La emisiĆ³n y contabilidad de facturas es una tarea frecuente en empresas grandes, PYMES y tambiĆ©n para los autĆ³nomos. Esta tarea suele ser poco agradecida para el gestor que la hace, ademĆ”s de restar tiempo para dedicar a otras tareas. Por eso, el software de facturaciĆ³n puede ser de gran ayuda para todos ellos.
AdemĆ”s, como cualquier persona, te puedes equivocar en alguna factura. Eso implica que tengas que hacer tachones, estar siempre atentos de la numeraciĆ³n de la factura para llevar un control, realizar un seguimiento de si estĆ” o no pagada, etc. Todo eso se puede automatizar o paliar por este software de facturaciĆ³n. Y todo tan simple como descargar un programa o app en tu PC o dispositivo mĆ³vil y que te ayude con esta pesada cargaā¦
ĀæQuĆ© es un programa de facturaciĆ³n?
Un software de facturaciĆ³n es bĆ”sicamente un programa informĆ”tico para gestionar y controlar la emisiĆ³n y recepciĆ³n de facturas de bienes y/o servicios. Puede ser una gran herramienta tanto para autĆ³nomos como para empresas.
Las caracterĆsticas que todo software de facturaciĆ³n deberĆa tener son:
- Capacidad para numeraciĆ³n correlativa de las facturas emitidas y gestiĆ³n de fechas.
- Plantillas de facturas disponibles listas para complementar.
- InclusiĆ³n de logos y datos de la empresa o autĆ³nomo.
- Posibilidad de selecciĆ³n de diferentes mĆ©todos de pago.
- Capacidad de gestiĆ³n de ficheros de clientes y proveedores. Con datos como el nombre, razĆ³n social, NIF/CIF, direcciĆ³n, contacto, etc.
- Editor en caso de que se quiera modificar algĆŗn dato de un borrador de una factura antes de ser aprobada.
- SelecciĆ³n de los tipos de impuestos (IRPF, IVA,ā¦) y capacidad de cĆ”lculo del importe total.
- Dashboard con grƔficas en las que aparece el balance de gastos e ingresos.
- Sistemas de notificaciones en algunos casos.
- FunciĆ³n para generar facturas proforma y presupuestos.
- En algunos casos tambiĆ©n tiene una base de datos/agenda con clientes y sus datos fiscales para hacer mĆ”s fĆ”cil la creaciĆ³n de la factura.
Tipos de software de facturaciĆ³n
Dentro del software de facturaciĆ³n de stock o servicios puedes encontrar diferentes tipos. Debes conocerlos bien para saber elegir mejor la opciĆ³n que mejor se adapte a ti:
- Online: son programas de facturaciĆ³n basados en web y que no necesitan instalar nada. Simplemente se pueden usar desde cualquier dispositivo con navegador web compatible. La ventaja de estos sistemas es que siempre estarĆ”n disponibles desde cualquier lugar (mientras su servidor estĆ© operativo) y no dependerĆ”s de un dispositivo concreto para ello. AdemĆ”s, al estar en la nube, los datos se almacenarĆ”n de forma permanente, sin preocuparte de copias de seguridad, etc.
- Local: un software de facturaciĆ³n local es aquel que se instala en tu propio PC o dispositivo mĆ³vil. Aunque los servicios online tienen una buena seguridad y estĆ”n encriptados, puede que algunos obsesos de la seguridad quieran tener todos los datos de clientes de forma local para mayor confidencialidad. Realmente es la Ćŗnica ventaja que tienen estos programas. Lo demĆ”s son desventajas con respecto al online, ya que si a tu dispositivo le ocurre algo, tu disco duro se estropea, te ves afectado por un ransomware, etc., y no tienes copias de seguridad, podrĆas perder todos los datos fiscales.
AdemĆ”s de estas categorĆas, se podrĆan dividir en otros tipos segĆŗn otros aspectos. Por ejemplo, se pueden tener software de facturaciĆ³n de cĆ³digo abierto y libres o de cĆ³digo propietario, etc. Incluso podrĆamos separar los que son servicios de pago o los que son totalmente gratuitos. Por lo general, ninguno de estos factores hace que un programa de facturaciĆ³n sea mejor o peor.
Es decir, hay software de facturaciĆ³n open-source y gratis que tiene poco que envidiar a otros de pago y cĆ³digo cerrado y viceversa. Por tanto, no uses estos factores como un factor de calidad como hacen algunos que dicen que el cĆ³digo abierto es peor que el propietarioā¦ Ā”Es un tremendo error!
Los mejores programas de facturaciĆ³n
Si quieres algunas recomendaciones sobre el mejor software de facturaciĆ³n que puedes encontrar, aquĆ tienes una lista en la que podrĆ”s ver algunos de las mejores opciones de las que dispones:
- FacturaScripts: ofrece mucha flexibilidad, ya que permite instalar de forma local en el PC, usar un hosting web para alojar esta herramienta, y tambiĆ©n bajo un modelo SaaS en la nube desde sus propios servidores como un servicio. En este caso es una soluciĆ³n de software libre. Es potente y no para de crecer gracias a la comunidad y a los plugins que van agregando nuevas funciones. AdemĆ”s de gestionar las facturas, tambiĆ©n pueden agregarse funciones para tener un CRM o ERP completo.
- Factusol: DelSol Software ha desarrollado este software de facturaciĆ³n ideal para tomar el control de toda la gestiĆ³n comercial de la empresa, tanto de ventas como de las compras realizadas. Incluso puede llevar un control mĆ”s allĆ” de eso gracias a sus funciones para controlar el inventario y stock de productos. AdemĆ”s, no importa el tamaƱo de la empresa o si eres autĆ³nomo. Por otro lado, tiene otra gran ventaja, y es su integraciĆ³n con la suite Office de MS. Es totalmente gratuito, pero estĆ” solo disponible para Windows para instalaciĆ³n local, aunque se puede usar tambiĆ©n online desde cualquier sistema gracias a su plataforma en la nube.
- Quipu:Ā un software de facturaciĆ³n muy sencillo e intuitivo especialmente pensado para autĆ³nomos y pymes. Permite creaciĆ³n de facturas y presupuestos personalizados, conciliar movimientos bancarios seguros, generar remesas, automatizar la presentaciĆ³n de impuestos, etc. Integra funciĆ³n OCR para reconocer texto con la cĆ”mara de tu mĆ³vil. Lo tienes disponible tambiĆ©n para dispositivos mĆ³viles en Google Play para Android o para usar en la nube.
- Debitoor: es un servicio en la nube de los mĆ”s populares. Es sencillo y permite hacer un trabajo eficiente. Con plantillas personalizables de facturas, tecnologĆa OCR para reconocer texto por la cĆ”mara, informes y balances, etc. En este caso es de pago, con un plan de pago bĆ”sico hasta 100 documentos anuales de 4ā¬/mes, un plan medio de hasta 800 facturas al aƱo por 12ā¬/mes y un plan ilimitado por 24ā¬/mes. TambiĆ©n cuenta con app para dispositivos mĆ³viles.
- Contasimple: servicio basado en web para emitir y gestionar tus facturas rĆ”pidamente y de forma simple. Tiene plantillas, funciones para el registro de horas, generaciĆ³n de grĆ”ficos con registros, permite integrarse con gestores de e-commerce como Prestashop, Shopify, Woocommerce, etc. Tiene diversos planes online de suscripciĆ³n (aunque posee plan bĆ”sico limitado gratuito) y app para dispositivos mĆ³viles.
- Anfix: otra alternativa a las anteriores para usar en la gestiĆ³n de tus facturas para mayor comodidad. Tiene plantillas de facturas, funciones de automatizaciĆ³n, generaciĆ³n de archivos para presentar impuestos, gestiĆ³n de contabilidad, presupuestos, etc. Sus planes de precios van desde unos 10ā¬ a unos 50ā¬ aprox, con servicio de asesores si lo prefieres. Tiene app para mĆ³viles y servicio online.
- Sage One: Sage es uno de los desarrolladores mĆ”s conocidos de software de gestiĆ³n empresarial. En este caso han creado una buena herramienta de software de facturaciĆ³n especialmente pensada para autĆ³nomos y pymes. TendrĆ”s todo lo que necesitas para la gestiĆ³n de tus facturas y para generar grĆ”ficos para consultar el estado y hacerte una idea de cĆ³mo se encuentra el negocio. Dispone de conexiĆ³n bancaria automĆ”tica para la contabilidad de cobros y gastos, asĆ como posibilidad de gestionar inventarios, capacidad multiusuario, etc. Efectivamente, no es un servicio gratuito. Dispone de planes de 7.5 y 15ā¬ al mes con su oferta actual (antes 10 y 20ā¬ respectivamente). Por cierto, Sage tambiĆ©n cuenta con apps mĆ³viles.