Escanee, administre y archive documentos con Open-paperless

En la actualidad son millones los árboles que mueren por el consumo excesivo de papel, esto es algo que debe cambiar inmediatamente, para lograrlo podemos comenzar a aportar nuestro granito de arena evitando el copiado y la impresión de documentos innecesarios, además priorizando la digitalización de documentos y el uso de medios electrónicos.

Los sistemas de gestión de documentos son excelentes herramientas que nos ayudan a gestionar de manera adecuada nuestros documentos, aportando plataformas robustas que permiten realizar un escaneo más rápido, inteligentes y de mejor calidad, de igual manera, brindan la posibilidad de archivar, modificar y visualizar documentos de una manera más amigable, con posibilidad de guardar la información tanto en la nube como en ordenadores locales.

Existen diversos sistemas de gestión de documentos de código abierto, uno de los más robusto es Mayan EDMS una herramienta con una gran cantidad de características y capacidades que puede ser útil para muchos en especial para las empresas, ahora bien, el usuario promedio probablemente no necesite de muchas funcionalidades sino alguna que le brinde adecuadamente la posibilidad de escanear, administrar y archivar sus documentos, por lo que se ha trabajado para crear una herramienta llamada Open Paperless que se enfoca específicamente en las necesidades principales del usuario común.

¿Qué es Open-paperless?

Open-paperless es un sistema de gestión de documentos de código abierto basado en Mayan EDMS, el mismo toma el código fuente de Mayan EDMS que luego recibe modificaciones sobre la interfaz y experiencia de usuario con la finalidad de reducir la complejidad y hacerla más adecuada para los usuarios domésticos. Esto tiene como resultado una versión ligera de Mayan EDMS que nos permite escanear, crear, administrar y archivar documentos en diversos formatos, los documentos son almacenados con los atributos y metadatos que nosotros elijamos, de igual manera, se pueden gestionar por los distintos usuarios, roles y grupos que Open-paperless maneja.

Open-paperless es multiidioma, con una gran variedad de cualidades en la que destaca una avanzada interfaz web con gestión de usuarios y claves, excelentes aplicaciones que permiten un adecuado almacenamiento, un Análisis de documentos inteligente, un buscador eficiente, además de soporte para convertir documentos, revisar correspondencia, firmar documentos, editar y añadir metadatos, gestión OCR, personalización de documentos y mucho más.

La herramienta cuenta con una avazanda API REST heredada de Mayan EDMS que está muy bien documentada y que permite la integración con servicios de terceros, de igual manera mantiene un registro de los errores y cambios generados en los documentos, además de un avanzado administrador de tareas que se pueden ejecutar manualmente o programar para su ejecución automática.

En línea generales esta herramienta muy sencilla de usar nos permitirá digitalizar todos nuestros documentos de una manera rápida, eficiente y en el medio de almacenamiento que nosotros deseemos ya sea en la nube o local, sus políticas de almacenamiento y el uso de etiquetas nos permitirá una segmentación adecuada que hará mucho más rápida la gestión y su visualizador integrado nos permitirá tener una vista previa de cualquier documento sin mayor esfuerzo.

Cómo instalar Open-paperless

La instalación de Open-paperless es bastante sencilla en las distros basadas en Debian y Ubuntu que es donde he probado la herramienta, basta con que ejecutemos los siguientes comandos para comenzar a disfrutar de una gestión de documentos sencilla y eficiente:

git clone https://github.com/zhoubear/open-paperless.git
cd open-paperless
./setup.sh
./run.sh

Luego debemos ingresar a nuestro localhost (o la ip de nuestro servidor) con el puerto 8000, y loguearnos con el usuario que se crea automáticamente y que tenemos la clave en el index cuando ingresamos.