Jak si vybrat nástroj pro automatizaci účetně-správních procesů malých a středních podniků

El Finance a veřejné úvěrové služby V posledních dnech se vyjádřil k potřebě vytvořit mechanismy a nástroje, které by to umožnily automatizovat účetní a správní procesy malých a středních podnikůRovněž vyzvala komunity svobodného softwaru, aby se více staraly o životaschopnost implementace nástrojů otevřeného zdroje v obchodním prostředí.

Je důležité si uvědomit, že existuje mnoho Open source nástroje pro účetnictví a fakturaci pro malé a střední podniky, každý s vlastními charakteristikami, kromě univerzálních charakteristik, které má účetní a fakturační software.

Každý z těchto open source nástrojů (ERP, účetní sada, software pro elektronické účetnictví, šablony, knihy, mimo jiné) mohou být použity v malých a středních podnicích k urychlení a automatizaci jejich procesů, bezpečně a pomocí bezplatného softwaru.

Pohodlné při výběru nástroje účetnictví a fakturace pro naše malé a střední podniky je to, že pokračujeme krátký proces výzkumu, testování, poradenství, plánování a realizaceJinými slovy, při výběru nástroje, který vyřeší naše účetní a fakturační problémy, je vhodné dodržovat následující postupy.

• Prozkoumejte nástroje s otevřeným zdrojovým kódem které jsou k dispozici a mají funkce, které váš SME potřebujeJe důležité si uvědomit, že musíme provést poměrně důkladné vyšetřování a stanovení priorit výzkum komunity obklopující uvedený nástroj. Musíme zkontrolovat kvalitu nástroje, použitelnost, čas aktualizace, budoucí práci, výsledky implementací v jiných malých a středních podnicích, úroveň podpory, dostupnost konzultantů nástroje a škálovatelnost z toho.

• Jakmile budeme mít banku nástrojů, která by mohla splnit cíle, které jsme stanovili pro naše malé a střední podniky, musíme proveďte důkladnější analýzu a testování, ve kterém musíme otestovat nástroje a vzít na vědomí jejich potřeby a funkce. Je důležité provést individuální analýzu každého z nich a poté provést skupinové srovnání různých nástrojů, které jsme předem vybrali.

V některých případech nejúplnější nástroje nám brání v přizpůsobení se našemu obchodnímu modelu, takže je to vhodné pojďme v našich testech upřednostnit možnost přizpůsobení nástroje a našeho SME. Stejným způsobem musí testy brát v úvahu linii učení členů našich malých a středních podniků, to znamená, že musíme analyzovat použitelnost nástroje a čas, který je třeba do jeho učení investovat.

• Když jsme si vybrali nástroj, který nejlépe vyhovuje a odpovídá potřebám našeho SME, musíme prozkoumejte a získejte nějaký druh externího poradenstvíTato konzultace není v tomto nástroji pouze odbornou společností, ale mohou to být mimo jiné také komunity, blogy, kanály YouTube, které nám umožňují najít odpovědi na otázky a problémy, které vyvstanou. Je třeba poznamenat, že jedním z největších důvodů, proč implementace některých nástrojů selhává, je malá nebo žádná rada, kterou dostáváme, vždy musíme mít divokou kartu pro případ problémů nebo nových potřeb.

• Jakmile jsme si vybrali vhodný nástroj s otevřeným zdrojovým kódem automatizovat účetní a správní procesy malých a středních podniků a máme externí poradenství, aby jeho využití v našem SME bylo celkovým úspěchem, musíme naplánovat všechny procesy a postupy, které musíme provést při implementaci nástroje. Je vhodné provést plánování, které zahrnuje pořízení nebo přizpůsobení zařízení, instalaci nástroje, vytvoření záložních mechanismů a ochranu informací, parametrizaci nástroje, vytvoření nových funkcí nástroje, dokumentace a školení zúčastněných.

Plánování implementace nástroje v malém a středním podniku je zásadní, úspěch či ne implementace závisí na tomto procesu, musíme také naplánovat rizikové případy, postupy, které je třeba dodržovat v případě odporu vůči změnám, období zkoušky a budoucí aktualizace.

• Výběr správného nástroje a rady nám pravděpodobně poskytne důsledné plánování, stejně jako nejdůležitější fázi, kdy chceme automatizovat účetní a administrativní procesy malého a středního podniku, je implementace nástroje nebo jak je známé provádění nástroje, v této fázi musíme být připraveni na problémy, pochybnosti, dotazy a úspěchy.

Pohotovostní plán založený na dříve provedeném plánování nám umožní jednat rychle, když nástroj neodpovídá tomu, co potřebujeme, stejně tak můžeme vytvořit mechanismus pro jeho další zlepšování, během fáze provádění je vhodné přijímat největší množství zpětné vazby a buďte otevřeni zlepšování a změnám v časech a způsobech, které jsme plánovali.

Následující kroky pravděpodobně povedou k úspěšné implementaci nástroje s otevřeným zdrojovým kódem ve vašem SME, ale stojí za zmínku, že nepochybně je to účast vašeho pracovního týmu a možnost přizpůsobit, změnit, vylepšit a reorganizovat nástroj, který umožňuje, aby svobodný software je tak úspěšný jak v malých a středních podnicích, tak ve velkých organizacích.

Při hledání řešení problému ve vašem SME nebo automatizaci některých procesů je nejdůležitější číst a zkoumat, čas, který investujete do výzkumu, testování, dotazování, analýzy a dokumentace, vám ušetří peníze a mnohem více času v dalších fázích . Dělat chyby ve výzkumném prostředí je jednodušší než ve výrobním prostředí, takže se nebojte najít způsob, jak inovovat nebo se přizpůsobit tomu, co již existuje.