|
In dit artikel presenteert mijn vriend Gaius Baltar ons een reeks van Tricks voor Calc, de tool voor het bewerken van spreadsheets voor Libre/Open Office. |
Wanneer we met een nieuw programma worden geconfronteerd, hebben we de neiging om de knoppen te herhalen zonder een enkele gids, omdat we het al zullen gebruiken wanneer het eerste probleem zich voordoet. Hoewel we lachen om de vorige zin, valt 99% van de gemiddelde gebruiker in deze fout en accepteren ze de "kantoorautomatisering op gebruikersniveau" op hun cv als goed.
Dit artikel is bedoeld voor die nieuwe gebruikers die Calc, de Libreoffice-spreadsheet, willen gaan gebruiken, maar niet bereid zijn om de beknopte maar volledige 44 pagina's met «Eerste stappen met Calc».
Omdat het een vrij breed onderwerp is, zullen we ons concentreren op het importeren van gegevens uit een tekstbestand en het voorbereiden van het blad voor een degelijke presentatie. In een volgend bericht zullen we stoppen om ze grafisch weer te geven.
bereidingen
Het programma waaruit ik de gegevens heb verkregen, biedt me een aantal tabellen met de resultaten in Amerikaans wetenschappelijk formaat, met behulp van de '.' als decimaal scheidingsteken. Om de regionale modus van Libreoffice niet te veranderen, heb ik besloten om de '.' door ',' met Gedit's "replace" [ctrl+H] commando.
Dit is het originele bestand:
Waarin ik de '.' vervang door ','
We verlaten de serie op deze manier:
Ik heb meerdere van deze bestanden. Om het Calc-blad niet rommelig te maken, aangezien ik van plan ben om ook meerdere grafieken in te voegen, zal ik voor elke gegevensreeks een blad maken.
Gegevens importeren
Door traagheid zouden we naar het datamenu gaan, maar in Calc is dat anders. Om gegevens te importeren in een .txt-, .csv- en vergelijkbaar type bestand, noemen we dit vanuit het menu 'Bestand>Openen'. Zoals we in de opname zien, is er niets ingewikkelds aan.
In mijn geval ga ik uit van een tekstbestand waarin de kolommen gescheiden zijn, zodat Calc automatisch de scheiding "Vaste breedte" herkent. Als het niet altijd dezelfde breedte heeft, kunt u de rode scheidingstekens van de onderste afbeelding verplaatsen. Als we een CSV hadden die de rijen scheidt met symbolen, zouden we de optie "gescheiden door" gebruiken.
Na 'OK' zien we dat het in een nieuw calc-bestand wordt geopend. Als we nu alle gegevens naar ons eigen bestand kopiëren, kunnen we het geïmporteerde bestand gebruiken om eventuele verloren gegevens te herstellen als we fouten maken in ons blad.
Formaat van celdas
Nu zou ik aanraden om in twee vensters te werken wanneer u gegevens moet verplaatsen, maar elk met datgene waarmee u zich het prettigst voelt. Het is niet erg vervelend en het is best praktisch als we de [CTRL+muiswiel] zooms gebruiken.
Cellen opmaken:
Zodra de gegevens naar mijn bestand zijn gekopieerd, ga ik het gegevensformaat aanpassen. Eerst ga ik specificeren dat de eerste kolom getallen is (10 bij 10, tot duizend), dus ik ben niet geïnteresseerd in wetenschappelijke nummering.
Het eerste is om Calc te vertellen dat deze cellen van het wetenschappelijke type zijn, zodat het ze als zodanig herkent, en dan zal ik het proces herhalen om aan te geven dat ik ze in numeriek formaat wil hebben. Dit alles wordt bereikt met een klik met de rechtermuisknop en 'Cellen opmaken' (hoewel we ook vooraf gedefinieerde waarden hebben voor knoppen op de werkbalk).
Merk op dat als we meerdere bladen tegelijkertijd selecteren (CTRL ingedrukt houden terwijl we op de overeenkomstige tabbladen drukken), alle wijzigingen die we aanbrengen in het actieve blad worden toegepast op de rest van de geselecteerde.
Laten we teruggaan naar mijn kolom A. Het normaalste is dat Calc standaard interpreteert dat het numeriek is. Met dit formaat kunnen we het niet transformeren (aangezien het dat echt niet is), dus selecteren we 'Wetenschappelijk'.
Na acceptatie kunnen we deze kolom omzetten naar het gewenste formaat. Om dit te doen herhaal ik de 'Format Cells' en selecteer numeriek (zonder decimalen, wat de standaardoptie is). En voila!
Om de volgende kolom te interpreteren wil ik een getalnotatie met twee decimalen, dus herhaal ik de stappen: 'Cellen opmaken > Wetenschappelijk > OK' en 'Cellen opmaken > Numeriek'.
Dit resultaat krijgen:
Met dit proces heb ik de gegevens al voorbereid voor mijn interpretaties. Ik heb er nog maar één nodig: kolom C, waarin ik de eenheden moet wijzigen. In mijn geval vermenigvuldig ik het met duizend. Voor het geval dat, voer ik dit uit in een nieuwe kolom en behoud ik de oude als kolom C.
Kolom D op basis van kolom C:
Om dit te doen, klik ik met de rechtermuisknop op D en selecteer 'Kolom invoegen'. Ik selecteer de eerste cel (D3) en druk op de '=' om de functie te schrijven. Ik selecteer de cel die ik wil vermenigvuldigen (C3), schrijf de functie: 'C3*1000' en druk op “enter”.
Om dezelfde berekening toe te passen op alle cellen in deze kolom, selecteer ik D3 en, terwijl ik het vak rechtsonder in deze cel ingedrukt houd, breid ik de selectie uit tot het laatste gegevensveld (D1002 in mijn geval). Als u op een willekeurige cel in kolom D klikt, ziet u dat deze de aangrenzende cel C met 1000 vermenigvuldigt.
visueel opruimen
Zodra de gegevensimport is voltooid, pas ik nog wat kolommen aan en maak ik de tabel visueel aantrekkelijker. We zullen onszelf helpen met de randen en de formaten van stijlen, uitlijning en kleuren (de "pasteltinten" zegevieren altijd, overdrijf niet met de opzichtige kleuren of gebruik zwart, alstublieft...). Andere tools zijn 'Cellen samenvoegen' om gemeenschappelijke gegevens te groeperen en 'Optimale kolombreedte' om visualisatie te vergemakkelijken.
Op dit moment ziet mijn tabel er zo uit, maar voordat we eindigen, laten we eens kijken naar een belangrijk hulpmiddel van Calc.
immobiliseren
Met dit hulpprogramma (te vinden in 'Beeld>Bevriezen') kunnen we bepaalde cellen visualiseren, zelfs als we ons op een andere plaats in de spreadsheet bevinden. Als ik mijn eerste twee rijen bevries (die overeenkomen met de namen en eenheden van de waarden), blijven ze altijd bovenaan staan.
Dit kan horizontaal en verticaal. Om dit te bereiken, selecteren we de cel eronder en rechts van de in te stellen limiet. In mijn voorbeeld heb ik cel A3 geselecteerd. Aan de andere kant, als ik kolom A ook zou willen corrigeren zodat deze altijd zichtbaar is (ondanks horizontaal scrollen), zou ik cel B3 moeten selecteren en op het menu 'Beeld>Bevriezen' moeten klikken.