Cách chuyển đổi từ MS Office sang LibreOffice dễ dàng hơn

Bộ ứng dụng văn phòng là một công cụ cơ bản trong bất kỳ quá trình di chuyển nào sang hệ điều hành khác, không chỉ ở nơi làm việc mà còn cho người dùng gia đình. Điều này không có gì bí ẩn, câu hỏi phổ biến nhất mà người ta nghe thấy khi đề xuất với người khác về khả năng chuyển sang GNU / Linux là: "Liệu tôi có thể mở một tệp MS Office như vậy không?" Chính vì lý do này, tầm quan trọng nhỏ mà chúng tôi dành cho bộ ứng dụng văn phòng trong GNU / Linux tiếp tục thu hút sự chú ý của tôi. Nói cách khác, tôi tin rằng để GNU / Linux thực sự được sử dụng rộng rãi và chinh phục thị trường máy tính để bàn một lần và mãi mãi, không cần phải có trình chỉnh sửa video tiên tiến hơn hoặc trình chỉnh sửa hình ảnh thực sự cập nhật. chiều cao của Photoshop, thậm chí không phải là một giàn máy chơi game như Steam. Tất cả những gì cần làm là làm cho quá trình chuyển đổi dễ dàng hơn.

Việc cài đặt nhà máy GNU / Linux trên nhiều máy tính hơn chắc chắn là một bước đi đúng hướng, nhưng sẽ giúp ích được gì nếu chẳng hạn như bộ ứng dụng văn phòng không cho phép bạn mở các tệp mà mọi người đang làm việc trên đó? Vì lý do này, một trong những điều tôi khuyên những người muốn dùng thử GNU / Linux là bắt đầu dùng thử các ứng dụng phần mềm miễn phí cũng hoạt động trên Windows. Bằng cách đó, quá trình chuyển đổi mượt mà hơn. Vì vậy, ví dụ, tôi cài đặt LibreOffice, VLC, GIMP và Firefox, trong số những người khác, để chúng quen với giao diện và hoạt động chung của nó.

Trường hợp cụ thể của LibreOffice, như tôi đã đề cập, đặc biệt quan trọng và nó không phải là không có vấn đề. Hướng dẫn nhỏ này nhằm mục đích giúp những người sắp dùng thử bộ ứng dụng văn phòng này để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt và họ biết những lợi thế và bất lợi của việc sử dụng chương trình này.

Tại sao chuyển sang LibreOffice?

1. Hoàn toàn miễn phí. Không giống như MS Office, không cần trả tiền số tiền lớn để có thể sử dụng nó. Mặc dù bản thân điều này có thể là một lý do thuyết phục đối với một người dùng cá nhân, nhưng nó có tác động lớn hơn nữa đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp thường sử dụng một bản sao phần mềm văn phòng trên mỗi máy tính của doanh nghiệp. Nhiều người, thậm chí một số công ty hoặc chính Nhà nước (sic), muốn tránh vấn đề này bằng cách sử dụng các bản sao lậu của MS Office, với rủi ro bảo mật do điều này ám chỉ. Mặt khác, LibreOffice là một giải pháp thay thế miễn phí và an toàn.
2. Nó là phần mềm miễn phí. Giống như tất cả các phần mềm miễn phí khác, LibreOffice nhận được những cải tiến liên tục, có ảnh hưởng trực tiếp đến tính bảo mật và ổn định của chương trình. Ngoài ra, LibreOffice có một trong những cộng đồng tích cực nhất, hoạt động lâu dài trên việc đưa vào các chức năng mới và sửa lỗi.
3. Sử dụng các định dạng miễn phí: Không giống như DOC, WPD, XLS hoặc RTF, là những định dạng đóng mà chỉ những người tạo ra chúng mới thực sự biết rõ, LibreOffice sử dụng Định dạng miễn phí ODF, đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế ISO 26300: 2006. Việc sử dụng định dạng mở và chuẩn sẽ tránh được sự lỗi thời cho tài liệu của bạn và cho phép nó được mở trong tương lai.
4. Nó là đa nền tảng: Có các phiên bản của LibreOffice cho Windows, Mac và Linux. Điều này làm cho quá trình chuyển đổi dễ dàng hơn, đặc biệt là nếu bạn không sử dụng cùng một hệ điều hành ở nhà và tại nơi làm việc.
5. Bạn không thích giao diện ribbon của MS Office. Nhiều người dùng muốn từ bỏ MS Office vì họ không thể thích ứng với giao diện ruy-băng. Mặt khác, LibreOffice có giao diện trực quan “cổ điển”, tạo điều kiện chuyển đổi cho những ai đã quen với giao diện MS Office cũ.

Tôi có thể gặp những vấn đề gì nếu quyết định di cư?

Chúng tôi đã thấy những lý do để đi qua. Tuy nhiên, như với bất kỳ quá trình di chuyển nào, các vấn đề có thể phát sinh. Hãy xem xét một số điểm phổ biến nhất:

Hỗ trợ tệp không hoàn hảo

LibreOffice và MS Office không sử dụng cùng một định dạng cho các tệp của họ theo mặc định. Như chúng ta đã thấy, LibreOffice sử dụng ODF. Về phần mình, các phiên bản MS Office cũ hơn sử dụng định dạng đóng (DOC, XLS, v.v.) mà chỉ Microsoft mới biết sâu. Kể từ năm 2007, MS Office sử dụng OpenXML theo mặc định, còn được gọi là OOXML (DOCX, XLSX, v.v.). Không giống như định dạng trước đây, đây có thể được coi là một định dạng mở (như ODF) và đã trở thành một tiêu chuẩn quốc tế ISO / IEC 29500.

Mặc dù các phiên bản mới nhất của LibreOffice và MS Office mang lại khả năng tương thích cho tất cả các định dạng này - và nhiều định dạng khác - sự thật là chúng không hoàn hảo, điều này thường có nghĩa là các tệp trong chương trình này trông không giống nhau trong chương trình khác. Tất nhiên, điều này nghiêm trọng hơn trong trường hợp của LibreOffice, vì nó ít được sử dụng hơn MS Office. Vì lý do này, người dùng LibreOffice sẽ phải thích ứng với các định dạng thống trị, nên điều này là không thể tránh khỏi, tất nhiên.

Làm thế nào để giảm thiểu vấn đề này?

Chà, điều quan trọng ở đây là xác định xem các tệp được đề cập có nên được chỉnh sửa sau này hay không.

Trong trường hợp chỉnh sửa là không cần thiết, thì giải pháp rất đơn giản. Tốt nhất là xuất tài liệu sang PDF và chia sẻ tệp này thay vì tệp gốc. Điều này đúng với cả tệp MS Office (DOC, DOCX, XLS, XLSX, v.v.) và tệp LibreOffice (ODF), vì mặc dù đúng là sự hỗ trợ mà LibreOffice bao gồm cho tài liệu MS Office không hoàn hảo, chỉ có các phiên bản mới hơn của MS Office bao gồm hỗ trợ ODF và một số hỗ trợ khá tồi và hạn chế. Mặt khác, bằng cách chia sẻ tệp ở định dạng PDF, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng những người mở tệp sẽ có thể xem tệp như được thiết kế. Điều đáng nói là LibreOffice bao gồm khả năng chuyển đổi tài liệu sang PDF mà không cần cài đặt bất kỳ phần mở rộng hoặc gói bổ sung nào. Bạn chỉ cần đi đến Tệp> Xuất dưới dạng PDF. Người dùng muốn làm như vậy cũng có thể định cấu hình một loạt tùy chọn để tùy chỉnh quá trình xuất nói trên, nhân tiện đây là một trong những tính năng tiên tiến nhất mà tôi từng thấy trong loại bộ ứng dụng văn phòng này.

Trong trường hợp việc chỉnh sửa tệp để chia sẻ là cần thiết, thì không có giải pháp hoàn hảo nào, mặc dù có một số khuyến nghị cần tính đến. Đầu tiên và quan trọng nhất là lưu các tệp này ở định dạng MS Office 97/2000 / XP / 2003. Theo kinh nghiệm lâu năm của tôi khi sử dụng LibreOffice và trước OpenOffice, tôi có thể nói một cách an toàn rằng các tệp định dạng DOC (hầu như) luôn được hỗ trợ tốt hơn các tệp DOCX. Điều tương tự cũng có thể được nói đối với các tệp XLS và XLSX, v.v. Mặt khác, mặc dù luôn được ưu tiên sử dụng các định dạng miễn phí, MS Office có hỗ trợ tệp ODF khá thô sơ. Tóm lại, thật đáng tiếc, giải pháp tốt nhất là lưu tệp ở định dạng MS Office cũ. Theo quan điểm của tôi, đây là một nghịch lý to lớn vì LibreOffice bao gồm hỗ trợ tốt hơn cho định dạng MS Office độc ​​quyền, thay vì định dạng OOXML mở. Nhưng này, đó là một thực tế đáng buồn.

Mặt khác, vì LibreOffice lưu tệp ở định dạng ODF theo mặc định, mỗi khi chúng tôi lưu tệp với định dạng khác, chúng tôi nhận được một dấu hiệu cảnh báo chúng tôi về các vấn đề tương thích có thể xảy ra. Trong trường hợp điều này gây phiền nhiễu và bạn muốn luôn lưu ở định dạng MS Office 97/2000 / XP / 2003, bạn có thể thay đổi hành vi này bằng cách đi tới Công cụ> Tùy chọn và sau đó Tải / Lưu> Chung. Ở đó bạn phải bỏ chọn hộp Thông báo cho tôi khi tôi không lưu ở định dạng ODF và Luôn lưu dưới dạng chọn MS Office 97/2000 / XP / 2003, như được thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Macro không hoạt động

LibreOffice bao gồm hỗ trợ cho Macro, nhưng chúng được lưu trữ bằng ngôn ngữ khác với MS Office. LibreOffice sử dụng ngôn ngữ gọi là LO-Basic, trong khi MS Office sử dụng phiên bản rút gọn của Visual Basic được thiết kế đặc biệt cho các ứng dụng, phổ biến được gọi là VBA. Mặc dù cả hai ngôn ngữ đều rất giống nhau, nhưng chúng có những điểm khác biệt và không tương thích. Như thể điều này là chưa đủ, LibreOffice bao gồm hỗ trợ rất cơ bản cho VBA và MS Office không bao gồm bất kỳ hỗ trợ nào cho LO-Basic. Điều này có nghĩa là các macro được viết trong MS Office hiếm khi chạy tốt trong LibreOffice và ngược lại. cuối cùng Tài liệu LO-Cơ bản nó rất kém, ngay cả tiếng Anh. Những ai quan tâm đến việc thành thạo LO-Basic, có thể xem qua hướng dẫn cho lập trình viên.

Làm thế nào để giảm thiểu vấn đề này?

Đối mặt với vấn đề này, thực sự không có lối thoát. Điều duy nhất còn lại là từ bỏ việc sử dụng macro hoặc dịch các macro bằng tay, đây có thể là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng trong trường hợp các macro đơn giản nhất hoặc một cuộc phiêu lưu thực sự trong trường hợp các macro phức tạp hơn.

Không thể cộng tác chỉnh sửa tài liệu

Mặc dù vài năm trước, người ta đã thông báo rằng chức năng này đang được phát triển, và thậm chí một video với một nguyên mẫu đang hoạt động cũng được đưa vào, vì một số lý do mà mọi thứ không bao giờ khởi sắc. Ergo, LibreOffice chưa có khả năng cộng tác chỉnh sửa tài liệu.

Làm thế nào để giảm thiểu vấn đề này?

Hiện tại, lựa chọn tốt nhất cho người dùng GNU / Linux là sử dụng Google Docs, Zoho hoặc một số dịch vụ đám mây tương tự khác. Trong số các lựa chọn thay thế miễn phí, nó đáng để làm nổi bật Văn phòng duy nhất y Etherpad, điều này cũng cho phép các tài liệu làm việc cộng tác.

Thiếu chức năng hoặc lỗi (lỗi)

LibreOffice và MS Office không mang lại các chức năng giống nhau. Điều này có nghĩa là một số điều có thể được thực hiện trong LibreOffice không thể được thực hiện trong MS Office và ngược lại. Có thể, nhiều chức năng bị thiếu trong LibreOffice hơn trong MS Office, đặc biệt là trong LibreOffice Impress and Base, các chức năng tương đương của MS Power Point và Access.

Làm thế nào để giảm thiểu vấn đề này?

Nhận thức trước những hạn chế này là điều quan trọng khi chuyển sang LibreOffice. Để xem danh sách so sánh đầy đủ các chức năng của LibreOffice và MS Office, tôi khuyên bạn nên đọc Wiki Tổ chức Tài liệu. Cần lưu ý rằng một số vấn đề này không nghiêm trọng như chúng có vẻ. Việc LibreOffice Base không hoàn chỉnh như MS Access không quan trọng bằng việc bản thân Access được coi là một hệ thống cơ sở dữ liệu lỗi thời, bị các hệ thống cơ sở dữ liệu khác hiện đại hơn vượt qua một cách rộng rãi. Về các lỗi mà chương trình có thể mắc phải, vì là phần mềm miễn phí nên báo cáo lỗi để cộng đồng có thể sửa nó.

Một câu hỏi khác

Tìm hiểu các điểm tương đương

Điều quan trọng là phải tìm hiểu tên của các chương trình thay thế cho từng công cụ MS Office, cũng như các phần mở rộng khác nhau được sử dụng theo mặc định trong mỗi công cụ đó.

MS	LibreOffice
Từ (.doc, .docx)	Người viết (.odt)
Excel (.xls, .xlsx)	Calc (.ods)
PowerPoint (.ppt, .pps, .pptx)	Ấn tượng (.odp)
Truy cập (.mdb, .accdb)	Cơ sở (.odb)
Visio (.vsd, .vsdx)	Vẽ (.odg)

Giao thức di chuyển sang LibreOffice

Tổ chức Tài liệu, nền tảng đằng sau sự phát triển của LibreOffice, đã chuẩn bị giao thức di chuyển vào bộ ứng dụng văn phòng này bao gồm danh sách các biện pháp cần thực hiện khi bắt đầu quá trình di chuyển trong bất kỳ tổ chức nào. Tài liệu này được khuyến khích đọc.

Cài đặt Phông chữ Microsoft

Một trong những lý do tại sao một số tài liệu trông không giống nhau trên Windows và GNU / Linux là do phông chữ được sử dụng trong Windows không được cài đặt theo mặc định trong GNU / Linux. Mặc dù các lựa chọn thay thế miễn phí đi kèm với GNU / Linux rất giống nhau và một số trong số chúng, thậm chí vượt trội hơn về mặt kỹ thuật, lại không giống nhau.

Vào năm 1996, Microsoft đã phát hành "gói phông chữ TrueType quan trọng trên web". Những phông chữ này có giấy phép rất dễ dàng, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể cài đặt chúng. Hồi đó Microsoft muốn phông chữ của họ trở thành kiểu chữ tiêu chuẩn trên toàn thế giới, vì vậy họ đã phát hành chúng cho những ai muốn sử dụng chúng. Gói này bao gồm các phông chữ Andale Mono, Arial, Arial Black, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impacto, Times New Roman, Trebuchet, Verdana và Webdings. Hãy nhớ rằng Times New Roman là phông chữ mặc định cho các tài liệu Office cho đến năm 2007.

Cài đặt trong Ubuntu và các dẫn xuất:

sudo apt-get cài đặt ttf-mscorefonts-installer

Các phông chữ Clear Type của Microsoft cũng có thể được cài đặt. Các nguồn này là: Constantia, Corbel, Calibri, Cambria, Candara và Consolas. Calibri đã trở thành phông chữ mặc định trong Microsoft Word từ phiên bản 2007 trở đi. Thật không may, Microsoft không bao giờ phát hành những phông chữ này cho công chúng, như đã làm với phông chữ True Type. Tuy nhiên, nó bao gồm các phông chữ này như một phần của Trình xem PowerPoint 2007, có sẵn để tải xuống miễn phí. Lợi dụng tình huống này, có thể sử dụng một tập lệnh sẽ tải xuống Trình xem PowerPoint của Microsoft, giải nén phông chữ Clear Type và cài đặt chúng trên hệ thống GNU / Linux của bạn.

Cài đặt trong Ubuntu và các dẫn xuất:

wget -O vistafonts-installer http://paste.desdelinux.net/?dl=5152

Đừng quên cấp quyền thực thi cho tệp và sau đó chạy nó:

sudo chmod + x vistafonts-installer ./vistafonts-installer

Để sử dụng các phông chữ mặc định này trong LibreOffice, chỉ cần truy cập Công cụ> Cài đặt và sau đó LibreOffice Writer> Phông chữ Cơ bản, như được thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Tính đến trải nghiệm của bạn với tư cách là người dùng GNU / Linux, bạn sẽ đề xuất câu hỏi nào khác cho những người dùng đang nghĩ đến việc chuyển sang LibreOffice?