Kā izvēlēties rīku, lai automatizētu MVU grāmatvedības-administratīvos procesus

El Finanšu un valsts kredītu dienests pēdējās dienās viņš komentēja nepieciešamību izveidot mehānismus un rīkus, kas to ļautu automatizēt MVU grāmatvedības un administratīvos procesusTas arī aicināja brīvās programmatūras kopienas vairāk rūpēties par atvērtā koda rīku ieviešanas dzīvotspēju uzņēmējdarbības vidē.

Ir svarīgi atzīmēt, ka to ir daudz Atvērtā koda grāmatvedības un norēķinu rīki MVU, katram no tiem ir savas īpašības, papildus grāmatvedības un norēķinu programmatūras universālajām īpašībām.

Katrs no šiem atvērtā pirmkoda rīkiem (ERP, grāmatvedības elektroniskā grāmatvedības programmatūra, veidnes, grāmatas, cita starpā) var izmantot MVU, lai paātrinātu un automatizētu savus procesus, droši un izmantojot bezmaksas programmatūru.

Ērta lieta, izvēloties grāmatvedības un norēķinu rīku mūsu MVU, ir tas, ka mēs turpinām īss izpētes, testēšanas, konsultēšanas, plānošanas un izpildes processCitiem vārdiem sakot, izvēloties rīku, kas atrisinās mūsu grāmatvedības un norēķinu problēmas, ieteicams ievērot šādas procedūras.

• Izpētiet atvērtā koda rīkus kas ir pieejami un ir jūsu MVU nepieciešamās funkcijasIr svarīgi atzīmēt, ka mums jāveic diezgan dziļa izmeklēšana, piešķirot prioritāti minētā rīka apkārtējās sabiedrības izpēte. Mums jāpārskata rīka kvalitāte, izmantojamība, atjaunināšanas laiks, turpmākais darbs, ieviešanas rezultāti citos MVU, atbalsta līmenis, rīku konsultantu pieejamība un mērogojamība pantu.

• Kad mums ir instrumentu banka, kas varētu sasniegt mērķus, ko esam izvirzījuši savam MVU, mums tas ir jādara veiciet rūpīgāku analīzi un testēšanu, kurā mums jāpārbauda rīki un jāņem vērā viņu vajadzības un funkcijas. Ir svarīgi veikt individuālu katra no tiem analīzi un pēc tam veikt dažādu iepriekš izvēlēto rīku grupu salīdzinājumu.

Dažos gadījumos vispilnīgākie rīki neļauj mums pielāgoties mūsu biznesa modelim, tāpēc tas ir ērti testos par prioritāti izvirzīsim iespēju pielāgot rīku un mūsu MVU. Tādā pašā veidā testos jāņem vērā mūsu MVU dalībnieku mācīšanās līnija, tas ir, mums jāanalizē rīka lietojamība un laiks, kas jāiegulda tā apguvē.

• Izvēloties rīku, kas vislabāk atbilst un atbilst mūsu MVU vajadzībām, mums tas jādara izpēti un saņemt sava veida ārējas konsultācijasŠīs konsultācijas nav tikai rīka ekspertu kompānija, tās var būt arī kopienas, emuāri, YouTube kanāli, kas ļauj mums atrast atbildes uz radušajiem jautājumiem un problēmām. Jāatzīmē, ka viens no lielākajiem iemesliem, kāpēc dažu rīku ieviešana neizdodas, ir tas, ka mēs saņemam maz padomu vai nesaņemam tos. Problēmu vai jaunu vajadzību gadījumā mums vienmēr ir jābūt aizstājējzīmei.

• Kad esam izvēlējušies atbilstošo atvērtā pirmkoda rīku automatizēt MVU grāmatvedības un administratīvos procesus un mums ir ārējas konsultācijas, lai to izmantošana mūsu MVU būtu pilnīga veiksme, mums jāplāno visi procesi un procedūras, kas mums jāveic, lai palaistu rīku. Ir ērti veikt plānošanu, kas ietver aprīkojuma iegādi vai pielāgošanu, rīka uzstādīšanu, rezerves mehānismu izveidi un informācijas aizsardzību, rīka parametru noteikšanu, jaunu funkcionalitātes izveidi rīkā, dokumentāciju un iesaistīto personu apmācība.

Instrumenta ieviešanas plānošana MVU ir būtiska, ieviešanas panākumi vai nē ir atkarīgi no šī procesa, mums jāplāno arī riska gadījumi, procedūras, kas jāievēro, ja notiek pretestība pret izmaiņām, periods izmēģinājums un turpmākie atjauninājumi.

• Pareiza rīka un padoma izvēle, iespējams, mums nodrošinās konsekventu plānošanu, tāpat kā vissvarīgāko posmu, kad mēs vēlamies automatizēt MVU grāmatvedības un administratīvos procesus, tas ir rīka palaišana vai kā ir zināma arī rīka izpilde, šajā posmā mums jābūt gataviem problēmām, šaubām, jautājumiem un panākumiem.

Ārkārtas rīcības plāna izveide, pamatojoties uz iepriekš veikto plānošanu, ļaus mums ātri rīkoties, ja rīks neatbilst vajadzīgajam, tāpat mēs varam izveidot mehānismu, lai to turpinātu uzlabot, izpildes posmā ir ērti saņemt vislielāko atgriezenisko saiti un esiet atvērti uzlabojumiem un izmaiņām mūsu iecerētajos laikos un veidos.

Šo darbību veikšana, iespējams, sekmēs atvērtā koda rīka ieviešanu jūsu MVU, taču ir vērts komentēt, ka neapšaubāmi tā ir jūsu darba komandas dalība un iespēja pielāgot, mainīt, uzlabot un reorganizēt rīku, kas ļauj ka bezmaksas programmatūra ir tik veiksmīga gan MVU, gan lielās organizācijās.

Ja vēlaties atrisināt problēmu savā MVU vai automatizēt dažus procesus, vissvarīgākais ir lasīšana un izpēte, laiks, ko ieguldāt izpētē, testēšanā, jautājšanā, analizēšanā un dokumentēšanā, ietaupīs jūsu naudu un daudz vairāk laika nākamās fāzes. Pētniecības vidē ir vieglāk kļūdīties nekā ražošanas vidē, tāpēc nebaidieties atrast veidu, kā ieviest jauninājumus vai pielāgoties jau esošajam.