¿Cómo gestionar tu flota con Odoo?

Manejo y conozco una variedad de software de código abierto para empresas, pero sin temor a equivocarme considero que Odoo es uno de los que más probabilidades de adaptación tiene hoy por hoy, ya que por su estructura, su comunidad y su facilidad de uso, permite que se puedan crear funcionalidades para casi cualquier modelo de negocio o actividad.

Es fácil y rápido lograr adaptar Odoo a casi cualquier mercado debido a la gran cantidad de módulos disponibles, a la facilidad de entender el código fuente y a la gran documentación que se encuentra para optimizar un ERP que ya por defecto nos brinda una base bastante robusta que permite se pueda utilizar en pequeñas, medianas y grandes empresas.

Una parte muy importante para la mayoría de los modelos de negocios actuales es la gestión de su flota (sobretodos aquellos negocios encargados de la comercialización de productos tangibles o del traslado de productos), este proceso sencillo que en algunos casos necesita de un control avanzado generalmente es llevado es hojas de cálculos que a grandes escalas termina siendo una alternativa bastante engorrosa y con una alta posibilidad de pérdida de información o falta de control. Pensando en que este proceso puede ser más eficiente, es prioritario en muchas organizaciones y que la correcta gestión de la flota permite en muchos casos aumentar las ganancias o reducir costos, Odoo ha implementado un avanzado módulo de gestión de flota, que es de código abierto, gratuito y bastante eficiente.

¿Qué es el Sistema de Gestión de Flotas de Odoo?

El Sistema de Gestión de Flotas de Odoo, es una avanzada herramienta que permite gestionar todas las características de los vehículos de una empresa, incluyendo las características propias del vehículo como marca, color, cantidad de asientos, conductor, placa, combustible, entre otros. De igual manera, nos brinda la posibilidad de gestionar la información asociada a los vehículos como contratos, costos, seguros, asignaciones, consumos, etc, todo esto desde una interfaz intuitiva, de manera rápida y eficiente.

Con el Sistema de Gestión de Flotas de Odoo podemos tener un seguimiento actualizado que permite registrar los consumos y costes asociados a un vehículo, que luego vamos a poder consultar de manera rápida y con reportes segmentados por fechas o períodos. Así mismo la herramienta nos brinda notificaciones por correo electrónico asociados a los vencimientos de los contratos vinculados a un vehículo, sumado a esto nos brinda la posibilidad de analizar adecuadamente los costes de todas nuestra flota, lo que nos permite hacer una análisis rápido de las decisiones a tomar sobre la sustentabilidad y rendimiento de nuestros vehículos.

El Sistema de Gestión de Flotas de Odoo puede ser integrado a la otra variedad de módulos disponible en esta plataforma, por lo que podemos incluso asociar los gastos de combustible a los gastos de nuestros empleados o grabar automáticamente los movimientos de flota en nuestros informes contables, todo desde una sola herramienta y con procesos automatizados.

Características del Sistema de Gestión de Flotas de Odoo

El avanzado Sistema de Gestión de Flotas de Odoo cuenta con una variedad de características entre las que podemos destacar:

  • Permite almacenar información detallada de un vehículo como marca, modelo, placa, número de chasis, cantidad de puertas y asientos, color, tipo de combustible utilizado entre otros.
  • Podemos registrar los datos de los conductores (nombre, permiso de conducir, dni, telefono, etc).
  • Permite el etiquetado de los vehículos por lo que los podemos clasificar según las características que deseemos, por ejemplo, vehículos propios, vehículos convertibles, vehículos sedan, etc.
  • Una variedad de datos maestros para utilizar la herramienta de manera más eficientes, los maestros principales son: Modelo de Vehículo, Marca de Vehículo, Estado del Vehículo, Tipo de Servicios, Etiquetas del Vehículo, Vehículos y Conductores.
  • Permite gestionar cualquier variedad de contratos y leasing teniendo en cuenta su fecha de ejecución y finalización, así como los costos iniciales del contrato y aquellos costos recurrentes, de igual manera, envía mensaje de correo electrónico cuando estos contratos están por vencerse.
  • Cuenta con una avanzada gestión del odómetro del vehículo que luego puedes asociar con el registro del consumo del combustible, los que nos permite poder saber el consumo de combustible por kilómetro que se transforma en una avanzada gestión de los gastos.
  • Permite llevar un historial y registro de los mantenimientos asociados a un vehículo, así como la posibilidad de programar dichos mantenimiento pasado un tiempo establecido, los mismos están asociados a los gastos de la organización.
  • Cuenta con reportes rápidos y avanzados que nos permite tener una idea clara de nuestros vehículos y de nuestra flota en general.
  • Posibilidad de integración con herramientas de seguimiento en tiempo real.
  • Integrado con todos los módulos de Odoo.
  • Muchas otras más.

¿Cómo configurar el Sistema de Gestión de Flotas de Odoo?

El Sistema de Gestión de Flotas de Odoo se encuentra entre los módulos nativos de Odoo Community y Enterprise, basta con que instalemos la versión que más nos agrade, vayamos a la pestaña de APP y activemos el módulo de Flota, el módulo no necesita de ninguna configuración técnica ya que crea automáticamente todas las configuraciones necesarias.

Para comenzar a parametrizar el módulo simplemente debemos activar el modo desarrollador de nuestro odoo, luego ir al menú de flota y buscar la sesión de Configuración, en ella vamos a encontrar una serie de maestro que detallamos a continuación:

  • Marca del Vehículo: Podemos crear cualquier marca de vehículo y asociarle una imagen representativa.
  • Modelo del Vehículo: Creamos los modelos de vehículos los cuales podemos asociar a una Marca y también definir el proveedor que no los comercializa.
  • Estado del Vehículo: En este maestro esta definida los estados que puede tener un vehículo si esta activo, inactivo, en venta o dañado.
  • Tipo de Servicios: Podemos registrar todos los servicios o contratos que se le pueden imputar a un vehículo, como insumos que son utilizados como respuestos, leasing o servicios de cambio de neumáticos.

Etiquetas de Vehículo: Este maestro nos brinda la posibilidad de clasificar o etiquetas nuestros vehículos por diversas características por ejemplo el tipo de vehículo (Sedán, Convertible), el tipo de estado (comprado, alquilado) o simplemente quién puede utilizar un vehículo (empleados, gerentes).

Una vez creado los maestros simplemente debemos ir registrando nuestros vehículos a los que vamos asociar la marca, el modelo, la placa, el conductor, sus propiedades, su valor y fecha adquisición entre otras características.

Luego debemos ir registrando los contratos asociados a un vehículo, el odómetro del vehículo, los consumos de combustible, los servicios y mantenimientos asociados, que alimentará automáticamente el historial de costes de los vehículos, lo que nos permitirá visualizar nuestros informes de costes y costes indicativos.

De esta manera Odoo nos ofrece una herramienta sencilla de utilizar pero que impacta en gran manera en la gestión de la flota de nuestra empresa, permitiéndonos tener un registro en todo momento del estado y los gasto asociados a nuestros vehículos, que además nos garantiza que vamos a poder ser notificados cuando debemos realizar algún nuevo contrato de aseguramiento o servicio, o que debamos hacer un mantenimiento preventivo.



Lic. en Computación, Programador, Consultor ERP, Webmaster, Community Manager y apasionado por el Internet, tengo 8 años sumergido en el mundo del software libre, especializándome en el uso del software libre n las Empresas. La Libertad del Código es directamente proporcional al Crecimiento de una Organización

0 comentarios

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

*

  1. Responsable de los datos: Miguel Ángel Gatón
  2. Finalidad de los datos: Controlar el SPAM, gestión de comentarios.
  3. Legitimación: Tu consentimiento
  4. Comunicación de los datos: No se comunicarán los datos a terceros salvo por obligación legal.
  5. Almacenamiento de los datos: Base de datos alojada en Occentus Networks (UE)
  6. Derechos: En cualquier momento puedes limitar, recuperar y borrar tu información.