Factureringssoftware: wat u moet weten

Het opstellen en verwerken van facturen is een veelvoorkomende taak voor grote bedrijven, mkb's en freelancers. Deze taak is vaak ondankbaar voor degene die hem uitvoert en neemt tijd in beslag die anders aan andere verantwoordelijkheden besteed zou kunnen worden. Factureringssoftware kan daarom een ​​grote hulp zijn voor al deze partijen.

Net als iedereen kunt u ook wel eens een fout maken op een factuur. Dat betekent dat u dingen moet doorstrepen, constant factuurnummers moet bijhouden, moet controleren of ze betaald zijn, enzovoort. Dit alles kan worden geautomatiseerd of vereenvoudigd met factureringssoftware. En het is zo simpel als het downloaden van een programma of app op uw pc of mobiele apparaat om u te helpen met deze vervelende taak…

Wat is een factureringsprogramma?

Factureringssoftware is in principe een computerprogramma voor het beheren en controleren van het versturen en ontvangen van facturen voor goederen en/of diensten. Het kan een geweldig hulpmiddel zijn voor zowel freelancers als bedrijven.

De volgende functies zouden alle factureringssoftware moeten hebben:

• Capaciteit voor opeenvolgende nummering van uitgereikte facturen en datumbeheer.
• Factuursjablonen beschikbaar klaar om aan te vullen.
• Opname van logo's en gegevens bedrijf of zelfstandige.
• Mogelijkheid om verschillende te selecteren betaalmethoden.
• Capaciteit van bestandsbeheer van klanten en leveranciers. Met gegevens als naam, bedrijfsnaam, NIF / CIF, adres, contactpersoon, etc.
• Editor voor het geval u gegevens van een ontwerp van een factuur voordat deze wordt goedgekeurd.
• Selectie van soorten Impuestos (Personenbelasting, btw, ...) en mogelijkheid om het totale bedrag te berekenen.
• Dashboard met grafieken die de saldo van uitgaven en inkomsten.
• Systeem van meldingen In sommige gevallen.
• Functie om facturen te genereren proforma en budgetten.
• In sommige gevallen heeft het ook een database / agenda met klanten en hun belastinggegevens om het maken van facturen gemakkelijker te maken.

Soorten factureringssoftware

Binnen software voor voorraadbeheer of servicefacturering vind je verschillende typen . Je moet je hiermee vertrouwd maken om de optie te kiezen die het beste bij je behoeften past.

• Online- Dit zijn webgebaseerde factureringsprogramma's die niets hoeven te installeren. Ze kunnen eenvoudig worden gebruikt vanaf elk apparaat met een compatibele webbrowser. Het voordeel van deze systemen is dat ze altijd en overal beschikbaar zijn (zolang uw server operationeel is) en dat u daarvoor niet afhankelijk bent van een specifiek apparaat. Bovendien worden de gegevens permanent opgeslagen in de cloud, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over back-ups, enz.
• Lokale: een lokale factureringssoftware is er een die op uw eigen pc of mobiel apparaat is geïnstalleerd. Hoewel onlinediensten een goede beveiliging hebben en gecodeerd zijn, willen sommige beveiligingsfreaks wellicht alle klantgegevens lokaal hebben voor meer vertrouwelijkheid. Het is echt het enige voordeel dat deze programma's hebben. De rest zijn nadelen in vergelijking met online, want als er iets met uw apparaat gebeurt, uw harde schijf crasht, u wordt getroffen door ransomware, enz., En u geen reservekopieën heeft, kunt u alle fiscale gegevens verliezen.

Naast deze categorieën kan factureringssoftware verder worden onderverdeeld op basis van andere aspecten . Zo zijn er bijvoorbeeld open-source en gratis factureringssoftwareopties, evenals propriëtaire software. We zouden zelfs onderscheid kunnen maken tussen betaalde diensten en diensten die volledig gratis zijn. Over het algemeen maakt geen van deze factoren een factureringsprogramma beter of slechter.

Met andere woorden, er bestaat gratis, open-source factureringssoftware die net zo goed is als betaalde, gesloten software, en omgekeerd. Gebruik deze factoren daarom niet als maatstaf voor kwaliteit, zoals sommigen doen die beweren dat open source slechter is dan propriëtaire software... Dat is een grote vergissing!

De beste factureringsprogramma's

Als je op zoek bent naar aanbevelingen voor de beste factureringssoftware, vind je hier een lijst met enkele van de beste opties:

• InvoiceScripts: het biedt veel flexibiliteit, aangezien het lokaal op de pc kan worden geïnstalleerd, een webhosting gebruikt om deze tool te hosten, en ook onder een SaaS-model in de cloud vanaf zijn eigen servers als een service. In dit geval is het een gratis software-oplossing. Het is krachtig en blijft groeien dankzij de community en de plug-ins die nieuwe functies toevoegen. Naast het beheren van facturen kunnen er ook functies worden toegevoegd om over een compleet CRM of ERP te beschikken.
• feitelijk: DelSol Software heeft deze ideale factureringssoftware ontwikkeld om het hele commerciële beheer van het bedrijf, zowel verkopen als aankopen, te regelen. U kunt zelfs verder gaan dankzij de mogelijkheden voor voorraadbeheer en productvoorraad. Het maakt ook niet uit hoe groot het bedrijf is of dat je als zelfstandige werkt. Aan de andere kant heeft het nog een ander groot voordeel, en het is de integratie met de MS Office-suite. Het is volledig gratis, maar het is alleen beschikbaar voor Windows voor lokale installatie, hoewel het dankzij het cloudplatform ook online kan worden gebruikt vanaf elk systeem.
• Quipu: een zeer eenvoudige en intuïtieve factureringssoftware speciaal ontworpen voor freelancers en KMO's. Het maakt het mogelijk om gepersonaliseerde facturen en budgetten aan te maken, veilige banktransacties af te stemmen, overmakingen te genereren, de presentatie van belastingen te automatiseren, enz. Integreert OCR-functie om tekst te herkennen met de camera van uw gsm. Je hebt het ook beschikbaar voor mobiele apparaten op Google Play voor Android of om te gebruiken in de cloud.
• Debitoor: is een van de meest populaire cloudservices. Het is eenvoudig en stelt u in staat om efficiënt werk te verrichten. Met aanpasbare factuursjablonen, OCR-technologie om tekst door de camera te herkennen, rapporten en balansen, enz. In dit geval wordt het betaald met een basisbetalingsplan voor maximaal 100 jaarlijkse documenten van € 4 / maand, een gemiddeld abonnement van maximaal 800 facturen per jaar voor € 12 / maand en een onbeperkt plan voor € 24 / maand. Het heeft ook een app voor mobiele apparaten.
• Contassimple: webgebaseerde dienst om uw facturen snel en eenvoudig uit te geven en te beheren. Het heeft sjablonen, functies om uren te registreren, het genereren van afbeeldingen met records, maakt integratie mogelijk met e-commerce managers zoals Prestashop, Shopify, Woocommerce, enz. Het heeft verschillende online abonnementen (hoewel het een gratis beperkt basisplan heeft) en een app voor mobiele apparaten.
• Amphix: nog een alternatief voor de vorige om te gebruiken bij het beheer van uw facturen voor meer comfort. Het heeft factuursjablonen, automatiseringsfuncties, het genereren van bestanden om belastingen te presenteren, boekhoudkundig beheer, budgetten, enz. Hun tariefplannen variëren van ongeveer € 10 tot ongeveer € 50, met adviesdienst als je dat liever hebt. Het heeft een mobiele app en online service.
• Sage One: Sage is een van de bekendste ontwikkelaars van software voor bedrijfsbeheer. In dit geval hebben ze een goede factureringssoftwaretool gemaakt, speciaal ontworpen voor freelancers en KMO's. U heeft alles wat u nodig heeft om uw facturen te beheren en grafieken te genereren om de status te controleren en een idee te krijgen van hoe het bedrijf ervoor staat. Het heeft een automatische bankverbinding voor de boekhouding van kosten en uitgaven, evenals de mogelijkheid om voorraden, capaciteit voor meerdere gebruikers, enz. Te beheren. Het is inderdaad geen gratis dienst. Het heeft plannen van € 7.5 en € 15 per maand met het huidige aanbod (respectievelijk vóór € 10 en € 20). Overigens heeft Sage ook mobiele apps.