Hvordan ved du, om en gratis softwareløsning fungerer godt for din virksomhed eller organisation?

Jeg har modtaget mange e-mails, der beder om oplysninger om brugen af ​​gratis software i virksomheder eller organisationer. Denne artikel forsøger at tilfredsstille disse krav ved at analysere dybtgående nogle af de aspekter, der skal tages i betragtning, når man beslutter at overføre computersystemet i din virksomhed eller organisation til gratis alternativer.

Adgang til fri software kan være så simpelt som at downloade en softwarepakke, installere den og bruge den på en enkelt arbejdsstation eller så kompleks som at implementere en Linux-serverklynge til at udføre komplekse computeropgaver. Her vil vi fokusere på mindre implementeringer af gratis software, som er mest relevante for de fleste virksomheder og organisationer.

Alle virksomheder og organisationer bør overveje at implementere gratis software. Men under alle omstændigheder er det nødvendigt at undersøge denne mulighed dybtgående, hvilket kan betyde en betydelig organisatorisk ændring. I dette afsnit udsætter vi nogle af de faktorer, du muligvis har brug for, når du afvejer omkostningerne og fordelene ved gratis software versus proprietære løsninger.

Begreber

Der er tre koncepter, der skal overvejes, når man evaluerer software: Total cost of Ownership (TCO), strategisk værdi og kompatibiliteten af ​​din virksomheds eller organisations "mission" med filosofien om fri software.

Samlede ejeromkostninger:
CTP er et udtryk, som mange mennesker kender - det repræsenterer et skøn over, hvor meget en teknologiintroduktion koster at implementere, bruge og vedligeholde over tid.

Strategisk værdi:
Strategisk værdi tager højde for andre faktorer end de økonomiske omkostninger forbundet med selve teknologien. At måle indvirkningen på medarbejdernes produktivitet eller på kvaliteten af ​​de tjenester, der leveres til klienterne, er en del af den strategiske værdiansættelse.

Kompatibilitet med "missionen":
I vid udstrækning drives gratis software af samfundet, såvel som dets ejerskab er også kollektivt, så gratis softwareimplementeringer baserer deres eksistens på permanent feedback fra alle brugere, udviklere osv. (enten ved transmission af erfaringer, introduktion af forbedringer eller ændringer, oprettelse eller forbedring af dokumentation osv.) Derudover kan gratis software-operativsystemer bruges på gamle computere, hvilket forlænger deres brugstid, hvilket gør virksomhed eller organisation er mere økologisk og økonomisk bæredygtig. Er disse egenskaber ved fri software i tråd med din virksomheds eller organisations mission? Det er ikke et væsentligt krav, men hvis din virksomhed eller organisation har en højere "mission" end bare at tjene penge, vil du sandsynligvis finde værdier og idealer i gratis software, kort sagt, en filosofi, der er kompatibel med din mission. Med andre ord er der andre grundlæggende, ud over de økonomiske (lavere omkostninger osv.), Der gør gratis software til en bedre mulighed i modsætning til dens proprietære alternativer.

Tidligere overvejelser om CTP

CTP er beregningen af ​​de samlede omkostninger ved anvendelse af en teknologisk løsning. Dette inkluderer de oprindelige omkostninger ved anskaffelse af softwaren (købspris, installationsgebyrer, abonnementsgebyrer eller licensafgifter), hardwareomkostninger, installationsomkostninger (personale tid eller passende konsulentomkostninger), slutbrugerens uddannelsesomkostninger og omkostningerne til softwarevedligeholdelse (årlige vedligeholdelsesgebyrer, supportomkostninger og opgraderingsomkostninger). Dette fulde spektrum af omkostninger skal overvejes, når man sammenligner løsninger, uanset hvordan de er licenseret.

Den mest åbenlyse fordel ved fri software i forhold til proprietære løsninger med hensyn til omkostninger er anskaffelsesomkostningerne til softwaren og omkostningerne til vedligeholdelse og opgradering. Gratis software er næsten altid tilgængelig gratis, har ingen licensgebyrer eller årlige vedligeholdelsesgebyrer (der er nogle undtagelser, oftest i form af administrerede supportkontrakter), og opdateringer er også gratis. Selvfølgelig modregnes omkostningerne ved erhvervelse af proprietær software af de andre typer udgifter, som din virksomhed eller organisation vil afholde, når du køber gratis software (konsulenter, uddannelse af personale, administration osv.), Så softwaren, du er gratis, er den ikke nødvendigvis billigere i slutningen af ​​dagen: CTP kan være højere end den software, du skal betale for at erhverve.

Hvad er nogle spørgsmål, du skal stille dig selv for at vide, om brugen af ​​soft. gratis i din virksomhed eller organisation er en god idé?

Kritisk applikationsstøtte

Nøglespørgsmål til evaluering af introduktionen af ​​gratis software:
Hvad er de kritiske applikationer til din organisation?
Hvilke operativsystemer kører de på?

Husk altid kompatibiliteten mellem den open source-løsning, du overvejer, og de kritiske applikationer, du allerede bruger. Især når du overvejer at bruge Linux som et operativsystem, skal du huske på, at mange af disse programmer sandsynligvis ikke har en Linux-version. Dette indebærer, at du bliver nødt til at kigge efter en alternativ software, altid helst "gratis", men at hvis den ikke findes, kan det være en "proprietær" version, der kører uden problemer på Linux.

Dette gælder især for "lodrette softwareprodukter", der er udviklet til nonprofitorganisationer, såsom sagssporingsprogrammer eller pantsporing, der anvendes af overkommelige boliggrupper osv. Desværre har stigningen i Linux-brug de sidste par år primært været på serversiden, hvorfor et stigende antal serverapplikationer kører på Linux. Desktop-markedet vokser stadig meget langsommere, men dette ændrer sig med introduktionen af ​​Ubuntu og flytningen af ​​mange udviklere til Linux.

Men lad os gå til en bestemt sag. Antag, at din virksomhed er et rejsebureau. De kører sandsynligvis Amadeus, et af de mest anvendte programmer til reservationer af fly, hoteller osv. Hvis det er et uafhængigt program (det vil sige, det har brug for et operativsystem til at køre), bliver du nødt til at finde ud af, om der findes en version til Linux. Hvis der ikke er nogen Linux-version af det samme program, skal du finde ud af, om der er et gratis alternativ, eller om et andet proprietært program har en version til Linux. I disse tilfælde har Java-applikationer tendens til at "redde dagen", da de kører på ethvert operativsystem, der har Java installeret. Endelig, hvis det er et program, der kører i skyen (det vil sige, det er en tjeneste, der leveres fra en webside), kører du med fordele, uanset hvilket operativsystem du åbner det fra, fungerer det det samme.

Organisationer, der er stærkt afhængige af et program, der ikke er tilgængeligt til Linux, finder ud af, at hvis de vil bruge Linux, vil de blive tvunget til at vedligeholde en Windows-maskine, der udelukkende er dedikeret til at køre det "kritiske" program. I så fald skal de ekstra omkostninger til vedligeholdelse af denne maskine inkluderes i de samlede ejeromkostninger (TCO). Desuden kan brugerbesvær betragtes som et tab af strategisk værdi. At gøre noget lignende i dag ville dog være helt latterligt såvel som dysfunktionelt og upraktisk. Heldigvis er virtualiseringsteknologier forbedret dramatisk, så vedligeholdelse af en Windows-virtuel maskine på et relativt moderne skrivebord er ofte et mere levedygtigt alternativ til vedligeholdelse af en separat computer (hvilket også ville være fjollet hvis applikationen skal bruges af flere brugere). På den anden side leveres Linux også med WINE, et sæt værktøjer, der tillader, at mange applikationer til Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista og Win 7 kan køre uændret på forskellige lignende operativsystemer. til Linux som GNU / Linux, BSD, Solaris og Mac OS X. Som du kan se, selv i værste fald, hvor der ikke er nogen native alternativer til Linux af de "kritiske" programmer til din organisation, er der måder at undgå problem.

Omkostninger til erhvervelse af software

Nøglespørgsmål om softwareopsamlingsomkostninger:
Med en proprietær løsning, hvor store vil anskaffelsesomkostningerne være i forhold til de andre omkostninger?
Med en proprietær løsning, hvor let vil det være at få rabatter på køb af softwaren?

Nogle produkter af denne art, såsom enkle værktøjer eller små applikationer, har meget lave anskaffelsesomkostninger. Andre produkter, såsom kontorpakker, groupware, komplekse databaser, økonomiske programmer eller fundraising-pakker eller serveroperativsystemer kan have meget høje anskaffelsesomkostninger. I nogle tilfælde kan nogle virksomheder og organisationer få mange softwarepakker eller webapplikationer gennem donationer eller meget lave priser, hvilket kan reducere eller eliminere omkostningerne ved køb af softwaren.

Imidlertid er antallet af eksemplarer af et produkt, der vil blive diskonteret eller doneret, undertiden begrænset (for eksempel kan en organisation kun få 50 brugerlicenser til Microsoft Office XP, så denne mulighed vil ikke være i stand til imødekomme dine behov i en stor organisation.) I modsætning hertil er stort set al gratis software tilgængelig uden køb og flere licenser er ikke påkrævet.

Implementeringsomkostninger

Nøglespørgsmål om ansøgningsomkostninger:
Hvad er den lette implementering af softwaren med hensyn til krævede ressourcer (tid og penge)?
Hvilken ekspertise kan der kræves til denne software, hvad enten den er proprietær eller open source?
Hvilken erfaring har du til rådighed blandt dine menneskelige ressourcer?
Hvor meget tid, penge og andre ressourcer har du til at investere?

For nogle programmer er implementeringen meget enkel, og det vil tage en medarbejder måske 10-30 minutter at installere. Implementering af de mest komplekse applikationer kan på den anden side tage dage for personalet og / eller konsulenten, da det blandt andet kan kræve konvertering af informationen fra det tidligere system.

Når du evaluerer mulighederne for en bestemt løsning, skal du huske, at gratis softwareprojekter i nogle tilfælde kan være sværere at installere end deres proprietære kolleger, især hvis de mennesker, der gør det, er nye i "verdenen af ​​fri software" . Inderst inde er det næsten altid super nemt, men det kan være svært, hvis du stadig har den "Windows måde at gøre tingene" på. Af denne grund er det værd at gennemgå installationsdokumentationen for de løsninger, du planlægger at indarbejde.

Hvis din organisation har brug for støtte fra konsulenter, kan du have svært ved at finde konsulenter, der er fortrolige med gratis softwareteknologier, selvom dette ændrer sig med den øgede popularitet, som mange gratis softwareværktøjer, der anvendes i dag, vinder. en masse. Hvis du nu er afhængig af en konsulent, der ikke er fortrolig med disse teknologier, skal du muligvis finde en ny, der kan hjælpe dig med at glatte overgangen til gratis teknologier.

Hardwareomkostninger

Nøglespørgsmål om hardwareomkostninger:
Bruger jeg flere servere?
Har den proprietære software, jeg bruger, specielle hardwarekrav?
Har jeg brug for hardware certificeret af mine leverandører?

I mange situationer skal du implementere softwaren på eksisterende hardware, hvilket ikke betyder yderligere hardwareomkostninger. Men hvis du implementerer en ny type server eller erstatter en gammel server, vil hardwareomkostninger sandsynligvis være et problem. Generelt, jo større behov dit netværk har (med hensyn til kapacitet) vil hardwarebesparelserne være større med introduktionen af ​​et gratis softwarestyresystem (såsom Linux) og andre gratis softwareprogrammer. Nyere undersøgelser har vist, at Linux-baserede servere (sammenlignet med Microsoft Windows) kan håndtere mere trafik, kan være vært for flere konti og udføre mere informationsbehandling ved hjælp af den samme hardware. I en situation, hvor du bruger flere Windows-servere, kan Linux således gøre det samme job med færre maskiner (og derfor mindre ressourceforbrug).

Omkostninger til personaleuddannelse

Nøglespørgsmål om uddannelsesomkostninger:
Kræver brug af denne software slutbrugeruddannelse?
Vil jeg have uddannet folk til at foretage "intern support" til denne software uden at stole på tredjeparts teknisk support?

For slutbrugerløsninger (såsom kontorapplikationer, økonomiske pakker osv.) Er uddannelse langt den dyreste del af implementering af nye teknologier. Det personale, der bruger denne software dagligt, bør trænes i at bruge den optimalt. De fleste almindelige medarbejdere i en virksomhed eller organisation er ikke fortrolige med operativsystemer og applikationer, der ikke er Windows, så anvendelsen af ​​en gratis softwareløsning, der erstatter et velkendt og meget anvendt program, skal overvejes nøje. Fordelene ved at bruge en løsning som f.eks. Open Office opvejer måske eller måske ikke den brede vifte af uddannelsesomkostninger, der vil blive afholdt. På den anden side skal der også tages hensyn til langsigtede træningsimplikationer (når personalet er uddannet, kræver det kun en løbende uddannelse og uddannelse af nye medarbejdere).

Imidlertid er dette punkt, der ofte fremføres i lyset af gratis software (billig men meget dyrt med hensyn til personaleuddannelse) mindre og mindre sandt. Først og fremmest, når det kommer til Linux, er der flere metoder til at minimere virkningen af ​​overdragelsen, såsom at anvende desktop-temaer, der ligner den version af Windows, som brugeren er vant til osv. På den anden side er overgangen fra Windows til Linux generelt ikke mere traumatisk i dag end overgangen fra Win XP til Win 7 eller Win Vista. For ikke at nævne udfører de fleste brugere et par rutineopgaver, som det ikke tager lang tid at lære at bruge det nye operativsystem. Med hensyn til alternative programmer kan uddannelsesomkostningerne reduceres til nul, hvis der er en Linux-version af den samme applikation, eller hvis den applikation kører under Java eller i skyen. I tilfælde af at det er nødvendigt at vælge at ændre applikationen (hvad enten den er gratis eller proprietær), er uddannelsesomkostningerne praktisk talt de samme som dem, som enhver virksomhed eller organisation skal pådrage sig, når man begynder at bruge et af disse programmer.

Endelig reduceres uddannelsesomkostningerne for software, der har ringe eller ingen indflydelse på slutbrugeren (filservere, databaseservere osv.), Til uddannelse af specifikt personale. Disse uddannelsesomkostninger kan komme til at have en vis vægt, når a) du stoler på internt personale, snarere end eksterne konsulenter, til at udføre den "tekniske support" af softwaren, og b) dit interne personale ikke har nogen erfaring med at bruge gratis software

Vedligeholdelsesomkostninger

Nøglespørgsmål om vedligeholdelsesomkostninger:
Kræver det proprietære alternativ et årligt vedligeholdelsesgebyr?
Skal jeg betale for sikkerhedsopdateringer og programrettelser?

Nogle softwareprodukter har en årlig pris af en slags. Til praktiske formål kan de betragtes som årlige licensafgifter, da de normalt beregnes som en procentdel af licensovertagelsesgebyret for den originale software. Gebyrerne skal inkluderes i din CTP-analyse.

De fleste gratis software har intet årligt vedligeholdelsesgebyr, da det til at begynde med ikke har licensomkostningsomkostninger. Nogle Linux-distributioner i virksomheder (såsom RedHat) har årlige vedligeholdelsesgebyrer, hvilket giver dig ret til at kræve specialiseret teknisk support. Dog er der få organisationer, der passer ind i de kategorier af organisationer, der bruger disse virksomhedspakker, for ikke at nævne det faktum, at den "gratis" ækvivalent med Red Hat (Fedora) kan bruges uden omkostninger.

Opgraderingsomkostninger

Nøglespørgsmål om opgraderingsomkostninger:
Hvor ofte skal jeg muligvis opdatere denne software?
Er opdateringerne tilgængelige med en eller anden form for rabat? Kvalificerer min organisation?

Det er vigtigt at holde softwaren relativt opdateret. Forøg stabilitet, sikkerhed og forbedr tilgængelige funktioner. Det er ikke nødvendigt at opdatere til den nyeste version, men det er afgørende at installere sikkerhedsrettelser, og når de ønskede funktioner introduceres, eller hvis der er dramatiske stabilitetsforbedringer, kan opdateringen være meget gavnlig.

Det er klart, at omkostningerne ved at opgradere en enkelt kopi af et produkt er meget billigere end at opgradere det enorme antal kopier, der kræves til et stort netværk af computere. Du kan ofte få proprietære softwareopdateringer til en betydelig rabat, eller hvis du er heldig, kan du endda modtage den via en donation. Med gratis software stopper du dog afhængigt af "velgørenhed" eller "goodwill" hos softwareudviklingsvirksomheder. De fleste gratis software har ingen opgraderingsomkostninger. Du downloader simpelthen den opdaterede version og installerer. I tilfælde af mange Linux-distributioner er dette en kvasi-automatisk operation (opdatering med en simpel kommando af hele operativsystemet og applikationer, som du har installeret).

Administration og teknisk support

Nøglespørgsmål om administration og support:
Hvilke kilder til support er der til brug for gratis software?
Hvor vigtigt er produktets pålidelighed ved valg af den rigtige løsning?
Er vira og andre sikkerhedsproblemer meget almindelige, når du bruger den proprietære mulighed?

Al software - fra applikationer til databaser til operativsystemer - kræver administration og teknisk support af en eller anden art. I nogle tilfælde vil du have internt personale, der kan levere denne service, i andre tilfælde vil du blive tvunget til at ansætte eksterne konsulenter til at udføre dette arbejde. Nogle kendetegn ved softwaren, der bestemmer niveauet for understøttet niveau, spænder fra graden af ​​pålidelighed af softwaren, dvs. dens sårbarhed over for sikkerhedsproblemer, til hvor kompleks den er for både slutbrugere og administratorer.

Uden undtagelse har alle organisationer efter at have flyttet til Linux indrømmet, at deres netværk var mere stabilt. De er også enige om at indrømme, at det er lettere at sikre dit netværk med Linux. Dels skyldes dette, at Linux-systemer og gratis softwareprogrammer, der kører under dette operativsystem, er den grundlæggende support bag Internettet (næsten alle servere i verden bruger Linux), og den åbne karakter af koden i gratis softwareprogrammer giver udviklere mulighed for at opdage og reparere mange potentielle sikkerhedsproblemer. Dels på grund af disse designfordele har computervirus og spyware ikke i høj grad påvirket Linux, mens de er udbredte i Windows.

For en organisation, der er afhængig af ekstern teknisk support, oversættes denne sparede tid direkte til omkostningsbesparelser. For en organisation, der har teknisk support, kan besparelserne være mere komplekse at beregne. Men hvis din organisation har flere servere, kan en administrator administrere flere Linux-servere end Windows-servere på samme tid.

Det er også rimeligt at antage, at den øgede pålidelighed og sikkerhed af Linux-systemer forbedrer slutbrugerens produktivitet. Personalet kan arbejde længere og bedre, hvis deres systemer er sjældnere nede. Arbejdsmoral vil sandsynligvis blive bedre med færre netafbrydelser. De fleste af os har lært den hårde måde: Hvilken Windows-bruger havde aldrig deres computer låst inde, ødelagde det dokument, man skrev, eller kunne ikke bruge e-mail i løbet af disse vigtige timer? Alt dette er utroligt frustrerende.

Mens gratis softwareapplikationer normalt er bedre i den henseende, er det ikke okay at generalisere Linux-pålidelighed til alle gratis softwareprogrammer. Der er mange gratis softwareprojekter, der hverken er mere stabile eller mere sikre end deres proprietære alternativer; Når du laver din forskning, er det vigtigt at huske dette til sammenligning.

Ud over pålideligheden og sikkerheden ved en løsning skal du også tage højde for dens kompleksitet. Kompleksitet kan øge supportomkostningerne på en af ​​to måder: enten ved at øge den tid, der kræves til at udføre bestemte opgaver, eller ved at kræve en bedre kvalificeret (og derfor bedre betalt) person til at udføre jobbet. Med hensyn til det første punkt hævder mange organisationer, der allerede har vovet at "tage skridtet", at gratis software ikke nødvendigvis er vanskeligere (eller lettere) at administrere end proprietær software. En vigtig advarsel er dog, at dette forudsætter, at administratoren er fortrolig med den gratis softwareløsning. Hvis ikke, skal yderligere omkostninger til personaleuddannelse overvejes.

Strategisk værdi

Ud over TCO (Total Cost of Ownership) skal du tage højde for den "strategiske værdi" af optionen baseret på gratis software. Denne type værdi er sværere at kvantificere, men kan ofte være vigtigere i beslutningsprocessen.

En af facetterne med strategisk værdi for gratis softwarebaserede løsninger er evnen til at løse problemer på måder, der ville være umulige med proprietære løsninger.

At kunne ændre koden i softwaren på en måde, der er bedst for din virksomhed eller organisation, er et tydeligt eksempel på strategisk værdi. Ikke alle drager fordel af dette, men mange gør det. Derudover, hvis en af ​​dem ændrer et gratis softwareprojekt, kan de distribuere denne modifikation til en anden lignende organisation og samarbejde - noget der ikke er muligt i udviklingen af ​​proprietær software eller i mange "lukkede" skyløsninger. Derudover, da kildekoden altid er tilgængelig, giver vedtagelsen af ​​gratis software organisationer langvarig fleksibilitet, evnen til at udvikle sig, når deres behov ændres, og lettere migrere til nye løsninger, der kan opstå.

Kontrol (eller mangel på det) er en anden strategisk overvejelse, der får nogle til at vælge gratis software. Mange har måske haft en dårlig oplevelse med at stole på en designet softwarepakke. Hvis softwareudvikleren går konkurs, erhverves af en konkurrent eller beslutter at stoppe med at støtte det produkt, har deres kunder sandsynligvis ikke noget sted at henvende sig til support. Hvis den originale udvikler sænker armene med gratis software, kan produktet genoplives med støtte fra brugerfællesskabet og andre udviklere. På lang sigt kan denne tilgang således give en vis risikoreduktion. Datakontrol er en anden sag. Data i et proprietært format eller på en server uden for organisationens kontrol er en stor ulempe for nogle organisationer.