Comment savoir si une solution logicielle gratuite fonctionnera bien pour votre entreprise ou organisation?

J'ai reçu de nombreux courriels demandant des informations sur l'utilisation des logiciels libres dans les entreprises ou organisations. Cet article tente de répondre à ces exigences en analysant en profondeur certains des aspects à prendre en compte lors de la décision de transférer le système informatique de votre entreprise ou organisation vers des alternatives gratuites.

L'adoption de logiciels gratuits peut être aussi simple que de télécharger un progiciel, de l'installer et de l'utiliser sur un seul poste de travail, ou aussi complexe que de déployer un cluster de serveurs Linux pour effectuer des tâches informatiques complexes. Ici, nous nous concentrerons sur les implémentations à plus petite échelle de logiciels libres, qui sont les plus pertinentes pour la plupart des entreprises et organisations.

Toutes les entreprises et organisations devraient envisager la mise en œuvre de logiciels libres. Mais dans tous les cas, il est nécessaire d'étudier en profondeur cette option, ce qui peut signifier un changement organisationnel important. Dans cette section, nous exposons certains des facteurs dont vous pourriez avoir besoin pour évaluer les coûts et les avantages des logiciels libres par rapport aux solutions propriétaires.

concepts

Il y a trois concepts à considérer lors de l'évaluation d'un logiciel: le coût total de possession (TCO), la valeur stratégique et la compatibilité de la «mission» de votre entreprise ou organisation avec la philosophie du logiciel libre.

Coût total de possession:
CTP est un terme familier à de nombreuses personnes - il représente une estimation du coût d'une introduction de technologie pour sa mise en œuvre, son utilisation et sa maintenance au fil du temps.

Valeur stratégique:
La valeur stratégique prend en compte des facteurs autres que les coûts économiques associés à la technologie elle-même. Mesurer l'impact sur la productivité du personnel ou sur la qualité des services fournis aux clients fait partie de l'évaluation de la valeur stratégique.

Compatibilité avec la "mission":
Dans une large mesure, le logiciel libre est conduit par la communauté, et sa propriété est également collective, de sorte que les implémentations de logiciel libre basent leur existence sur les retours permanents de tous les utilisateurs, développeurs, etc. (soit par transmission d'expériences, introduction d'améliorations ou de changements, création ou amélioration de documentation, etc.) De plus, les systèmes d'exploitation de logiciels libres peuvent être utilisés sur de vieux ordinateurs, prolongeant leur durée de vie utile, ce qui rend l'entreprise ou l'organisation plus écologique et économiquement durable. Ces caractéristiques du logiciel libre correspondent-elles à la mission de votre entreprise ou organisation? Ce n'est pas une exigence essentielle, mais si votre entreprise ou organisation a une «mission» plus élevée que simplement gagner de l'argent, vous trouverez probablement des valeurs et des idéaux dans le logiciel libre, bref, une philosophie compatible avec votre mission. En d'autres termes, il existe d'autres fondamentaux, au-delà des fondamentaux économiques (coûts inférieurs, etc.) qui font du logiciel libre une meilleure option par rapport à ses alternatives propriétaires.

Considérations précédentes sur le CTP

Le CTP est le calcul du coût total de l'application d'une solution technologique. Cela comprend le coût initial d'acquisition du logiciel (prix d'achat, frais d'installation, frais d'abonnement ou de licence), les frais de matériel, les frais d'installation (temps du personnel ou frais de consultant approprié), les frais de formation de l'utilisateur final et le coût de maintenance du logiciel (frais de maintenance annuels, frais de support et frais de mise à niveau). Cet éventail complet de coûts doit être pris en compte lors de la comparaison des solutions, quelle que soit la manière dont elles ont été autorisées.

L'avantage le plus évident des logiciels libres par rapport aux solutions propriétaires en termes de coûts sont les coûts d'acquisition du logiciel et les coûts de maintenance et de mise à niveau. Le logiciel gratuit est presque toujours disponible gratuitement, il n'y a pas de frais de licence ou de frais de maintenance annuels (il existe quelques exceptions, le plus souvent sous la forme de contrats de support gérés), et les mises à jour sont également gratuites. Bien entendu, les coûts d'acquisition de logiciels propriétaires sont compensés par les autres types de dépenses que votre entreprise ou organisation doit engager lors de l'acquisition de logiciels libres (consultants, formation du personnel, administration, etc.), donc le logiciel vous c'est gratuit il ne l'est pas forcément moins cher à la fin de la journée: le CTP peut être supérieur à celui du logiciel que vous devez payer pour acquérir.

Quelles sont les questions que vous devez vous poser pour savoir si l'utilisation de soft. gratuit dans votre entreprise ou organisation est-il une bonne idée?

Prise en charge des applications critiques

Questions clés pour évaluer l'introduction du logiciel libre:
Quelles sont les applications critiques pour votre organisation?
Sur quels systèmes d'exploitation fonctionnent-ils?

Gardez toujours à l'esprit la compatibilité entre la solution open source que vous envisagez et les applications critiques que vous utilisez déjà. En particulier, lorsque vous envisagez d'utiliser Linux comme système d'exploitation, gardez à l'esprit que beaucoup de ces programmes n'ont probablement pas de version Linux. Cela implique que vous allez devoir chercher un logiciel alternatif, toujours de préférence "gratuit" mais que, s'il n'existe pas, il peut s'agir d'une version "propriétaire" qui fonctionne sans problème sous Linux.

Cela est particulièrement vrai pour les «produits logiciels verticaux» développés pour les organisations à but non lucratif, comme les programmes de suivi des cas, ou le suivi des prêts hypothécaires utilisés par les groupes de logements abordables, etc. Malheureusement, l'augmentation de l'utilisation de Linux au cours des dernières années a été principalement du côté des serveurs, c'est pourquoi un nombre croissant d'applications serveur fonctionnent sous Linux. Le marché des ordinateurs de bureau croît toujours beaucoup plus lentement, mais cela change avec l'introduction d'Ubuntu et le passage de nombreux développeurs vers Linux.

Mais passons à un cas spécifique. Disons que votre entreprise est une agence de voyage. Ils exécutent probablement Amadeus, l'un des programmes les plus utilisés pour faire des réservations de vols, d'hôtels, etc. Dans le cas où il s'agit d'une application indépendante (c'est-à-dire qu'elle a besoin d'un système d'exploitation pour fonctionner), vous devrez savoir s'il existe une version pour Linux. S'il n'y a pas de version Linux du même programme, vous devrez savoir s'il existe une alternative gratuite ou si un autre programme propriétaire a une version pour Linux. Dans ces cas, les applications Java ont tendance à «sauver la journée» puisqu'elles s'exécutent sur n'importe quel système d'exploitation sur lequel Java est installé. Enfin, s'il s'agit d'une application qui s'exécute dans le cloud (c'est-à-dire qu'il s'agit d'un service fourni à partir d'une page Web), vous l'exécutez avec des avantages car quel que soit le système d'exploitation à partir duquel vous l'ouvrez, cela fonctionnera de la même manière.

Les organisations qui dépendent fortement d'un programme qui n'est pas disponible pour Linux constateront que si elles veulent utiliser Linux, elles seront obligées de maintenir une machine Windows exclusivement dédiée à l'exécution de ce programme "critique". Si tel est le cas, les coûts supplémentaires de maintenance de cette machine doivent être inclus dans le coût total de possession (TCO). De plus, les inconvénients pour les utilisateurs peuvent être considérés comme une perte de valeur stratégique. Cependant, faire quelque chose comme ça aujourd'hui serait complètement ridicule, ainsi que dysfonctionnel et irréalisable. Heureusement, les technologies de virtualisation se sont considérablement améliorées, donc maintenir une machine virtuelle Windows sur un bureau relativement moderne est souvent une alternative plus viable à la maintenance d'un ordinateur séparé (ce qui serait également idiot si cette application devait être utilisée par plusieurs utilisateurs). Por otra parte, Linux también cuenta con WINE, un conjunto de herramientas que permiten que muchas aplicaciones para Windows 2.0/3.x/9X/ME/NT/2000/XP/Vista y Win 7 se ejecuten sin modificarse en varios sistemas operativos similares a Linux como GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Como ves, incluso en el peor de los casos, en el que no existen alternativas nativas para Linux de aquellos programas «críticos» para tu organización, existen formas de evadir el problème.

Coûts d'acquisition de logiciels

Questions clés sur les coûts d'acquisition de logiciels:
Avec une solution propriétaire, quelle sera l'ampleur des coûts d'acquisition par rapport aux autres coûts?
Avec une solution propriétaire, dans quelle mesure sera-t-il facile d'obtenir des remises sur l'achat du logiciel?

Certains produits de cette nature, tels que les outils simples ou les petites applications, ont des coûts d'acquisition très faibles. D'autres produits, tels que les suites bureautiques, les collecticiels, les bases de données complexes, les programmes financiers ou les packages de collecte de fonds, ou les systèmes d'exploitation de serveur peuvent avoir des coûts d'acquisition très élevés. Dans certains cas, certaines entreprises et organisations peuvent obtenir de nombreux progiciels ou applications Web grâce à des dons ou à des prix très bas, ce qui peut réduire ou éliminer le coût d'achat du logiciel.

Parfois, cependant, le nombre d'exemplaires d'un produit qui fera l'objet d'une remise ou d'un don est limité (par exemple, une organisation ne peut obtenir que 50 licences utilisateur de Microsoft Office XP, cette option ne serait donc pas en mesure de répondre à vos besoins En revanche, pratiquement tous les logiciels gratuits sont disponibles sans frais d’achat et plusieurs licences ne sont pas nécessaires.

Coûts de mise en œuvre

Questions clés sur les coûts de candidature:
Quelle est la facilité de mise en œuvre du logiciel en termes de ressources requises (temps et argent)?
Quel type d'expertise pourrait être requis pour ce logiciel, qu'il soit propriétaire ou open source?
Quel genre d'expérience avez-vous parmi vos ressources humaines?
Combien de temps, d'argent et d'autres ressources devez-vous investir?

Pour certains programmes, la mise en œuvre est très simple et l'installation prendra peut-être 10 à 30 minutes à un membre du personnel. La mise en œuvre des applications les plus complexes, en revanche, peut prendre des jours pour le personnel et / ou le consultant car elle peut nécessiter, entre autres, la conversion des informations du système précédent.

Lorsque vous évaluez les options pour une solution particulière, gardez à l'esprit que dans certains cas, les projets de logiciels libres peuvent être plus difficiles à installer que leurs homologues propriétaires, surtout si les personnes qui les font sont nouvelles dans le «monde du logiciel libre». Au fond, c'est presque toujours très facile, mais cela peut être difficile si vous avez toujours intégré la «façon de faire Windows». Pour cette raison, il vaut la peine d'examiner attentivement la documentation d'installation pour toutes les solutions que vous prévoyez d'incorporer.

Si votre organisation a besoin du soutien de consultants, vous pouvez avoir des difficultés à trouver des consultants qui connaissent les technologies du logiciel libre, même si cela change avec la popularité croissante que de nombreux outils de logiciel libre utilisés aujourd'hui gagnent en masse. Si vous dépendez maintenant d'un consultant qui ne connaît pas ces technologies, vous devrez peut-être en trouver une nouvelle qui vous aidera à faciliter la transition vers les technologies gratuites.

Coûts matériels

Questions clés sur les coûts du matériel:
Vais-je utiliser plusieurs serveurs?
Le logiciel propriétaire que j'utilise a-t-il des exigences matérielles particulières?
Ai-je besoin de matériel certifié par mes fournisseurs?

Dans de nombreuses situations, vous allez implémenter le logiciel sur du matériel existant, ce qui n'entraînera pas de coûts matériels supplémentaires. Cependant, si vous implémentez un nouveau type de serveur ou remplacez un ancien serveur, les coûts de matériel seront probablement un problème. En général, plus les besoins de votre réseau (en termes de capacité) sont grands, les économies de matériel seront plus importantes avec l'introduction d'un système d'exploitation logiciel libre (tel que Linux) et d'autres logiciels libres. Des recherches récentes ont révélé que les serveurs basés sur Linux (par rapport à Microsoft Windows) peuvent gérer plus de trafic, peuvent héberger plus de comptes et traiter plus d'informations en utilisant le même matériel. Ainsi, dans une situation où vous utilisez plusieurs serveurs Windows, Linux peut faire le même travail avec moins de machines (et donc moins de consommation de ressources).

Frais de formation du personnel

Questions clés sur les coûts de formation:
L'utilisation de ce logiciel nécessite-t-elle une formation de l'utilisateur final?
Vais-je demander à des personnes formées de faire un «support technique interne» pour ce logiciel sans recourir à un support technique tiers?

Pour les solutions destinées aux utilisateurs finaux (comme les applications bureautiques, les montages financiers, etc.), la formation est de loin la partie la plus coûteuse de la mise en œuvre de nouvelles technologies. Le personnel qui utilisera ce logiciel au quotidien doit être formé pour l'utiliser de manière optimale. La plupart des employés ordinaires d'une entreprise ou d'une organisation ne sont pas familiarisés avec les systèmes d'exploitation et les applications non Windows, de sorte que l'application d'une solution logicielle libre qui remplace une application bien connue et largement utilisée doit être soigneusement considérée. Les avantages de l'utilisation d'une solution telle qu'Open Office, par exemple, peuvent l'emporter ou non sur le large éventail de coûts de formation qui seront engagés. D'un autre côté, les implications de formation à long terme (une fois que le personnel est formé, il ne nécessite qu'une formation continue et une formation des nouveaux employés) doivent également être prises en compte.

Cependant, ce point souvent fait face aux logiciels libres (bon marché mais très coûteux en termes de formation du personnel) est de moins en moins vrai. Tout d'abord, en ce qui concerne Linux, il existe plusieurs méthodes pour minimiser l'impact du transfert, telles que l'application de thèmes de bureau similaires à la version de Windows à laquelle l'utilisateur est habitué, etc. D'un autre côté, le passage de Windows à Linux n'est généralement pas plus traumatisant aujourd'hui que le passage de Win XP à Win 7 ou Win Vista. Sans oublier que la plupart des utilisateurs effectuent quelques tâches de routine qui ne devraient pas prendre longtemps à apprendre à l'aide du nouveau système d'exploitation. En ce qui concerne les programmes alternatifs, les coûts de formation pourraient être réduits à zéro s'il existe une version Linux de la même application ou si cette application s'exécute sous Java ou dans le cloud. Dans le cas où il serait nécessaire de choisir de changer d'application (qu'elle soit gratuite ou propriétaire), les frais de formation sont pratiquement les mêmes que ceux que toute entreprise ou organisation doit supporter au moment de commencer à utiliser l'un de ces programmes.

Enfin, pour les logiciels ayant peu ou pas d'impact sur l'utilisateur final (serveurs de fichiers, serveurs de bases de données, etc.), les coûts de formation à considérer sont réduits à la formation de personnels spécifiques. Ces coûts de formation peuvent avoir un certain poids lorsque a) vous comptez sur du personnel interne, plutôt que sur des consultants externes, pour assurer le «support technique» du logiciel, et b) votre personnel interne n'a aucune expérience de l'utilisation du logiciel libre

Coûts de maintenance

Questions clés sur les coûts de maintenance:
L'alternative propriétaire nécessite-t-elle des frais de maintenance annuels?
Dois-je payer pour les mises à jour et les correctifs de sécurité?

Certains logiciels ont un coût annuel quelconque. Pour des raisons pratiques, ils peuvent être considérés comme des droits de licence annuels, car ils sont normalement calculés en pourcentage des frais d'acquisition de licence pour le logiciel original. Les frais doivent être inclus dans votre analyse CTP.

La plupart des logiciels libres n'ont pas de frais de maintenance annuels, car ils n'ont pas de coût d'acquisition de licence pour commencer. Certaines distributions Linux d'entreprise (telles que RedHat) ont des frais de maintenance annuels, ce qui vous permet de demander un support technique spécialisé. Cependant, peu d'organisations entrent dans les catégories d'organisations qui utilisent ces packages d'entreprise, sans parler du fait que l'équivalent "gratuit" de Red Hat (Fedora) peut être utilisé gratuitement.

Coûts de mise à niveau

Questions clés sur les coûts de mise à niveau:
À quelle fréquence dois-je mettre à jour ce logiciel?
Les mises à jour sont-elles disponibles avec une sorte de réduction? Mon organisation est-elle éligible?

Il est important de maintenir le logiciel relativement à jour. Augmentez la stabilité, la sécurité et améliorez les fonctionnalités disponibles. Il n'est pas nécessaire de mettre à jour vers la dernière version, mais il est crucial d'installer les correctifs de sécurité, et lorsque les fonctionnalités souhaitées sont introduites, ou s'il y a des améliorations de stabilité spectaculaires, la mise à jour peut être très bénéfique.

De toute évidence, le coût de la mise à jour d'une seule copie d'un produit est beaucoup moins cher que d'avoir à mettre à jour le grand nombre de copies requis pour un énorme réseau d'ordinateurs. Vous pouvez souvent obtenir des mises à jour logicielles propriétaires à un prix important ou, si vous avez de la chance, vous pouvez même les recevoir par le biais d'un don. Cependant, avec le logiciel libre, vous arrêtez de dépendre de la «charité» ou de la «bonne volonté» des sociétés de développement de logiciels. La plupart des logiciels gratuits n'ont aucun coût de mise à niveau. Il vous suffit de télécharger la version mise à jour et de l'installer. Dans le cas de nombreuses distributions Linux, il s'agit d'une opération quasi-automatique (mise à jour par une simple commande de l'ensemble du système d'exploitation et des applications que vous avez installées).

Administration et support technique

Questions clés sur l'administration et l'assistance:
Quelles sources de soutien sont disponibles pour l'utilisation de logiciels libres?
Quelle est l'importance de la fiabilité du produit dans le choix de la bonne solution?
Les virus et autres problèmes de sécurité sont-ils très courants lors de l'utilisation de l'option propriétaire?

Tous les logiciels - des applications aux bases de données en passant par les systèmes d'exploitation - nécessitent une administration et un support technique de quelque nature que ce soit. Dans certains cas, vous aurez du personnel interne capable de fournir ce service, dans d'autres cas, vous serez obligé d'embaucher des consultants externes pour effectuer ce travail. Certaines caractéristiques du logiciel qui déterminent le niveau de support requis vont du degré de fiabilité du logiciel, c'est-à-dire de sa vulnérabilité aux problèmes de sécurité, à sa complexité pour les utilisateurs finaux et les administrateurs.

Sans exception, toutes les organisations après le passage à Linux ont admis que leur réseau était plus stable. Ils acceptent également d'admettre qu'il est plus facile de sécuriser votre réseau avec Linux. Ceci est en partie dû au fait que les systèmes Linux et les logiciels libres qui s'exécutent sous ce système d'exploitation constituent le support de base derrière Internet (presque tous les serveurs du monde utilisent Linux) et que la nature ouverte du code dans les logiciels libres permet aux développeurs de détecter et de réparer de nombreux problèmes de sécurité potentiels. En partie à cause de ces avantages de conception, les virus informatiques et les logiciels espions n'ont pas beaucoup affecté Linux, alors qu'ils sont répandus sous Windows.

Pour une organisation qui s'appuie sur un support technique extérieur, ce temps gagné se traduit directement par des économies de coûts. Pour une organisation qui dispose d'un support technique interne, les économies peuvent être plus complexes à calculer. Cependant, si votre organisation possède plusieurs serveurs, un administrateur peut gérer simultanément plus de serveurs Linux que de serveurs Windows.

Il est également raisonnable de supposer que la fiabilité et la sécurité accrues des systèmes Linux améliorent la productivité de l'utilisateur final. Le personnel peut travailler plus longtemps et mieux si ses systèmes sont moins souvent en panne. Le moral au travail est susceptible de s'améliorer avec moins de pannes de réseau. La plupart d'entre nous ont appris à leurs dépens: quel utilisateur de Windows n'a jamais vu son ordinateur verrouillé, détruisant le document qu'il écrivait ou ne pouvant pas utiliser le courrier électronique pendant ces heures cruciales? Tout cela est incroyablement frustrant.

Alors que les applications logicielles libres sont généralement meilleures à cet égard, il n'est pas acceptable de généraliser la fiabilité de Linux à tous les logiciels libres. Il existe de nombreux projets de logiciels libres qui ne sont ni plus stables ni plus sûrs que leurs alternatives propriétaires; Lors de vos recherches, il sera important de garder cela à l'esprit pour comparaison.

Outre la fiabilité et la sécurité d'une solution, vous devez également prendre en compte sa complexité. La complexité peut augmenter les coûts de soutien de deux manières: soit en augmentant le temps nécessaire pour effectuer certaines tâches, soit en exigeant une personne mieux qualifiée (et donc mieux rémunérée) pour faire le travail. Concernant le premier point, de nombreuses organisations qui ont déjà osé ​​«franchir le pas» soutiennent que le logiciel libre n'est pas nécessairement plus difficile (ou plus facile) à administrer que le logiciel propriétaire. Une mise en garde importante, cependant, est que cela suppose que l'administrateur est familiarisé avec la solution de logiciel libre. Sinon, des coûts supplémentaires pour la formation du personnel devront être pris en compte.

Valeur stratégique

En plus du TCO (Total Cost of Ownership), vous devez prendre en compte la «valeur stratégique» de l'option basée sur le logiciel libre. Ce type de valeur est plus difficile à quantifier, mais peut souvent être plus important dans le processus de décision.

L'une des facettes de la valeur stratégique des solutions basées sur le logiciel libre est la capacité à résoudre les problèmes d'une manière qui serait impossible avec des solutions propriétaires.

Être capable de modifier le code du logiciel de la manière qui convient le mieux à votre entreprise ou organisation est un exemple clair de valeur stratégique. Tous n'en profitent pas, mais beaucoup le font. De plus, si l'un d'eux modifie un projet de logiciel libre, il peut distribuer cette modification à une autre organisation similaire, et collaborer - ce qui n'est pas possible dans le développement de logiciels propriétaires ou dans de nombreuses solutions cloud «fermées». De plus, parce que le code source est toujours disponible, l'adoption du logiciel libre offre aux organisations une flexibilité à long terme, la capacité d'évoluer au fur et à mesure que leurs besoins évoluent, et de migrer plus facilement vers de nouvelles solutions qui peuvent émerger.

Le contrôle (ou son absence) est une autre considération stratégique qui conduit certains à opter pour le logiciel libre. Beaucoup peuvent avoir eu une mauvaise expérience en s'appuyant sur un progiciel conçu. Si le développeur de logiciels fait faillite, est acquis par un concurrent ou décide de cesser de prendre en charge ce produit, alors ses clients n'ont probablement nulle part où se tourner pour obtenir de l'aide. Avec le logiciel libre, si le développeur d'origine baisse les bras, le produit peut être relancé, avec le soutien de la communauté des utilisateurs et d'autres développeurs. Ainsi, à long terme, cette approche peut fournir un certain degré d'atténuation des risques. Le contrôle des données est une autre affaire. Les données dans un format propriétaire, ou sur un serveur hors du contrôle de l'organisation, sont un énorme inconvénient pour certaines organisations.