L'émission et la comptabilisation des factures constituent une tâche courante pour les grandes entreprises, les PME et les travailleurs indépendants. Souvent ingrate, cette tâche empiète sur le temps consacré à d'autres responsabilités. C'est pourquoi un logiciel de facturation peut leur être d'une grande aide.
De plus, comme tout le monde, vous pouvez commettre une erreur sur une facture. Cela implique de rayer les informations manquantes, de suivre constamment les numéros de facture, de vérifier les paiements, etc. Un logiciel de facturation permet d'automatiser ou de simplifier toutes ces tâches. Il vous suffit de télécharger un programme ou une application sur votre ordinateur ou appareil mobile pour vous faciliter la tâche.
Qu'est-ce qu'un programme de facturation?
Un logiciel de facturation est un programme informatique permettant de gérer et de contrôler l'émission et la réception des factures de biens et/ou de services. Il peut s'avérer très utile aussi bien pour les travailleurs indépendants que pour les entreprises.
Les fonctionnalités que tout logiciel de facturation devrait posséder sont les suivantes :
- Capacité pour numérotation consécutive des factures émises et gestion des dates.
- Modèles de facture disponible prêt à compléter.
- Inclusion de logos et données entreprise ou indépendant.
- Possibilité de sélectionner différents moyen de paiement.
- Capacité de gestion de fichiers des clients et des fournisseurs. Avec des données telles que le nom, le nom de l'entreprise, NIF / CIF, adresse, contact, etc.
- Editeur au cas où vous souhaiteriez modifier les données d'un avant-projet d'une facture avant son approbation.
- Sélection des types de impuestos (Impôt sur le revenu des personnes physiques, TVA, ...) et possibilité de calculer le montant total.
- Tableau de bord avec des graphiques dans lesquels solde des dépenses et des revenus.
- Système de notifications dans certains cas.
- Fonction de génération de factures proforma et budgets.
- Dans certains cas, il a également un base de données / agenda avec les clients et leurs données fiscales pour faciliter la création de factures.
Types de logiciels de facturation
Dans les logiciels de gestion des stocks ou de facturation des services , vous trouverez différents types de logiciels . Il est conseillé de vous familiariser avec ces différents types afin de choisir l'option qui correspond le mieux à vos besoins.
- En ligne- Ce sont des programmes de facturation basés sur le Web qui n'ont rien à installer. Ils peuvent simplement être utilisés à partir de n'importe quel appareil doté d'un navigateur Web compatible. L'avantage de ces systèmes est qu'ils seront toujours disponibles de n'importe où (pendant que votre serveur est opérationnel) et vous ne dépendez pas d'un appareil spécifique pour cela. De plus, étant dans le cloud, les données seront stockées en permanence, sans se soucier des sauvegardes, etc.
- Fournisseurs: un logiciel de facturation local est celui qui est installé sur votre propre PC ou appareil mobile. Bien que les services en ligne aient une bonne sécurité et soient cryptés, certains fous de la sécurité peuvent souhaiter avoir toutes les données client localement pour une plus grande confidentialité. C'est vraiment le seul avantage de ces programmes. Le reste sont des inconvénients par rapport à Internet, car si quelque chose arrive à votre appareil, votre disque dur plante, vous êtes affecté par un ransomware, etc., et vous n'avez pas de copies de sauvegarde, vous pourriez perdre toutes les données fiscales.
Outre ces catégories, les logiciels de facturation peuvent être classés selon d'autres critères . Par exemple, il existe des logiciels libres et gratuits, ainsi que des logiciels propriétaires. On peut même distinguer les services payants des services entièrement gratuits. En général, aucun de ces facteurs ne rend un logiciel de facturation meilleur ou moins bon.
Autrement dit, il existe des logiciels de facturation libres et open source tout aussi performants que les logiciels propriétaires payants, et inversement. Par conséquent, n'utilisez pas ces facteurs comme critère de qualité, contrairement à certains qui prétendent que les logiciels libres sont inférieurs aux logiciels propriétaires… C'est une grave erreur !
Les meilleurs programmes de facturation
Si vous souhaitez des recommandations sur les meilleurs logiciels de facturation disponibles, voici une liste de quelques-unes des meilleures options :
- FactureScripts: il offre beaucoup de flexibilité, puisqu'il permet de s'installer localement sur le PC, d'utiliser un hébergement web pour héberger cet outil, et aussi sous un modèle SaaS dans le cloud depuis ses propres serveurs en tant que service. Dans ce cas, il s'agit d'une solution logicielle gratuite. Il est puissant et ne cesse de grandir grâce à la communauté et aux plugins qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités. En plus de gérer les factures, des fonctions peuvent également être ajoutées pour avoir un CRM ou un ERP complet.
- factusol: DelSol Software a développé ce logiciel de facturation idéal pour prendre le contrôle de toute la gestion commerciale de l'entreprise, tant des ventes que des achats effectués. Vous pouvez même prendre le contrôle au-delà de cela grâce à ses capacités de contrôle des stocks et des stocks de produits. De plus, peu importe la taille de l'entreprise ou si vous êtes indépendant. D'autre part, il a un autre grand avantage, et c'est son intégration avec la suite MS Office. Il est totalement gratuit, mais il n'est disponible que pour Windows pour une installation locale, bien qu'il puisse également être utilisé en ligne depuis n'importe quel système grâce à sa plate-forme cloud.
- Quipu: un logiciel de facturation très simple et intuitif spécialement conçu pour les indépendants et les PME. Il permet la création de factures et de budgets personnalisés, de réconcilier les transactions bancaires sécurisées, de générer des remises, d'automatiser la présentation des taxes, etc. Intègre la fonction OCR pour reconnaître le texte avec la caméra de votre mobile. Vous l'avez également disponible pour les appareils mobiles sur Google Play pour Android ou pour une utilisation dans le cloud.
- Débiteur: c'est l'un des services cloud les plus populaires. C'est simple et permet un travail efficace. Avec des modèles de factures personnalisables, la technologie OCR pour reconnaître le texte par la caméra, les rapports et les soldes, etc. Dans ce cas, il est payé, avec un plan de paiement de base jusqu'à 100 documents annuels de 4 € / mois, un plan moyen de jusqu'à 800 factures par an pour 12 € / mois et un plan illimité pour 24 € / mois. Il dispose également d'une application pour les appareils mobiles.
- Simple: service Web pour émettre et gérer vos factures rapidement et simplement. Il a des modèles, des fonctions pour enregistrer les heures, la génération de graphiques avec des enregistrements, permet l'intégration avec des gestionnaires de commerce électronique tels que Prestashop, Shopify, Woocommerce, etc. Il dispose de plusieurs plans d'abonnement en ligne (bien qu'il dispose d'un plan de base limité gratuit) et d'une application pour les appareils mobiles.
- Amphix: une autre alternative aux précédentes à utiliser dans la gestion de vos factures pour plus de confort. Il dispose de modèles de factures, de fonctions d'automatisation, de génération de fichiers pour présenter les taxes, la gestion comptable, les budgets, etc. Leurs plans tarifaires vont d'environ 10 € à environ 50 €, avec un service de conseil si vous préférez. Il dispose d'une application mobile et d'un service en ligne.
- Sage One: Sage est l'un des développeurs de logiciels de gestion d'entreprise les plus connus. Dans ce cas, ils ont créé un bon outil logiciel de facturation spécialement conçu pour les indépendants et les PME. Vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos factures et générer des graphiques pour vérifier le statut et avoir une idée de la façon dont l'entreprise se porte. Il dispose d'une connexion bancaire automatique pour la comptabilisation des charges et dépenses, ainsi que la possibilité de gérer les stocks, la capacité multi-utilisateurs, etc. En effet, ce n'est pas un service gratuit. Il a des plans de 7.5 € et 15 € par mois avec son offre actuelle (avant 10 € et 20 € respectivement). À propos, Sage propose également des applications mobiles.