En gmail כמו בשירותי דוא"ל רבים אחרים, יש צורך בפונקציה המאפשרת לנו להודיע לאנשים ששולחים לנו הודעות על היעדרותנו או על דברים אחרים וכי למעשה אנו יודעים שהם יעשו זאת אך מסיבות מסוימות ניתק אותנו לתקופה מסוימת וכך אנו מוצאים בשירות זה את האפשרות של לתזמן תשובה אוטומטית להודעות נכנסות en gmail אם כי מעתה ואילך אנו יכולים לומר כי הפונקציה עשויה להיות מושבתת, אלא להפך אם נעזוב אותה מופעלת עדיף לנצל אותה ועכשיו נראה כיצד להגדיר היבט זה לחשבון הדוא"ל שלנו ב- Gmail.
כדי לתכנת תגובה אוטומטית להודעות נכנסות ב- Gmail אנחנו מתחילים איתם כניסה ואז נפתח את קטע תצורת החשבון דרך הכפתור הממוקם בפינה העליונה של הדף הראשי, נראה כמה אפשרויות ובמקרה זה אנו בוחרים «התקנה»אשר בתורו יראה לנו את החלק הכללי להגדרת היבטים בסיסיים בחשבוננו, מה שנעשה בהמשך זה לאתר את עצמנו ב"תגובה אוטומטית" שנמצאת בתחתית העמוד, אנו נאפשר את האפשרות.
נראה בסעיף זה נתוני עזרה כלומר, כאשר מתכנתים תשובות אוטומטיות להודעות נכנסות, אם איש קשר ישלח אלינו מספר הודעות, התגובה אותה נתכנת תישלח תוך פרק זמן של לא יותר מארבעה ימים. לאחר הפעלת אפשרות זו, אנו בוחרים את התאריך בו אנו רוצים להחיל פונקציה זו. שליחת תשובות אוטומטיות ואופציה תאריך סיום.
לאחר מכן, מה שנעשה הוא לכתוב את הודעת התגובה בצורה דומה מאוד לאופן שבו אנו עושים זאת בעת כתיבת הודעה כלשהי בחשבון הג'ימייל שלנו, התוכן יכול להזהיר מפני היעדרותנו, מידע, נוכל להגדיר את הטקסט ולציין הנושא בעיקרון לזכור ולכתוב את ההודעה תוך התחשבות שהיא תישלח לכל איש קשר שישלח לנו הודעות, כלומר למספר אנשים. לאחר שסיימנו אנו שומרים את השינויים ואת וואלה, נצטרך רק לבחור את סוג קידוד של הודעות שנשלחו ועכשיו כן שמור שינויים איתו כבר יהיה לנו כל קשר שרוצה לדעת עלינו ולא נוכל להגיב.