Kuinka valita työkalu pk-yritysten kirjanpito-hallinnollisten prosessien automatisointiin

El Rahoitus ja julkinen luottopalvelu Viime päivinä hän kommentoi tarvetta luoda mahdollistavat mekanismit ja työkalut automatisoida pk-yritysten kirjanpito-hallinnolliset prosessitSe kehotti myös vapaita ohjelmistoyhteisöjä huolehtimaan enemmän avoimen lähdekoodin työkalujen toteuttamisen kannattavuudesta liiketoimintaympäristöissä.

On tärkeää huomata, että niitä on lukuisia Avoimen lähdekoodin kirjanpito- ja laskutustyökalut pk-yrityksille, jokaisella on omat ominaisuutensa kirjanpito- ja laskutusohjelmiston yleisten ominaisuuksien lisäksi.

Jokainen näistä avoimen lähdekoodin työkaluista (ERP, kirjanpitopaketti, elektroninen kirjanpito-ohjelmisto, malleja, kirjoja, mm.) voidaan käyttää pk-yrityksissä nopeuttamaan ja automatisoimaan prosessejaan turvallisesti ja ilmaisia ​​ohjelmistoja käyttämällä.

Kätevä asia valita kirjanpito- ja laskutustyökalu pk-yrityksillemme on, että jatkamme lyhyt tutkimus-, testaus-, konsultointi-, suunnittelu- ja toteutusprosessiToisin sanoen, kun valitset työkalun, joka ratkaisee kirjanpito- ja laskutusongelmamme, on suositeltavaa noudattaa seuraavia menettelyjä.

• Tutki avoimen lähdekoodin työkaluja jotka ovat käytettävissä ja joilla on pk-yrityksesi tarvitsemat toiminnotOn tärkeää huomata, että meidän on tehtävä melko perusteellinen tutkimus priorisoimalla mainittua työkalua ympäröivän yhteisön tutkimus. Meidän on tarkasteltava työkalun laatua, käytettävyyttä, päivitysaikaa, tulevaa työtä, toteutusten tuloksia muissa pk-yrityksissä, tuen tasoa, työkalukonsulttien saatavuutta ja skaalautuvuus siitä.

• Kun meillä on työkalupankki, joka pystyy täyttämään pk-yrityksellemme asettamamme tavoitteet, meidän on tehdä perusteellisempi analyysi ja testaus, jossa meidän on testattava työkalut ja otettava huomioon niiden tarpeet ja toiminnot. On tärkeää tehdä jokaisesta yksilöllinen analyysi ja tehdä sitten ryhmävertailu valitsemistamme työkaluista.

Joissakin tapauksissa täydellisimmät työkalut estävät meitä sopeutumasta liiketoimintamallimme, joten on kätevää asettakaamme testeissämme etusijalle mahdollisuus mukauttaa työkalu ja pk-yritys. Samalla tavalla testeissä on otettava huomioon pk-yritysten jäsenten oppimislinja, eli meidän on analysoitava työkalun käytettävyys ja aika, joka on investoitava sen oppimiseen.

• Valittuamme työkalun, joka parhaiten sopii ja täyttää pk-yrityksemme tarpeet, meidän on tutkia ja hankkia jonkinlainen ulkoinen konsultointiTämä konsultointi ei ole vain työkalun asiantuntijayritys, se voi myös olla muun muassa yhteisöjä, blogeja ja YouTube-kanavia, joiden avulla voimme löytää vastauksia esiin tuleviin kysymyksiin ja ongelmiin. On huomattava, että yksi suurimmista syistä, miksi joidenkin työkalujen käyttöönotto epäonnistuu, johtuu siitä, että saamme vähän tai ei lainkaan neuvoja, meillä on aina oltava jokerikortti ongelmien tai uusien tarpeiden sattuessa.

• Kun olemme valinneet sopivan avoimen lähdekoodin työkalun automatisoida pk-yritysten kirjanpito-hallinnolliset prosessit ja meillä on ulkopuolista konsultointia, jotta sen käyttö pk-yrityksissämme on täydellinen menestys, meidän on suunniteltava kaikki prosessit ja menettelyt, jotka meidän on suoritettava työkalun käynnistämiseksi. On kätevää tehdä suunnittelu, joka sisältää laitteiden hankinnan tai mukauttamisen, työkalun asennuksen, varmuuskopiomekanismien luomisen ja tietojen suojaamisen, työkalun parametroinnin, uusien toimintojen luomisen työkaluun, dokumentoinnin osallistujien koulutus ja koulutus.

Työkalun käyttöönoton suunnittelu pk-yrityksessä on välttämätöntä, toteutuksen onnistuminen vai ei, riippuu tästä prosessista, meidän on myös suunniteltava riskitapaukset, noudatettavat menettelyt, jos muutos vastustetaan, ajanjakso kokeilu ja tulevat päivitykset.

• Oikean työkalun ja neuvojen valitseminen antaa meille todennäköisesti johdonmukaisen suunnittelun samalla tavoin tärkeimmän vaiheen, kun haluamme automatisoida pk-yrityksen kirjanpito-hallinnolliset prosessit, se on työkalun käynnistys tai miten työkalun suorittaminen tunnetaan myös, tässä vaiheessa meidän on oltava valmiita ongelmiin, epäilyihin, kyselyihin ja menestyksiin.

Meillä on valmiussuunnitelma, joka perustuu aiemmin tehtyyn suunnitteluun, jotta voimme toimia nopeasti, kun työkalu ei noudata tarvitsemaamme, samoin voimme luoda mekanismin sen parantamiseksi edelleen, toteutusvaiheessa on kätevää saada mahdollisimman paljon palautetta ja olla valmis tekemään parannuksia ja muutoksia suunnitelluissa ajoissa ja tavoissa.

Näiden vaiheiden seuraaminen tekee avoimen lähdekoodin työkalun käyttöönotosta todennäköisesti onnistunutta pk-yrityksessäsi, mutta on syytä kommentoida, että epäilemättä juuri työryhmäsi osallistuminen ja mahdollisuus työkalun mukauttamiseen, muuttamiseen, parantamiseen ja uudelleen järjestämiseen mahdollistavat että ilmaiset ohjelmistot ovat niin menestyviä sekä pk-yrityksissä että suurissa organisaatioissa.

Kun yrität ratkaista ongelmaa pk-yrityksessäsi tai automatisoida joitain prosesseja, tärkeintä on lukeminen ja tutkiminen. Tutkimukseen, testaamiseen, kyselyyn, analysointiin ja dokumentointiin panostamasi aika säästää rahaa ja paljon enemmän seuraavissa vaiheissa. Tutkimusympäristössä on helpompaa tehdä virheitä kuin tuotantoympäristössä, joten älä pelkää löytää tapaa innovoida tai sopeutua jo olemassa olevaan.