Kako odabrati alat za automatizaciju računovodstveno-administrativnih procesa malih i srednjih poduzeća

El Služba financija i javnih kredita Posljednjih dana komentirao je potrebu za stvaranjem mehanizama i alata koji bi to omogućili automatizirati računovodstveno-administrativne procese MSP-aTakođer je pozvao zajednice slobodnog softvera da više vode računa o održivosti primjene alata otvorenog koda u poslovnom okruženju.

Važno je napomenuti da ih ima mnogo Alati za računovodstvo i naplatu otvorenog koda za mala i srednja poduzeća, svaka sa svojim karakteristikama, uz univerzalne karakteristike koje softver za računovodstvo i naplatu ima.

Svaki od ovih alata otvorenog koda (ERP, računovodstveni paket, softver za elektroničko računovodstvo, predlošci, knjige, između ostalog) mogu se koristiti u malim i srednjim poduzećima za ubrzavanje i automatizaciju njihovih procesa, sigurno i pomoću besplatnog softvera.

Prikladna stvar pri odabiru alata za računovodstvo i naplatu za naša MSP je da nastavimo kratki postupak istraživanja, ispitivanja, savjetovanja, planiranja i izvođenjaDrugim riječima, pri odabiru alata koji će riješiti naše probleme s računovodstvom i naplatom, preporučljivo je slijediti sljedeće postupke.

• Istražite alate otvorenog koda koji su dostupni i imaju funkcionalnosti koje su potrebne vašem MSP-uVažno je napomenuti da moramo provesti prilično duboku istragu, određujući prioritete istraživanje zajednice koja okružuje navedeni alat. Moramo pregledati kvalitetu alata, uporabljivost, vrijeme ažuriranja, budući rad, rezultate implementacija u drugim malim i srednjim poduzećima, razinu podrške, dostupnost savjetnika za alate i skalabilnost od toga.

• Jednom kad imamo skup alata koji bi mogli ispuniti ciljeve koje smo postavili za naše malo i srednje poduzetništvo, moramo napraviti temeljitiju analizu i ispitivanje, u kojem moramo testirati alate i uzeti u obzir potrebe i funkcionalnosti koje imaju. Važno je napraviti pojedinačnu analizu svake od njih, a zatim napraviti grupnu usporedbu različitih alata koje smo unaprijed odabrali.

U nekim slučajevima najcjelovitiji alati sprječavaju nas da se prilagodimo našem poslovnom modelu, pa je prikladno da dajmo nam prednost u našim testovima mogućnost prilagodbe alata i našeg MSP-a. Na isti način, testovi moraju uzeti u obzir liniju učenja članova naših malih i srednjih poduzeća, odnosno moramo analizirati iskoristivost alata i vrijeme koje se mora uložiti u njegovo učenje.

• Nakon što smo odabrali alat koji najbolje odgovara i ispunjava potrebe našeg malog i srednjeg poduzetništva, moramo istražite i potražite neku vrstu vanjskog savjetovanjaOva konzultantska tvrtka nije samo stručna tvrtka u alatu, ona također može biti zajednice, blogovi, YouTube kanali, između ostalog, koji nam omogućavaju da pronađemo odgovore na pitanja i probleme koji se pojave. Treba napomenuti da je jedan od najvećih razloga zašto implementacija nekih alata ne uspije zbog malo ili nimalo savjeta koje dobivamo, uvijek moramo imati zamjenski znak u slučaju problema ili novih potreba.

• Nakon što odaberemo odgovarajući alat otvorenog koda za automatizirati računovodstveno-administrativne procese MSP-a a imamo vanjsko savjetovanje, tako da je njegova upotreba u našim malim i srednjim poduzećima potpuni uspjeh, moramo planirati sve procese i postupke koje moramo provesti za pokretanje alata. Prikladno je izraditi planiranje koje uključuje nabavku ili adaptaciju opreme, instalaciju alata, stvaranje sigurnosnih mehanizama i zaštitu podataka, parametriranje alata, stvaranje novih funkcionalnosti alata, dokumentaciju i obuka uključenih.

Planiranje primjene alata u MSP je ključno, uspjeh ili ne primjene ovisi o ovom procesu, također moramo planirati slučajeve rizika, postupke koje ćemo slijediti u slučaju otpora promjenama, razdoblje probno i buduće ažuriranje.

• Odabir pravog alata i savjeta vjerojatno će nam pružiti dosljedno planiranje, na isti način, najvažniju fazu kada želimo automatizirati računovodstveno-administrativne procese malog i srednjeg poduzetništva, je implementacija alata ili kako je poznato i izvršenje alata, u ovoj fazi moramo biti spremni na probleme, sumnje, upite i uspjehe.

Imati plan za nepredviđene slučajeve na temelju prethodno provedenog planiranja omogućit će nam brzo djelovanje kada alat nije u skladu s onim što nam treba, isto tako, možemo stvoriti mehanizam za njegovo daljnje poboljšanje, prikladno je tijekom faze izvršenja dobiti najveću količinu povratnih informacija i biti otvoren za poboljšanja i promjene u vremenu i načinima koje smo planirali.

Slijedenje ovih koraka vjerojatno će uspješnu primjenu alata otvorenog koda učiniti u vašem MSP-u, ali vrijedi ga komentirati, a to je nesumnjivo sudjelovanje vašeg radnog tima i mogućnost prilagodbe, promjene, poboljšanja i reorganizacije alata koji omogućuje da je besplatni softver toliko uspješan i u malim i srednjim poduzećima i u velikim organizacijama.

Kada želite riješiti problem u svom MSP ili automatizirati neke procese, najvažnije je čitanje i istraživanje, a vrijeme koje uložite u istraživanje, ispitivanje, traženje, analizu i dokumentiranje uštedjet ćete novac i mnogo više vremena u radu. sljedeće faze. Lakše je pogriješiti u istraživačkom okruženju nego u proizvodnom okruženju, zato se nemojte bojati pronaći način za inovacije ili prilagodbu onome što već postoji.