Hvordan vet du om en gratis programvareløsning vil fungere bra for din bedrift eller organisasjon?

Jeg har mottatt mange e-poster som ber om informasjon om bruk av gratis programvare i selskaper eller organisasjoner. Denne artikkelen prøver å tilfredsstille disse kravene ved å analysere i detalj noen av aspektene som du må ta hensyn til når du bestemmer deg for å overføre datasystemet til din bedrift eller organisasjon til gratis alternativer.

Adopsjon av gratis programvare kan være så enkelt som å laste ned en programvarepakke, installere den og bruke den på en enkelt arbeidsstasjon, eller så komplisert som å distribuere en Linux-serverklynge for å utføre komplekse databehandlingsoppgaver. Her vil vi fokusere på mindre implementeringer av gratis programvare, som er mest relevant for de fleste bedrifter og organisasjoner.

Alle selskaper og organisasjoner bør vurdere implementeringen av gratis programvare. Men uansett er det nødvendig å studere dette alternativet grundig, noe som kan bety en betydelig organisasjonsendring. I denne delen avslører vi noen av faktorene du kan trenge når du avveier kostnadene og fordelene med gratis programvare versus proprietære løsninger.

Begreper

Det er tre konsepter du bør vurdere når du vurderer programvare: Total Cost of Ownership (TCO), strategisk verdi og kompatibiliteten til "oppdraget" til din bedrift eller organisasjon med filosofien om fri programvare.

Totalkostnad av eierskap:
CTP er et begrep kjent for mange mennesker - det representerer et estimat på hvor mye en teknologiinnføring koster å implementere, bruke og vedlikeholde over tid.

Strategisk verdi:
Strategisk verdi tar hensyn til andre faktorer enn de økonomiske kostnadene knyttet til selve teknologien. Å måle innvirkningen på personalets produktivitet eller på kvaliteten på tjenestene som tilbys til kundene, er en del av den strategiske verdivurderingen.

Kompatibilitet med "oppdraget":
I stor grad drives gratis programvare av samfunnet, i tillegg til at eierskapet er kollektivt, så gratis programvareimplementeringer baserer deres eksistens på permanent tilbakemelding fra alle brukere, utviklere osv. (enten ved overføring av erfaringer, innføring av forbedringer eller endringer, opprettelse eller forbedring av dokumentasjon osv.) I tillegg kan gratis programvareoperativsystemer brukes på gamle datamaskiner, noe som forlenger levetiden, noe som gjør at selskapet eller organisasjonen er mer økologisk og økonomisk bærekraftig. Er disse egenskapene til fri programvare i tråd med oppdraget til din bedrift eller organisasjon? Det er ikke et viktig krav, men hvis din bedrift eller organisasjon har et høyere "oppdrag" enn bare å tjene penger, vil du sannsynligvis finne verdier og idealer i gratis programvare, kort sagt, en filosofi som er kompatibel med ditt oppdrag. Med andre ord er det andre grunnleggende, utover de økonomiske (lavere kostnader osv.) Som gjør gratis programvare til et bedre alternativ i motsetning til dets proprietære alternativer.

Tidligere hensyn om CTP

CTP er beregningen av den totale kostnaden for anvendelse av en teknologisk løsning. Dette inkluderer de opprinnelige kostnadene for å skaffe programvaren (kjøpesum, installasjonsgebyrer, abonnementsgebyrer eller lisensavgifter), maskinvarekostnader, installasjonskostnader (personaletid eller passende konsulentkostnader), sluttkundens opplæringskostnader og kostnadene for programvarevedlikehold (årlige vedlikeholdsavgifter, supportkostnader og oppgraderingskostnader). Dette komplette spekteret av kostnader må vurderes når man sammenligner løsninger, uansett hvordan de er lisensiert.

Den mest åpenbare fordelen med gratis programvare fremfor proprietære løsninger når det gjelder kostnader, er anskaffelseskostnadene til programvaren, og vedlikeholds- og oppgraderingskostnadene. Gratis programvare er nesten alltid tilgjengelig gratis, har ingen lisensavgifter eller årlige vedlikeholdsavgifter (det er noen unntak, ofte i form av administrerte supportkontrakter), og oppdateringer er også gratis. Selvsagt motregnes anskaffelseskostnadene av proprietær programvare av andre typer utgifter som din bedrift eller organisasjon må pådra seg når du anskaffer gratis programvare (konsulenter, opplæring av personalet, administrasjon, etc.), så programvaren du er gratis er ikke nødvendigvis billigere på slutten av dagen: CTP kan være høyere enn programvaren du må betale for å skaffe deg.

Hva er noen spørsmål du må stille deg selv for å vite om bruk av myk. gratis i din bedrift eller organisasjon er en god ide?

Kritisk applikasjonsstøtte

Hovedspørsmål ved evaluering av introduksjonen av gratis programvare:
Hva er de viktigste applikasjonene for organisasjonen din?
Hvilke operativsystemer kjører de på?

Husk alltid kompatibiliteten mellom åpen kildekode-løsning du vurderer og de kritiske applikasjonene du allerede bruker. Spesielt når du vurderer å bruke Linux som operativsystem, må du huske at mange av disse programmene sannsynligvis ikke har en Linux-versjon. Dette innebærer at du må se etter en alternativ programvare, alltid helst "gratis", men at hvis den ikke eksisterer, kan det være en "proprietær" versjon som kjører uten problemer på Linux.

Dette gjelder spesielt for "vertikale programvareprodukter" som er utviklet for ideelle organisasjoner, for eksempel saksregistreringsprogrammer eller pantelåsning som brukes av rimelige boliggrupper, og så videre. Dessverre har økningen i Linux-bruk de siste årene primært vært på serversiden, og det er derfor et økende antall serverapplikasjoner kjører på Linux. Desktop-markedet vokser fremdeles mye tregere, men dette endres med introduksjonen av Ubuntu og flyttingen av mange utviklere til Linux.

Men la oss gå til en bestemt sak. Anta at firmaet ditt er et reisebyrå. De kjører sannsynligvis Amadeus, et av de mest brukte programmene for å reservere fly, hoteller osv. I tilfelle det er et uavhengig program (det vil si at det trenger et operativsystem for å kjøre), må du finne ut om det finnes en versjon for Linux. Hvis det ikke er noen Linux-versjon av det samme programmet, må du finne ut om det er et gratis alternativ, eller om et annet proprietært program har en versjon for Linux. I disse tilfellene pleier Java-applikasjoner å "redde dagen" siden de kjører på ethvert operativsystem som har Java installert. Til slutt, hvis det er et program som kjører i skyen (det vil si at det er en tjeneste som tilbys fra en webside) der, kjører du med fordeler, uansett hvilket operativsystem du åpner det fra, vil det fungere det samme.

Organisasjoner som er sterkt avhengige av et program som ikke er tilgjengelig for Linux, vil oppdage at hvis de vil bruke Linux, vil de bli tvunget til å vedlikeholde en Windows-maskin utelukkende dedikert til å kjøre det "kritiske" programmet. I så fall bør merkostnadene for vedlikehold av maskinen inkluderes i de totale eierkostnadene (TCO). I tillegg kan ulempe for brukerne betraktes som et tap av strategisk verdi. Imidlertid ville det å gjøre noe sånt i dag være helt latterlig, så vel som dysfunksjonelt og upraktisk. Heldigvis har virtualiseringsteknologier forbedret seg dramatisk, så vedlikehold av en virtuell Windows-maskin på et relativt moderne skrivebord er ofte et mer levedyktig alternativ til å opprettholde en egen datamaskin (noe som også vil være dumt hvis applikasjonen skal brukes av flere brukere). På den annen side kommer Linux også med WINE, et sett med verktøy som lar mange applikasjoner for Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista og Win 7 kjøre uendret på forskjellige lignende operativsystemer. til Linux som GNU / Linux, BSD, Solaris og Mac OS X. Som du kan se, selv i verste fall, der det ikke er noen innfødte alternativer for Linux av de "kritiske" programmene for organisasjonen din, er det måter å unngå problemet.

Kostnader for anskaffelse av programvare

Viktige spørsmål om anskaffelseskostnader for programvare:
Med en proprietær løsning, hvor store vil anskaffelseskostnadene være i forhold til de andre kostnadene?
Med en proprietær løsning, hvor enkelt vil det være å få rabatter på å kjøpe programvaren?

Noen produkter av denne typen, som enkle verktøy eller små applikasjoner, har svært lave anskaffelseskostnader. Andre produkter, som kontorsuiter, gruppeprogrammer, komplekse databaser, økonomiske programmer eller innsamlingspakker, eller serveroperativsystemer kan ha svært høye anskaffelseskostnader. I noen tilfeller kan noen selskaper og organisasjoner få tak i mange programvarepakker eller webapplikasjoner gjennom donasjoner eller svært lave priser, noe som kan redusere eller eliminere kostnadene ved å kjøpe programvaren.

Noen ganger er imidlertid antall eksemplarer av et produkt som blir nedsatt eller donert begrenset (for eksempel kan en organisasjon bare skaffe 50 brukerlisenser av Microsoft Office XP, så dette alternativet vil ikke være i stand til å dekke dine behov for en stor organisasjon.) I motsetning til dette er så å si all gratis programvare tilgjengelig uten å kjøpe og flere lisenser er ikke påkrevd.

Gjennomføringskostnader

Viktige spørsmål om søknadskostnader:
Hva er enkel implementering av programvaren når det gjelder ressurser som kreves (tid og penger)?
Hva slags ekspertise kan være nødvendig for denne programvaren, enten proprietær eller åpen kildekode?
Hva slags erfaring har du tilgjengelig blant dine menneskelige ressurser?
Hvor mye tid, penger og andre ressurser har du å investere?

For noen programmer er implementeringen veldig enkel, og det vil ta en medarbeider kanskje 10-30 minutter å installere. Implementering av de mest komplekse applikasjonene kan derimot ta dager for personalet og / eller konsulenten siden det blant annet kan kreve konvertering av informasjonen fra det forrige systemet.

Når du evaluerer alternativene for en bestemt løsning, må du huske at i noen tilfeller kan gratis programvareprosjekter være vanskeligere å installere enn deres egne kolleger, spesielt hvis de som gjør det, er nye for "verdenen av fri programvare". Innerst inne er det nesten alltid superenkelt, men det kan være vanskelig hvis du fortsatt har "Windows måte å gjøre ting på" innebygd. Av denne grunn er det verdt å lese installasjonsdokumentasjonen nøye for eventuelle løsninger du planlegger å innlemme.

Hvis organisasjonen din trenger støtte fra konsulenter, kan du ha problemer med å finne konsulenter som er kjent med gratis programvareteknologi, selv om dette endrer seg med den økte populariteten som mange gratis programvareverktøy som brukes i dag, får masse. Hvis du nå er avhengig av en konsulent som ikke er kjent med disse teknologiene, kan det hende du må finne en ny som kan hjelpe deg med å glatte overgangen til gratis teknologier.

Maskinvarekostnader

Viktige spørsmål om maskinvarekostnader:
Vil jeg bruke flere servere?
Har den proprietære programvaren jeg bruker spesielle maskinvarekrav?
Trenger jeg maskinvare sertifisert av leverandørene mine?

I mange situasjoner skal du implementere programvaren på eksisterende maskinvare, noe som ikke betyr ekstra maskinvarekostnader. Imidlertid, hvis du implementerer en ny type server eller erstatter en gammel server, vil maskinvarekostnader sannsynligvis være et problem. Generelt, jo større behov nettverket ditt har (når det gjelder kapasitet), vil maskinvarebesparelsene være større ved introduksjonen av et gratis programvareoperativsystem (for eksempel Linux) og andre gratisprogramvareprogrammer. Nyere forskning har funnet at Linux-baserte servere (sammenlignet med Microsoft Windows) kan håndtere mer trafikk, kan være vert for flere kontoer og gjøre mer informasjonsbehandling med samme maskinvare. I en situasjon der du bruker flere Windows-servere, kan Linux således gjøre den samme jobben med færre maskiner (og dermed mindre ressursforbruk).

Kostnader for opplæring av ansatte

Viktige spørsmål om treningskostnader:
Krever bruk av denne programvaren opplæring av sluttbrukere?
Vil jeg ha trent folk til å gjøre "intern teknisk support" for denne programvaren uten å stole på tredjeparts teknisk støtte?

For sluttbrukerløsninger (som kontorapplikasjoner, økonomiske pakker osv.) Er opplæring den desidert dyreste delen av implementering av ny teknologi. Personellet som skal bruke denne programvaren til daglig bør opplæres i å bruke den optimalt. De fleste vanlige ansatte i en bedrift eller organisasjon er ikke kjent med operativsystemer og applikasjoner som ikke er Windows, så det må vurderes nøye med å anvende en gratis programvareløsning som erstatter et velkjent og mye brukt program. Fordelene ved å bruke en løsning som Open Office, for eksempel, kan oppveie eller ikke oppveie det store utvalget av opplæringskostnader som vil påløpe. På den annen side må det også tas hensyn til langsiktige opplæringsimplikasjoner (når personalet er utdannet, de krever bare kontinuerlig opplæring og opplæring av nyansatte).

Imidlertid er dette poenget som ofte blir gjort i møte med gratis programvare (billig, men veldig dyrt når det gjelder opplæring av ansatte), mindre og mindre sant. Først og fremst, når det gjelder Linux, er det flere metoder for å minimere effekten av overleveringen, for eksempel å bruke skrivebordstemaer som ligner på den versjonen av Windows som brukeren er vant til, etc. På den annen side er overgangen fra Windows til Linux generelt ikke mer traumatisk i dag enn overgangen fra Win XP til Win 7 eller Win Vista. For ikke å nevne, de fleste brukere utfører noen rutinemessige oppgaver som det ikke bør ta lang tid å lære seg det nye operativsystemet. Når det gjelder alternative programmer, kan opplæringskostnadene reduseres til null hvis det er en Linux-versjon av samme applikasjon eller hvis applikasjonen kjører under Java eller i skyen. I tilfelle du må velge å endre søknaden din (det være seg gratis eller proprietær), er opplæringskostnadene praktisk talt de samme som alle selskaper eller organisasjoner som påløper når du begynner å bruke et av disse programmene.

Til slutt, for programvare som har liten eller ingen innvirkning på sluttbrukeren (filservere, databaseservere osv.), Reduseres opplæringskostnadene som skal vurderes til opplæring av spesifikt personell. Disse opplæringskostnadene kan komme til å bære en viss vekt når a) du stoler på internt personale, i stedet for eksterne konsulenter, for å gjøre "teknisk støtte" for programvaren, og b) ditt interne personale ikke har erfaring med å bruke gratis programvare.

Vedlikeholdskostnader

Viktige spørsmål om vedlikeholdskostnader:
Krever det proprietære alternativet et årlig vedlikeholdsgebyr?
Må jeg betale for sikkerhetsoppdateringer og oppdateringer?

Noen programvareprodukter har en årlig kostnad av noe slag. For praktiske formål kan de betraktes som årlige lisensgebyrer, siden de normalt beregnes som en prosentandel av lisensanskaffelsesgebyret for den originale programvaren. Gebyrene må være inkludert i CTP-analysen din.

Det meste av gratis programvare har ingen årlig vedlikeholdsavgift, siden den til å begynne med ikke har lisensanskaffelse. Noen Linux-distribusjoner av bedrifter (som RedHat) har årlige vedlikeholdsavgifter, som gir deg rett til å kreve spesialisert teknisk støtte. Imidlertid er det få organisasjoner som passer inn i kategoriene organisasjoner som benytter seg av disse foretakspakkene, for ikke å nevne det faktum at den "gratis" ekvivalenten til Red Hat (Fedora) kan brukes uten kostnad.

Oppgraderingskostnader

Viktige spørsmål om oppgraderingskostnader:
Hvor ofte kan jeg trenge å oppdatere denne programvaren?
Er oppdateringene tilgjengelige med en slags rabatt? Kvalifiserer organisasjonen min?

Det er viktig å holde programvaren oppdatert. Øk stabilitet, sikkerhet og forbedre tilgjengelige funksjoner. Det er ikke nødvendig å oppdatere til den nyeste versjonen, men det er viktig å installere sikkerhetsoppdateringene, og når de ønskede funksjonene blir introdusert, eller hvis det er dramatiske stabilitetsforbedringer, kan oppdateringen være veldig gunstig.

Åpenbart er kostnadene for å oppgradere en enkelt kopi av et produkt mye billigere enn å oppgradere det enorme antall eksemplarer som kreves for et stort nettverk av datamaskiner. Du kan ofte få proprietære programvareoppdateringer til en betydelig rabatt, eller hvis du er heldig, kan du til og med motta den via en donasjon. Imidlertid, med gratis programvare, stopper du avhengig av "veldedighet" eller "goodwill" til programvareutviklingsselskaper. De fleste gratis programvare har ingen oppgraderingskostnader. Du laster bare ned den oppdaterte versjonen, og installerer. I tilfelle mange Linux-distribusjoner er dette en kvasi-automatisk operasjon (oppdaterer med en enkel kommando hele operativsystemet og applikasjonene du har installert).

Administrasjon og teknisk støtte

Hovedspørsmål om administrasjon og støtte:
Hvilke kilder er tilgjengelige for bruk av gratis programvare?
Hvor viktig er produktsikkerhet når du velger riktig løsning?
Er virus og andre sikkerhetsproblemer veldig vanlige når du bruker det proprietære alternativet?

All programvare - fra applikasjoner til databaser til operativsystemer - krever administrasjon og teknisk støtte av noe slag. I noen tilfeller vil du ha internt personale som er i stand til å tilby denne tjenesten, i andre tilfeller vil du bli tvunget til å ansette eksterne konsulenter for å gjøre dette arbeidet. Noen kjennetegn ved programvaren som bestemmer støttenivået som kreves, spenner fra graden av pålitelighet til programvaren, det vil si dens sårbarhet for sikkerhetsproblemer, til hvor kompleks den er for både sluttbrukere og administratoren.

Uten unntak har alle organisasjoner etter å ha flyttet til Linux innrømmet at nettverket deres var mer stabilt. De er også enige om å innrømme at det er lettere å sikre nettverket ditt med Linux. Delvis er dette fordi Linux-systemene og gratisprogramvarene som kjører under dette operativsystemet, er den grunnleggende støtten bak Internett (nesten alle servere i verden bruker Linux) og den åpne naturen til koden i gratis programvare lar utviklere oppdage og reparere mange potensielle sikkerhetsproblemer. Delvis på grunn av disse designfordelene har datavirus og spyware ikke i stor grad påvirket Linux, mens de er utbredt i Windows.

For en organisasjon som er avhengig av ekstern teknisk støtte, oversettes denne sparte tiden direkte til kostnadsbesparelser. For en organisasjon som har intern teknisk støtte, kan besparelsene være mer komplekse å beregne. Imidlertid, hvis organisasjonen din har flere servere, kan en administrator administrere flere Linux-servere enn Windows-servere samtidig.

Det er også rimelig å anta at den økte påliteligheten og sikkerheten til Linux-systemer forbedrer sluttbrukerens produktivitet. Personalet kan jobbe lenger og bedre hvis systemene deres er nede sjeldnere. Arbeidsmoral vil sannsynligvis bli bedre med færre nettverksbrudd. De fleste av oss har lært på den harde måten: Hvilken Windows-bruker hadde aldri datamaskinen låst, ødelegge dokumentet man skrev eller ikke kunne bruke e-post i løpet av de viktige timene? Alt dette er utrolig frustrerende.

Mens gratis applikasjoner vanligvis er bedre i den forbindelse, er det ikke greit å generalisere Linux-pålitelighet til alle gratis programvarer. Det er mange gratis programvareprosjekter som verken er mer stabile eller sikrere enn deres proprietære alternativer; Når du undersøker, vil det være viktig å huske dette for sammenligning.

I tillegg til påliteligheten og sikkerheten til en løsning, må du også ta hensyn til dens kompleksitet. Kompleksitet kan øke støttekostnadene på en av to måter: enten ved å øke tiden det tar å utføre bestemte oppgaver, eller ved å kreve en bedre kvalifisert (og derfor bedre betalt) person til å gjøre jobben. Når det gjelder det første punktet, hevder mange organisasjoner som allerede har våget å "ta steget" at fri programvare ikke nødvendigvis er vanskeligere (eller enklere) å administrere enn proprietær programvare. En viktig advarsel er imidlertid at dette forutsetter at administratoren er kjent med den gratis programvareløsningen. Hvis ikke, må ekstra kostnader for opplæring av ansatte vurderes.

Strategisk verdi

I tillegg til TCO (Total Cost of Ownership), må du ta hensyn til den "strategiske verdien" av opsjonen basert på gratis programvare. Denne typen verdier er vanskeligere å tallfeste, men kan ofte være viktigere i beslutningsprosessen.

En av fasettene av strategisk verdi for gratis programvarebaserte løsninger er muligheten til å løse problemer på måter som ville være umulig med proprietære løsninger.

Å kunne endre koden i programvaren på en måte som er best for din bedrift eller organisasjon er et tydelig eksempel på strategisk verdi. Ikke alle utnytter dette, men mange gjør det. I tillegg, hvis en av dem endrer et gratis programvareprosjekt, kan de distribuere denne modifikasjonen til en annen lignende organisasjon, og samarbeide - noe som ikke er mulig i utviklingen av proprietær programvare eller i mange "lukkede" skyløsninger. I tillegg, siden kildekoden alltid er tilgjengelig, gir adopsjon av gratis programvare organisasjoner langsiktig fleksibilitet, muligheten til å utvikle seg når behovene deres endres, og lettere migrere til nye løsninger som kan dukke opp.

Kontroll (eller mangel på det) er et annet strategisk hensyn som får noen til å velge gratis programvare. Mange kan ha hatt en dårlig opplevelse av å stole på en designet programvarepakke. Hvis programvareutvikleren går konkurs, anskaffes av en konkurrent eller bestemmer seg for å slutte å støtte det produktet, har kundene sannsynligvis ingen steder å henvende seg for støtte. Med gratis programvare, hvis den opprinnelige utvikleren senker armene, kan produktet gjenopplives, med støtte fra brukerfellesskapet og andre utviklere. På lang sikt kan denne tilnærmingen gi en viss risikoreduksjon. Datakontroll er en annen sak. Data i proprietært format, eller på en server utenfor organisasjonens kontroll, er en stor ulempe for noen organisasjoner.