλο για κάθε σειρά δεδομένων.

Εισαγωγή δεδομένων

Με αδράνεια θα πηγαίναμε στο μενού δεδομένων, αλλά στο Calc είναι διαφορετικά. Για να εισαγάγουμε δεδομένα σε ένα αρχείο τύπου .txt, .csv και παρόμοιου τύπου, θα τα καλέσουμε από το μενού "Αρχείο>Άνοιγμα". Όπως βλέπουμε στη λήψη, δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτό.

Στην περίπτωσή μου, ξεκινώ από ένα αρχείο κειμένου που έχει διαχωρισμένες τις στήλες, οπότε το Calc αναγνωρίζει αυτόματα τον διαχωρισμό "Σταθερό πλάτος". Αν δεν ήταν πάντα το ίδιο πλάτος, θα μπορούσατε να μετακινήσετε τους κόκκινους οριοθέτες του κάτω γραφικού. Σε περίπτωση που είχαμε ένα CSV που διαχωρίζει τις σειρές με σύμβολα, θα χρησιμοποιούσαμε την επιλογή "διαχωρισμένα με".

Μετά το 'OK', θα δούμε ότι ανοίγει σε νέο αρχείο calc. Εάν τώρα αντιγράψουμε όλα τα δεδομένα στο δικό μας αρχείο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το εισαγόμενο αρχείο για να ανακτήσουμε τυχόν δεδομένα που μπορεί να έχουμε χάσει εάν κάνουμε λάθη στο φύλλο μας.

Μορφή κελιού

Τώρα θα συνιστούσα να εργάζεστε σε δύο παράθυρα όταν πρέπει να μετακινήσετε δεδομένα, αλλά το καθένα με αυτό που νιώθετε πιο άνετα. Δεν είναι πολύ ενοχλητικό και είναι αρκετά πρακτικό αν χρησιμοποιήσουμε τα ζουμ [CTRL+mouse wheel].

Μορφοποίηση κελιών:

Μόλις αντιγραφούν τα δεδομένα στο αρχείο μου, πρόκειται να προσαρμόσω τη μορφή δεδομένων. Πρώτα θα διευκρινίσω ότι η πρώτη στήλη είναι αριθμοί (10 επί 10, μέχρι χίλια), επομένως δεν με ενδιαφέρει η επιστημονική αρίθμηση.

Το πρώτο πράγμα είναι να πείτε στην Calc ότι αυτά τα κελιά είναι επιστημονικού τύπου, ώστε να τα αναγνωρίζει ως τέτοια και, στη συνέχεια, θα επαναλάβω τη διαδικασία για να προσδιορίσω ότι τα θέλω σε αριθμητική μορφή. Όλα αυτά επιτυγχάνονται με δεξί κλικ και «Μορφοποίηση κελιών» (αν και έχουμε προκαθορισμένες τιμές για τα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων).

Σημειώστε ότι εάν επιλέξουμε πολλά φύλλα ταυτόχρονα (κρατώντας πατημένο το CTRL πατώντας τις αντίστοιχες καρτέλες), όλες οι αλλαγές που κάνουμε στο ενεργό φύλλο θα εφαρμοστούν και στα υπόλοιπα επιλεγμένα.

Ας επιστρέψουμε στη στήλη μου Α. Το πιο φυσιολογικό είναι ότι, από προεπιλογή, το Calc ερμηνεύει ότι είναι αριθμητικό. Με αυτήν τη μορφή δεν μπορούμε να τη μεταμορφώσουμε (αφού στην πραγματικότητα δεν είναι), οπότε επιλέγουμε «Επιστημονική».

Μόλις γίνει αποδεκτή, θα είμαστε σε θέση να μετατρέψουμε αυτήν τη στήλη στην επιθυμητή μορφή. Για να το κάνω αυτό επαναλαμβάνω το «Μορφοποίηση κελιών» και επιλέγω αριθμητικό (χωρίς δεκαδικά, που είναι η προεπιλεγμένη επιλογή). Et voila!

Για να ερμηνεύσω την επόμενη στήλη, θέλω μια μορφή αριθμού με δύο δεκαδικά ψηφία, γι' αυτό επαναλαμβάνω τα βήματα: «Μορφοποίηση κελιών > Επιστημονική > ΟΚ» και «Μορφοποίηση κελιών > Αριθμητική».

Λήψη αυτού του αποτελέσματος:

Με αυτή τη διαδικασία έχω ήδη προετοιμάσει τα δεδομένα για τις ερμηνείες μου. Χρειάζομαι μόνο ένα ακόμη: τη στήλη Γ, την οποία πρέπει να αλλάξω τις μονάδες. Στην περίπτωσή μου το πολλαπλασιάζω επί χίλια. Για κάθε περίπτωση, το εκτελώ αυτό σε μια νέα στήλη και διατηρώ την παλιά ως στήλη Γ.

Στήλη Δ με βάση τη στήλη Γ:

Για να γίνει αυτό, κάνω δεξί κλικ στο D και επιλέγω «Εισαγωγή στήλης». Επιλέγω το πρώτο κελί (D3) και πατάω το '=' για να γράψω τη συνάρτηση. Επιλέγω το κελί που θέλω να πολλαπλασιάσω (C3), γράφω τη συνάρτηση: 'C3*1000' και πατάω "enter".

Για να εφαρμόσω τον ίδιο υπολογισμό σε όλα τα κελιά αυτής της στήλης, επιλέγω D3 και, κρατώντας πατημένο το κάτω δεξιά πλαίσιο αυτού του κελιού, επεκτείνω την επιλογή στο τελευταίο πεδίο δεδομένων (D1002 στην περίπτωσή μου). Εάν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της στήλης D, θα δείτε ότι πολλαπλασιάζει το διπλανό κελί C επί 1000.

καθαρίσει οπτικά

Μόλις ολοκληρωθεί η εισαγωγή δεδομένων, προσαρμόζω μερικές ακόμη στήλες και κάνω τον πίνακα πιο ελκυστικό οπτικά. Θα βοηθήσουμε τους εαυτούς μας με τα σύνορα και τις μορφές στυλ, ευθυγράμμισης και χρωμάτων (οι «παστέλ τόνοι» πάντα θριαμβεύουν, μην υπερβάλλετε με τα φανταχτερά χρώματα ή χρησιμοποιήστε μαύρο, παρακαλώ...). Άλλα εργαλεία είναι η "Συγχώνευση κελιών" για την ομαδοποίηση κοινών δεδομένων και το "Βέλτιστο πλάτος στήλης" για την ενίσχυση της οπτικοποίησης.

Αυτή τη στιγμή το τραπέζι μου μοιάζει με αυτό, αλλά πριν τελειώσουμε, ας δούμε ένα σημαντικό εργαλείο Calc.

Ακινητοποιώ

Με αυτό το βοηθητικό πρόγραμμα (που βρίσκεται στο "Προβολή>Πάγωμα"), θα μπορούμε να απεικονίσουμε ορισμένα κελιά ακόμα και όταν βρισκόμαστε σε άλλο σημείο του υπολογιστικού φύλλου. Αν παγώσω τις δύο πρώτες μου σειρές (που αντιστοιχούν στα ονόματα και τις μονάδες των τιμών), θα παραμείνουν πάντα στην κορυφή.

Αυτό μπορεί να γίνει οριζόντια και κάθετα. Για να το πετύχουμε αυτό, θα επιλέξουμε το κελί παρακάτω και στα δεξιά του ορίου που θα τεθεί. Στο παράδειγμά μου έχω επιλέξει το κελί A3. Από την άλλη πλευρά, αν ήθελα να διορθώσω επίσης τη στήλη Α έτσι ώστε να είναι ορατή ανά πάσα στιγμή (παρά την οριζόντια κύλιση), θα έπρεπε να επιλέξω το κελί B3 και να κάνω κλικ στο μενού «Προβολή>Πάγωμα».