Como saber se uma solução de software livre funcionará bem para sua empresa ou organização?

Tenho recebido muitos e-mails solicitando informações sobre o uso de software livre em empresas ou organizações. Este artigo tenta satisfazer esses requisitos analisando em profundidade alguns dos aspectos a levar em consideração ao decidir transferir o sistema de computador de sua empresa ou organização para alternativas gratuitas.

A adoção de software livre pode ser tão simples quanto baixar um pacote de software, instalá-lo e usá-lo em uma única estação de trabalho, ou tão complexo quanto implantar um cluster de servidor Linux para realizar tarefas de computação complexas. Aqui, vamos nos concentrar nas implementações de software livre em menor escala, que são mais relevantes para a maioria dos negócios e organizações.

Todas as empresas e organizações devem considerar a implementação de software livre. Mas em qualquer caso, é necessário estudar a fundo esta opção, que pode significar uma mudança organizacional significativa. Nesta seção, expomos alguns dos fatores que você pode precisar ao pesar os custos e benefícios do software livre versus soluções proprietárias.

Conceitos

Existem três conceitos a serem considerados ao avaliar um software: Custo Total de Propriedade (TCO), valor estratégico e a compatibilidade da "missão" de sua empresa ou organização com a filosofia do software livre.

Custo total de propriedade:
CTP é um termo familiar para muitas pessoas - representa uma estimativa de quanto custa uma introdução de tecnologia para implementar, usar e manter ao longo do tempo.

Valor estratégico:
O valor estratégico leva em consideração outros fatores além dos custos econômicos associados à própria tecnologia. Medir o impacto na produtividade da equipe ou na qualidade dos serviços prestados aos clientes faz parte da avaliação de valor estratégico.

Compatibilidade com a "missão":
Em grande medida, o software livre é dirigido pela comunidade, assim como sua propriedade também é coletiva, então as implementações de software livre baseiam sua existência no feedback permanente de todos os usuários, desenvolvedores, etc. (seja por transmissão de experiências, introdução de melhorias ou alterações, criação ou aprimoramento de documentação, etc.) Além disso, sistemas operacionais em software livre podem ser utilizados em computadores antigos, estendendo sua vida útil, o que torna a empresa ou organização mais ecologicamente e economicamente sustentável. Essas características do software livre estão de acordo com a missão de sua empresa ou organização? Não é um requisito essencial, mas se sua empresa ou organização tem uma "missão" maior do que apenas ganhar dinheiro, provavelmente você encontrará valores e ideais no software livre, enfim, uma filosofia compatível com sua missão. Em outras palavras, existem outros fundamentos, além dos econômicos (custos mais baixos, etc.) que fazem do software livre uma opção melhor em comparação com suas alternativas proprietárias.

Considerações anteriores sobre o CTP

CTP é o cálculo do custo total da aplicação de uma solução tecnológica. Isso inclui o custo inicial de aquisição do software (preço de compra, taxas de configuração, taxas de assinatura ou taxas de licença), custos de hardware, custos de instalação (tempo de equipe ou custos de consultores apropriados), custos de treinamento do usuário final e o custo de manutenção de software (taxas anuais de manutenção, custos de suporte e custos de atualização). Todo esse espectro de custos deve ser considerado ao comparar soluções, não importa como foram licenciadas.

A vantagem mais óbvia do software livre sobre as soluções proprietárias em termos de custos são os custos de aquisição do software e os custos de manutenção e atualização. O software livre quase sempre está disponível gratuitamente, não tem taxas de licença ou taxas de manutenção anual (há algumas exceções, mais frequentemente na forma de contratos de suporte gerenciado) e as atualizações também são gratuitas. Obviamente, os custos de aquisição de software proprietário são compensados ​​por outros tipos de despesas que sua empresa ou organização incorrerá ao adquirir software livre (consultores, treinamento de pessoal, administração, etc.), portanto, o software que você é gratuito não é necessariamente mais barato no final do dia: o CTP pode ser maior do que o do software que você tem que pagar para adquirir.

Quais são algumas perguntas que você deve se perguntar para saber se o uso de soft. grátis na sua empresa ou organização é uma boa ideia?

Suporte de aplicativo crítico

Questões-chave na avaliação da introdução do software livre:
Quais são os aplicativos essenciais para sua organização?
Em quais sistemas operacionais eles funcionam?

Sempre tenha em mente a compatibilidade entre a solução de código aberto que você está considerando e os aplicativos críticos que já está usando. Em particular, ao considerar o uso do Linux como sistema operacional, lembre-se de que muitos desses programas provavelmente não possuem uma versão do Linux. Isso implica que você terá que procurar um software alternativo, sempre preferencialmente "gratuito", mas que, caso não exista, pode ser uma versão "proprietária" que rode sem problemas no Linux.

Isso é especialmente verdadeiro para "produtos de software verticais" desenvolvidos para organizações sem fins lucrativos, como programas de rastreamento de casos ou rastreamento de hipotecas usados ​​por grupos de habitação a preços acessíveis e assim por diante. Infelizmente, o aumento no uso do Linux nos últimos anos tem ocorrido principalmente no lado do servidor, razão pela qual um número crescente de aplicativos de servidor está sendo executado no Linux. O mercado de desktop ainda está crescendo muito mais devagar, mas isso está mudando com a introdução do Ubuntu e a mudança de muitos desenvolvedores para o Linux.

Mas, vamos a um caso específico. Digamos que sua empresa seja uma agência de viagens. Provavelmente rodam o Amadeus, um dos programas mais usados ​​para fazer reservas de voos, hotéis, etc. No caso de ser um aplicativo independente (ou seja, precisa de um sistema operacional para rodar) você terá que descobrir se existe uma versão para Linux. Se não houver uma versão Linux do mesmo programa, você terá que descobrir se existe uma alternativa gratuita ou se outro programa proprietário possui uma versão para Linux. Nesses casos, os aplicativos Java tendem a "salvar o dia", pois são executados em qualquer sistema operacional que tenha o Java instalado. Por fim, se for um aplicativo que roda na nuvem (ou seja, é um serviço prestado a partir de uma página da web) aí você o executa com vantagens, pois não importa o sistema operacional de onde você o abra, ele funcionará da mesma forma.

As organizações que dependem fortemente de um programa que não está disponível para Linux descobrirão que, se quiserem usar o Linux, serão forçadas a manter uma máquina Windows exclusivamente dedicada a executar esse programa "crítico". Nesse caso, os custos adicionais de manutenção dessa máquina devem ser incluídos no custo total de propriedade (TCO). Além disso, a inconveniência para os usuários pode ser considerada uma perda de valor estratégico. No entanto, fazer algo assim hoje seria completamente ridículo, além de disfuncional e impraticável. Felizmente, as tecnologias de virtualização melhoraram drasticamente, portanto, manter uma máquina virtual Windows em uma área de trabalho relativamente moderna costuma ser uma alternativa mais viável do que manter um computador separado (o que também seria uma tolice se esse aplicativo fosse usado por vários usuários). Por outro lado, o Linux também vem com o WINE, um conjunto de ferramentas que permite que muitos aplicativos para Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista e Win 7 sejam executados sem alterações em vários sistemas operacionais semelhantes. para Linux como GNU / Linux, BSD, Solaris e Mac OS X. Como você pode ver, mesmo no pior caso, em que não há alternativas nativas para o Linux desses programas "críticos" para sua organização, existem maneiras de evite o problema.

Custos de aquisição de software

Questões importantes sobre os custos de aquisição de software:
Com uma solução proprietária, quão grandes serão os custos de aquisição em relação aos outros custos?
Com uma solução proprietária, será fácil obter descontos na compra do software?

Alguns produtos desta natureza, como ferramentas simples ou pequenas aplicações, têm custos de aquisição muito baixos. Outros produtos, como suítes de escritório, groupware, bancos de dados complexos, programas financeiros ou pacotes de arrecadação de fundos, ou sistemas operacionais de servidor podem ter custos de aquisição muito altos. Em alguns casos, algumas empresas e organizações podem obter muitos pacotes de software ou aplicativos da web por meio de doações ou preços muito baixos, o que pode reduzir ou eliminar o custo de aquisição do software.

Às vezes, no entanto, o número de cópias de um produto que terá desconto ou doação é limitado (por exemplo, uma organização pode obter apenas 50 licenças de usuário do Microsoft Office XP, portanto, esta opção não seria capaz de atender às suas necessidades de um grande organização.) Em contraste, praticamente todo o software livre está disponível sem custo de compra e licenças múltiplas não são necessárias.

Custos de implementação

Principais perguntas sobre os custos do aplicativo:
Qual é a facilidade de implementação do software em termos de recursos necessários (tempo e dinheiro)?
Que tipo de experiência pode ser necessária para este software, seja proprietário ou de código aberto?
Que tipo de experiência você possui entre seus recursos humanos?
Quanto tempo, dinheiro e outros recursos você precisa investir?

Para alguns programas, a implementação é muito simples e um membro da equipe pode levar de 10 a 30 minutos para instalar. A implementação das aplicações mais complexas, por outro lado, pode demorar dias para o pessoal e / ou consultor, uma vez que pode requerer, entre outras coisas, a conversão das informações do sistema anterior.

Ao avaliar as opções para uma solução específica, tenha em mente que em alguns casos os projetos de software livre podem ser mais difíceis de instalar do que suas contrapartes proprietárias, especialmente se as pessoas que os executam são novas no "mundo do software livre". No fundo, é quase sempre muito fácil, mas pode ser difícil se você ainda tiver o "jeito do Windows de fazer as coisas" integrado. Por esse motivo, vale a pena revisar cuidadosamente a documentação de instalação para quaisquer soluções que você planeja incorporar.

Se sua organização precisa do suporte de consultores, você pode ter dificuldade em encontrar consultores familiarizados com as tecnologias de software livre, embora isso esteja mudando com o aumento da popularidade que muitas ferramentas de software livre usadas hoje estão ganhando em massa. Se você agora depende de um consultor que não está familiarizado com essas tecnologias, talvez precise encontrar um novo que possa ajudá-lo a facilitar a transição para tecnologias gratuitas.

Custos de hardware

Questões importantes sobre os custos de hardware:
Vou usar vários servidores?
O software proprietário que estou usando tem requisitos especiais de hardware?
Preciso de hardware certificado por meus fornecedores?

Em muitas situações, você implementará o software no hardware existente, o que não significará custos adicionais de hardware. No entanto, se você estiver implementando um novo tipo de servidor ou substituindo um servidor antigo, os custos de hardware provavelmente serão um problema. Em geral, quanto maiores as necessidades de sua rede (em termos de capacidade), a economia de hardware será maior com a introdução de um sistema operacional de software livre (como o Linux) e outros programas de software livre. Uma pesquisa recente descobriu que os servidores baseados em Linux (em comparação com o Microsoft Windows) podem lidar com mais tráfego, podem hospedar mais contas e fazer mais processamento de informações usando o mesmo hardware. Portanto, em uma situação em que você usa vários servidores Windows, o Linux pode fazer o mesmo trabalho com menos máquinas (e, portanto, menos consumo de recursos).

Custos de treinamento de equipe

Questões importantes sobre os custos de treinamento:
O uso deste software requer treinamento do usuário final?
Terei de fazer com que pessoas treinadas façam "suporte técnico interno" para este software sem depender de suporte técnico de terceiros?

Para soluções de usuário final (como aplicativos de escritório, pacotes financeiros, etc.), o treinamento é de longe a parte mais cara da implementação de novas tecnologias. O pessoal que usará este software no dia-a-dia deve ser treinado para usá-lo da maneira ideal. A maioria do pessoal comum de uma empresa ou organização não está familiarizada com sistemas operacionais e aplicativos não-Windows, portanto, a aplicação de uma solução de software livre que substitui um aplicativo bem conhecido e amplamente utilizado deve ser cuidadosamente considerada. Os benefícios de usar uma solução como o Open Office, por exemplo, podem ou não superar a ampla gama de custos de treinamento que serão incorridos. Por outro lado, as implicações da formação a longo prazo (uma vez que os funcionários são treinados, eles requerem apenas algum treinamento contínuo e treinamento de novos funcionários) também devem ser levadas em consideração.

No entanto, este ponto que muitas vezes é feito em face do software livre (barato, mas muito caro em termos de treinamento de pessoal) é cada vez menos verdadeiro. Em primeiro lugar, quando se trata de Linux, existem vários métodos para minimizar o impacto da transferência, como aplicar temas de área de trabalho semelhantes à versão do Windows com a qual o usuário está acostumado, etc. Por outro lado, a mudança do Windows para o Linux geralmente não é mais traumática hoje do que a mudança do Win XP para o Win 7 ou Win Vista. Sem mencionar que a maioria dos usuários realiza algumas tarefas de rotina que não devem demorar muito para aprender a usar o novo sistema operacional. Com relação aos programas alternativos, os custos de treinamento podem ser reduzidos a zero se houver uma versão Linux do mesmo aplicativo ou se esse aplicativo for executado em Java ou na nuvem. Caso seja necessário optar por alterar o aplicativo (seja gratuito ou proprietário), os custos de treinamento são praticamente os mesmos que qualquer empresa ou organização deve incorrer ao iniciar a utilização de um desses programas.

Por último, para software que tem pouco ou nenhum impacto no usuário final (servidores de arquivos, servidores de banco de dados, etc.), os custos de treinamento a serem considerados são reduzidos ao treinamento de pessoal específico. Esses custos de treinamento podem ter algum peso quando a) você confia na equipe interna, ao invés de consultores externos, para fazer "suporte técnico" para o software eb) sua equipe interna não tem experiência no uso de software livre.

Custos de manutenção

Questões importantes sobre os custos de manutenção:
A alternativa proprietária exige uma taxa de manutenção anual?
Terei que pagar por atualizações e patches de segurança?

Alguns produtos de software têm algum tipo de custo anual. Para fins práticos, podem ser consideradas como taxas de licença anuais, uma vez que normalmente são calculadas como uma porcentagem da taxa de aquisição da licença do software original. As taxas devem ser incluídas em sua análise CTP.

A maioria do software livre não tem uma taxa de manutenção anual, uma vez que, para começar, não há um custo de aquisição de licença. Algumas distribuições Linux empresariais (como RedHat) têm taxas de manutenção anuais, o que lhe dá o direito de exigir suporte técnico especializado. No entanto, poucas organizações se enquadram nas categorias de organizações que fazem uso desses pacotes corporativos, sem mencionar o fato de que o equivalente "gratuito" do Red Hat (Fedora) pode ser usado sem nenhum custo.

Custos de atualização

Principais perguntas sobre os custos de atualização:
Com que freqüência posso precisar atualizar este software?
As atualizações estão disponíveis com algum tipo de desconto? Minha organização está qualificada?

Manter o software relativamente atualizado é importante. Aumente a estabilidade, segurança e aprimore os recursos disponíveis. Não é necessário atualizar para a versão mais recente, mas é crucial instalar patches de segurança e, quando os recursos desejados são introduzidos, ou se houver melhorias drásticas na estabilidade, a atualização pode ser muito benéfica.

Obviamente, o custo de atualizar uma única cópia de um produto é muito mais barato do que atualizar o grande número de cópias necessárias para uma enorme rede de computadores. Muitas vezes, você pode obter atualizações de software proprietário com um desconto significativo ou, se tiver sorte, pode até recebê-las por meio de uma doação. Porém, com o software livre, você deixa de depender da "caridade" ou da "boa vontade" das empresas de desenvolvimento de software. A maioria do software livre não tem custos de atualização. Basta baixar a versão atualizada e instalar. No caso de muitas distribuições Linux, esta é uma operação quase automática (atualizando com um simples comando todo o sistema operacional e aplicativos que você instalou).

Administração e suporte técnico

Principais perguntas sobre administração e suporte:
Quais fontes de suporte estão disponíveis para o uso de software livre?
Qual a importância da confiabilidade do produto na escolha da solução certa?
Os vírus e outros problemas de segurança são muito comuns ao usar a opção proprietária?

Todo software - de aplicativos a bancos de dados a sistemas operacionais - requer administração e suporte técnico de algum tipo. Em alguns casos, você contará com pessoal interno capaz de prestar esse serviço, em outros casos, será obrigado a contratar consultores externos para fazer esse trabalho. Algumas características do software que determinam o nível de suporte necessário vão desde o grau de confiabilidade do software, ou seja, sua vulnerabilidade a problemas de segurança, até o quão complexo ele é para usuários finais e administradores.

Sem exceção, todas as organizações após a mudança para o Linux admitiram que sua rede era mais estável. Eles também concordam em admitir que é mais fácil proteger sua rede com Linux. Em parte, isso ocorre porque os sistemas Linux e programas de software livre que rodam sob este sistema operacional são o suporte básico por trás da Internet (quase todos os servidores no mundo usam Linux) e a natureza aberta do código em programas de software livre permite aos desenvolvedores detectar e reparar muitos problemas de segurança em potencial. Em parte devido a essas vantagens de design, os vírus de computador e spyware não afetaram muito o Linux, embora sejam predominantes no Windows.

Para uma organização que conta com suporte técnico externo, esse tempo economizado se traduz diretamente em economia de custos. Para uma organização que possui suporte técnico interno, a economia pode ser mais complexa de calcular. No entanto, se sua organização tiver vários servidores, um administrador pode gerenciar mais servidores Linux do que servidores Windows ao mesmo tempo.

Também é razoável supor que a maior confiabilidade e segurança dos sistemas Linux aumentem a produtividade do usuário final. A equipe pode trabalhar por mais tempo e melhor se seus sistemas ficarem inativos com menos frequência. É provável que o moral no trabalho melhore com menos interrupções na rede. A maioria de nós aprendeu da maneira mais difícil: que usuário do Windows nunca teve seu computador travado, destruindo o documento que estava escrevendo ou não podendo usar o e-mail durante aquelas horas cruciais? Tudo isso é extremamente frustrante.

Embora os aplicativos de software livre sejam geralmente melhores nesse aspecto, não é correto generalizar a confiabilidade do Linux para todos os programas de software livre. Existem muitos projetos de software livre que não são nem mais estáveis ​​nem mais seguros do que suas alternativas proprietárias; Ao fazer sua pesquisa, será importante manter isso em mente para comparação.

Além da confiabilidade e segurança de uma solução, você também deve levar em consideração sua complexidade. A complexidade pode aumentar os custos de suporte de uma das duas maneiras: aumentando o tempo necessário para executar certas tarefas ou exigindo uma pessoa mais qualificada (e, portanto, mais bem paga) para fazer o trabalho. Em relação ao primeiro ponto, muitas organizações que já ousaram "dar o salto" argumentam que o software livre não é necessariamente mais difícil (ou mais fácil) de administrar do que o software proprietário. Uma advertência importante, entretanto, é que isso pressupõe que o administrador esteja familiarizado com a solução de software livre. Caso contrário, custos adicionais para treinamento de pessoal deverão ser considerados.

valor estratégico

Além do TCO (Custo Total de Propriedade), você deve levar em consideração o "valor estratégico" da opção baseada em software livre. Esse tipo de valor é mais difícil de quantificar, mas geralmente pode ser mais importante no processo de decisão.

Uma das facetas do valor estratégico das soluções baseadas em software livre é a capacidade de resolver problemas de maneiras que seriam impossíveis com soluções proprietárias.

Ser capaz de modificar o código no software da maneira que for melhor para sua empresa ou organização é um exemplo claro de valor estratégico. Nem todos tiram vantagem disso, mas muitos o fazem. Além disso, se um deles modifica um projeto de software livre, eles podem distribuir essa modificação para outra organização semelhante e colaborar - algo que não é possível no desenvolvimento de software proprietário ou em muitas soluções de nuvem "fechadas". Além disso, como o código-fonte está sempre disponível, a adoção do software livre oferece às organizações flexibilidade de longo prazo, a capacidade de evoluir conforme suas necessidades mudam e de migrar mais facilmente para novas soluções que possam surgir.

Controle (ou falta dele) é outra consideração estratégica que leva alguns a optarem pelo software livre. Muitos podem ter tido uma experiência ruim ao confiar em um pacote de software projetado. Se o desenvolvedor de software falir, for adquirido por um concorrente ou decidir parar de oferecer suporte a esse produto, os clientes provavelmente não terão a quem recorrer para obter suporte. Com o software livre, se o desenvolvedor original baixar os braços, o produto pode ser revivido, com o apoio da comunidade de usuários e de outros desenvolvedores. Portanto, a longo prazo, essa abordagem pode fornecer um certo grau de mitigação de risco. O controle de dados é outro assunto. Os dados em formato proprietário ou em um servidor fora do controle da organização são uma grande desvantagem para algumas organizações.