Auswahl eines Tools zur Automatisierung der buchhalterischen Verwaltungsprozesse von KMU

El Finanzdienstleistung und öffentlicher Kreditdienst In den letzten Tagen äußerte er sich zu der Notwendigkeit, Mechanismen und Werkzeuge zu schaffen, die dies ermöglichen würden Automatisierung der buchhalterischen Verwaltungsprozesse von KMUEs forderte auch die Communitys für freie Software auf, sich mehr um die Realisierbarkeit der Implementierung von Open Source-Tools in Geschäftsumgebungen zu kümmern.

Es ist wichtig zu beachten, dass es zahlreiche gibt Open Source-Tools für Buchhaltung und Abrechnung für KMU, jedes mit seinen eigenen Merkmalen, zusätzlich zu den universellen Merkmalen, die die Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware aufweist.

Jedes dieser Open Source-Tools (ERP, Accounting Suite, elektronische Buchhaltungssoftware, Vorlagen, Bücher ua) können in KMU verwendet werden, um ihre Prozesse sicher und mithilfe freier Software zu beschleunigen und zu automatisieren.

Das Praktische bei der Auswahl eines Buchhaltungs- und Abrechnungstools für unsere KMU ist, dass wir fortfahren Ein kurzer Prozess der Recherche, Prüfung, Beratung, Planung und DurchführungMit anderen Worten, wenn Sie das Tool auswählen, das unsere Buchhaltungs- und Abrechnungsprobleme löst, ist es ratsam, die folgenden Verfahren zu befolgen.

• Recherchieren Sie nach Open Source-Tools das sind vorhanden und haben die Funktionen, die Ihr KMU benötigtEs ist wichtig anzumerken, dass wir eine ziemlich gründliche Untersuchung durchführen und Prioritäten setzen müssen die Forschung der Gemeinde rund um das Tool. Wir müssen die Qualität des Tools, die Benutzerfreundlichkeit, die Aktualisierungszeit, die zukünftige Arbeit, die Ergebnisse von Implementierungen in anderen KMU, den Grad der Unterstützung, die Verfügbarkeit von Toolberatern und die Tools überprüfen Skalierbarkeit davon.

• Sobald wir eine Reihe von Instrumenten haben, die die Ziele erfüllen könnten, die wir uns für unser KMU gesetzt haben, müssen wir Führen Sie eine gründlichere Analyse und Prüfung durch, in dem wir die Werkzeuge testen und ihre Bedürfnisse und Funktionen zur Kenntnis nehmen müssen. Es ist wichtig, jeweils eine individuelle Analyse durchzuführen und dann einen Gruppenvergleich der verschiedenen von uns ausgewählten Tools durchzuführen.

In einigen Fällen Die umfassendsten Tools hindern uns daran, uns an unser Geschäftsmodell anzupassen, so ist es bequem, dass Lassen Sie uns in unseren Tests die Möglichkeit der Anpassung des Tools und unseres KMU priorisieren. Ebenso müssen die Tests die Lernlinie der Mitglieder unserer KMU berücksichtigen, dh wir müssen die Verwendbarkeit des Tools und die Zeit analysieren, die in das Lernen investiert werden muss.

• Nachdem wir das Tool ausgewählt haben, das am besten zu den Anforderungen unserer KMU passt und diese erfüllt, müssen wir recherchieren und eine Art externe Beratung erhaltenDiese Beratung ist nicht nur ein Expertenunternehmen für das Tool, sondern kann auch Communitys, Blogs und YouTube-Kanäle sein, die es uns ermöglichen, Antworten auf auftretende Fragen und Probleme zu finden. Es sollte beachtet werden, dass einer der Hauptgründe, warum die Implementierung einiger Tools fehlschlägt, darin besteht, dass wir nur wenige oder gar keine Ratschläge erhalten. Bei Problemen oder neuen Anforderungen müssen wir immer einen Platzhalter haben.

• Sobald wir das passende Open Source Tool ausgewählt haben Automatisierung der buchhalterischen Verwaltungsprozesse von KMU und wir haben externe Beratung, damit der Einsatz in unseren KMU ein voller Erfolg ist. Wir müssen alle Prozesse und Verfahren planen, die wir für die Implementierung des Tools ausführen müssen. Es ist zweckmäßig, eine Planung zu erstellen, die den Erwerb oder die Anpassung der Ausrüstung, die Installation des Tools, die Erstellung von Sicherungsmechanismen und den Schutz der Informationen, die Parametrisierung des Tools, die Erstellung neuer Funktionen im Tool und die Dokumentation umfasst und die Ausbildung der Beteiligten.

Die Planung der Implementierung eines Tools in einem KMU ist von wesentlicher Bedeutung. Der Erfolg oder Nichterfolg einer Implementierung hängt von diesem Prozess ab. Wir müssen auch die Risikofälle planen, die Verfahren, die bei Widerstand gegen Veränderungen einzuhalten sind, den Zeitraum Testversion und zukünftige Updates.

• Die Auswahl des richtigen Tools und der richtigen Beratung wird uns wahrscheinlich eine konsistente Planung geben, ebenso wie die wichtigste Phase, wenn wir wollen Automatisierung der buchhalterisch-administrativen Prozesse eines KMU, Ist die Implementierung des Tools oder wie die Ausführung des Tools auch bekannt ist, müssen wir in dieser Phase auf Probleme, Zweifel, Fragen und Erfolge vorbereitet sein.

Wenn wir einen Notfallplan haben, der auf der zuvor durchgeführten Planung basiert, können wir schnell handeln, wenn das Tool nicht unseren Anforderungen entspricht. Ebenso können wir einen Mechanismus erstellen, um ihn weiter zu verbessern. Es ist praktisch, während der Ausführungsphase die größtmögliche Menge an Feedback zu erhalten und Seien Sie offen für Verbesserungen und Änderungen in den von uns geplanten Zeiten und Wegen.

Das Befolgen dieser Schritte wird wahrscheinlich die Implementierung eines Open-Source-Tools in Ihrem KMU erfolgreich machen. Es ist jedoch erwähnenswert, dass es zweifellos die Beteiligung Ihres Arbeitsteams und die Möglichkeit ist, das Tool anzupassen, zu ändern, zu verbessern und neu zu organisieren Diese freie Software ist sowohl in KMU als auch in großen Organisationen so erfolgreich.

Wenn Sie ein Problem in Ihrem KMU lösen oder einige Prozesse automatisieren möchten, ist das Lesen und Recherchieren das Wichtigste. Die Zeit, die Sie in das Recherchieren, Testen, Fragen, Analysieren und Dokumentieren investieren, spart Ihnen Geld und viel mehr Zeit nächste Phasen. Es ist einfacher, in einer Forschungsumgebung Fehler zu machen als in einer Produktionsumgebung. Haben Sie also keine Angst, einen Weg zu finden, um Innovationen zu entwickeln oder sich an das anzupassen, was bereits vorhanden ist.