Bagaimana memilih alat untuk mengotomatiskan proses akuntansi-administrasi UKM

El Keuangan dan Layanan Kredit Publik Dalam beberapa hari terakhir dia mengomentari perlunya menciptakan mekanisme dan alat yang memungkinkan mengotomatiskan proses akuntansi-administrasi UKMIa juga meminta komunitas perangkat lunak bebas untuk lebih peduli tentang kelangsungan penerapan alat sumber terbuka di lingkungan bisnis.

Penting untuk dicatat bahwa jumlahnya banyak Alat akuntansi dan penagihan open source untuk UKM, masing-masing dengan karakteristiknya sendiri, selain karakteristik universal yang dimiliki software akuntansi dan penagihan.

Masing-masing alat sumber terbuka ini (ERP, rangkaian akuntansi, software akuntansi elektronik, templat, buku, dan lain-lain) dapat digunakan di UKM untuk mempercepat dan mengotomatiskan proses mereka, dengan aman dan menggunakan perangkat lunak gratis.

Hal yang mudah ketika memilih alat akuntansi dan penagihan untuk UKM kami, adalah kami melanjutkan proses singkat penelitian, pengujian, konsultasi, perencanaan dan pelaksanaanDengan kata lain, saat memilih alat yang akan menyelesaikan masalah akuntansi dan penagihan kita, disarankan untuk mengikuti prosedur berikut.

• Teliti alat open source yang tersedia dan memiliki fungsi yang dibutuhkan UKM AndaPenting untuk diperhatikan bahwa kita harus melakukan investigasi yang cukup mendalam, dengan memprioritaskan penelitian masyarakat sekitar alat tersebut. Kita harus meninjau kualitas alat, kegunaan, waktu pembaruan, pekerjaan masa depan, hasil implementasi di UKM lain, tingkat dukungan, ketersediaan konsultan alat dan skalabilitas itu

• Begitu kami memiliki sekumpulan alat yang dapat memenuhi tujuan yang telah kami tetapkan untuk UKM kami, kami harus melakukannya melakukan analisis dan pengujian yang lebih menyeluruh, di mana kita harus menguji alat dan mencatat kebutuhan dan fungsi yang dimilikinya. Penting untuk melakukan analisis individual untuk masing-masing alat dan kemudian membuat perbandingan kelompok dari berbagai alat yang telah kita pilih sebelumnya.

Dalam beberapa kasus alat yang paling lengkap mencegah kami beradaptasi dengan model bisnis kami, jadi akan lebih mudah mari kita memprioritaskan dalam pengujian kami kemungkinan mengadaptasi alat dan UKM kami. Dengan cara yang sama, tes harus memperhitungkan jalur pembelajaran anggota UKM kami, yaitu, kami harus menganalisis kegunaan alat dan waktu yang harus diinvestasikan untuk mempelajarinya.

• Setelah memilih alat yang paling sesuai dan memenuhi kebutuhan UKM kami, kami harus melakukannya riset dan dapatkan semacam konsultasi eksternalKonsultasi ini tidak hanya perusahaan ahli dalam alat, tetapi juga komunitas, blog, saluran YouTube, yang memungkinkan kita menemukan jawaban atas pertanyaan dan masalah yang muncul. Perlu dicatat bahwa salah satu alasan terbesar mengapa implementasi beberapa alat gagal adalah karena sedikit atau tidak ada saran yang kami terima, kami harus selalu memiliki kartu liar jika ada masalah atau kebutuhan baru.

• Setelah kami memilih alat open source yang sesuai untuk mengotomatiskan proses akuntansi-administrasi UKM dan kami memiliki konsultan eksternal sehingga penggunaannya di UKM kami berhasil total, kami harus merencanakan semua proses dan prosedur yang harus kami lakukan untuk memulai alat. Akan lebih mudah untuk membuat perencanaan yang mencakup akuisisi atau adaptasi peralatan, pemasangan alat, pembuatan mekanisme cadangan dan perlindungan informasi, parameterisasi alat, pembuatan fungsi baru pada alat, dokumentasi dan pelatihan bagi mereka yang terlibat.

Perencanaan penerapan alat dalam UKM sangat penting, berhasil tidaknya suatu penerapan tergantung pada proses ini, kita juga harus merencanakan kasus risiko, prosedur yang harus diikuti jika terjadi resistensi terhadap perubahan, periode uji coba dan pembaruan di masa mendatang.

• Memilih alat dan saran yang tepat mungkin akan memberi kita perencanaan yang konsisten, dengan cara yang sama, fase terpenting yang kita inginkan mengotomatiskan proses akuntansi-administrasi UKM, adalah implementasi alat atau cara Eksekusi Alat juga dikenal, dalam fase ini kita harus siap untuk masalah, keraguan, pertanyaan dan keberhasilan.

Memiliki rencana kontingensi berdasarkan perencanaan yang dilakukan sebelumnya akan memungkinkan kami untuk bertindak cepat ketika alat tidak sesuai dengan yang kami butuhkan, demikian juga, kami dapat membuat mekanisme untuk terus meningkatkannya, akan lebih mudah selama tahap pelaksanaan untuk menerima jumlah umpan balik dan terbuka untuk melakukan perbaikan dan perubahan dalam waktu dan cara yang telah kita rencanakan.

Mengikuti langkah-langkah ini mungkin akan membuat implementasi alat open source berhasil di UKM Anda, tetapi perlu dikomentari, yang tidak diragukan lagi adalah partisipasi tim kerja Anda dan kemungkinan untuk mengadaptasi, mengubah, meningkatkan, dan mengatur ulang alat yang memungkinkan bahwa perangkat lunak gratis sangat berhasil baik di UKM maupun di organisasi besar.

Saat mencari cara untuk memecahkan masalah di UKM Anda atau untuk mengotomatiskan beberapa proses, yang paling penting adalah membaca dan meneliti, waktu yang Anda investasikan untuk meneliti, menguji, bertanya, menganalisis, dan mendokumentasikan akan menghemat uang Anda dan lebih banyak waktu di fase selanjutnya. Lebih mudah membuat kesalahan dalam lingkungan penelitian daripada di lingkungan produksi, jadi jangan takut untuk menemukan cara berinovasi atau beradaptasi dengan apa yang sudah ada.