Skąd wiesz, czy bezpłatne rozwiązanie będzie dobrze działać w Twojej firmie lub organizacji?

Otrzymałem wiele e-maili z prośbą o informacje na temat wykorzystania wolnego oprogramowania w firmach lub organizacjach. Artykuł ten stara się wyjść naprzeciw tym wymaganiom, szczegółowo analizując niektóre aspekty, które należy wziąć pod uwagę podejmując decyzję o przeniesieniu systemu komputerowego Twojej firmy lub organizacji na bezpłatne alternatywy.

Przyjęcie bezpłatnego oprogramowania może być tak proste, jak pobranie pakietu oprogramowania, zainstalowanie go i używanie go na pojedynczej stacji roboczej, lub tak złożone, jak wdrożenie klastra serwerów Linux w celu wykonywania złożonych zadań obliczeniowych. Tutaj skupimy się na wdrożeniach wolnego oprogramowania na mniejszą skalę, które są bardziej istotne dla większości firm i organizacji.

Wszystkie firmy i organizacje powinny rozważyć wdrożenie wolnego oprogramowania. Ale w każdym razie konieczne jest dogłębne przestudiowanie tej opcji, co może oznaczać znaczącą zmianę organizacyjną. W tej sekcji przedstawiamy niektóre czynniki, które mogą być potrzebne przy porównywaniu kosztów i korzyści wolnego oprogramowania z rozwiązaniami zastrzeżonymi.

Koncepcje

Oceniając oprogramowanie, należy wziąć pod uwagę trzy koncepcje: całkowity koszt posiadania (TCO), wartość strategiczną oraz zgodność „misji” Twojej firmy lub organizacji z filozofią wolnego oprogramowania.

Całkowity koszt posiadania:
CTP to termin znany wielu osobom - przedstawia kalkulację, ile kosztuje wdrożenie, użytkowanie i utrzymanie w miarę upływu czasu wprowadzenia technologii.

Wartość strategiczna:
Wartość strategiczna uwzględnia inne czynniki poza kosztami ekonomicznymi związanymi z samą technologią. Pomiar wpływu na produktywność pracowników czy jakość usług świadczonych klientom jest częścią strategicznej oceny wartości.

Zgodność z „Misją”:
W dużej mierze wolne oprogramowanie jest napędzane przez społeczność, a jego własność jest również zbiorowa, więc wdrożenia wolnego oprogramowania opierają swoje istnienie na ciągłych informacjach zwrotnych od wszystkich użytkowników, programistów itp. (czy to poprzez przekazywanie doświadczeń, wprowadzanie ulepszeń lub zmian, tworzenie lub udoskonalanie dokumentacji itp.) Ponadto na starych komputerach można używać darmowych systemów operacyjnych, wydłużając ich żywotność, co czyni firmę lub organizację bardziej zrównoważoną ekologicznie i ekonomicznie . Czy te cechy wolnego oprogramowania są zgodne z misją Twojej firmy lub organizacji? Nie jest to niezbędny wymóg, ale jeśli Twoja firma lub organizacja ma „misję” wyższą niż tylko zarabianie pieniędzy, prawdopodobnie odnajdziesz wartości i ideały w wolnym oprogramowaniu, ostatecznie filozofię zgodną z Twoją misją. Innymi słowy, poza ekonomicznymi (niższe koszty itp.) istnieją inne podstawy, które sprawiają, że wolne oprogramowanie jest lepszą opcją w porównaniu z jego zastrzeżonymi alternatywami.

Poprzednie rozważania na temat CTP

CTP to kalkulacja całkowitego kosztu zastosowania rozwiązania technologicznego. Obejmuje to początkowy koszt nabycia oprogramowania (cena zakupu, opłaty instalacyjne, opłaty subskrypcyjne lub opłaty licencyjne), koszty sprzętu, koszty instalacji (czas personelu lub koszty odpowiedniego konsultanta), koszty szkolenia użytkownika końcowego oraz koszt utrzymanie oprogramowania (roczne opłaty za utrzymanie, koszty wsparcia i koszty aktualizacji). Przy porównywaniu rozwiązań należy uwzględnić to pełne spektrum kosztów, niezależnie od sposobu ich licencjonowania.

Najbardziej oczywistą przewagą wolnego oprogramowania nad rozwiązaniami prawnie zastrzeżonymi pod względem kosztów są koszty nabycia oprogramowania oraz koszty jego utrzymania i aktualizacji. Darmowe oprogramowanie jest prawie zawsze bezpłatne, nie wiąże się z żadnymi opłatami licencyjnymi ani rocznymi opłatami za utrzymanie (istnieją pewne wyjątki, zwykle w formie umów o wsparcie zarządzane), a aktualizacje są również bezpłatne. Oczywiście koszty nabycia prawnie zastrzeżonego oprogramowania są kompensowane przez inne rodzaje wydatków, jakie Twoja firma lub organizacja będzie musiała ponieść przy nabywaniu wolnego oprogramowania (konsultanci, szkolenie personelu, administracja itp.), więc oprogramowanie bezpłatne nie jest ostatecznie tańsze: CTP może być wyższy niż w przypadku oprogramowania, za które trzeba zapłacić.

Jakie pytania musisz sobie zadać, aby wiedzieć, czy używasz softu. bezpłatny w Twojej firmie lub organizacji to dobry pomysł?

Kompatybilność z krytycznymi aplikacjami

Kluczowe pytania w ocenie wprowadzenia wolnego oprogramowania:
Jakie są krytyczne aplikacje dla Twojej organizacji?
Na jakich systemach operacyjnych działają?

Zawsze pamiętaj o kompatybilności pomiędzy rozwiązaniem open source, które rozważasz, a krytycznymi aplikacjami, z których już korzystasz. W szczególności, rozważając użycie Linuksa jako systemu operacyjnego, należy pamiętać, że wiele z tych programów prawdopodobnie nie ma wersji dla Linuksa. Oznacza to, że będziesz musiał poszukać alternatywnego oprogramowania, zawsze najlepiej „bezpłatnego”, ale jeśli takie nie istnieje, może to być wersja „prywatna”, która działa bez problemów w systemie Linux.

Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku „oprogramowania pionowego” opracowanego dla organizacji non-profit, takiego jak programy do śledzenia spraw lub śledzenie kredytów hipotecznych wykorzystywane przez grupy zajmujące się niedrogimi mieszkaniami itp. Niestety, wzrost wykorzystania Linuksa w ciągu ostatnich kilku lat dotyczył głównie serwerów, dlatego coraz większa liczba aplikacji serwerowych działa na Linuksie. Rynek komputerów stacjonarnych wciąż rośnie znacznie wolniej, ale to się zmienia wraz z wprowadzeniem Ubuntu i przejściem wielu programistów na Linuksa.

Przejdźmy jednak do konkretnego przypadku. Załóżmy, że Twoja firma jest biurem podróży. Prawdopodobnie obsługują Amadeus, jeden z najczęściej używanych programów do dokonywania rezerwacji lotów, hoteli itp. W przypadku, gdy jest to aplikacja niezależna (to znaczy, że do działania wymaga systemu operacyjnego), będziesz musiał dowiedzieć się, czy dostępna jest wersja dla systemu Linux. Jeśli nie ma wersji tego samego programu dla systemu Linux, będziesz musiał dowiedzieć się, czy istnieje bezpłatna alternatywa lub czy inny zastrzeżony program ma wersję dla systemu Linux. W takich przypadkach aplikacje Java często „ratują sytuację”, ponieważ działają w dowolnym systemie operacyjnym, w którym jest zainstalowana Java. Wreszcie, jeśli jest to aplikacja działająca w chmurze (czyli jest to usługa świadczona ze strony internetowej) tam uruchomisz się z korzyściami, ponieważ system operacyjny, z którego ją otworzysz, nie ma znaczenia, będzie działać tak samo .

Organizacje, które w dużym stopniu polegają na programie niedostępnym dla Linuksa, przekonają się, że jeśli chcą używać Linuksa, będą zmuszone do utrzymywania komputera z systemem Windows przeznaczonego wyłącznie do uruchamiania tego „krytycznego” programu. Jeżeli tak, dodatkowe koszty utrzymania tej maszyny należy uwzględnić w całkowitym koszcie posiadania (TOC). Ponadto niedogodności dla użytkowników można uznać za utratę wartości strategicznej. Jednak zrobienie czegoś takiego dzisiaj byłoby całkowicie śmieszne, a także dysfunkcyjne i niepraktyczne. Na szczęście technologie wirtualizacji znacznie się poprawiły, więc utrzymanie maszyny wirtualnej z systemem Windows na stosunkowo nowoczesnym pulpicie jest często bardziej realną alternatywą dla utrzymywania oddzielnego komputera (co w dodatku byłoby głupie), gdyby z tej aplikacji korzystało wielu użytkowników). . Z drugiej strony, Linux posiada również WINE, zestaw narzędzi, który pozwala wielu aplikacjom dla Windows 2.0/3.x/9X/ME/NT/2000/XP/Vista i Win 7 działać w niezmienionej postaci na różnych podobnych systemach operacyjnych. Linux, taki jak GNU/Linux, BSD, Solaris i Mac OS X. Jak widać, nawet w najgorszym przypadku, gdy nie ma natywnej alternatywy dla Linuksa dla „krytycznych” programów dla Twojej organizacji, istnieją sposoby na obejście tego problemu problem.

Koszty nabycia oprogramowania

Kluczowe pytania dotyczące kosztów zakupu oprogramowania:
Jak duże będą koszty akwizycji w stosunku do pozostałych kosztów w przypadku autorskiego rozwiązania?
Jak łatwo będzie uzyskać zniżki na zakup oprogramowania dzięki autorskiemu rozwiązaniu?

Niektóre produkty tego typu, takie jak proste narzędzia lub małe aplikacje, charakteryzują się bardzo niskimi kosztami nabycia. Inne produkty, takie jak pakiety biurowe, oprogramowanie do pracy grupowej, złożone bazy danych, programy finansowe lub pakiety do pozyskiwania funduszy, czy serwerowe systemy operacyjne mogą wiązać się z bardzo wysokimi kosztami zakupu. W niektórych przypadkach niektóre firmy i organizacje są w stanie pozyskać wiele pakietów oprogramowania lub aplikacji internetowych w drodze darowizn lub bardzo niskich cen, co może obniżyć lub wyeliminować koszty nabycia oprogramowania.

Czasami jednak liczba kopii produktu, który zostanie obniżony lub podarowany, jest ograniczona (np. organizacja może uzyskać tylko 50 licencji użytkownika pakietu Microsoft Office XP, więc ta opcja nie będzie w stanie zaspokoić Twoich potrzeb Dla dużej organizacji.) Natomiast praktycznie całe wolne oprogramowanie jest dostępne bezpłatnie i nie są wymagane liczne licencje.

Koszty wdrożenia

Kluczowe pytania dotyczące kosztów aplikacji:
Jak łatwe jest wdrożenie oprogramowania pod względem wymaganych zasobów (czasu i pieniędzy)?
Jakiego rodzaju wiedza specjalistyczna może być wymagana w przypadku tego oprogramowania, niezależnie od tego, czy jest ono zastrzeżone, czy jest oprogramowaniem typu open source?
Jakiego rodzaju doświadczenie masz dostępne wśród swoich zasobów ludzkich?
Ile czasu, pieniędzy i innych zasobów musisz zainwestować?

W przypadku niektórych programów wdrożenie jest bardzo łatwe, a instalacja zajmie pracownikowi około 10–30 minut. Z kolei wdrożenie najbardziej skomplikowanych aplikacji może zająć pracownikom i/lub konsultantom kilka dni, gdyż może wymagać m.in. konwersji informacji z poprzedniego systemu.

Oceniając opcje konkretnego rozwiązania, należy pamiętać, że w niektórych przypadkach projekty wolnego oprogramowania mogą być trudniejsze do zainstalowania niż ich prawnie zastrzeżone odpowiedniki, szczególnie jeśli osoby, które to robią, są nowe w „świecie wolnego oprogramowania”. Ostatecznie prawie zawsze jest to bardzo łatwe, ale może być trudne, jeśli nadal ma się wbudowany „sposób robienia rzeczy w systemie Windows”. Z tego powodu warto dokładnie zapoznać się z dokumentacją instalacyjną każdego rozwiązania, które planujesz zastosować.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia konsultantów, możesz mieć trudności ze znalezieniem konsultantów, którzy są zaznajomieni z technologiami wolnego oprogramowania, choć zmienia się to w ogromnym stopniu wraz ze wzrostem popularności wielu używanych obecnie narzędzi wolnego oprogramowania. Jeśli teraz polegasz na konsultantu, który nie jest zaznajomiony z tymi technologiami, być może będziesz musiał znaleźć nowego, który pomoże Ci w płynnym przejściu na bezpłatne technologie.

koszty sprzętu

Kluczowe pytania dotyczące kosztów sprzętu:
Czy będę korzystać z wielu serwerów?
Czy autorskie oprogramowanie, którego używam, ma specjalne wymagania sprzętowe?
Czy potrzebuję sprzętu certyfikowanego przez moich dostawców?

W wielu sytuacjach będziesz wdrażać oprogramowanie na istniejącym sprzęcie, co nie będzie oznaczać dodatkowych kosztów sprzętu. Jeśli jednak wdrażasz nowy typ serwera lub wymieniasz stary serwer, problemem prawdopodobnie będą koszty sprzętu. Ogólnie rzecz biorąc, im większe potrzeby sieci (pod względem pojemności), tym większe będą oszczędności na sprzęcie po wprowadzeniu wolnego systemu operacyjnego (takiego jak Linux) i innych bezpłatnych programów. Ostatnie badania wykazały, że serwery oparte na systemie Linux (w porównaniu z systemem Microsoft Windows) mogą obsłużyć większy ruch, obsługiwać więcej kont i wykonywać więcej przetwarzania danych przy użyciu tego samego sprzętu. Zatem w sytuacji, gdy korzystasz z kilku serwerów Windows, Linux może wykonać to samo zadanie na mniejszej liczbie maszyn (a co za tym idzie, mniejszym zużyciu zasobów).

Koszty szkolenia personelu

Kluczowe pytania dotyczące kosztów szkoleń:
Czy korzystanie z tego oprogramowania wymaga szkolenia użytkownika końcowego?
Czy będę mieć przeszkolonych ludzi w zakresie „wewnętrznego wsparcia” dla tego oprogramowania, bez polegania na wsparciu stron trzecich?

W przypadku rozwiązań dla użytkowników końcowych (takich jak aplikacje biurowe, pakiety finansowe itp.) szkolenia są zdecydowanie najdroższą częścią stosowania nowych technologii. Personel, który będzie na co dzień korzystać z tego oprogramowania, musi zostać przeszkolony w zakresie optymalnego korzystania z niego. Większość zwykłego personelu firmy lub organizacji nie jest zaznajomiona z systemami operacyjnymi i aplikacjami innymi niż Windows, dlatego należy dokładnie rozważyć zastosowanie bezpłatnego rozwiązania, które zastąpi dobrze znaną i powszechnie używaną aplikację. Korzyści z korzystania z rozwiązania takiego jak na przykład Open Office mogą, ale nie muszą, przewyższać różnorodne koszty szkoleń, które zostaną poniesione. Z drugiej strony należy również wziąć pod uwagę długoterminowe konsekwencje szkolenia (po przeszkoleniu personelu wymagane jest jedynie ciągłe szkolenie i szkolenie nowych pracowników).

Jednak ten punkt, który często przypisuje się wolnemu oprogramowaniu (taniemu, ale bardzo drogiemu, jeśli chodzi o szkolenie personelu), jest coraz mniej prawdziwy. Po pierwsze, jeśli chodzi o Linuksa, istnieją różne metody minimalizacji skutków przeniesienia, takie jak zastosowanie motywów pulpitu podobnych do wersji systemu Windows, do której użytkownik jest przyzwyczajony itp. Z drugiej strony, przejście z Windowsa na Linuksa nie jest obecnie bardziej traumatyczne niż przejście z Win XP do Win 7 lub Win Vista. Nie wspominając już o tym, że większość użytkowników wykonuje kilka rutynowych zadań, których nauka obsługi nowego systemu operacyjnego nie powinna zająć dużo czasu. Jeśli chodzi o programy alternatywne, koszty szkoleń mogłyby zostać zredukowane do zera, gdyby istniała wersja tej samej aplikacji na Linuksa lub gdyby ta aplikacja działała w Javie lub w chmurze. W przypadku konieczności zmiany aplikacji (bez względu na to, czy jest ona darmowa, czy zastrzeżona) koszty szkolenia są praktycznie takie same, jak te, które musi ponieść każda firma lub organizacja rozpoczynająca korzystanie z jednego z tych programów.

Wreszcie, w przypadku oprogramowania, które ma niewielki lub żaden wpływ na użytkownika końcowego (serwery plików, serwery baz danych itp.), koszty szkolenia, które należy wziąć pod uwagę, sprowadzają się do konkretnego szkolenia personelu. Koszty szkolenia mogą się sumować, jeśli a) polegasz na personelu wewnętrznym, a nie na konsultantach zewnętrznych w celu „wsparcia” oprogramowania oraz b) twoi pracownicy wewnętrzni nie mają doświadczenia w korzystaniu z wolnego oprogramowania.

Koszty utrzymania

Kluczowe pytania dotyczące kosztów utrzymania:
Czy zastrzeżona alternatywa wymaga rocznej opłaty za utrzymanie?
Czy będę musiał płacić za aktualizacje i poprawki zabezpieczeń?

Niektóre produkty programowe mają pewnego rodzaju roczny koszt. Ze względów praktycznych można je uznać za roczne opłaty licencyjne, ponieważ zwykle oblicza się je jako procent pierwotnej opłaty za zakup licencji na oprogramowanie. Stawki należy uwzględnić w analizie CTP.

Większość wolnego oprogramowania nie ma rocznej opłaty za utrzymanie, ponieważ na początku nie ma kosztów nabycia licencji. Niektóre dystrybucje Linuksa dla przedsiębiorstw (takie jak RedHat) mają roczne opłaty za utrzymanie, które uprawniają do żądania specjalistycznej pomocy technicznej. Jednak niewiele organizacji mieści się w kategoriach organizacji korzystających z tych pakietów korporacyjnych, nie mówiąc już o tym, że możliwe jest korzystanie z „darmowego” odpowiednika Red Hata (Fedora) za darmo.

koszty aktualizacji

Kluczowe pytania dotyczące kosztów aktualizacji:
Jak często może być konieczna aktualizacja tego oprogramowania?
Czy aktualizacje są dostępne z jakąś zniżką? Czy moja organizacja kwalifikuje się?

Ważne jest utrzymywanie względnej aktualności oprogramowania. Zwiększa stabilność, bezpieczeństwo i ulepsza dostępne funkcje. Aktualizacja do najnowszej wersji nie jest konieczna, ale zainstalowanie poprawek zabezpieczeń jest niezwykle istotne. W przypadku wprowadzenia pożądanych funkcji lub znacznej poprawy stabilności aktualizacja może być bardzo korzystna.

Oczywiście koszt aktualizacji pojedynczej kopii produktu jest znacznie niższy niż aktualizacja ogromnej liczby kopii potrzebnych w ogromnej sieci komputerów. Często możesz otrzymać uaktualnienia do prawnie zastrzeżonego oprogramowania ze znaczną zniżką lub, jeśli będziesz mieć szczęście, możesz nawet otrzymać je w formie darowizny. Jednak dzięki wolnemu oprogramowaniu nie jesteś już zależny od „dobroczynności” czy „dobrej woli” firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania. Większość bezpłatnego oprogramowania nie wiąże się z kosztami aktualizacji. Wystarczy pobrać zaktualizowaną wersję i zainstalować. W przypadku wielu dystrybucji Linuksa jest to operacja quasi-automatyczna (aktualizacja za pomocą prostego polecenia całego systemu operacyjnego i zainstalowanych aplikacji).

Administracja i wsparcie techniczne

Kluczowe pytania dotyczące administracji i wsparcia:
Jakie źródła wsparcia są dostępne w przypadku korzystania z wolnego oprogramowania?
Jak ważna jest niezawodność produktu przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?
Czy wirusy i inne problemy związane z bezpieczeństwem są bardzo częste podczas korzystania z zastrzeżonej opcji?

Każde oprogramowanie – od aplikacji po bazy danych i systemy operacyjne – wymaga pewnego rodzaju wsparcia administracyjnego i technicznego. W niektórych przypadkach będziesz mieć wewnętrzny personel zdolny do świadczenia tej usługi, w innych będziesz zmuszony zatrudnić zewnętrznych konsultantów, aby wykonali tę pracę. Niektóre cechy oprogramowania określające poziom potrzebnego wsparcia obejmują stopień niezawodności oprogramowania, czyli jego podatności na problemy związane z bezpieczeństwem, po stopień jego złożoności zarówno dla użytkowników końcowych, jak i administratora.

Bez wyjątku każda organizacja po przejściu na Linuksa przyznała, że ​​ich sieć była stabilniejsza. Zgadzają się również przyznać, że łatwiej jest zabezpieczyć sieć za pomocą Linuksa. Częściowo dzieje się tak dlatego, że systemy Linux i wolne programy działające pod tym systemem operacyjnym stanowią podstawę Internetu (prawie wszystkie serwery na świecie korzystają z Linuksa), a otwarty charakter kodu w wolnych programach pozwala programistom wykryć i naprawić wiele potencjalnych Problemy z bezpieczeństwem. Częściowo ze względu na te zalety konstrukcyjne, wirusy komputerowe i oprogramowanie szpiegujące nie mają większego wpływu na Linuksa, podczas gdy są one powszechne w systemie Windows.

Dla organizacji korzystającej z zewnętrznego wsparcia technicznego zaoszczędzony czas przekłada się bezpośrednio na zaoszczędzone koszty. W przypadku organizacji posiadającej własne wsparcie techniczne obliczenie oszczędności może być trudniejsze. Jeśli jednak Twoja organizacja ma wiele serwerów, administrator może jednocześnie zarządzać większą liczbą serwerów Linux niż Windows.

Rozsądne jest również założenie, że zwiększona niezawodność i bezpieczeństwo systemów Linux poprawia produktywność użytkowników końcowych. Pracownicy mogą pracować ciężej i lepiej, jeśli ich systemy rzadziej ulegają awariom. Morale w pracy prawdopodobnie poprawi się przy najmniejszej liczbie przerw w sieci. Większość z nas nauczyła się tego na własnej skórze: który użytkownik systemu Windows nie miał kiedyś zablokowanego komputera, niszczącego pisanego przez siebie dokumentu lub niemogącego korzystać z poczty e-mail w kluczowych godzinach? Wszystko to jest niesamowicie frustrujące.

Chociaż wolne aplikacje są pod tym względem często lepsze, niewłaściwie jest uogólniać niezawodność Linuksa na wszystkie wolne programy. Istnieje wiele projektów wolnego oprogramowania, które nie są ani stabilniejsze, ani bezpieczniejsze niż ich zastrzeżone alternatywy; Podczas przeprowadzania badań ważne będzie wzięcie tego pod uwagę w celu porównania.

Oprócz niezawodności i bezpieczeństwa rozwiązania należy wziąć pod uwagę jego złożoność. Złożoność może zwiększyć koszty wsparcia na jeden z dwóch sposobów: albo poprzez wydłużenie czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań, albo poprzez wymaganie lepiej wykwalifikowanej (a tym samym lepiej płatnej) osoby do wykonania pracy. Jeśli chodzi o pierwszy punkt, wiele organizacji, które już podjęły tę decyzję, argumentowało, że wolne oprogramowanie niekoniecznie jest trudniejsze (lub łatwiejsze) w zarządzaniu niż oprogramowanie prawnie zastrzeżone. Ważnym zastrzeżeniem jest jednak to, że zakłada się, że administrator zna rozwiązanie wolnego oprogramowania. Jeżeli nie, należy wziąć pod uwagę dodatkowe koszty szkolenia personelu.

wartość strategiczna

Oprócz TCO (Total Cost of Ownership) należy wziąć pod uwagę „wartość strategiczną” opcji opartej na bezpłatnym oprogramowaniu. Ten rodzaj wartości jest trudniejszy do oszacowania, ale często może mieć większe znaczenie w procesie decyzyjnym.

Jednym z aspektów strategicznej wartości rozwiązań opartych na wolnym oprogramowaniu jest możliwość rozwiązywania problemów w sposób, który byłby niemożliwy w przypadku rozwiązań zastrzeżonych.

Możliwość modyfikowania kodu oprogramowania w sposób najlepszy dla Twojej firmy lub organizacji jest wyraźnym przykładem wartości strategicznej. Nie wszyscy z tego korzystają, ale wielu tak. Co więcej, jeśli jeden z nich zmodyfikuje projekt wolnego oprogramowania, modyfikację tę można przekazać innej podobnej organizacji i współpracować - co nie jest możliwe w przypadku rozwoju oprogramowania prawnie zastrzeżonego lub w wielu „zamkniętych” rozwiązaniach chmurowych. Ponadto, ponieważ kod źródłowy jest zawsze dostępny, przyjęcie bezpłatnego oprogramowania zapewnia organizacjom długoterminową elastyczność, możliwość ewolucji w miarę zmieniających się potrzeb i łatwiejszą migrację do nowych rozwiązań w miarę ich pojawiania się.

Kontrola (lub jej brak) to kolejna strategiczna kwestia, która skłania niektórych do wyboru wolnego oprogramowania. Wiele osób mogło mieć złe doświadczenia z zaprojektowanym pakietem oprogramowania. Jeśli twórca oprogramowania zbankrutuje, zostanie przejęty przez konkurenta lub zdecyduje się zaprzestać wspierania tego produktu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jego klienci nie będą mieli gdzie się zwrócić o pomoc. Dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu, jeśli pierwotny twórca zrezygnuje, produkt można ożywić przy wsparciu społeczności użytkowników i innych programistów. Zatem w dłuższej perspektywie podejście to może zapewnić pewien stopień ograniczenia ryzyka. Kontrola danych to inna sprawa. Dane w zastrzeżonym formacie lub na serwerze poza kontrolą organizacji są dla niektórych organizacji ogromną wadą.