Як вибрати інструмент для автоматизації обліково-адміністративних процесів МСП

El Служба фінансів та державного кредиту Останніми днями він прокоментував необхідність створення механізмів та інструментів, які дозволять автоматизувати обліково-адміністративні процеси МСПВін також закликав спільноти вільного програмного забезпечення дбати більше про життєздатність впровадження інструментів з відкритим кодом у бізнес-середовищі.

Важливо відзначити, що їх існує чимало Інструменти обліку та виставлення рахунків для МСП з відкритим кодом, кожен зі своїми характеристиками, крім універсальних характеристик, якими володіє програмне забезпечення для бухгалтерії та виставлення рахунків.

Кожен із цих інструментів з відкритим кодом (ERP, бухгалтерський набір, програмне забезпечення для електронного обліку, шаблони, книги та ін.) можуть використовуватися в МСП для прискорення та автоматизації їх процесів, безпечно та за допомогою вільного програмного забезпечення.

Найзручнішим при виборі інструменту бухгалтерського обліку та виставлення рахунків для наших МСП є те, що ми продовжуємо короткий процес дослідження, тестування, консультування, планування та виконанняІншими словами, вибираючи інструмент, який вирішить наші проблеми бухгалтерського обліку та виставлення рахунків, доцільно дотримуватися наступних процедур.

• Дослідіть інструменти з відкритим кодом які доступні та є функціональні можливості, необхідні вашому МСПВажливо зазначити, що ми повинні провести досить глибоке розслідування, визначивши пріоритети дослідження громади, що оточує згаданий інструмент. Ми повинні переглянути якість інструменту, зручність використання, час оновлення, майбутню роботу, результати впровадження в інших МСП, рівень підтримки, наявність консультантів інструментів та масштабованість з нього.

• Як тільки у нас є банк інструментів, який може відповідати цілям, які ми поставили перед нашим МСП, ми повинні це зробити зробити більш ретельний аналіз та тестування, в якому ми повинні протестувати інструменти та взяти до відома потреби та функціональні можливості, які вони мають. Важливо зробити індивідуальний аналіз кожного з них, а потім зробити групове порівняння різних інструментів, які ми попередньо вибрали.

У деяких випадках найповніші інструменти заважають нам адаптуватися до нашої бізнес-моделі, тому зручно, що давайте в наших тестах надамо пріоритет можливості адаптації інструменту та нашого МСП. Таким же чином, тести повинні враховувати навчальний напрямок членів наших МСП, тобто ми повинні аналізувати зручність використання інструменту та час, який потрібно вкласти в його вивчення.

• Вибравши інструмент, який найкраще відповідає потребам нашого МСП, ми мусимо дослідження та отримати якусь зовнішню консультаціюЦя консалтингова компанія - це не лише експертна компанія, яка займається інструментом, а також спільноти, блоги, канали YouTube, серед інших, які дозволяють нам знаходити відповіді на запитання та проблеми, що виникають. Слід зазначити, що однією з найбільших причин, чому впровадження деяких інструментів не вдається, є те, що ми отримуємо незначну чи відсутність порад, ми завжди повинні мати підстановочний знак на випадок проблем або нових потреб.

• Після того, як ми вибрали відповідний інструмент з відкритим кодом для автоматизувати обліково-адміністративні процеси МСП і ми маємо зовнішні консультації, так що використання їх у нашому МСП є повним успіхом, ми повинні спланувати всі процеси та процедури, які ми повинні проводити для впровадження інструменту. Зручно скласти планування, яке включає придбання або адаптацію обладнання, встановлення інструменту, створення резервних механізмів та захист інформації, параметризацію інструменту, створення нових функціональних можливостей інструменту, документація та навчання причетних.

Планування впровадження інструменту в МСП є надзвичайно важливим, успіх чи ні впровадження залежить від цього процесу, ми також повинні планувати випадки ризику, процедури, яких слід дотримуватися у разі спротиву змін, період випробування та майбутнє оновлення.

• Вибір правильного інструменту та поради, мабуть, дасть нам послідовне планування, так само, найважливіший етап, коли ми цього хочемо автоматизувати обліково-адміністративні процеси МСП, це запуск інструменту або те, як також відоме виконання інструменту, на цьому етапі ми повинні бути готовими до проблем, сумнівів, запитів та успіхів.

Наявність плану на випадок непередбачених ситуацій, заснованого на здійсненому раніше плануванні, дозволить нам діяти швидко, коли інструмент не відповідає тому, що нам потрібно, так само ми можемо створити механізм для подальшого його вдосконалення; це зручно на етапі виконання отримувати найбільша кількість відгуків та будьте готові до вдосконалення та змін у часі та способах, які ми запланували.

Виконання цих кроків, мабуть, зробить впровадження інструменту з відкритим кодом успішним у вашому МСП, але варто зауважити, що, безперечно, саме участь вашої робочої групи та можливість адаптації, зміни, вдосконалення та реорганізації інструменту, що дозволяє вільне програмне забезпечення настільки успішне як в МСП, так і у великих організаціях.

Прагнучи вирішити проблему у вашому МСП або автоматизувати деякі процеси, найголовніше - це читання та дослідження, час, який ви витрачаєте на дослідження, тестування, запитування, аналіз та документування, заощадить ваші гроші та набагато більше часу на наступних етапах. Припустити помилки в дослідницькому середовищі простіше, ніж у виробничому, тому не бійтеся знайти спосіб впровадити інновації або адаптуватися до того, що вже існує.