בחברות וארגונים נהוג לנהל כמות תעשייתית של מסמכים, הכוללת סדרה של תהליכים הנוטים לצרוך שעות עבודה רבות, תהליכי הסיווג, האחסון, התיוג, הבחירה ובעיקר השליטה הם מסורבלים למדי, בנוסף לפעמים אנו עושים טעויות שהופכות את המשימות למסובכות יותר. כתוצאה מבעיה זו ורבות אחרות, פותחו פתרונות טכנולוגיים שונים המסייעים בצורה כזו או אחרת לאוטומציה ובקרה של תהליכים אלו, קהילת התוכנה החופשית תרמה רבות לניהול מסמכים ואחת התוכנות הפופולריות ביותר. של העולם החופשי בכל הנוגע לניהול מסמכים הוא טָרִי.
אלפרסקו פירושו "בחוץ" ובתהליכים עסקיים קוד פתוח ומנהל מסמכים יעיל מאוד, קל לשימוש ועם קהילה ענקית התומכת בפיתוח פונקציות חדשות. אלפרסקו הוא פותח בג'אווה עם רכיבים טכנולוגיים קוד פתוח אחר, הם השתדלו להשתמש בסטנדרטים בינלאומיים לפיתוח יישומים בחינם, יש לו תיעוד נרחב המסייע לקהילה להמשיך ולפתח שיפורים המאפשרים להתאים את התוכנה מדי יום לאתגרים של ניהול מסמכים.
אלפרסקו הוא מופץ בשלוש גרסאות:
- גרסת המהדורה הקהילתית אלפרסקו: שהוא קוד פתוח וחינמי לחלוטין, שמנוהל על ידי הקהילה ומאומת על ידי יוצרי אלפרסקו, זו גרסה שמתעדכנת בתדירות גבוהה מאוד ותומכת גבוהה מצד מתכנתים ברחבי העולם.
- גרסת המהדורה הארגונית של אלפרסקו: שהוא קוד פתוח וחינמי, אך בעל כמה מאפיינים ייחודיים בבסיסו ויש לו גם תמיכה מסחרית של החברה שיצרה את Alfresco. התמיכה של Alfresco טובה מאוד ובעיקר המסחור של מהדורה זו הוא זה שמאפשר למימון כל המבנה הדרוש לתוכנה זו להיות כה חזק.
- גרסת מהדורת הענן של אלפרסקו: מהי גרסת הענן של Alfresco ותוכנה כשירות המאפשרת לחברות רבות להשתמש בשירותי אלפרסקו ללא תשתית גדולה מאוד. פתרון SaaS זה מאפשר עבודה משותפת של חברי החברות וגם מסייע לניידות החברות, ומאפשר גישה למסמכים שלהן מכל מקום.
נוצרו API ו- SDK בין קהילת התוכנה החופשית לבין החברה המנהלת את Alfresco המאפשרת למפתחים לשלב את Alfresco עם יישומים אחרים, לפתח מודולים חדשים לליבת Alfresco ובעיקר לייעל את התהליכים שמציעה Alfresco. באופן זה, אלפרסקו מחדשת ומתקנת שגיאות במהירות רבה, כך שיש לה יתרון משמעותי על שאר התוכנות החינמיות והקנייניות הקיימות בשוק, מכיוון שמובטח לנו שהתוכנה תעודכן עם ההתקדמות האחרונה בטכנולוגיה.
אחת החוזקות של אלפרסקו היא שהוא מאופיין בהוויה פשוט, חכם ובטוח.
Alfresco הוא פשוט כי ללמוד להשתמש בו קל, רמת השימושיות שיש בו גבוהה מאוד, בנוסף לכך שיש תיעוד משתמשים רחב ומתוקנן מאוד, הכלי מאוד אינטואיטיבי ומאפשר לו לשקף את כל תהליכי ניהול המסמכים שהחברות משתמשות בהן כיום. אלפרסקו ניתן להשתמש בו מכל מכשיר ומכל מערכת הפעלה, הכל בנוי היטב ויש לו גישה מהירה לרבים מהמשימות הנפוצות.
Alfresco Is Intelligent מכיוון שהוא מאפשר אוטומציה של כל תהליכי ניהול המסמכים שברוב המקרים נעשים באופן ידני, היא גם שואפת להפוך מסמכים לדיגיטליים, מה שעוזר לייעל משאבים, לארגן נתונים, לשלב משתמשים וספקים, כמו גם גישה למידע במהירות ולפי הקריטריונים שאני רוצה. בין אם אתה דלפק משפטי, נייר מכתבים, סופרמרקט או ספריה, אלפרסקו זה יאפשר לך לארגן את תהליכי המסמך של הארגון שלך, במהירות וביעילות.
אלפרסקו בטוחה כי יש לה מנגנונים שונים המבטיחים את שלמות המסמכים המאוחסנים, לאלפרסקו יש אבטחה מרובת רמות, ניהול מסמכים מאושר על ידי DoD, שלמות נתונים, בקרת גרסאות, ביצועים מצוינים, חסינות מעוררת קנאה, ומעל לכל, מדובר בתוכנה ניתנת להרחבה.
אלפרסקו הוא מורכב ממסגרת אינטרנט עם יכולת ניהול תוכן, וירטואליזציה של יישומי אינטרנט ודפים סטטיים, מאגר תוכן, ממשק CIFS המאפשר תאימות של מערכות קבצים ב- Windows ו- Unix, חיפושים דרך המנוע Apache Solr-לוסין וזרימת עבודה מצוינת הודות לטכנולוגיית jBPM.
אלפרסקו זו אחת התוכנות החופשיות הנפוצות ביותר בעולם, כאשר למעלה מ- 1800 חברות משתמשות כיום במוצר, באותו אופן אלפי אנשים מכל רחבי העולם מנהלים, יוצרים ומארגנים באמצעותו את התהליכים התיעודיים שלהם.
אלפרסקו פותר תחומים שונים של ניהול מסמכים במקום בו הוא בולט:
- ניהול תוכן מכיוון שהוא מאפשר לנו לארגן ולרכז את המידע שלנו, ובכך לשפר את התפוקה שלנו ואת השליטה במסמכים שלנו.
- שיתוף פעולה בחברה המורחבת, אלפרסקו מאפשר לנו לשתף את המידע שלנו עם כל חברי הארגון, באותה צורה שהמשתמשים החיצוניים שלנו יכולים לגשת למידע שאנו מאשרים מכל מקום. אלפרסקו מאפשר לחברי הארגון, שותפים, לקוחות, בין היתר, להשתתף, להכיר ולנהל את המידע שאנחנו רוצים בזמן אמת.
- ממשלת המידע, נכון לעכשיו, ממשלות מתמקדות בשקיפות יותר, אך הן גם מתמקדות במתן מנגנונים אוטומטיים כדי שאזרחיהן יוכלו לגשת לשירותי ממשל שונים במהירות ובבטחה רבה יותר. אלפרסקו הוא חלוץ ביצירת מנגנונים המאפשרים עמידה בתקנות ממשלתיות, ארגוניות ושיפוטיות.
- ניהול תהליך, מן אלפרסקו אנו יכולים לבצע אוטומציה ולייעל את כל התהליכים של החברה, לבטל צווארי בקבוק ולהפוך את יצירת החשבוניות, הזמנות הרכש, הזמנות המכירה, בין היתר, לתהליך מהיר בהרבה וכי בעתיד יהיה הרבה יותר קל לבצע ביקורת ולמצוא. הוכחות שאתה צריך.
להתחיל ליהנות אלפרסקו אנחנו יכולים לעשות את זה באמצעות מדריך התקנה שקהילת אלפרסקו כתבה, אנו יכולים גם להוריד את גרסת המהדורה הקהילתית של אלפרסקו מהבאים קישור. Alfresco מציעה לנו גם גרסת ניסיון מקוונת שאנחנו יכולים ליהנות ממנה רק על ידי הרשמה לאתר שלהם.
כל התיעוד של אלפרסקו אנחנו יכולים למצוא את זה כאן
ללא ספק אלפרסקו זהו כלי חדשני וחופשי עם קהילה המוכנה להשתפר מדי יום, דבר שיכול להועיל גם בבתים שלנו וגם בחברות שלנו.