בנוגע לתצורה ויצירה של פורמט להודעות שלנו, יש פרט חשוב מאוד שהוא החתימה, נתונים אלה יזהו אותנו ואפילו יביעו הרבה עלינו ובכמה מילים אנו לא יכולים לתאר בקצרה מי אנחנו, העמדה שלנו בחברה כלשהי, מה שאנחנו עושים אבל גם האפשרות לפרסם משהו כמו החברה, המוצרים שלנו או את עצמנו, וכאן החשיבות של ליצור חתימה להודעות שנשלחות ב- Gmail ובמיוחד בשירות דוא"ל זה מכיוון שהוא מציע לנו קטע עם הכלים הדרושים ליצירת חתימה שמשאירה תיעוד טוב שלנו בנוסף למידע ליצירת קשר לאנשי הקשר שלנו פנקס כתובות ולשולחים שאינם ברשימה שלנו.
לדעת אז מה זה והחשיבות של יצירת חתימה גלויה בכל שלנו הודעות שנשלחו נמשיך לסקור את החלק בו ניצור את הנתונים האמורים, אשר ימוקמו כברירת מחדל בכותרת התחתונה של ההודעה. לשם כך, לאחר הכניסה לג'ימייל, אנו פותחים את כפתור התצורה ובוחרים בקישור באותו שם כפי שנראה בתמונה. כברירת מחדל נהיה בכרטיסייה הכללית של התקנה ובכרטיסייה זו אנו הולכים לחפש את הקטע ליצירת חתימה, אנו יכולים לאתר אותו על ידי ירידה בחלק המרכזי של האתר, כאשר אנו מאתרים את הקטע השם שאנו רואים הוא חתימה.
הכל יהיה מוכן להתחיל ליצור את החתימה שלנו, נראה שנמצאות שתי אפשרויות, הראשונה היא שאין חתימה ובמקרה שלא נרצה להציב חתימה כלשהי אנו בוחרים באפשרות זו, אלא להפך אם אנו רוצים כדי לקבל חתימה אנו מאפשרים את האפשרות השנייה ונמשיך לכתוב ובשביל זה Gmail מראה לנו ממשק קטן אך שלם שבו אנו יכולים להשתמש בכלים כדי התאמה אישית ובחר את מקור, גודל טקסט, סגנון, כדורים ופסקאות בנוסף לאפשרות לכלול קישורים בחתימה שלנו.
כל מה שנחוץ ליצירת חתימה שאותה ניתן לראות על ידי כל אנשי הקשר שלנו, הפורמט שאנו רוצים לתת תלוי בכל אחד מהם, למקרה שתזדקק למידע נוסף בנושא הנושא חברות אנו מוצאים קישור באותו קטע, לבסוף לאחר יצירת החתימה אליה אנו עוברים שומר שינויים ומעתה החתימה תוצג בכל ההודעות שאנו שולחים לכל אחד מאנשי הקשר שלנו.