Kako izbrati orodje za avtomatizacijo računovodsko-administrativnih procesov MSP

El Služba za finance in javne kredite v zadnjih dneh je komentiral potrebo po ustvarjanju mehanizmov in orodij, ki bi to omogočala avtomatizirali računovodsko-administrativne procese MSPSkupnost proste programske opreme je tudi pozval, naj bolj skrbi za izvedljivost uporabe odprtokodnih orodij v poslovnem okolju.

Pomembno je omeniti, da jih je veliko Odprtokodna orodja za računovodstvo in zaračunavanje za MSP, vsak s svojimi lastnostmi, poleg univerzalnih značilnosti, ki jih ima programska oprema za računovodstvo in obračun.

Vsako od teh odprtokodnih orodij (ERP, računovodski paket, programska oprema za elektronsko računovodstvo, predloge, knjige, med drugim) se lahko uporabljajo v MSP za pospeševanje in avtomatizacijo njihovih procesov, varno in z brezplačno programsko opremo.

Pri izbiri orodja za računovodstvo in obračunavanje za naša MSP je prikladno, da nadaljujemo kratek postopek raziskovanja, testiranja, svetovanja, načrtovanja in izvedbeZ drugimi besedami, pri izbiri orodja, ki bo rešilo naše računovodske težave in račune, je priporočljivo upoštevati naslednje postopke.

• Raziščite odprtokodna orodja ki so na voljo in jih imajo funkcionalnosti, ki jih potrebuje vaše MSPPomembno je omeniti, da moramo opraviti dokaj poglobljeno preiskavo, pri čemer moramo dati prednost raziskave skupnosti, ki obkroža omenjeno orodje. Pregledati moramo kakovost orodja, uporabnost, čas posodobitev, prihodnje delo, rezultate implementacij v drugih MSP, raven podpore, razpoložljivost svetovalcev za orodje in razširljivost od tega.

• Ko imamo nabor orodij, ki bi lahko izpolnila cilje, ki smo si jih zastavili za MSP, jih moramo naredi temeljitejšo analizo in testiranje, v katerem moramo preizkusiti orodja in si zabeležiti potrebe in funkcije, ki jih imajo. Pomembno je narediti posamezno analizo vsakega posebej in nato narediti skupinsko primerjavo različnih orodij, ki smo jih predhodno izbrali.

V nekaterih primerih najbolj popolna orodja nam preprečujejo, da bi se prilagodili našemu poslovnemu modelu, zato je priročno, da v svojih testih dajmo prednost možnosti prilagoditve orodja in našega MSP. Na enak način morajo preskusi upoštevati učno smer članov naših MSP, torej analizirati uporabnost orodja in čas, ki ga moramo vložiti v njegovo učenje.

• Ko smo izbrali orodje, ki najbolj ustreza in ustreza potrebam našega MSP, moramo raziskave in si zagotovite kakšno zunanje svetovanjeTo svetovalno podjetje ni samo strokovno podjetje za orodje, lahko so med drugim tudi skupnosti, blogi, kanali v YouTubu, ki nam omogočajo iskanje odgovorov na vprašanja in težave. Upoštevati je treba, da je eden največjih razlogov, zakaj izvajanje nekaterih orodij ne uspe, ravno zaradi majhnega ali nič nasveta, ki ga dobimo, vedno moramo imeti nadomestni znak v primeru težav ali novih potreb.

• Ko smo izbrali ustrezno odprtokodno orodje za avtomatizirali računovodsko-administrativne procese MSP in imamo zunanje svetovanje, tako da je njegova uporaba v naših MSP popoln uspeh, moramo načrtovati vse postopke in postopke, ki jih moramo izvesti za izvajanje orodja. Primerno je narediti načrtovanje, ki vključuje nabavo ali prilagoditev opreme, namestitev orodja, izdelavo varnostnih mehanizmov in zaščito informacij, parametriranje orodja, ustvarjanje novih funkcij v orodju, dokumentacijo in usposabljanje vpletenih.

Načrtovanje izvajanja orodja v MSP je bistvenega pomena, od tega je odvisen uspeh ali ne izvajanja, načrtovati moramo tudi primere tveganja, postopke, ki jih je treba upoštevati v primeru odpora do sprememb, obdobje preskusne in prihodnje posodobitve.

• Izbira pravega orodja in nasvetov nam bo verjetno dala dosledno načrtovanje, na enak način, najpomembnejšo fazo, ko želimo avtomatizirajte računovodsko-administrativne procese MSP, je izvedba orodja ali kako je znana tudi izvedba orodja, v tej fazi moramo biti pripravljeni na težave, dvome, vprašanja in uspehe.

Če imamo načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, ki temelji na predhodno izvedenem načrtovanju, bomo lahko hitro ukrepali, kadar orodje ne bo ustrezalo tistemu, kar potrebujemo, prav tako lahko ustvarimo mehanizem za njegovo nadaljnje izboljševanje, v fazi izvajanja je primerno prejeti največjo količino povratnih informacij in bodite odprti za izboljšave in spremembe časa in načinov, ki smo jih načrtovali.

Če boste sledili tem korakom, bo uporaba odprtokodnega orodja verjetno uspešna v vašem MSP, vendar velja omeniti, da nedvomno sodelovanje vaše delovne skupine in možnost prilagajanja, spreminjanja, izboljšanja in reorganizacije orodja omogoča da je brezplačna programska oprema tako uspešna tako v MSP kot v velikih organizacijah.

Ko želite rešiti težavo v svojem MSP ali avtomatizirati nekatere procese, je najpomembnejše branje in raziskovanje, čas, ki ga vložite v raziskovanje, testiranje, povpraševanje, analiziranje in dokumentiranje, vam bo prihranil denar in veliko več časa pri naslednje faze. V raziskovalnem okolju je lažje delati napake kot v proizvodnem okolju, zato se ne bojite najti načina za inovacije ali prilagajanje temu, kar že obstaja.