L'emissione e la contabilizzazione delle fatture sono attività comuni per grandi aziende, PMI e liberi professionisti. Spesso, questo compito risulta ingrato per chi lo svolge e sottrae tempo ad altre responsabilità. Pertanto, un software di fatturazione può essere di grande aiuto per tutti loro.
Inoltre, come chiunque altro, può capitare di commettere errori su una fattura. Questo significa dover cancellare le parti non corrette, tenere costantemente traccia dei numeri di fattura, verificare se sono stati pagati e così via. Tutto ciò può essere automatizzato o semplificato da un software di fatturazione. E basta scaricare un programma o un'app sul PC o sul dispositivo mobile per semplificare questo compito noioso...
Cos'è un programma di fatturazione?
Il software di fatturazione è essenzialmente un programma informatico per la gestione e il controllo dell'emissione e della ricezione delle fatture relative a beni e/o servizi. Può essere uno strumento prezioso sia per i liberi professionisti che per le aziende.
Le caratteristiche che ogni software di fatturazione dovrebbe avere sono:
- Capacità per numerazione progressiva delle fatture emesse e gestione delle date.
- Modelli di fattura disponibile pronto per completare.
- Inclusione di loghi e dati azienda o lavoratore autonomo.
- Possibilità di selezionare differenti metodi di pagamento.
- Capacità di gestione dei file di clienti e fornitori. Con dati come nome, ragione sociale, NIF / CIF, indirizzo, contatto, ecc.
- Editor nel caso in cui desideri modificare i dati di un file bozza di una fattura prima che venga approvata.
- Selezione dei tipi di impuestos (Imposta sul reddito delle persone fisiche, IVA, ...) e possibilità di calcolare l'importo totale.
- Dashboard con grafici che mostrano il file saldo delle spese e delle entrate.
- Sistema di notifiche in alcuni casi.
- Funzione per generare fatture proforma e budget.
- In alcuni casi ha anche un file database / agenda con i clienti e i loro dati fiscali per facilitare la creazione della fattura.
Tipi di software di fatturazione
Nell'ambito dei software di gestione dell'inventario o di fatturazione dei servizi , è possibile trovare diverse tipologie . È consigliabile familiarizzare con esse per scegliere l'opzione più adatta alle proprie esigenze.
- Online- Questi sono programmi di fatturazione basati sul web che non richiedono l'installazione di nulla. Possono essere utilizzati semplicemente da qualsiasi dispositivo con un browser web compatibile. Il vantaggio di questi sistemi è che saranno sempre disponibili da qualsiasi luogo (mentre il tuo server è operativo) e non dipenderai da un dispositivo specifico per questo. Inoltre, essendo nel cloud, i dati verranno archiviati in modo permanente, senza preoccuparsi di backup, ecc.
- Local: un software di fatturazione locale è quello installato sul tuo PC o dispositivo mobile. Sebbene i servizi online abbiano una buona sicurezza e siano crittografati, alcuni fanatici della sicurezza potrebbero voler avere tutti i dati dei clienti localmente per una maggiore riservatezza. È davvero l'unico vantaggio di questi programmi. Il resto sono svantaggi rispetto all'online, poiché se succede qualcosa al tuo dispositivo, il tuo disco rigido si blocca, sei affetto da ransomware, ecc. E non hai copie di backup, potresti perdere tutti i dati fiscali.
Oltre a queste categorie, i software di fatturazione potrebbero essere ulteriormente suddivisi in base ad altri aspetti . Ad esempio, esistono software di fatturazione open source e gratuiti, così come software proprietari. Potremmo persino distinguere tra servizi a pagamento e servizi completamente gratuiti. In generale, nessuno di questi fattori rende un programma di fatturazione migliore o peggiore.
In altre parole, esistono software di fatturazione gratuiti e open source altrettanto validi quanto quelli a pagamento e proprietari, e viceversa. Pertanto, non utilizzate questi fattori come parametro di qualità, come fanno alcuni che sostengono che l'open source sia inferiore al software proprietario... Questo è un errore madornale!
I migliori programmi di fatturazione
Se desideri qualche consiglio sul miglior software di fatturazione disponibile, ecco un elenco di alcune delle migliori opzioni:
- InvoiceScripts: offre molta flessibilità, poiché consente di installare localmente sul PC, utilizzare un web hosting per ospitare questo strumento, e anche sotto un modello SaaS nel cloud dai propri server come servizio. In questo caso si tratta di una soluzione software gratuita. È potente e non smette di crescere grazie alla community e ai plugin che aggiungono nuove funzioni. Oltre alla gestione delle fatture, è possibile aggiungere anche funzioni per avere un CRM o ERP completo.
- Fattosolo: DelSol Software ha sviluppato questo software di fatturazione ideale per assumere il controllo di tutta la gestione commerciale dell'azienda, sia delle vendite che degli acquisti effettuati. Puoi persino assumere il controllo oltre questo grazie alle sue funzioni per controllare l'inventario e lo stock di prodotti. Inoltre, non importa le dimensioni dell'azienda o se sei un lavoratore autonomo. D'altra parte, ha un altro grande vantaggio, ed è la sua integrazione con la suite MS Office. È completamente gratuito, ma è disponibile solo per Windows per l'installazione locale, sebbene possa essere utilizzato anche online da qualsiasi sistema grazie alla sua piattaforma cloud.
- quipu: un software di fatturazione molto semplice e intuitivo appositamente progettato per liberi professionisti e PMI. Consente la creazione di fatture e budget personalizzati, riconciliare transazioni bancarie sicure, generare rimesse, automatizzare il deposito delle tasse, ecc. Integra la funzione OCR per riconoscere il testo con la fotocamera del tuo cellulare. Lo hai anche disponibile per i dispositivi mobili su Google Play per Android o per l'uso nel cloud.
- Debitoor: è uno dei servizi cloud più popolari. È semplice e ti permette di fare un lavoro efficiente. Con modelli di fattura personalizzabili, tecnologia OCR per riconoscere il testo dalla fotocamera, rapporti e saldi, ecc. In questo caso, viene pagato, con un piano di pagamento base per un massimo di 100 documenti annuali di 4 € / mese, un piano medio fino a 800 fatture all'anno per 12 € / mese e un piano illimitato per 24 € / mese. Ha anche un'app per dispositivi mobili.
- Contasemplice: servizio web-based per emettere e gestire le tue fatture in modo semplice e veloce. Ha modelli, funzioni per registrare ore, generazione di grafici con record, consente l'integrazione con gestori di e-commerce come Prestashop, Shopify, Woocommerce, ecc. Ha diversi piani di abbonamento online (sebbene abbia un piano di base limitato gratuito) e un'app per dispositivi mobili.
- Anfix: un'altra alternativa alle precedenti da utilizzare nella gestione delle tue fatture per un maggiore comfort. Dispone di modelli di fattura, funzioni di automazione, generazione di file per presentare le tasse, gestione della contabilità, budget, ecc. I loro piani tariffari vanno da circa € 10 a circa € 50, con un servizio di consulenza se preferisci. Ha un'app mobile e un servizio online.
- Saggio uno: Sage è uno dei più noti sviluppatori di software per la gestione aziendale. In questo caso, hanno creato un buon strumento software di fatturazione appositamente progettato per liberi professionisti e PMI. Avrai tutto il necessario per gestire le tue fatture e per generare grafici per controllare lo stato e farti un'idea di come sta andando il business. Dispone di connessione bancaria automatica per la contabilizzazione di oneri e spese, oltre alla possibilità di gestire inventari, capacità multiutente, ecc. In effetti, non è un servizio gratuito. Ha piani di € 7.5 e € 15 al mese con la sua offerta attuale (prima di € 10 e € 20 rispettivamente). A proposito, Sage ha anche app mobili.