Hoe weet u of een gratis software-oplossing goed werkt voor uw bedrijf of organisatie?

Ik heb veel e-mails ontvangen waarin werd gevraagd om informatie over het gebruik van gratis software in bedrijven of organisaties. In dit artikel wordt geprobeerd aan die vereisten te voldoen door een aantal aspecten grondig te analyseren waarmee u rekening moet houden bij de beslissing om het computersysteem van uw bedrijf of organisatie over te zetten naar gratis alternatieven.

Het gebruik van gratis software kan zo simpel zijn als het downloaden van een softwarepakket, het installeren en het gebruiken op een enkel werkstation, of zo complex als het inzetten van een Linux-servercluster om complexe computertaken uit te voeren. Hier zullen we ons concentreren op de kleinschalige implementaties van gratis software, die het meest relevant zijn voor de meeste bedrijven en organisaties.

Alle bedrijven en organisaties zouden de implementatie van gratis software moeten overwegen. Maar in elk geval is het noodzakelijk om deze optie grondig te bestuderen, wat een aanzienlijke organisatieverandering kan betekenen. In deze sectie leggen we enkele van de factoren bloot die u mogelijk nodig heeft bij het afwegen van de kosten en baten van vrije software versus eigen oplossingen.

concepten

Er zijn drie concepten waarmee u rekening moet houden bij het evalueren van software: Total Cost of Ownership (TCO), strategische waarde en de compatibiliteit van de "missie" van uw bedrijf of organisatie met de filosofie van vrije software.

Totale eigendomskosten:
CTP is een term die veel mensen kennen - het vertegenwoordigt een berekening van hoeveel het kost om een ​​technologie-introductie in de loop van de tijd te implementeren, gebruiken en onderhouden.

Strategische waarde:
Strategische waarde houdt rekening met andere factoren dan de economische kosten die aan de technologie zelf zijn verbonden. Het meten van de impact op de productiviteit van het personeel of op de kwaliteit van de dienstverlening aan klanten maakt deel uit van de strategische waardebeoordeling.

Compatibiliteit met de "missie":
Vrije software wordt voor een groot deel aangestuurd door de gemeenschap, en het bezit ervan is ook collectief, dus vrije software-implementaties baseren hun bestaan ​​op permanente feedback van alle gebruikers, ontwikkelaars, enz. (hetzij door het doorgeven van ervaringen, het aanbrengen van verbeteringen of wijzigingen, het creëren of verbeteren van documentatie, enz.) Bovendien kunnen gratis softwarebesturingssystemen worden gebruikt op oude computers, waardoor hun levensduur wordt verlengd, waardoor het bedrijf of de organisatie ecologischer is en economisch duurzaam. Zijn deze kenmerken van gratis software in lijn met de missie van uw bedrijf of organisatie? Het is geen essentiële vereiste, maar als uw bedrijf of organisatie een hogere "missie" heeft dan alleen geld verdienen, zult u waarschijnlijk waarden en idealen vinden in vrije software, kortom een ​​filosofie die compatibel is met uw missie. Met andere woorden, er zijn andere fundamentele factoren, naast de economische (lagere kosten, enz.), Die vrije software een betere optie maken dan de propriëtaire alternatieven.

Eerdere overwegingen over de CTP

CTP is de berekening van de totale kosten van de toepassing van een technologische oplossing. Dit omvat de initiële kosten voor het aanschaffen van de software (aankoopprijs, opstartkosten, abonnementskosten of licentiekosten), hardwarekosten, installatiekosten (personeelstijd of passende adviseurskosten), opleidingskosten van de eindgebruiker en de kosten van softwareonderhoud (jaarlijkse onderhoudskosten, ondersteuningskosten en upgradekosten). Dit volledige spectrum van kosten moet in overweging worden genomen bij het vergelijken van oplossingen, ongeacht de licentie.

Het meest voor de hand liggende voordeel van gratis software ten opzichte van propriëtaire oplossingen in termen van kosten zijn de aanschafkosten van de software en de onderhouds- en upgradekosten. Gratis software is bijna altijd gratis beschikbaar, kent geen licentiekosten of jaarlijkse onderhoudskosten (er zijn enkele uitzonderingen, meestal in de vorm van beheerde ondersteuningscontracten), en updates zijn ook gratis. Uiteraard worden de kosten voor het aanschaffen van propriëtaire software gecompenseerd door de andere soorten uitgaven die uw bedrijf of organisatie moet maken bij het aanschaffen van gratis software (consultants, personeelstraining, administratie, enz.), Dus de software die u het is gratis, het is niet per se goedkoper aan het eind van de dag: de CTP kan hoger zijn dan die van de software die u moet betalen om aan te schaffen.

Wat zijn enkele vragen die je jezelf moet stellen om te weten of het gebruik van soft. gratis in uw bedrijf of organisatie is een goed idee?

Kritieke applicatie-ondersteuning

Kernvragen bij het evalueren van de introductie van gratis software:
Wat zijn de kritische applicaties voor uw organisatie?
Op welke besturingssystemen draaien ze?

Houd altijd rekening met de compatibiliteit tussen de open source-oplossing die u overweegt en de kritieke applicaties die u al gebruikt. Houd er vooral rekening mee dat wanneer u overweegt Linux als besturingssysteem te gebruiken, veel van die programma's waarschijnlijk geen Linux-versie hebben. Dit houdt in dat je op zoek moet gaan naar alternatieve software, altijd bij voorkeur "gratis", maar dat, als die niet bestaat, het een "propriëtaire" versie kan zijn die zonder problemen op Linux draait.

Dit geldt met name voor "verticale softwareproducten" die zijn ontwikkeld voor non-profitorganisaties, zoals programma's voor het volgen van zaken, of het volgen van hypotheken die worden gebruikt door betaalbare woninggroepen, enzovoort. Helaas is de toename van het Linux-gebruik de laatste jaren vooral aan de serverkant gelegen, daarom draaien steeds meer servertoepassingen op Linux. De desktopmarkt groeit nog steeds veel trager, maar dit verandert met de introductie van Ubuntu en de overstap van veel ontwikkelaars naar Linux.

Maar laten we naar een specifiek geval gaan. Stel dat uw bedrijf een reisbureau is. Ze runnen waarschijnlijk Amadeus, een van de meest gebruikte programma's om vluchten, hotels, etc. te reserveren. Als het een onafhankelijke applicatie is (dat wil zeggen, er is een besturingssysteem voor nodig), dan moet je uitzoeken of er een versie voor Linux is. Als er geen Linux-versie van hetzelfde programma is, moet je uitzoeken of er een gratis alternatief is of dat een ander propriëtair programma een versie voor Linux heeft. In deze gevallen "redden Java-applicaties de dag" meestal omdat ze op elk besturingssysteem draaien waarop Java is geïnstalleerd. Ten slotte, als het een applicatie is die in de cloud draait (dat wil zeggen, het is een service die wordt aangeboden vanaf een webpagina), dan draait u daar met voordelen, omdat het niet uitmaakt van welk besturingssysteem u het opent, het zal hetzelfde werken.

Organisaties die sterk afhankelijk zijn van een programma dat niet beschikbaar is voor Linux, zullen merken dat als ze Linux willen gebruiken, ze gedwongen zullen worden om een ​​Windows-machine te onderhouden die uitsluitend is bedoeld om dat "kritieke" programma te draaien. Als dat het geval is, moeten de extra kosten voor het onderhoud van die machine worden opgenomen in de totale eigendomskosten (TCO). Bovendien kan ongemak voor gebruikers worden beschouwd als een verlies van strategische waarde. Maar vandaag de dag zoiets doen zou volkomen belachelijk zijn, evenals disfunctioneel en onpraktisch. Gelukkig zijn virtualisatietechnologieën drastisch verbeterd, dus het onderhouden van een virtuele Windows-machine op een relatief moderne desktop is vaak een beter alternatief voor het onderhouden van een aparte computer (wat ook dom zou zijn als die applicatie door meerdere gebruikers moet worden gebruikt). Aan de andere kant wordt Linux ook geleverd met WINE, een set tools waarmee veel applicaties voor Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista en Win 7 ongewijzigd kunnen draaien op verschillende vergelijkbare besturingssystemen. naar Linux zoals GNU / Linux, BSD, Solaris en Mac OS X. Zoals u kunt zien, zelfs in het ergste geval, waarin er geen native alternatieven zijn voor Linux van die "kritieke" programma's voor uw organisatie, zijn er manieren om de probleem.

Kosten voor software-acquisitie

Kernvragen over kosten voor software-acquisitie:
Met een eigen oplossing, hoe hoog zullen de acquisitiekosten zijn in vergelijking met de andere kosten?
Met een eigen oplossing, hoe gemakkelijk is het om kortingen te krijgen op de aanschaf van de software?

Sommige producten van deze aard, zoals eenvoudige gereedschappen of kleine toepassingen, hebben zeer lage aanschafkosten. Andere producten, zoals kantoorsuites, groupware, complexe databases, financiële programma's of fondsenwervingspakketten, of serverbesturingssystemen kunnen zeer hoge aanschafkosten hebben. In sommige gevallen kunnen sommige bedrijven en organisaties veel softwarepakketten of webapplicaties verkrijgen door middel van donaties of zeer lage prijzen, waardoor de aanschafkosten van de software kunnen worden verlaagd of geëlimineerd.

Soms is het aantal exemplaren van een product dat wordt afgeprijsd of gedoneerd, echter beperkt (een organisatie kan bijvoorbeeld slechts 50 Microsoft Office XP-gebruikerslicenties verkrijgen, dus deze optie zou niet kunnen voldoen aan uw behoeften van een grote organisatie). .) Daarentegen is vrijwel alle gratis software gratis verkrijgbaar en zijn meerdere licenties niet vereist.

Implementatiekosten

Kernvragen over aanmeldingskosten:
Hoe gemakkelijk is de software te implementeren in termen van benodigde middelen (tijd en geld)?
Welke expertise is mogelijk vereist voor deze software, of dit nu propriëtair of open source is?
Wat voor ervaring heeft u beschikbaar bij uw personeelszaken?
Hoeveel tijd, geld en andere middelen moet u investeren?

Voor sommige programma's is de implementatie erg eenvoudig, en het duurt misschien 10-30 minuten om een ​​medewerker te installeren. Het implementeren van de meest complexe applicaties kan daarentegen dagen duren voor het personeel en / of de adviseur, aangezien het onder andere de conversie van de informatie uit het vorige systeem kan vereisen.

Houd er bij het evalueren van de opties voor een bepaalde oplossing rekening mee dat vrije softwareprojecten in sommige gevallen moeilijker te installeren zijn dan hun eigen tegenhangers, vooral als de mensen die het doen nieuw zijn in de "wereld van vrije software". . Diep van binnen is het bijna altijd supergemakkelijk, maar het kan moeilijk zijn als je nog steeds de "Windows-manier om dingen te doen" hebt ingebouwd. Om deze reden is het de moeite waard om de installatiedocumentatie zorgvuldig door te nemen voor eventuele oplossingen die u wilt gebruiken.

Als uw organisatie de ondersteuning van consultants nodig heeft, kan het zijn dat u problemen ondervindt bij het vinden van consultants die bekend zijn met vrije softwaretechnologieën, ook al verandert dit met de toenemende populariteit die veel gratis softwaretools die tegenwoordig worden gebruikt, massaal winnen. Als u nu afhankelijk bent van een consultant die niet bekend is met deze technologieën, moet u wellicht een nieuwe zoeken die u kan helpen de overgang naar gratis technologieën te vergemakkelijken.

Hardware kosten

Belangrijkste vragen over hardwarekosten:
Zal ik meerdere servers gebruiken?
Heeft de propriëtaire software die ik gebruik speciale hardwarevereisten?
Heb ik hardware nodig die is gecertificeerd door mijn leveranciers?

In veel situaties ga je de software op bestaande hardware implementeren, wat geen extra hardwarekosten met zich meebrengt. Als u echter een nieuw type server implementeert of een oude server vervangt, zijn de hardwarekosten waarschijnlijk een probleem. In het algemeen geldt: hoe groter de behoeften van uw netwerk (in termen van capaciteit), hoe groter de besparingen op hardware met de introductie van een gratis softwarebesturingssysteem (zoals Linux) en andere gratis softwareprogramma's. Recent onderzoek heeft uitgewezen dat op Linux gebaseerde servers (vergeleken met Microsoft Windows) meer verkeer aankunnen, meer accounts kunnen hosten en meer informatie kunnen verwerken met dezelfde hardware. Dus in een situatie waarin u meerdere Windows-servers gebruikt, kan Linux hetzelfde werk doen met minder machines (en dus minder resourceverbruik).

Kosten voor opleiding van personeel

Kernvragen over opleidingskosten:
Vereist het gebruik van deze software training van de eindgebruiker?
Zal ik getrainde mensen hebben om "in-house support" te geven voor deze software zonder te vertrouwen op technische ondersteuning van derden?

Voor eindgebruikersoplossingen (zoals kantoortoepassingen, financiële pakketten, enz.), Is training verreweg het duurste onderdeel van het implementeren van nieuwe technologieën. Het personeel dat deze software dagelijks gebruikt, moet worden opgeleid om deze optimaal te gebruiken. Het merendeel van het gewone personeel van een bedrijf of organisatie is niet bekend met niet-Windows-besturingssystemen en -toepassingen, dus de toepassing van een gratis software-oplossing die een bekende en veelgebruikte toepassing vervangt, moet zorgvuldig worden overwogen. De voordelen van het gebruik van een oplossing als Open Office kunnen al dan niet opwegen tegen het brede scala aan trainingskosten dat zal worden gemaakt. Aan de andere kant moet ook rekening worden gehouden met de gevolgen voor de opleiding op de lange termijn (als het personeel eenmaal is opgeleid, hoeft het alleen maar enige permanente opleiding en training van nieuwe werknemers te zijn).

Dit punt dat vaak wordt gemaakt in het licht van vrije software (goedkoop maar erg duur in termen van opleiding van personeel) is echter steeds minder waar. Ten eerste, als het om Linux gaat, zijn er verschillende methoden om de impact van de overdracht te minimaliseren, zoals het toepassen van bureaubladthema's die vergelijkbaar zijn met de versie van Windows die de gebruiker gewend is, enz. Aan de andere kant is de overgang van Windows naar Linux over het algemeen niet traumatischer dan de overgang van Win XP naar Win 7 of Win Vista. Om nog maar te zwijgen, de meeste gebruikers voeren een paar routinetaken uit die niet lang zouden moeten duren om te leren omgaan met het nieuwe besturingssysteem. Met betrekking tot alternatieve programma's kunnen de opleidingskosten tot nul worden teruggebracht als er een Linux-versie van dezelfde applicatie is of als die applicatie onder Java of in de cloud draait. In het geval dat het nodig is om de applicatie te wijzigen (of deze nu gratis of eigendom is), zijn de opleidingskosten praktisch dezelfde als die welke elk bedrijf of elke organisatie moet maken om een ​​van deze programma's te gaan gebruiken.

Ten slotte, voor software die weinig of geen impact heeft op de eindgebruiker (fileservers, databaseservers, enz.), Worden de te overwegen opleidingskosten beperkt tot de opleiding van specifiek personeel. Deze opleidingskosten kunnen zwaar wegen wanneer u a) vertrouwt op intern personeel, in plaats van externe consultants, om "technische ondersteuning" voor de software te doen, en b) uw interne personeel geen ervaring heeft met het gebruik van vrije software.

Onderhoudskosten

Kernvragen over onderhoudskosten:
Vereist het gepatenteerde alternatief een jaarlijkse onderhoudsvergoeding?
Moet ik betalen voor beveiligingsupdates en patches?

Sommige softwareproducten hebben een of andere jaarlijkse kostprijs. Voor praktische doeleinden kunnen ze worden beschouwd als jaarlijkse licentievergoedingen, aangezien ze normaal gesproken worden berekend als een percentage van de licentievergoeding voor de originele software. De vergoedingen moeten worden opgenomen in uw CTP-analyse.

De meeste gratis software heeft geen jaarlijkse onderhoudskosten, aangezien er om te beginnen geen aanschafkosten voor licenties voor zijn. Sommige Linux-distributies voor ondernemingen (zoals RedHat) hebben jaarlijkse onderhoudskosten, wat u het recht geeft om gespecialiseerde technische ondersteuning te eisen. Er zijn echter maar weinig organisaties die passen in de categorie van organisaties die gebruik maken van deze enterprise-pakketten, om nog maar te zwijgen van het feit dat het "gratis" equivalent van Red Hat (Fedora) kosteloos kan worden gebruikt.

Upgrade kosten

Belangrijkste vragen over upgradekosten:
Hoe vaak moet ik deze software bijwerken?
Zijn de updates beschikbaar met een soort korting? Komt mijn organisatie in aanmerking?

Het is belangrijk om de software relatief up-to-date te houden. Verhoog de stabiliteit, beveiliging en verbeter de beschikbare functies. Het is niet nodig om naar de nieuwste versie te updaten, maar het is cruciaal om beveiligingspatches te installeren, en wanneer gewenste functies worden geïntroduceerd, of als er dramatische stabiliteitsverbeteringen zijn, kan de update zeer nuttig zijn.

Het is duidelijk dat de kosten voor het upgraden van een enkel exemplaar van een product veel minder duur zijn dan het upgraden van het enorme aantal exemplaren dat nodig is voor een enorm netwerk van computers. U kunt vaak propriëtaire software-updates krijgen met een aanzienlijke korting of, als u geluk heeft, kunt u deze zelfs ontvangen via een donatie. Met gratis software ben je echter niet meer afhankelijk van de "liefdadigheid" of "goodwill" van softwareontwikkelingsbedrijven. De meeste gratis software heeft geen upgradekosten. U downloadt eenvoudig de bijgewerkte versie en installeert. In het geval van veel Linux-distributies is dit een quasi-automatische operatie (het updaten met een eenvoudig commando van het volledige besturingssysteem en de applicaties die je hebt geïnstalleerd).

Administratie en technische ondersteuning

Kernvragen over administratie en ondersteuning:
Welke ondersteuningsbronnen zijn beschikbaar voor het gebruik van gratis software?
Hoe belangrijk is productbetrouwbaarheid bij het kiezen van de juiste oplossing?
Komen virussen en andere beveiligingsproblemen veel voor bij het gebruik van de propriëtaire optie?

Alle software - van applicaties tot databases en besturingssystemen - vereist enige vorm van beheer en technische ondersteuning. In sommige gevallen beschikt u over intern personeel dat deze dienst kan verlenen, in andere gevallen bent u genoodzaakt om externe consultants in te huren om dit werk te doen. Sommige kenmerken van de software die het vereiste ondersteuningsniveau bepalen, variëren van de mate van betrouwbaarheid van de software, dat wil zeggen de kwetsbaarheid voor beveiligingsproblemen, tot hoe complex deze is voor zowel eindgebruikers als beheerders.

Zonder uitzondering hebben alle organisaties na de overstap naar Linux toegegeven dat hun netwerk stabieler was. Ze geven ook toe dat het gemakkelijker is om uw netwerk met Linux te beveiligen. Gedeeltelijk komt dit doordat de Linux-systemen en gratis softwareprogramma's die onder dit besturingssysteem draaien de basisondersteuning zijn achter internet (bijna alle servers ter wereld gebruiken Linux) en het open karakter van de code in gratis softwareprogramma's maakt ontwikkelaars om veel potentiële beveiligingsproblemen op te sporen en te repareren. Mede vanwege deze ontwerpvoordelen hebben computervirussen en spyware Linux niet erg beïnvloed, terwijl ze wel veel voorkomen in Windows.

Voor een organisatie die afhankelijk is van technische ondersteuning van buitenaf, vertaalt deze tijdwinst zich direct in kostenbesparingen. Voor een organisatie die technische ondersteuning in huis heeft, kunnen de besparingen complexer zijn om te berekenen. Als uw organisatie echter meerdere servers heeft, kan een beheerder tegelijkertijd meer Linux-servers dan Windows-servers beheren.

Het is ook redelijk om aan te nemen dat de verhoogde betrouwbaarheid en beveiliging van Linux-systemen de productiviteit van eindgebruikers verbetert. Medewerkers kunnen langer en beter werken als hun systemen minder vaak uitvallen. Het moreel van het werk zal waarschijnlijk verbeteren met minder netwerkstoringen. De meesten van ons hebben het op de harde manier geleerd: welke Windows-gebruiker heeft zijn computer nooit op slot gedaan, het document vernietigd dat hij aan het schrijven was of geen e-mail kunnen gebruiken tijdens die cruciale uren? Dit alles is ongelooflijk frustrerend.

Hoewel vrije softwaretoepassingen in dat opzicht meestal beter zijn, is het niet oké om de betrouwbaarheid van Linux te generaliseren naar alle vrije softwareprogramma's. Er zijn veel gratis softwareprojecten die niet stabieler of veiliger zijn dan hun eigen alternatieven; Bij het doen van je onderzoek is het belangrijk om dit ter vergelijking in gedachten te houden.

Naast de betrouwbaarheid en veiligheid van een oplossing, moet u ook rekening houden met de complexiteit ervan. Complexiteit kan de ondersteuningskosten op twee manieren verhogen: ofwel door de tijd te verlengen die nodig is om bepaalde taken uit te voeren, ofwel door een beter gekwalificeerd (en dus beter betaald) persoon te vragen om het werk te doen. Wat betreft het eerste punt: veel organisaties die de stap al hebben aangedurfd, stellen dat vrije software niet noodzakelijkerwijs moeilijker (of gemakkelijker) te beheren is dan propriëtaire software. Een belangrijk voorbehoud is echter dat hierbij wordt aangenomen dat de beheerder bekend is met de gratis software-oplossing. Als dit niet het geval is, moet rekening worden gehouden met extra opleidingskosten voor het personeel.

Strategische waarde

Naast TCO (Total Cost of Ownership) moet u rekening houden met de "strategische waarde" van de optie op basis van gratis software. Dit soort waarde is moeilijker te kwantificeren, maar kan vaak belangrijker zijn in het besluitvormingsproces.

Een van de facetten van strategische waarde voor oplossingen op basis van vrije software is het vermogen om problemen op te lossen op manieren die onmogelijk zouden zijn met bedrijfseigen oplossingen.

Het kunnen wijzigen van de code in de software op een manier die het beste bij uw bedrijf of organisatie past, is een duidelijk voorbeeld van strategische waarde. Niet iedereen profiteert hiervan, maar velen doen het wel. Bovendien, als een van hen een gratis softwareproject wijzigt, kunnen ze deze wijziging distribueren naar een andere vergelijkbare organisatie en samenwerken - iets dat niet mogelijk is bij de ontwikkeling van propriëtaire software of in veel "gesloten" cloudoplossingen. Omdat de broncode altijd beschikbaar is, biedt de acceptatie van gratis software organisaties bovendien flexibiliteit op de lange termijn, de mogelijkheid om te evolueren naarmate hun behoeften veranderen en om gemakkelijker te migreren naar nieuwe oplossingen die kunnen ontstaan.

Controle (of het gebrek daaraan) is een andere strategische overweging die sommigen ertoe brengt om voor gratis software te kiezen. Velen hebben misschien een slechte ervaring gehad door te vertrouwen op een ontworpen softwarepakket. Als de softwareontwikkelaar failliet gaat, wordt overgenomen door een concurrent of besluit dat product niet langer te ondersteunen, kunnen hun klanten waarschijnlijk nergens terecht voor ondersteuning. Met gratis software, als de oorspronkelijke ontwikkelaar zijn armen laat zakken, kan het product nieuw leven worden ingeblazen, met de steun van de gebruikersgemeenschap en andere ontwikkelaars. Op de lange termijn kan deze benadering dus een zekere mate van risicobeperking bieden. Datacontrole is een andere zaak. Gegevens in een eigen indeling, of op een server buiten de controle van de organisatie, zijn voor sommige organisaties een groot nadeel.