Convierte a Odoo en un potente software para instituciones educativas

Es común en estos tiempos que las instituciones educativas necesiten de herramientas que gestionen la contabilidad, recursos humanos, administración e inventariado, pero en especial las instituciones necesitan de un Software de gestión para Centros Educativos que les permita llevar desde la asistencia de sus estudiantes hasta la aplicación de exámenes, pasando por un correcto almacenaje y resguardo de la información personal de los estudiantes y profesores, así como también se requiere de la gestión de calendario y la disponibilidad de informes relacionados a las actividades diarias.

En reiteradas ocasiones hemos hablado del poder que tiene Odoo y de su capacidad de adaptación a cualquier modelo de negocio, su estructura, la tecnología utilizada y la amplía documentación que existe referente a este ERP permite que podamos desarrollar nuevas funcionalidades en poco tiempo, es por esto que existen diversos módulos que permiten que Odoo se convierta en una herramienta especializada en ciertas áreas, como es el caso de OpenEduCat ERP, un módulo para Odoo que lo convierte en un potente software para instituciones educativas.

¿Qué es OpenEduCat ERP?

OpenEduCat ERP es una suite de código abierto que nos permite extender las funcionalidades de Odoo para administrar todas las áreas de una institución educativa, está conformada por una serie de módulos que gestionan la información general del instituto, incluyendo las facultades que las conforman, las autoridades de la institución, las bibliotecas, las aulas, las actividades, los estudiantes, los horarios, los procesos de admisión y evaluación, así como también brinda un sitio web integrado para que las instituciones puedan desde una sola herramienta mostrar al mundo sus capacidades.

OpenEduCat ERP es el módulo gratuito y libre más popular de Odoo y puede ser instalado en cualquier versión de Odoo superior a la V7, su uso e instalación es bastante sencilla, lo que ha permitido que miles de instituciones educativas ahora puedan disponer de tecnología de punta para optimizar sus procesos y ofrecer a sus estudiantes una gestión más innovadora, rápida y eficiente.

Características de OpenEduCat ERP

OpenEduCat ERP es una suite muy completa que aprovecha el poder de Odoo y lo adapta a las instituciones educativas, la variedad de uso que le podemos dar a esta herramienta es incalculable, por lo que es importante destacar las características generales, que evidentemente al ser muchas podrían dar para varios tutoriales de como aprender a usarla y configurarla, en este caso vamos a nombrar las más destacables.

• Es una completa suite para Odoo de código abierto, libre y gratuita que cuenta con soporte de la comunidad y especializado por parte de la empresa que desarrolla el complemento.
• Avanzada herramienta para la administración de la información de los estudiantes, como sus notas, datos personales, dirección, entre otras.
• Permite la gestión de las facultades incluyendo la integración con los recursos humanos y los activos físicos.
• Ayuda a crear el sitio web de las instituciones educativas con todos los detalles y páginas, utilizando el framework de edición rápida de Odoo puede personalizar dicho sitio de manera rápida y sin conocimientos técnicos.
• Potente funcionalidad para el registro y admisión de estudiantes, con manejo de tarifas y pagos, duración de la matrícula, gestión de las características de los cursos, validación de cualidades de ingreso, entre otras.
• Brinda a los institutos educativos la posibilidad de gestionar sus actividades financieras de una manera avanzada y adaptada a las legislaciones locales.
• Posibilidad de administrar la duración y agenda de las clases, con un potente mecanismo de gestión de horarios y compensación de materias.
• Posee un sistema de gestión de materias para gestionar detalles de la asignatura, como nombre, código y tipo, además si es presencial o a distancia, si es una materia teórica, práctica o ambas.
• Se puede gestionar la información detallada de los cursos o carreras, además de incorporar soporte para prelaciones y cargas académicas.
• Incorpora a los padres al sistema educativo, ya que cuenta con funcionalidades para que estos puedan ver la actividades de su hijo y otros detalles.
• Equipado con un planificador de actividades sencillo, agradable y potente, que ayudará en la asignación de actividades según la disponibilidad de tiempo de las facultades, aulas y alumnos.
• Un gestor de asistencia que recopila datos mínimos para evitar ser tedioso y que se alimenta automáticamente de la información almacenada en el ERP.
• Proceso integrado de asignación, comunicación y evaluación de actividades o tareas.
• Cuenta con avanzadas funcionalidades para la gestión de bibliotecas, que incluye gestión de libros por código de barras, inventario de libros, prestamos y venta de libros, entre otros.
• Permite organizar exámenes con soporte de varios métodos de cálculo como Promedio, CPA y CCE, además cuenta con un sistema de publicación de resultados transparente y con un garantizado control de cambios.
• Permite organizar e informar a los estudiantes y facultades sobre los eventos de la institución, con soporte para confirmación de asistencia y envío de email.
• Incluye un gestor de noticias para mantener informado a los estudiantes y miembros de las facultades sobre los acontecimientos relacionados con el instituto.
• Cuenta con un entorno colaborativo que se comporta como un blog para el intercambio de información en todo el instituto.
• Dispone de un tablero con una interfaz agradable y fácil de usar que brinda información general a los estudiantes y las facultades, además le permite administrar su agenda.
• La herramienta cuenta con funcionalidades avanzadas para la generación de informes, basadas en estudiantes, facultades, institutos, materias y todos los actores de una institución educativa.
• Muchas otras más.

Una galería de imágenes con muestra de las funcionalidades antes mencionadas se puede encontrar a continuación:

¿Cómo instalar OpenEduCat ERP?

El único requisito para instalar OpenEduCat es que tengamos una correcta instalación de Odoo en la versión 7 o superior, personalmente utilizo este módulo en la versión 10, en dicha versión sólo basta con que descarguemos el paquete de OpenEduCat ERP desde el siguiente link, se nos descargará un .zip que contiene una gran cantidad de módulos necesarios para que la suite funcione adecuadamente, el listado de módulo que se incluye es el siguiente:

• Web OpenEduCat
• OpenEduCat Support
• OpenEduCat Core
• OpenEduCat Fees
• OpenEduCat Assignment
• OpenEduCat Parent
• OpenEduCat Attendance
• OpenEduCat Activity
• OpenEduCat Admission
• OpenEduCat Facility
• OpenEduCat Library
• OpenEduCat Classroom
• OpenEduCat Timetable
• OpenEduCat Exam

Cada uno de ello es una funcionalidad que nos permite ser instalada de manera independiente, pero que en el mejor de los casos es conveniente que sea instalado con el módulo openeducat_erp que los instalará a todos con sus respectivas dependencias.

En líneas generales una vez que descarguemos el .zip, lo descomprimimos y copiamos todas las carpetas al directorio de addons de nuestro Odoo, les damos los permisos adecuados y lo añadimos al grupo de usuario, por último vamos a Odoo como desarrollador e instalamos el plugin openeducat_erp que nos instalará todo. Si tienen alguna duda en como se instalan módulos en Odoo este tutorial puede ayudarlos Cómo instalar módulos en Odoo 8 , además recordar que tenemos dos buenos tutoriales para la instalación de Odoo Paso a paso para montar un ERP y CRM para tu Pyme y Cómo instalar Odoo con docker y añadir modulos externos.

Conclusiones sobre el software para instituciones educativas

Esta suite esta basada en una excelente arquitectura de nivel empresarial, podemos disfrutar de sus bondades desde infraestructuras locales o en entornos de nube que pueden escalar fácilmente, la mayor ventaja que consigo de esta suite es que no brinda la posibilidad de que la gestión propia de los instituto educativo este vinculada directamente con la gestión administrativa del Instituto, lo que se transforma en mayor integridad de dato, mayor facilidad de adaptación del personal de las institución y muchas menos horas de soporte y adiestramiento, además nos ofrece funcionalidades que muchos software para instituciones educativas no cuentan.

Aprovecho para compartir un buen vídeo introductorio sobre OpenEduCat, además doy fe del éxito que puede llegar a tener una institución educativa si pone en práctica esta solución, que simplemente permitirá que todos los procesos de su organización estén automatizados, integrados y sobretodo estandarizados. Ya sea una escuela de primaria pequeña o a una gran Universidad, OpenEduCat ERP es una solución a tener en cuenta.