Việc lập và quản lý hóa đơn là một công việc phổ biến đối với các công ty lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như người làm việc tự do. Công việc này thường không được đánh giá cao và chiếm nhiều thời gian của người thực hiện, lẽ ra họ có thể dành cho các trách nhiệm khác. Do đó, phần mềm lập hóa đơn có thể là một trợ thủ đắc lực cho tất cả họ.
Hơn nữa, cũng như bất kỳ ai, bạn có thể mắc lỗi trên hóa đơn. Điều này có nghĩa là bạn phải gạch bỏ các mục, liên tục theo dõi số hóa đơn, kiểm tra xem chúng đã được thanh toán hay chưa, v.v. Tất cả những việc này có thể được tự động hóa hoặc đơn giản hóa bằng phần mềm lập hóa đơn. Và việc này đơn giản như việc tải xuống một chương trình hoặc ứng dụng về máy tính hoặc thiết bị di động của bạn để giúp bạn giải quyết công việc tẻ nhạt này…
Chương trình thanh toán là gì?
Phần mềm lập hóa đơn về cơ bản là một chương trình máy tính dùng để quản lý và kiểm soát việc phát hành và nhận hóa đơn cho hàng hóa và/hoặc dịch vụ. Đây có thể là một công cụ tuyệt vời cho cả người làm việc tự do và doanh nghiệp.
Các tính năng mà mọi phần mềm lập hóa đơn nên có là:
- Công suất cho đánh số liên tiếp hóa đơn đã phát hành và quản lý ngày tháng.
- Mẫu hóa đơn sẵn sàng bổ sung.
- Bao gồm logo và dữ liệu công ty hoặc tự kinh doanh.
- Khả năng chọn khác nhau phương thức thanh toán.
- Sức chứa của quản lý tập tin của khách hàng và nhà cung cấp. Với các dữ liệu như tên, tên công ty, NIF / CIF, địa chỉ, liên hệ, v.v.
- Trình chỉnh sửa trong trường hợp bạn muốn sửa đổi bất kỳ dữ liệu nào của cục tẩy của một hóa đơn trước khi nó được phê duyệt.
- Lựa chọn các loại impuestos (Thuế thu nhập cá nhân, VAT, ...) và khả năng tính tổng số tiền.
- Trang tổng quan với các biểu đồ hiển thị cân đối chi phí và thu nhập.
- Hệ thống của thông báo trong vài trường hợp.
- Chức năng tạo hóa đơn proforma và ngân sách.
- Trong một số trường hợp, nó cũng có cơ sở dữ liệu / chương trình làm việc với khách hàng và dữ liệu thuế của họ để giúp việc tạo hóa đơn dễ dàng hơn.
Các loại phần mềm thanh toán
Trong lĩnh vực phần mềm quản lý kho hàng hoặc lập hóa đơn dịch vụ , bạn có thể tìm thấy nhiều loại khác nhau . Bạn nên làm quen với chúng để chọn ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
- Trên mạng- Đây là các chương trình thanh toán dựa trên web không cần cài đặt bất cứ thứ gì. Chúng chỉ có thể được sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web tương thích. Ưu điểm của các hệ thống này là chúng sẽ luôn sẵn sàng từ mọi nơi (miễn là máy chủ của bạn đang hoạt động) và bạn sẽ không phụ thuộc vào một thiết bị cụ thể cho nó. Ngoài ra, ở trên đám mây, dữ liệu sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, không cần lo lắng về việc sao lưu, v.v.
- Địa phương: phần mềm thanh toán cục bộ là phần mềm được cài đặt trên PC hoặc thiết bị di động của riêng bạn. Mặc dù các dịch vụ trực tuyến có bảo mật tốt và được mã hóa, nhưng một số người không thích bảo mật có thể muốn có tất cả dữ liệu khách hàng cục bộ để bảo mật hơn. Đó thực sự là lợi thế duy nhất mà các chương trình này có. Phần còn lại là những bất lợi so với trực tuyến, vì nếu điều gì đó xảy ra với thiết bị của bạn, ổ cứng của bạn bị hỏng, bạn bị ảnh hưởng bởi ransomware, v.v. và bạn không có bản sao lưu, bạn có thể mất tất cả dữ liệu tài chính của mình.
Ngoài các danh mục trên, phần mềm lập hóa đơn có thể được phân loại thêm dựa trên các khía cạnh khác . Ví dụ, có các tùy chọn phần mềm lập hóa đơn mã nguồn mở và miễn phí, cũng như phần mềm độc quyền. Chúng ta thậm chí có thể phân biệt giữa các dịch vụ trả phí và các dịch vụ hoàn toàn miễn phí. Nhìn chung, không có yếu tố nào trong số này làm cho một chương trình lập hóa đơn tốt hơn hay tệ hơn.
Nói cách khác, có những phần mềm quản lý hóa đơn mã nguồn mở miễn phí tốt không kém gì phần mềm mã nguồn đóng trả phí, và ngược lại. Vì vậy, đừng dùng những yếu tố này làm thước đo chất lượng, như một số người vẫn cho rằng phần mềm mã nguồn mở kém hơn phần mềm độc quyền… Đó là một sai lầm lớn!
Các chương trình thanh toán tốt nhất
Nếu bạn muốn tham khảo một số phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất hiện có, đây là danh sách một số lựa chọn hàng đầu:
- InvoiceScripts: Nó cung cấp rất nhiều tính linh hoạt, vì nó cho phép cài đặt cục bộ trên PC, sử dụng máy chủ web để lưu trữ công cụ này và cũng theo mô hình SaaS trên đám mây từ các máy chủ của chính nó như một dịch vụ. Trong trường hợp này, nó là một giải pháp phần mềm miễn phí. Nó mạnh mẽ và không ngừng phát triển nhờ vào cộng đồng và các plugin đang bổ sung các chức năng mới. Ngoài việc quản lý hóa đơn, các chức năng cũng có thể được thêm vào để có một CRM hoặc ERP hoàn chỉnh.
- thực tế: DelSol Software đã phát triển phần mềm thanh toán lý tưởng này để kiểm soát tất cả các hoạt động quản lý thương mại của công ty, cả bán hàng và mua hàng được thực hiện. Bạn thậm chí có thể kiểm soát hơn thế nữa nhờ khả năng kiểm soát hàng tồn kho và sản phẩm. Ngoài ra, không quan trọng quy mô của công ty hoặc nếu bạn tự kinh doanh. Mặt khác, nó có một lợi thế lớn khác, đó là tích hợp với bộ MS Office. Nó hoàn toàn miễn phí, nhưng nó chỉ có sẵn cho Windows để cài đặt cục bộ, mặc dù nó cũng có thể được sử dụng trực tuyến từ bất kỳ hệ thống nào nhờ nền tảng đám mây của nó.
- quipu: một phần mềm thanh toán rất đơn giản và trực quan được thiết kế đặc biệt cho các dịch giả tự do và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cho phép tạo hóa đơn và ngân sách được cá nhân hóa, điều chỉnh các giao dịch ngân hàng an toàn, tạo chuyển tiền, tự động hóa việc trình bày thuế, v.v. Tích hợp chức năng OCR để nhận dạng văn bản với camera của điện thoại di động của bạn. Bạn cũng có nó cho các thiết bị di động trên Google Play cho Android hoặc để sử dụng trên đám mây.
- Con nợ: nó là một trong những dịch vụ đám mây phổ biến nhất. Nó đơn giản và cho phép bạn thực hiện một công việc hiệu quả. Với các mẫu hóa đơn có thể tùy chỉnh, công nghệ OCR để nhận dạng văn bản bằng camera, báo cáo và số dư, v.v. Trong trường hợp này, nó được thanh toán, với gói thanh toán cơ bản cho tối đa 100 tài liệu hàng năm là € 4 / tháng, gói trung bình lên đến 800 hóa đơn một năm với € 12 / tháng và gói không giới hạn với € 24 / tháng. Nó cũng có một ứng dụng cho thiết bị di động.
- Chống chỉ định: dịch vụ dựa trên web để phát hành và quản lý hóa đơn của bạn một cách nhanh chóng và đơn giản. Nó có các mẫu, chức năng ghi lại giờ, tạo đồ họa với các bản ghi, cho phép tích hợp với các nhà quản lý thương mại điện tử như Prestashop, Shopify, Woocommerce, v.v. Nó có một số gói đăng ký trực tuyến (mặc dù nó có gói cơ bản giới hạn miễn phí) và một ứng dụng dành cho thiết bị di động.
- Anfix: một sự thay thế khác cho những cái trước để sử dụng trong việc quản lý hóa đơn của bạn để tạo sự thoải mái hơn. Nó có các mẫu hóa đơn, chức năng tự động hóa, tạo tệp để trình bày thuế, quản lý kế toán, ngân sách, v.v. Các gói định giá của họ dao động từ khoảng € 10 đến € 50, với dịch vụ tư vấn nếu bạn thích. Nó có một ứng dụng di động và dịch vụ trực tuyến.
- hiền nhân: Sage là một trong những nhà phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp nổi tiếng nhất. Trong trường hợp này, họ đã tạo ra một công cụ phần mềm thanh toán tốt được thiết kế đặc biệt cho các dịch giả tự do và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn sẽ có mọi thứ bạn cần để quản lý hóa đơn và tạo biểu đồ để kiểm tra trạng thái và có được ý tưởng về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có một kết nối ngân hàng tự động để hạch toán các khoản phí và chi phí, cũng như khả năng quản lý hàng tồn kho, khả năng đa người dùng, v.v. Thật vậy, nó không phải là một dịch vụ miễn phí. Nó có kế hoạch € 7.5 và € 15 mỗi tháng với ưu đãi hiện tại (trước € 10 và € 20 tương ứng). Nhân tiện, Sage cũng có ứng dụng di động.