Kako veste, ali bo brezplačna programska rešitev dobro delovala za vaše podjetje ali organizacijo?

Prejel sem veliko e-poštnih sporočil z informacijami o uporabi brezplačne programske opreme v podjetjih ali organizacijah. Ta članek skuša izpolniti te zahteve tako, da poglobljeno analizira nekatere vidike, ki jih je treba upoštevati pri odločanju o prenosu računalniškega sistema vašega podjetja ali organizacije na brezplačne alternative.

Sprejetje brezplačne programske opreme je lahko tako preprosto kot prenos programskega paketa, njegovo namestitev in uporaba na eni sami delovni postaji ali tako zapleteno kot uvajanje strežniške gruče Linux za izvajanje zapletenih računalniških nalog. Tu se bomo osredotočili na manjše izvedbe brezplačne programske opreme, ki so najbolj pomembne za večino podjetij in organizacij.

Vsa podjetja in organizacije bi morale razmisliti o uvedbi brezplačne programske opreme. Vsekakor pa je treba to možnost poglobljeno preučiti, kar lahko pomeni pomembno organizacijsko spremembo. V tem poglavju predstavljamo nekatere dejavnike, ki jih boste morda potrebovali pri tehtanju stroškov in koristi brezplačne programske opreme v primerjavi z lastniškimi rešitvami.

Koncepti

Pri ocenjevanju programske opreme je treba upoštevati tri koncepte: skupne stroške lastništva (TCO), strateško vrednost in združljivost "poslanstva" vašega podjetja ali organizacije s filozofijo proste programske opreme.

Skupni stroški lastništva:
CTP je izraz, ki ga poznajo mnogi - predstavlja oceno, koliko stane uvedba tehnologije za njeno izvajanje, uporabo in vzdrževanje skozi čas.

Strateška vrednost:
Strateška vrednost upošteva dejavnike, ki niso gospodarski stroški, povezani s samo tehnologijo. Merjenje vpliva na produktivnost osebja ali na kakovost storitev, ki se zagotavljajo strankam, je del strateške ocene vrednosti.

Združljivost z "poslanstvom":
V veliki meri brezplačno programsko opremo poganja skupnost, lastništvo pa je tudi kolektivno, zato izvedbe brezplačne programske opreme svoj obstoj temeljijo na stalnih povratnih informacijah vseh uporabnikov, razvijalcev itd. (bodisi s prenosom izkušenj, uvajanjem izboljšav ali sprememb, ustvarjanjem ali izboljšanjem dokumentacije itd.) Poleg tega je mogoče na starih računalnikih uporabljati brezplačne operacijske sisteme, s čimer se podaljša njihova življenjska doba, zaradi česar podjetje ali organizacija je bolj ekološko in ekonomsko vzdržno. Ali so te značilnosti brezplačne programske opreme v skladu s poslanstvom vašega podjetja ali organizacije? To ni bistvena zahteva, toda če ima vaše podjetje ali organizacija višjo "nalogo" kot zgolj služenje denarja, boste verjetno v prosti programski opremi našli vrednote in ideale, skratka filozofijo, združljivo z vašim poslanstvom. Z drugimi besedami, obstajajo tudi druge osnove, poleg ekonomskih (nižji stroški itd.), Zaradi katerih je brezplačna programska oprema boljša možnost kot njene lastniške alternative.

Prejšnji premisleki o CTP

CTP je izračun skupnih stroškov uporabe tehnološke rešitve. To vključuje začetne stroške nakupa programske opreme (nakupna cena, namestitvene cene, naročnine ali licenčnine), stroški strojne opreme, stroški namestitve (čas osebja ali ustrezni stroški svetovalca), stroški usposabljanja končnega uporabnika in stroški vzdrževanja programske opreme (letne stroške vzdrževanja, podporni stroški in stroški nadgradnje). Ta celoten spekter stroškov je treba upoštevati pri primerjavi rešitev, ne glede na to, kako so bile licencirane.

Najočitnejša prednost brezplačne programske opreme pred lastniškimi rešitvami glede stroškov so stroški nabave programske opreme ter stroški vzdrževanja in nadgradnje. Brezplačna programska oprema je skoraj vedno na voljo brezplačno, nima licenčnin ali letnih stroškov vzdrževanja (obstajajo nekatere izjeme, najpogosteje v obliki pogodb o upravljani podpori), posodobitve pa so tudi brezplačne. Seveda se stroški nakupa lastniške programske opreme kompenzirajo z drugimi vrstami stroškov, ki jih mora vaše podjetje ali organizacija imeti pri nakupu brezplačne programske opreme (svetovalci, usposabljanje osebja, administracija itd.), Zato programska oprema, ki jo imate brezplačno, ni ob koncu dneva nujno cenejši: CTP je lahko višji od tistega v programski opremi, ki jo morate plačati za nakup.

Katera vprašanja si morate zastaviti, če želite vedeti, ali je uporaba mehka. brezplačno v vašem podjetju ali organizaciji je dobra ideja?

Kritična podpora aplikaciji

Ključna vprašanja pri ocenjevanju uvedbe brezplačne programske opreme:
Katere so ključne aplikacije za vašo organizacijo?
Na katerih operacijskih sistemih delujejo?

Vedno imejte v mislih združljivost med odprtokodno rešitvijo, ki jo razmišljate, in kritičnimi aplikacijami, ki jih že uporabljate. Zlasti pri razmišljanju o uporabi Linuxa kot operacijskega sistema ne pozabite, da mnogi od teh programov verjetno nimajo različice Linuxa. To pomeni, da boste morali poiskati nadomestno programsko opremo, vedno po možnosti "brezplačno", če pa ta ne obstaja, je morda "lastniška" različica, ki v Linuxu deluje brez težav.

To še posebej velja za "vertikalne programske izdelke", razvite za neprofitne organizacije, kot so programi za sledenje primerom ali hipotekarno sledenje, ki ga uporabljajo dostopne stanovanjske skupine itd. Žal se je porast Linuxa v zadnjih nekaj letih povečal predvsem na strežniški strani, zato se v Linuxu izvaja vedno večje število strežniških aplikacij. Trg namiznih računalnikov še vedno raste precej počasneje, vendar se to spreminja z uvedbo Ubuntuja in selitvijo številnih razvijalcev v Linux.

Ampak, pojdimo na določen primer. Recimo, da je vaše podjetje potovalna agencija. Verjetno vodijo Amadeus, enega najpogosteje uporabljenih programov za rezervacije letov, hotelov itd. Če gre za neodvisno aplikacijo (to pomeni, da za zagon potrebuje operacijski sistem), boste morali ugotoviti, ali obstaja različica za Linux. Če ni iste različice Linuxa istega programa, boste morali ugotoviti, ali obstaja brezplačna alternativa ali ima drug lastniški program različico za Linux. V teh primerih aplikacije Java ponavadi "rešijo dan", saj delujejo v katerem koli operacijskem sistemu, v katerem je nameščena Java. Nenazadnje, če gre za aplikacijo, ki deluje v oblaku (to je storitev, ki jo ponuja spletna stran), zaženete s prednostmi, saj ne glede na operacijski sistem, iz katerega jo odprete, bo delovala enako.

Organizacije, ki se močno zanašajo na program, ki ni na voljo za Linux, bodo ugotovile, da bodo v primeru, da bodo želele uporabljati Linux, prisiljene vzdrževati sistem Windows, namenjen izključno zagonu tega "kritičnega" programa. V tem primeru je treba dodatne stroške vzdrževanja stroja vključiti v skupne stroške lastništva (TCO). Poleg tega lahko nevšečnosti za uporabnike štejemo za izgubo strateške vrednosti. Vendar bi bilo početje česa takega danes povsem smešno, pa tudi nefunkcionalno in nepraktično. Na srečo so se tehnologije za virtualizacijo močno izboljšale, zato je vzdrževanje navideznega računalnika Windows na razmeroma sodobnem namizju pogosto bolj izvedljiva alternativa vzdrževanju ločenega računalnika (kar bi bilo prav tako neumno, če bi to aplikacijo uporabljalo več uporabnikov). Po drugi strani pa ima Linux tudi WINE, nabor orodij, ki številnim aplikacijam za Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista in Win 7 omogočajo nespremenjen zagon v različnih podobnih operacijskih sistemih. na Linux, kot so GNU / Linux, BSD, Solaris in Mac OS X. Kot lahko vidite, tudi v najslabšem primeru, v katerem za Linux ne obstajajo naravne alternative za tiste programe, ki so "kritični" za vašo organizacijo, obstajajo načini za izognili se težavi.

Stroški nabave programske opreme

Ključna vprašanja o stroških nabave programske opreme:
Kako veliki bodo stroški pridobivanja glede na ostale stroške z lastniško rešitvijo?
Kako enostavno bo z lastniško rešitvijo dobiti popuste pri nakupu programske opreme?

Nekateri tovrstni izdelki, kot so preprosta orodja ali majhni programi, imajo zelo nizke stroške pridobivanja. Drugi izdelki, kot so pisarniški paketi, programska oprema za skupine, zapletene zbirke podatkov, finančni programi ali paketi za zbiranje sredstev ali strežniški operacijski sistemi, imajo lahko zelo visoke stroške pridobivanja. V nekaterih primerih lahko nekatera podjetja in organizacije z donacijami ali zelo nizkimi cenami pridobijo številne programske pakete ali spletne aplikacije, kar lahko zmanjša ali odpravi stroške nakupa programske opreme.

Včasih pa je število kopij izdelka, ki bo znižano ali podarjeno, omejeno (organizacija lahko na primer pridobi le 50 uporabniških licenc za Microsoft Office XP, zato ta možnost ne bo mogla izpolnjujejo vaše potrebe velike organizacije.) V nasprotju s tem je skoraj vsa brezplačna programska oprema na voljo brezplačno in več licenc ni potrebno.

Stroški izvedbe

Ključna vprašanja o stroških prijave:
Kakšna je enostavnost izvajanja programske opreme glede na potrebne vire (čas in denar)?
Kakšno strokovno znanje bi bilo potrebno za to programsko opremo, bodisi lastniško bodisi odprtokodno?
Kakšne izkušnje imate na voljo med svojimi človeškimi viri?
Koliko časa, denarja in drugih virov morate vložiti?

Pri nekaterih programih je izvedba zelo preprosta, namestitev pa bo trajala 10–30 minut. Po drugi strani pa lahko izvajanje najbolj zapletenih aplikacij traja nekaj dni za osebje in / ali svetovalca, saj lahko med drugim zahteva pretvorbo informacij iz prejšnjega sistema.

Pri ocenjevanju možnosti za določeno rešitev ne pozabite, da je v nekaterih primerih projekte z brezplačno programsko opremo težje namestiti kot njihove lastniške kolege, še posebej, če so ljudje, ki to počnejo, novi v "svetu brezplačne programske opreme" . Globoko v sebi je skoraj vedno zelo enostavno, vendar je lahko težko, če imate še vedno vgrajen "način dela Windows". Zaradi tega je vredno skrbno pregledati namestitveno dokumentacijo za vse rešitve, ki jih nameravate vključiti.

Če vaša organizacija potrebuje podporo svetovalcev, boste morda imeli težave pri iskanju svetovalcev, ki poznajo tehnologije brezplačne programske opreme, čeprav se to spreminja z naraščajočo priljubljenostjo, ki jo danes dobivajo številna brezplačna programska orodja. množično. Če ste zdaj odvisni od svetovalca, ki teh tehnologij ne pozna, boste morda morali poiskati novega, ki vam bo pomagal olajšati prehod na brezplačne tehnologije.

Stroški strojne opreme

Ključna vprašanja o stroških strojne opreme:
Ali bom uporabljal več strežnikov?
Ali ima lastniška programska oprema, ki jo uporabljam, posebne zahteve glede strojne opreme?
Ali potrebujem strojno opremo, ki jo potrdijo moji dobavitelji?

V mnogih primerih boste programsko opremo namestili na obstoječo strojno opremo, kar ne bo pomenilo dodatnih stroškov strojne opreme. Če pa nameščate novo vrsto strežnika ali zamenjate starega, bodo stroški strojne opreme verjetno težava. Na splošno bodo večje potrebe vašega omrežja (glede na zmogljivost) večje s prihranki strojne opreme z uvedbo operacijskega sistema za brezplačno programsko opremo (kot je Linux) in drugih programov za brezplačno programsko opremo. Nedavne raziskave so pokazale, da lahko strežniki, ki temeljijo na Linuxu (v primerjavi z Microsoft Windows), obvladajo več prometa, lahko gostijo več računov in opravijo več obdelave informacij z isto strojno opremo. Tako lahko Linux v primeru, da uporabljate več strežnikov Windows, opravi isto delo z manj stroji (in s tem manjšo porabo virov).

Stroški usposabljanja osebja

Ključna vprašanja o stroških usposabljanja:
Ali uporaba te programske opreme zahteva usposabljanje končnega uporabnika?
Ali bom usposobil ljudi za "interno podporo" za to programsko opremo, ne da bi se zanašal na tehnično podporo drugih proizvajalcev?

Za rešitve za končne uporabnike (kot so pisarniške aplikacije, finančni paketi itd.) Je usposabljanje daleč najdražji del uvajanja novih tehnologij. Osebje, ki bo to programsko opremo uporabljalo vsak dan, mora biti usposobljeno za njeno optimalno uporabo. Večina navadnega osebja podjetja ali organizacije ne pozna operacijskih sistemov in aplikacij, ki niso Windows, zato je treba skrbno preučiti uporabo brezplačne programske rešitve, ki nadomešča dobro znano in pogosto uporabljano aplikacijo. Prednosti uporabe rešitve, kot je na primer Open Office, lahko ali ne odtehtajo najrazličnejših stroškov usposabljanja, ki bodo nastali. Po drugi strani pa je treba upoštevati tudi dolgoročne posledice usposabljanja (ko je osebje usposobljeno, zahteva le nekaj stalnega usposabljanja in usposabljanja novih zaposlenih).

Vendar je ta točka, ki se pogosto pojavlja ob soočenju z brezplačno programsko opremo (poceni, a zelo drago v smislu usposabljanja osebja), vedno manj resnična. Najprej, ko gre za Linux, obstaja več načinov za zmanjšanje vpliva predaje, na primer uporaba namiznih tem, ki so podobne različici sistema Windows, ki je uporabnik vajen itd. Po drugi strani pa prehod z operacijskega sistema Windows na Linux danes na splošno ni nič bolj travmatičen kot prehod z Win XP na Win 7 ali Win Vista. Da ne omenjam, da večina uporabnikov izvaja nekaj rutinskih opravil, ki se ne bi smela dolgo učiti z uporabo novega operacijskega sistema. V zvezi z alternativnimi programi bi se lahko stroški izobraževanja zmanjšali na nič, če obstaja različica Linuxa iste aplikacije ali če ta aplikacija deluje v Javi ali v oblaku. V primeru, da se morate odločiti za spremembo aplikacije (naj bo brezplačna ali lastniška), so stroški usposabljanja praktično enaki tistim, ki jih ima katero koli podjetje ali organizacija ob začetku uporabe enega od teh programov.

Nazadnje, za programsko opremo, ki ima malo ali nič vpliva na končnega uporabnika (datotečni strežniki, strežniki baz podatkov itd.), Se stroški usposabljanja, ki jih je treba upoštevati, zmanjšajo na usposabljanje določenega osebja. Ti stroški usposabljanja imajo lahko določeno težo, če a) se za "tehnično podporo" programske opreme zanašate na notranje osebje in ne na zunanje svetovalce in b) vaše notranje osebje nima izkušenj z uporabo brezplačne programske opreme

Stroški vzdrževanja

Ključna vprašanja o stroških vzdrževanja:
Ali lastniška alternativa zahteva letno pristojbino za vzdrževanje?
Ali bom moral plačati za varnostne posodobitve in popravke?

Nekateri programski izdelki imajo neke vrste letne stroške. Iz praktičnih razlogov se lahko štejejo za letne licenčnine, saj se običajno izračunajo kot odstotek pristojbine za pridobitev licence za originalno programsko opremo. Pristojbine morajo biti vključene v analizo CTP.

Večina brezplačne programske opreme nima letne pristojbine za vzdrževanje, saj za začetek nima stroškov pridobitve licence. Nekatere distribucije Linuxa v podjetju (na primer RedHat) imajo letne stroške vzdrževanja, zaradi česar lahko zahtevate posebno tehnično podporo. Vendar le malo organizacij spada v kategorije organizacij, ki uporabljajo te podjetniške pakete, da ne omenjamo dejstva, da je "brezplačni" ekvivalent Red Hat (Fedora) mogoče uporabiti brezplačno.

Stroški nadgradnje

Ključna vprašanja o stroških nadgradnje:
Kako pogosto moram posodobiti to programsko opremo?
Ali so posodobitve na voljo s kakšnim popustom? Ali moja organizacija izpolnjuje pogoje?

Pomembno je redno posodabljanje programske opreme. Povečajte stabilnost, varnost in izboljšajte razpoložljive funkcije. Ni treba posodabljati na najnovejšo različico, ključnega pomena pa je namestitev varnostnih popravkov, ob uvedbi želenih funkcij ali ob dramatičnih izboljšavah stabilnosti pa je posodobitev lahko zelo koristna.

Očitno je, da so stroški nadgradnje ene kopije izdelka veliko cenejši kot nadgradnja velikega števila kopij, potrebnih za ogromno omrežje računalnikov. Pogosto lahko dobite lastniške posodobitve programske opreme s precejšnjim popustom ali, če imate srečo, jih lahko celo prejmete z donacijo. Vendar se pri brezplačni programski opremi ustavite, odvisno od "dobrodelnosti" ali "dobre volje" podjetij za razvoj programske opreme. Večina brezplačne programske opreme nima stroškov nadgradnje. Preprosto prenesete posodobljeno različico in namestite. V primeru številnih distribucij Linuxa gre za kvazi samodejno operacijo (posodabljanje s preprostim ukazom celotnega operacijskega sistema in aplikacij, ki ste jih namestili).

Administracija in tehnična podpora

Ključna vprašanja o administraciji in podpori:
Kateri viri podpore so na voljo za uporabo brezplačne programske opreme?
Kako pomembna je zanesljivost izdelka pri izbiri prave rešitve?
Ali so virusi in druge varnostne težave zelo pogoste pri uporabi lastniške možnosti?

Vsa programska oprema - od aplikacij do zbirk podatkov ali operacijskih sistemov - zahteva nekakšno administrativno in tehnično podporo. V nekaterih primerih boste imeli notranje osebje, ki lahko zagotavlja to storitev, v drugih primerih boste za to delo prisiljeni najeti zunanje svetovalce. Nekatere značilnosti programske opreme, ki določajo raven zahtevane podpore, segajo od stopnje zanesljivosti programske opreme, to je njene ranljivosti do varnostnih težav, do zapletenosti tako za končne uporabnike kot skrbnika.

Vse organizacije so po prehodu na Linux priznale, da je bilo njihovo omrežje bolj stabilno. Strinjajo se tudi, da je vaše omrežje lažje zaščititi z Linuxom. Delno je to zato, ker so sistemi Linux in programi brezplačne programske opreme, ki se izvajajo v tem OS, osnovna podpora internetu (skoraj vsi strežniki na svetu uporabljajo Linux), odprta narava kode v programih brezplačne programske opreme pa razvijalcem omogoča zaznavanje in popravilo veliko potencialnih varnostnih težav. Delno zaradi teh oblikovnih prednosti računalniški virusi in vohunska programska oprema niso močno vplivali na Linux, medtem ko so razširjeni v sistemu Windows.

Za organizacijo, ki se zanaša na zunanjo tehnično podporo, prihranjeni čas neposredno pomeni prihranek stroškov. Za organizacijo, ki ima lastno tehnično podporo, so lahko prihranki bolj zapleteni pri izračunu. Če pa ima vaša organizacija več strežnikov, lahko skrbnik hkrati upravlja več strežnikov Linux kot strežnikov Windows.

Prav tako je smiselno domnevati, da povečana zanesljivost in varnost sistemov Linux izboljšuje produktivnost končnih uporabnikov. Osebje lahko deluje dlje in bolje, če njihovi sistemi manj pogosto delujejo. Delovna morala se bo verjetno izboljšala z manj izpadi omrežja. Večina od nas se je naučila na težji način: kateri uporabnik sistema Windows nikoli ni imel zaklenjenega računalnika, ki je uničil dokument, ki si ga je pisal, ali v tistih ključnih urah ni mogel uporabljati e-pošte? Vse to je neverjetno frustrirajoče.

Čeprav so aplikacije za brezplačno programsko opremo v tem pogledu navadno boljše, ni v redu, če zanesljivost Linuxa posplošujemo na vse programe brezplačne programske opreme. Obstaja veliko projektov brezplačne programske opreme, ki niso niti bolj stabilni niti varnejši od njihovih lastniških alternativ; Pri raziskovanju bo to pomembno upoštevati za primerjavo.

Poleg zanesljivosti in varnosti rešitve morate upoštevati tudi njeno zapletenost. Kompleksnost lahko poveča podporne stroške na enega od dveh načinov: bodisi s podaljšanjem časa, potrebnega za izvajanje določenih nalog, bodisi z zahtevo, da to delo opravi bolj usposobljena (in zato bolje plačana) oseba. Glede prve točke številne organizacije, ki so si že upale "narediti korak", trdijo, da ni nujno, da je prosta programska oprema težja (ali lažja) za upravljanje kot lastniška programska oprema. Pomembno opozorilo pa je, da to predpostavlja, da je skrbnik seznanjen z brezplačno programsko rešitvijo. V nasprotnem primeru bo treba upoštevati dodatne stroške usposabljanja osebja.

Strateška vrednost

Poleg TCO (skupni stroški lastništva) morate upoštevati še "strateško vrednost" možnosti, ki temelji na brezplačni programski opremi. To vrsto vrednosti je težje količinsko opredeliti, vendar je pogosto lahko pomembnejša v procesu odločanja.

Eden od vidikov strateške vrednosti rešitev, ki temeljijo na brezplačni programski opremi, je sposobnost reševanja problemov na načine, ki jih z lastniškimi rešitvami ne bi bilo mogoče.

Zmogljivost kode v programski opremi na način, ki je najboljši za vaše podjetje ali organizacijo, je jasen primer strateške vrednosti. Vsi tega ne izkoriščajo, a mnogi. Poleg tega, če eden od njih spremeni projekt brezplačne programske opreme, lahko to spremembo distribuira drugi podobni organizaciji in sodeluje - kar ni mogoče pri razvoju lastniške programske opreme ali v številnih "zaprtih" oblačnih rešitvah. Ker je izvorna koda vedno na voljo, uporaba brezplačne programske opreme organizacijam nudi dolgoročno prilagodljivost, sposobnost razvijanja, ko se spreminjajo njihove potrebe, in lažje prehajanje na nove rešitve, ki se lahko pojavijo.

Nadzor (ali pomanjkanje le-tega) je še en strateški vidik, zaradi katerega se nekateri odločijo za brezplačno programsko opremo. Mnogi so morda imeli slabe izkušnje, ker so se opirali na zasnovan programski paket. Če gre razvijalec programske opreme v stečaj, ga kupi konkurent ali se odloči, da ne bo več podpiral tega izdelka, potem se njihove stranke verjetno nimajo kam obrniti po podporo. Če prvotni razvijalec spusti roke, lahko izdelek z brezplačno programsko opremo oživi s podporo uporabniške skupnosti in drugih razvijalcev. Tako lahko ta pristop dolgoročno zagotovi določeno stopnjo zmanjšanja tveganja. Druga stvar je nadzor podatkov. Podatki v lastniški obliki ali na strežniku zunaj nadzora organizacije so za nekatere organizacije velika pomanjkljivost.