Software de facturación: lo que debes saber

La emisión y contabilidad de facturas es una tarea frecuente en empresas grandes, PYMES y también para los autónomos. Esta tarea suele ser poco agradecida para el gestor que la hace, además de restar tiempo para dedicar a otras tareas. Por eso, el software de facturación puede ser de gran ayuda para todos ellos.

Además, como cualquier persona, te puedes equivocar en alguna factura. Eso implica que tengas que hacer tachones, estar siempre atentos de la numeración de la factura para llevar un control, realizar un seguimiento de si está o no pagada, etc. Todo eso se puede automatizar o paliar por este software de facturación. Y todo tan simple como descargar un programa o app en tu PC o dispositivo móvil y que te ayude con esta pesada carga…

¿Qué es un programa de facturación?

Un software de facturación es básicamente un programa informático para gestionar y controlar la emisión y recepción de facturas de bienes y/o servicios. Puede ser una gran herramienta tanto para autónomos como para empresas.

Las características que todo software de facturación debería tener son:

• Capacidad para numeración correlativa de las facturas emitidas y gestión de fechas.
• Plantillas de facturas disponibles listas para complementar.
• Inclusión de logos y datos de la empresa o autónomo.
• Posibilidad de selección de diferentes métodos de pago.
• Capacidad de gestión de ficheros de clientes y proveedores. Con datos como el nombre, razón social, NIF/CIF, dirección, contacto, etc.
• Editor en caso de que se quiera modificar algún dato de un borrador de una factura antes de ser aprobada.
• Selección de los tipos de impuestos (IRPF, IVA,…) y capacidad de cálculo del importe total.
• Dashboard con gráficas en las que aparece el balance de gastos e ingresos.
• Sistemas de notificaciones en algunos casos.
• Función para generar facturas proforma y presupuestos.
• En algunos casos también tiene una base de datos/agenda con clientes y sus datos fiscales para hacer más fácil la creación de la factura.

Tipos de software de facturación

Dentro del software de facturación de stock o servicios puedes encontrar diferentes tipos. Debes conocerlos bien para saber elegir mejor la opción que mejor se adapte a ti:

• Online: son programas de facturación basados en web y que no necesitan instalar nada. Simplemente se pueden usar desde cualquier dispositivo con navegador web compatible. La ventaja de estos sistemas es que siempre estarán disponibles desde cualquier lugar (mientras su servidor esté operativo) y no dependerás de un dispositivo concreto para ello. Además, al estar en la nube, los datos se almacenarán de forma permanente, sin preocuparte de copias de seguridad, etc.
• Local: un software de facturación local es aquel que se instala en tu propio PC o dispositivo móvil. Aunque los servicios online tienen una buena seguridad y están encriptados, puede que algunos obsesos de la seguridad quieran tener todos los datos de clientes de forma local para mayor confidencialidad. Realmente es la única ventaja que tienen estos programas. Lo demás son desventajas con respecto al online, ya que si a tu dispositivo le ocurre algo, tu disco duro se estropea, te ves afectado por un ransomware, etc., y no tienes copias de seguridad, podrías perder todos los datos fiscales.

Además de estas categorías, se podrían dividir en otros tipos según otros aspectos. Por ejemplo, se pueden tener software de facturación de código abierto y libres o de código propietario, etc. Incluso podríamos separar los que son servicios de pago o los que son totalmente gratuitos. Por lo general, ninguno de estos factores hace que un programa de facturación sea mejor o peor.

Es decir, hay software de facturación open-source y gratis que tiene poco que envidiar a otros de pago y código cerrado y viceversa. Por tanto, no uses estos factores como un factor de calidad como hacen algunos que dicen que el código abierto es peor que el propietario… ¡Es un tremendo error!

Los mejores programas de facturación

Si quieres algunas recomendaciones sobre el mejor software de facturación que puedes encontrar, aquí tienes una lista en la que podrás ver algunos de las mejores opciones de las que dispones:

• FacturaScripts: ofrece mucha flexibilidad, ya que permite instalar de forma local en el PC, usar un hosting web para alojar esta herramienta, y también bajo un modelo SaaS en la nube desde sus propios servidores como un servicio. En este caso es una solución de software libre. Es potente y no para de crecer gracias a la comunidad y a los plugins que van agregando nuevas funciones. Además de gestionar las facturas, también pueden agregarse funciones para tener un CRM o ERP completo.
• Factusol: DelSol Software ha desarrollado este software de facturación ideal para tomar el control de toda la gestión comercial de la empresa, tanto de ventas como de las compras realizadas. Incluso puede llevar un control más allá de eso gracias a sus funciones para controlar el inventario y stock de productos. Además, no importa el tamaño de la empresa o si eres autónomo. Por otro lado, tiene otra gran ventaja, y es su integración con la suite Office de MS. Es totalmente gratuito, pero está solo disponible para Windows para instalación local, aunque se puede usar también online desde cualquier sistema gracias a su plataforma en la nube.
• Quipu:  un software de facturación muy sencillo e intuitivo especialmente pensado para autónomos y pymes. Permite creación de facturas y presupuestos personalizados, conciliar movimientos bancarios seguros, generar remesas, automatizar la presentación de impuestos, etc. Integra función OCR para reconocer texto con la cámara de tu móvil. Lo tienes disponible también para dispositivos móviles en Google Play para Android o para usar en la nube.
• Debitoor: es un servicio en la nube de los más populares. Es sencillo y permite hacer un trabajo eficiente. Con plantillas personalizables de facturas, tecnología OCR para reconocer texto por la cámara, informes y balances, etc. En este caso es de pago, con un plan de pago básico hasta 100 documentos anuales de 4€/mes, un plan medio de hasta 800 facturas al año por 12€/mes y un plan ilimitado por 24€/mes. También cuenta con app para dispositivos móviles.
• Contasimple: servicio basado en web para emitir y gestionar tus facturas rápidamente y de forma simple. Tiene plantillas, funciones para el registro de horas, generación de gráficos con registros, permite integrarse con gestores de e-commerce como Prestashop, Shopify, Woocommerce, etc. Tiene diversos planes online de suscripción (aunque posee plan básico limitado gratuito) y app para dispositivos móviles.
• Anfix: otra alternativa a las anteriores para usar en la gestión de tus facturas para mayor comodidad. Tiene plantillas de facturas, funciones de automatización, generación de archivos para presentar impuestos, gestión de contabilidad, presupuestos, etc. Sus planes de precios van desde unos 10€ a unos 50€ aprox, con servicio de asesores si lo prefieres. Tiene app para móviles y servicio online.
• Sage One: Sage es uno de los desarrolladores más conocidos de software de gestión empresarial. En este caso han creado una buena herramienta de software de facturación especialmente pensada para autónomos y pymes. Tendrás todo lo que necesitas para la gestión de tus facturas y para generar gráficos para consultar el estado y hacerte una idea de cómo se encuentra el negocio. Dispone de conexión bancaria automática para la contabilidad de cobros y gastos, así como posibilidad de gestionar inventarios, capacidad multiusuario, etc. Efectivamente, no es un servicio gratuito. Dispone de planes de 7.5 y 15€ al mes con su oferta actual (antes 10 y 20€ respectivamente). Por cierto, Sage también cuenta con apps móviles.