Jak wybrać narzędzie do automatyzacji procesów księgowo-administracyjnych w MŚP

El Finanse i Kredyt Publiczny w ostatnich dniach skomentował potrzebę stworzenia mechanizmów i narzędzi, które by na to pozwoliły zautomatyzować księgowo-administracyjne procesy MŚPWezwał także społeczności wolnego oprogramowania, aby bardziej zadbały o wykonalność implementacji narzędzi open source w środowiskach biznesowych.

Należy zauważyć, że jest ich wiele Otwarte narzędzia księgowe i rozliczeniowe dla MŚP, z których każda ma swoją własną charakterystykę, oprócz uniwersalnych cech oprogramowania księgowego i rozliczeniowego.

Każde z tych narzędzi open source (ERP, pakiet księgowy, elektroniczne oprogramowanie księgowe, szablony, książki) mogą być wykorzystywane w MŚP do przyspieszania i automatyzacji ich procesów, bezpiecznie i przy użyciu bezpłatnego oprogramowania.

Wygodną rzeczą przy wyborze narzędzia księgowego i rozliczeniowego dla naszych MŚP jest kontynuacja krótki proces badań, testów, konsultacji, planowania i wykonaniaInnymi słowy, wybierając narzędzie, które rozwiąże nasze problemy księgowe i rozliczeniowe, warto postępować zgodnie z poniższymi procedurami.

• Zbadaj narzędzia open source które są dostępne i mają funkcjonalności, których potrzebuje Twoje MŚPNależy zauważyć, że musimy przeprowadzić dość dogłębne badanie, ustalając priorytety badania społeczności otaczającej to narzędzie. Musimy zweryfikować jakość narzędzia, użyteczność, czas aktualizacji, przyszłe prace, wyniki wdrożeń w innych MŚP, poziom wsparcia, dostępność konsultantów narzędziowych i skalowalność Tego samego.

• Kiedy już będziemy mieć bank narzędzi, które mogą spełnić cele, które wyznaczyliśmy naszym MŚP, musimy przeprowadzić dokładniejszą analizę i testy, w którym musimy przetestować narzędzia i zwrócić uwagę na potrzeby i funkcjonalności, jakie posiadają. Ważne jest, aby przeprowadzić indywidualną analizę każdego z nich, a następnie dokonać porównania grupowego różnych narzędzi, które wybraliśmy.

W niektórych przypadkach najbardziej kompletne narzędzia uniemożliwiają nam dostosowanie się do naszego modelu biznesowego, więc jest to wygodne daj nam w naszych testach priorytetowe znaczenie dla możliwości dostosowania narzędzia i naszego MŚP. W ten sam sposób testy muszą uwzględniać ścieżkę uczenia się członków naszych MŚP, to znaczy musimy przeanalizować użyteczność narzędzia i czas, jaki trzeba poświęcić na jego naukę.

• Wybierając narzędzie, które najlepiej dostosowuje się i spełnia potrzeby naszych MŚP, musimy badania i zasięgnij porady zewnętrznejTa firma doradcza to nie tylko firma ekspercka w narzędziu, ale mogą to być między innymi społeczności, blogi, kanały YouTube, które pozwalają nam znaleźć odpowiedzi na pojawiające się pytania i problemy. Należy zauważyć, że jednym z największych powodów, dla których implementacja niektórych narzędzi się nie powiedzie, jest mała lub żadna rada, którą otrzymujemy, zawsze musimy mieć dziką kartę w przypadku problemów lub nowych potrzeb.

• Po wybraniu odpowiedniego narzędzia open source do zautomatyzować księgowo-administracyjne procesy MŚP i mamy zewnętrzne doradztwo, aby jego wykorzystanie w naszym MŚP zakończyło się całkowitym sukcesem, musimy zaplanować wszystkie procesy i procedury, które musimy przeprowadzić, aby uruchomić narzędzie. Wygodne jest planowanie, które obejmuje zakup lub adaptację sprzętu, instalację narzędzia, tworzenie mechanizmów kopii zapasowych i ochronę informacji, parametryzację narzędzia, tworzenie nowych funkcjonalności w narzędziu, dokumentacja i szkolenie osób zaangażowanych.

Planowanie wdrożenia narzędzia w MSP jest niezbędne, od tego procesu zależy powodzenie lub niepowodzenie wdrożenia, musimy też zaplanować przypadki ryzyka, procedury postępowania w przypadku oporu przed zmianą, okres próbny i przyszłość aktualizacje.

• Wybór odpowiedniego narzędzia i porady zapewne da nam konsekwentne planowanie, w ten sam sposób najważniejszą fazę, kiedy będziemy chcieli zautomatyzować procesy księgowo-administracyjne MŚP, jest to uruchomienie narzędzia, czyli jak znane jest również wykonanie narzędzia, w tej fazie musimy być przygotowani na problemy, wątpliwości, zapytania i sukcesy.

Posiadanie planu awaryjnego opartego na wcześniej wykonanym planowaniu pozwoli nam szybko działać, gdy narzędzie nie spełnia naszych potrzeb, podobnie jak możemy stworzyć mechanizm do dalszego jego ulepszania, wygodnie na etapie realizacji jest jak najwięcej informacji zwrotnych i bądź otwarty na wprowadzanie ulepszeń i zmian w zaplanowanych przez nas czasach i sposobach.

Wykonanie tych kroków prawdopodobnie sprawi, że wdrożenie narzędzia open source odniesie sukces w Twoim MŚP, ale warto dodać, że niewątpliwie to udział Twojego zespołu roboczego i możliwość dostosowania, zmiany, ulepszenia i reorganizacji narzędzia pozwala na to. wolne oprogramowanie jest tak skuteczne zarówno w MŚP, jak iw dużych organizacjach.

Chcąc rozwiązać problem w swoim MŚP lub zautomatyzować niektóre procesy, najważniejszą rzeczą jest czytanie i badania, czas poświęcony na badania, testowanie, zadawanie pytań, analizowanie i dokumentowanie pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze i znacznie więcej czasu w kolejnych fazach. Łatwiej popełniać błędy w środowisku badawczym niż produkcyjnym, więc nie bój się znaleźć sposobu na innowacje lub dostosowanie się do tego, co już istnieje.