Kuidas valida vahend VKEde raamatupidamis-haldusprotsesside automatiseerimiseks

El Rahandus ja avalik krediiditeenus Viimastel päevadel kommenteeris ta vajadust luua seda võimaldavad mehhanismid ja tööriistad automatiseerida VKEde raamatupidamis-haldusprotsessidSamuti kutsuti vabatarkvara kogukondi hoolima rohkem avatud lähtekoodiga tööriistade rakendamise elujõulisusest ärikeskkondades.

Oluline on märkida, et neid on palju Avatud lähtekoodiga raamatupidamis- ja arveldustööriistad VKEdele, millel kõigil on oma omadused lisaks raamatupidamis- ja arveldustarkvara universaalsetele omadustele.

Kõik need avatud lähtekoodiga tööriistad (ERP, raamatupidamiskomplekt, elektrooniline raamatupidamistarkvara(sh mallid, raamatud, muu hulgas) saab VKEdes kasutada oma protsesside kiirendamiseks ja automatiseerimiseks, turvaliselt ja tasuta tarkvara kasutades.

Meie VKEde jaoks raamatupidamis- ja arveldustööriista valimisel on mugav jätkata lühike uurimis-, testimis-, nõustamis-, kavandamis- ja teostusprotsessTeisisõnu, meie raamatupidamis- ja arveldusprobleeme lahendava tööriista valimisel on soovitatav järgida järgmisi protseduure.

• Uurige avatud lähtekoodiga tööriistu mis on saadaval ja millel on funktsioone, mida teie VKE vajabOluline on märkida, et peame tegema üsna põhjaliku uurimise, seades prioriteedid nimetatud tööriista ümbritseva kogukonna uurimine. Peame üle vaatama tööriista kvaliteedi, kasutatavuse, ajakohastamise aja, tulevase töö, rakendamise tulemused teistes VKEdes, toetuse taseme, tööriistakonsultantide kättesaadavuse ja mastaapsuse selle.

• Kui meil on olemas tööriistade pank, mis suudaks täita eesmärke, mille oleme oma VKE jaoks seadnud, peame seda tegema teha põhjalikum analüüs ja testimine, milles peame testima tööriistu ning võtma teadmiseks nende vajadused ja funktsioonid. Oluline on teha igaühe kohta individuaalne analüüs ja seejärel teha rühmade võrdlus erinevatele tööriistadele, mille me juba valisime.

Mõnel juhul kõige täiuslikumad tööriistad takistavad meil oma ärimudeliga kohanemist, nii et see on mugav seadkem testides prioriteediks tööriista ja oma VKE kohandamise võimalus. Samamoodi peavad testid arvestama meie VKEde liikmete õppesuundadega, see tähendab, et peame analüüsima tööriista kasutatavust ja selle õppimisse investeerimiseks kuluvat aega.

• Olles valinud tööriista, mis sobib kõige paremini ja vastab meie VKEde vajadustele, peame uurida ja saada mingit välist nõustamistSee konsultatsioonifirma pole ainult tööriista ekspertettevõte, see võib muu hulgas olla ka kogukonnad, ajaveebid, YouTube'i kanalid, mis võimaldavad meil leida vastuseid tekkivatele küsimustele ja probleemidele. Tuleb märkida, et üks suurimaid põhjuseid, miks mõne tööriista rakendamine ebaõnnestub, on see, et me saame vähe nõuandeid või pole neid üldse. Probleemide või uute vajaduste korral peab meil alati olema wild card.

• Kui oleme valinud sobiva avatud lähtekoodiga tööriista automatiseerida VKEde raamatupidamis-haldusprotsessid ja meil on väliskonsultatsioon, nii et selle kasutamine meie VKE-des on täielik edu, peame kavandama kõik protsessid ja protseduurid, mida peame tööriista käivitamiseks läbi viima. Mugav on teha plaan, mis hõlmab seadmete soetamist või kohandamist, tööriista paigaldamist, varundusmehhanismide loomist ja teabe kaitsmist, tööriista parameetrite määramist, tööriista uute funktsionaalsuste loomist, dokumentatsioon ja asjaosaliste koolitus.

Tööriista juurutamise kavandamine VKE-s on hädavajalik, rakendamise õnnestumine või mitte sõltub sellest protsessist, peame kavandama ka riskijuhtumid, protseduurid, mida järgida muutustele vastupanu korral, perioodiperiood ja tulevik värskendused.

• Õige tööriista ja nõuannete valimine annab tõenäoliselt järjekindla kavandamise, samamoodi ka kõige olulisema etapi, kui tahame automatiseerida VKE raamatupidamis-haldusprotsessid, see on tööriista käivitamine või see, kuidas ka tööriista käivitamine on teada, selles etapis peame olema valmis probleemideks, kahtlusteks, päringuteks ja õnnestumisteks.

Varasemal plaanil põhineva situatsiooniplaani olemasolu võimaldab meil kiiresti tegutseda, kui tööriist ei vasta vajalikule, samuti saame luua mehhanismi selle edasiseks täiustamiseks, seda on täitmise ajal mugav saada võimalikult palju tagasisidet ning olge valmis paranduste ja muudatuste tegemiseks meie kavandatud aegadel ja viisidel.

Nende sammude järgimine muudab avatud lähtekoodiga tööriista rakendamise teie VKE-s tõenäoliselt edukaks, kuid tasub kommenteerida, et kahtlemata võimaldab see teie töörühma osalemist ning võimalust tööriista kohandada, muuta, täiustada ja ümber korraldada tasuta tarkvara on nii edukas nii VKEdes kui ka suurtes organisatsioonides.

Kui otsite oma VKE-s probleemi lahendada või mõnda protsessi automatiseerida, on kõige olulisem lugemine ja uurimine, uurimisse, testimisse, küsimisse, analüüsimisse ja dokumenteerimisse investeerimise aeg säästab teie raha ja järgmistes etappides palju rohkem aega. Uurimiskeskkonnas on lihtsam vigu teha kui tootmiskeskkonnas, nii et ärge kartke leida võimalust uuendada või kohaneda olemasolevaga.