Cum se alege un instrument pentru automatizarea proceselor contabile-administrative ale IMM-urilor

El Serviciul de finanțe și credit public În ultimele zile, el a comentat necesitatea de a crea mecanisme și instrumente care să permită automatizarea proceselor contabile-administrative ale IMM-urilorDe asemenea, a solicitat comunităților de software liber să se preocupe mai mult de viabilitatea implementării instrumentelor open source în mediile de afaceri.

Este important să rețineți că există numeroase Instrumente open source de contabilitate și facturare pentru IMM-uri, fiecare cu caracteristicile sale, pe lângă caracteristicile universale pe care le are software-ul de contabilitate și facturare.

Fiecare dintre aceste instrumente open source (ERP, suită de contabilitate, software de contabilitate electronică, șabloane, cărți, printre altele) pot fi utilizate în IMM-uri pentru a-și accelera și automatiza procesele, în condiții de siguranță și folosind software-ul gratuit.

Lucrul convenabil atunci când alegem un instrument de contabilitate și facturare pentru IMM-urile noastre este că continuăm un scurt proces de cercetare, testare, consultanță, planificare și execuțieCu alte cuvinte, atunci când alegeți instrumentul care va rezolva problemele noastre de contabilitate și facturare, este recomandabil să urmați următoarele proceduri.

• Căutați instrumente open source care sunt disponibile și au funcționalitățile de care are nevoie IMM-ul dvs.Este important de menționat că trebuie să facem o investigație destul de profundă, prioritizând cercetarea comunității din jurul instrumentului menționat. Trebuie să revizuim calitatea instrumentului, utilizabilitatea, timpul de actualizare, lucrările viitoare, rezultatele implementărilor în alte IMM-uri, nivelul de sprijin, disponibilitatea consultanților în domeniul instrumentelor și scalabilitate din ea.

• Odată ce avem o bancă de instrumente care ar putea îndeplini obiectivele stabilite pentru IMM-urile noastre, trebuie faceți o analiză și testare mai amănunțită, în care trebuie să testăm instrumentele și să luăm notă de nevoile și funcționalitățile pe care le au. Este important să facem o analiză individuală a fiecăruia și apoi să facem o comparație de grup a diferitelor instrumente pe care le-am preselectat.

În unele cazuri cele mai complete instrumente ne împiedică să ne adaptăm la modelul nostru de afaceri, deci este convenabil ca să acordăm prioritate în testele noastre posibilitatea de a adapta instrumentul și IMM-urile noastre. În același mod, testele trebuie să țină seama de linia de învățare a membrilor IMM-urilor noastre, adică trebuie să analizăm utilizabilitatea instrumentului și timpul care trebuie investit în învățarea acestuia.

• După ce am ales instrumentul care se potrivește cel mai bine și satisface nevoile IMM-urilor noastre, trebuie cercetare și obțineți un fel de consultanță externăAceastă consultanță nu este doar o companie expertă în instrument, poate fi, de asemenea, comunități, bloguri, canale YouTube, printre altele, care ne permit să găsim răspunsuri la întrebări și probleme care apar. Trebuie remarcat faptul că unul dintre cele mai mari motive pentru care implementarea unor instrumente eșuează se datorează sfaturilor puține sau deloc pe care le primim, trebuie să avem întotdeauna un wild card în caz de probleme sau de noi nevoi.

• Odată ce am ales instrumentul open source adecvat pentru automatizarea proceselor contabile-administrative ale IMM-urilor și avem consultanță externă, astfel încât utilizarea sa în IMM-urile noastre să fie un succes total, trebuie să planificăm toate procesele și procedurile pe care trebuie să le desfășurăm pentru implementarea instrumentului. Este convenabil să faceți o planificare care să includă achiziționarea sau adaptarea echipamentului, instalarea instrumentului, crearea mecanismelor de rezervă și protecția informațiilor, parametrizarea instrumentului, crearea de noi funcționalități în instrument, documentația și instruirea celor implicați.

Planificarea implementării unui instrument într-un IMM este esențială, succesul sau nu al unei implementări depinde de acest proces, trebuie să planificăm și cazurile de risc, procedurile de urmat în caz de rezistență la schimbare, perioada actualizare de încercare și viitoare.

• Alegerea instrumentului și a sfaturilor potrivite ne va oferi probabil o planificare consecventă, în același mod, cea mai importantă fază când vrem automatizează procesele contabile-administrative ale unui IMM, este pornirea instrumentului sau modul în care este cunoscută și Executarea instrumentului, în această fază trebuie să fim pregătiți pentru probleme, îndoieli, întrebări și succese.

Având un plan de urgență bazat pe planificarea efectuată anterior ne va permite să acționăm rapid atunci când instrumentul nu respectă ceea ce avem nevoie, la fel, putem crea un mecanism pentru a continua îmbunătățirea acestuia, este convenabil în timpul fazei de execuție să primim cea mai mare cantitate de feedback și fiți deschiși să faceți îmbunătățiri și modificări în timpii și modurile pe care le-am planificat.

Urmarea acestor pași va face probabil ca implementarea unui instrument open source să aibă succes în IMM-urile dvs., dar merită comentat, care este, fără îndoială, participarea echipei de lucru și posibilitatea adaptării, schimbării, îmbunătățirii și reorganizării instrumentului care permite că software-ul gratuit are atât de mult succes atât în ​​IMM-uri, cât și în organizațiile mari.

Când căutați să rezolvați o problemă în IMM-ul dvs. sau să automatizați unele procese, cel mai important lucru este citirea și cercetarea, timpul pe care îl investiți în cercetare, testare, cerere, analiză și documentare vă va economisi bani și mult mai mult timp în fazele următoare. Este mai ușor să greșești într-un mediu de cercetare decât într-un mediu de producție, deci nu te teme să găsești o modalitate de a inova sau de a te adapta la ceea ce există deja.