Como escolher uma ferramenta para automatizar os processos contábil-administrativos das PMEs

El Finanças e Serviço de Crédito Público nos últimos dias ele comentou sobre a necessidade de criar mecanismos e ferramentas que permitissem automatizar os processos contábeis administrativos das PMEsTambém pediu às comunidades de software livre que se preocupassem mais com a viabilidade da implementação de ferramentas de código aberto em ambientes de negócios.

É importante notar que existem inúmeras Ferramentas de contabilidade e cobrança de código aberto para PMEs, cada um com características próprias, além das características universais que possui o software de contabilidade e faturamento.

Cada uma dessas ferramentas de código aberto (ERP, suíte de contabilidade, software de contabilidade eletrônica, templates, livros, entre outros) podem ser utilizados nas PMEs para agilizar e automatizar seus processos, com segurança e utilizando software livre.

O conveniente ao escolher uma ferramenta de contabilidade e faturamento para nossas PMEs é que continuamos um curto processo de pesquisa, teste, consultoria, planejamento e execuçãoOu seja, na hora de escolher a ferramenta que vai resolver nossos problemas contábeis e de faturamento, é aconselhável seguir os procedimentos a seguir.

• Investigue ferramentas de código aberto que estão disponíveis e têm as funcionalidades de que o seu SME precisaÉ importante notar que devemos fazer uma investigação bastante profunda, priorizando a pesquisa da comunidade em torno da referida ferramenta. Devemos revisar a qualidade da ferramenta, usabilidade, tempo de atualização, trabalho futuro, os resultados de implementações em outras PMEs, o nível de suporte, a disponibilidade de consultores de ferramenta e o escalabilidade da mesma.

• Assim que tivermos um banco de ferramentas que possa atender aos objetivos que definimos para o nosso SME, devemos faça uma análise e teste mais completos, em que temos que testar as ferramentas e tomar nota das necessidades e funcionalidades que possuem. É importante fazer uma análise individual de cada um e depois fazer uma comparação em grupo das várias ferramentas que pré-selecionamos.

Em alguns casos as ferramentas mais completas nos impedem de nos adaptar ao nosso modelo de negócio, então é conveniente que vamos priorizar em nossos testes a possibilidade de adaptar a ferramenta e nosso SME. Da mesma forma, os testes devem levar em consideração a linha de aprendizagem dos membros de nossas PMEs, ou seja, devemos analisar a usabilidade da ferramenta e o tempo que deve ser investido em seu aprendizado.

• Tendo escolhido a ferramenta que melhor se adapta e atende às necessidades do nosso SME, devemos pesquisar e obter algum tipo de consultoria externaEsta consultoria não é apenas uma empresa especialista na ferramenta, pode também ser comunidades, blogs, canais YouTube, entre outros, que nos permitem encontrar respostas às dúvidas e problemas que surgem. Deve-se ressaltar que um dos maiores motivos de falha na implementação de algumas ferramentas é devido ao pouco ou nenhum conselho que recebemos, devemos sempre ter um curinga em caso de problemas ou novas necessidades.

• Assim que tivermos escolhido a ferramenta de código aberto apropriada para automatizar os processos contábeis administrativos das PMEs e temos consultoria externa para que a sua utilização no nosso SME seja um sucesso total, devemos Planear todos os processos e procedimentos que devemos realizar para o arranque da ferramenta. É conveniente fazer um planejamento que inclua a aquisição ou adaptação do equipamento, a instalação da ferramenta, a criação de mecanismos de backup e proteção da informação, a parametrização da ferramenta, a criação de novas funcionalidades na ferramenta, o documentação e treinamento dos envolvidos.

O planeamento da implementação de uma ferramenta numa PME é essencial, o sucesso ou não de uma implementação depende deste processo, devemos também planear os casos de risco, os procedimentos a seguir em caso de resistência à mudança, o período experimental e futuro atualizações.

• A escolha da ferramenta e do conselho corretos provavelmente nos dará um planejamento consistente, da mesma forma, a fase mais importante quando queremos automatizar os processos administrativos contábeis de uma PME, é o start-up da ferramenta ou como também é conhecida a Execução da Ferramenta, nesta fase devemos estar preparados para problemas, dúvidas, consultas e acertos.

Ter um plano de contingência baseado no planejamento realizado anteriormente, nos permitirá atuar rapidamente quando a ferramenta não atender o que precisamos, da mesma forma, podemos criar um mecanismo para continuar a aprimorá-la, é conveniente durante a fase de execução receber a maior quantidade de feedback e estar aberto para fazer melhorias e mudanças nos tempos e formas que planejamos.

Seguir estes passos provavelmente fará com que a implementação de uma ferramenta open source seja bem sucedida no seu SME, mas vale a pena comentar, que sem dúvida é a participação da sua equipa de trabalho e a possibilidade de adaptar, alterar, melhorar e reorganizar a ferramenta que permite o software livre faz tanto sucesso tanto nas PMEs quanto nas grandes organizações.

Ao procurar resolver um problema no seu SME ou automatizar alguns processos, o mais importante é ler e pesquisar, o tempo que você investe em pesquisar, testar, perguntar, analisar e documentar vai economizar dinheiro e muito mais tempo nas próximas fases. É mais fácil cometer erros em um ambiente de pesquisa do que em um ambiente de produção, então não tenha medo de encontrar uma maneira de inovar ou se adaptar ao que já existe.