Emitir e contabilizar faturas é uma tarefa comum para grandes empresas, PMEs e freelancers. Essa tarefa costuma ser ingrata para quem a realiza e consome tempo que poderia ser dedicado a outras responsabilidades. Portanto, um software de faturamento pode ser de grande ajuda para todos eles.
Além disso, como qualquer pessoa, você pode cometer erros em uma fatura. Isso significa que você precisa riscar itens, controlar constantemente os números das faturas, monitorar se elas foram pagas ou não, e assim por diante. Tudo isso pode ser automatizado ou simplificado por um software de faturamento. E é tão simples quanto baixar um programa ou aplicativo para o seu computador ou dispositivo móvel para ajudá-lo com essa tarefa tediosa…
O que é um programa de faturamento?
Um software de faturamento é essencialmente um programa de computador para gerenciar e controlar a emissão e o recebimento de faturas de bens e/ou serviços. Pode ser uma ótima ferramenta tanto para freelancers quanto para empresas.
As funcionalidades que todo software de faturamento deve ter são:
- Capacidade de numeração consecutiva das faturas emitidas e gestão das datas.
- Modelos de fatura disponível pronto para complementar.
- Inclusão de logotipos e dados empresa ou autônomo.
- Possibilidade de selecionar diferentes métodos de pagamento.
- Capacidade de Gerenciamento de arquivos clientes e fornecedores. Com dados como nome, nome da empresa, NIF / CIF, endereço, contato, etc.
- Editor no caso de você querer modificar quaisquer dados de um rascunho de uma fatura antes de ser aprovada.
- Seleção de tipos de Impuestos (Imposto de renda pessoal, IVA, ...) e capacidade de calcular o valor total.
- Painel com gráficos em que o equilíbrio de despesas e receitas.
- Sistema de notificações em alguns casos.
- Função para gerar faturas pró-forma e orçamentos.
- Em alguns casos, também tem um banco de dados / agenda com os clientes e seus dados fiscais para facilitar a criação da nota fiscal.
Tipos de software de faturamento
Em softwares de gestão de estoque ou faturamento de serviços , você encontrará diferentes tipos . É importante familiarizar-se com eles para escolher a opção que melhor atenda às suas necessidades.
- Online- São programas de cobrança baseados na web que não precisam instalar nada. Eles podem ser usados simplesmente de qualquer dispositivo com um navegador compatível. A vantagem desses sistemas é que eles sempre estarão disponíveis em qualquer lugar (enquanto seu servidor estiver operacional) e você não dependerá de um dispositivo específico para isso. Além disso, estando na nuvem, os dados serão armazenados de forma permanente, sem a preocupação de backups, etc.
- Locais: um software de faturamento local é aquele que é instalado no seu próprio PC ou dispositivo móvel. Embora os serviços online tenham boa segurança e sejam criptografados, alguns fanáticos por segurança podem querer ter todos os dados do cliente localmente para maior confidencialidade. É realmente a única vantagem que esses programas têm. O resto são desvantagens em relação ao online, pois se algo acontecer com seu dispositivo, seu disco rígido travar, você for afetado por ransomware, etc. e não tiver cópias de backup, poderá perder todos os dados fiscais.
Além dessas categorias, o software de faturamento pode ser ainda subdividido com base em outros aspectos . Por exemplo, existem opções de software de faturamento de código aberto e gratuitas, bem como software proprietário. Podemos até distinguir entre serviços pagos e aqueles que são totalmente gratuitos. De modo geral, nenhum desses fatores torna um programa de faturamento melhor ou pior.
Em outras palavras, existem softwares de faturamento gratuitos e de código aberto tão bons quanto softwares pagos e de código fechado, e vice-versa. Portanto, não use esses fatores como medida de qualidade, como fazem alguns que afirmam que o software de código aberto é pior que o software proprietário... Isso é um grande erro!
Os melhores programas de faturamento
Se você quiser algumas recomendações sobre os melhores softwares de faturamento disponíveis, aqui está uma lista com algumas das melhores opções:
- InvoiceScripts: oferece muita flexibilidade, pois permite instalar localmente no PC, utilizar um web hosting para hospedar esta ferramenta, e também sob um modelo SaaS na nuvem a partir de seus próprios servidores como serviço. Neste caso, é uma solução de software livre. É poderoso e não para de crescer graças à comunidade e aos plugins que estão adicionando novas funções. Além de gerenciar faturas, também podem ser adicionadas funções para ter um CRM ou ERP completo.
- factusol: DelSol Software desenvolveu este software de faturamento ideal para assumir o controle de toda a gestão comercial da empresa, tanto as vendas quanto as compras realizadas. Você pode até mesmo assumir o controle além disso, graças às suas funções de controle de estoque e estoque de produtos. Além disso, não importa o tamanho da empresa ou se você é autônomo. Por outro lado, tem outra grande vantagem, que é a integração com o pacote MS Office. É totalmente gratuito, mas só está disponível para Windows para instalação local, embora também possa ser usado online a partir de qualquer sistema graças à sua plataforma em nuvem.
- Quipu: um software de facturação muito simples e intuitivo especialmente concebido para freelancers e PME. Permite a criação de faturas e orçamentos personalizados, conciliar transações bancárias seguras, gerar remessas, automatizar a apresentação de impostos, etc. Integra a função OCR para reconhecer texto com a câmera do seu celular. Você também o tem disponível para dispositivos móveis no Google Play para Android ou para usar na nuvem.
- Debitador: é um dos serviços em nuvem mais populares. É simples e permite que você faça um trabalho eficiente. Com modelos de fatura personalizáveis, tecnologia OCR para reconhecer texto pela câmera, relatórios e saldos, etc. Neste caso, é pago, com um plano de pagamento básico até 100 documentos anuais de 4 € / mês, um plano médio até 800 faturas por ano por 12 € / mês e um plano ilimitado de 24 € / mês. Também possui um aplicativo para dispositivos móveis.
- Conta simples: serviço baseado na web para emitir e gerir as suas faturas de forma rápida e simples. Possui templates, funções para registro de horas, geração de gráficos com registros, permite integração com gerentes de e-commerce como Prestashop, Shopify, Woocommerce, etc. Possui vários planos de assinatura online (embora tenha um plano básico limitado gratuito) e um aplicativo para dispositivos móveis.
- Anfix: mais uma alternativa às anteriores para utilizar na gestão das suas faturas para maior comodidade. Possui templates de notas fiscais, funções de automação, geração de arquivos para apresentação de impostos, gestão contábil, orçamentos, etc. Seus planos de preços variam de € 10 a € 50 aproximadamente, com um serviço de consultoria se preferir. Possui aplicativo mobile e atendimento online.
- Sábio Um: Sage é um dos desenvolvedores de software de gestão empresarial mais conhecidos. Neste caso, eles criaram uma boa ferramenta de software de faturamento especialmente projetada para freelancers e PMEs. Você terá tudo o que precisa para administrar suas notas fiscais e gerar gráficos para verificar o status e ter uma ideia de como anda o negócio. Possui ligação bancária automática para contabilização de encargos e despesas, bem como possibilidade de gestão de inventários, capacidade multiutilizador, etc. Na verdade, não é um serviço gratuito. Tem planos de € 7.5 e € 15 por mês com a sua oferta atual (antes de € 10 e € 20 respectivamente). A propósito, Sage também tem aplicativos para celular.