Hur vet du om en gratis mjukvarulösning fungerar bra för ditt företag eller din organisation?

Jag har fått många e-postmeddelanden som ber om information om användningen av gratis programvara i företag eller organisationer. Denna artikel försöker tillfredsställa dessa krav genom att på djupet analysera några av de aspekter som ska beaktas när man beslutar att överföra datorsystemet till ert företag eller organisation till kostnadsfria alternativ.

Fri programvara kan vara så enkelt som att ladda ner ett programvarupaket, installera det och använda det på en enda arbetsstation eller så komplicerat som att distribuera ett Linux-serverkluster för att utföra komplexa datoruppgifter. Här kommer vi att fokusera på mindre implementeringar av fri programvara, som är mest relevanta för de flesta företag och organisationer.

Alla företag och organisationer bör överväga implementeringen av fri programvara. Men i vilket fall som helst är det nödvändigt att studera detta alternativ på djupet, vilket kan betyda en betydande organisationsförändring. I det här avsnittet avslöjar vi några av de faktorer du kan behöva när du väger kostnaderna och fördelarna med fri programvara jämfört med egna lösningar.

begrepp

Det finns tre begrepp att ta hänsyn till vid utvärdering av programvara: Total Cost of Ownership (TCO), strategiskt värde och kompatibiliteten för ditt företags eller organisations "uppdrag" med filosofin om fri programvara.

Totalkostnaden för ägande:
CTP är en term som är bekant för många människor - den representerar en uppskattning av hur mycket en teknikintroduktion kostar att implementera, använda och underhålla över tiden.

Strategiskt värde:
Strategiskt värde tar hänsyn till andra faktorer än de ekonomiska kostnaderna förknippade med själva tekniken. Att mäta påverkan på personalens produktivitet eller på kvaliteten på tjänsterna som erbjuds kunderna är en del av den strategiska värderingsbedömningen.

Kompatibilitet med "uppdraget":
I stor utsträckning drivs fri programvara av samhället, liksom dess ägande är också kollektivt, så gratis programvaruimplementeringar baserar sin existens på permanent feedback från alla användare, utvecklare etc. (antingen genom överföring av erfarenheter, införande av förbättringar eller ändringar, skapande eller förbättring av dokumentation etc.) Dessutom kan gratis programvaruoperativsystem användas på gamla datorer, vilket förlänger deras livslängd, vilket gör företag eller organisation är mer ekologiskt och ekonomiskt hållbart. Är dessa egenskaper hos fri programvara i linje med ditt företags eller organisations uppdrag? Det är inte ett väsentligt krav, men om ditt företag eller din organisation har ett högre "uppdrag" än att bara tjäna pengar, kommer du troligen att hitta värderingar och ideal i fri programvara, i slutändan, en filosofi som är kompatibel med ditt uppdrag. Med andra ord finns det andra grundläggande faktorer, utöver de ekonomiska (lägre kostnader etc.) som gör fri programvara till ett bättre alternativ i motsats till dess egna alternativ.

Tidigare överväganden om CTP

CTP är beräkningen av den totala kostnaden för tillämpningen av en teknisk lösning. Detta inkluderar den initiala kostnaden för att skaffa programvaran (inköpspris, installationsavgifter, abonnemangsavgifter eller licensavgifter), hårdvarukostnader, installationskostnader (personaltid eller lämpliga konsultkostnader), utbildningskostnader för slutanvändaren och kostnader för att underhålla programvara (årliga underhållsavgifter, supportkostnader och uppgraderingskostnader). Detta hela spektrum av kostnader måste beaktas när man jämför lösningar, oavsett hur de har licensierats.

Den mest uppenbara fördelen med fri programvara framför egna lösningar när det gäller kostnad är anskaffningskostnaderna för programvaran och underhålls- och uppgraderingskostnader. Gratis programvara är nästan alltid tillgänglig gratis, har inga licensavgifter eller årliga underhållsavgifter (det finns några undantag, oftast i form av hanterade supportavtal), och uppdateringar är också gratis. Självklart kompenseras kostnaderna för att skaffa egen programvara av andra typer av kostnader som ditt företag eller din organisation kommer att få när du skaffar gratis programvara (konsulter, personalutbildning, administration etc.), så programvaran det är gratis det är inte nödvändigtvis billigare i slutet av dagen: CTP kan vara högre än för programvaran som du måste betala för att skaffa.

Vilka är några frågor du måste ställa dig själv för att veta om användningen av mjuk. gratis i ditt företag eller organisation är en bra idé?

Stöd för kritisk applikation

Nyckelfrågor vid utvärderingen av introduktionen av fri programvara:
Vilka är de viktigaste applikationerna för din organisation?
Vilka operativsystem körs de på?

Tänk alltid på kompatibiliteten mellan den öppen källkodslösning du överväger och de kritiska applikationerna du redan använder. I synnerhet, när du överväger att använda Linux som operativsystem, kom ihåg att många av dessa program förmodligen inte har en Linux-version. Detta innebär att du måste leta efter alternativ programvara, alltid helst "gratis" men att om den inte finns kan det vara en "egen" version som körs utan problem på Linux.

Detta gäller särskilt för "vertikala mjukvaruprodukter" som utvecklats för ideella organisationer, såsom fallspårningsprogram eller inteckningsspårning som används av prisvärda bostadsgrupper och så vidare. Tyvärr har ökningen av Linux-användningen under de senaste åren främst varit på serversidan, varför ett växande antal serverapplikationer körs på Linux. Skrivbordsmarknaden växer fortfarande mycket långsammare, men detta förändras med introduktionen av Ubuntu och flytten av många utvecklare till Linux.

Men låt oss gå till ett specifikt fall. Antag att ditt företag är en resebyrå. De driver förmodligen Amadeus, ett av de mest använda programmen för att boka för flyg, hotell etc. Om det är ett oberoende program (det vill säga det behöver ett operativsystem för att köra) måste du ta reda på om det finns en version för Linux. Om det inte finns någon Linux-version av samma program måste du ta reda på om det finns ett gratis alternativ eller om ett annat proprietärt program har en version för Linux. I dessa fall tenderar Java-applikationer att "rädda dagen" eftersom de körs på alla operativsystem som har Java installerat. Slutligen, om det är ett program som körs i molnet (det vill säga det är en tjänst som tillhandahålls från en webbsida) där kör du med fördelar, oavsett vilket operativsystem du öppnar det, kommer det att fungera detsamma.

Organisationer som är starkt beroende av ett program som inte är tillgängligt för Linux kommer att upptäcka att om de vill använda Linux kommer de att tvingas behålla en Windows-maskin som endast är dedikerad till att köra det "kritiska" programmet. I så fall bör merkostnaderna för underhåll av maskinen inkluderas i den totala ägandekostnaden (TCO). Dessutom kan besvär för användare betraktas som en förlust av strategiskt värde. Men att göra något sådant idag skulle vara helt löjligt, liksom dysfunktionellt och opraktiskt. Lyckligtvis har virtualiseringsteknologier förbättrats dramatiskt, så att underhålla en virtuell Windows-maskin på ett relativt modernt skrivbord är ofta ett mer genomförbart alternativ till att underhålla en separat dator (vilket dessutom skulle vara dumt om den applikationen skulle användas av flera användare). Å andra sidan har Linux också WINE, en uppsättning verktyg som gör att många applikationer för Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista och Win 7 kan köras oförändrade på flera liknande operativsystem. Linux som GNU / Linux, BSD, Solaris och Mac OS X. Som du kan se, även i värsta fall, där det inte finns några alternativ för Linux av dessa program som är "kritiska" för din organisation, finns det sätt att undvika problemet.

Kostnader för programvaruförvärv

Nyckelfrågor om programvarukostnader:
Med en egen lösning, hur stora kommer förvärvskostnaderna att vara i förhållande till de andra kostnaderna?
Med en egen lösning, hur lätt blir det att få rabatter på att köpa programvaran?

Vissa produkter av denna typ, såsom enkla verktyg eller små applikationer, har mycket låga anskaffningskostnader. Andra produkter, såsom kontorssviter, gruppprogram, komplexa databaser, finansiella program eller insamlingspaket eller serveroperativsystem kan ha mycket höga anskaffningskostnader. I vissa fall kan vissa företag och organisationer få många mjukvarupaket eller webbapplikationer genom donationer eller mycket låga priser, vilket kan minska eller eliminera kostnaden för att köpa programvaran.

Ibland är dock antalet kopior av en produkt som kommer att diskonteras eller doneras begränsat (till exempel kan en organisation endast få 50 användarlicenser för Microsoft Office XP, så det här alternativet skulle inte kunna tillgodose dina behoven hos en stor organisation.) Däremot finns så gott som all fri programvara utan kostnad att köpa och flera licenser krävs inte.

Implementeringskostnader

Viktiga frågor om ansökningskostnader:
Vad är det enkelt att implementera programvaran när det gäller resurser som krävs (tid och pengar)?
Vilken typ av expertis kan krävas för denna programvara, vare sig det är proprietär eller öppen källkod?
Vilken erfarenhet har du bland dina mänskliga resurser?
Hur mycket tid, pengar och andra resurser har du att investera?

För vissa program är implementeringen väldigt enkel och det tar en anställd kanske 10-30 minuter att installera. Implementering av de mest komplexa applikationerna kan å andra sidan ta dagar för personalen och / eller konsulten eftersom det bland annat kan kräva konvertering av informationen från det tidigare systemet.

När du utvärderar alternativen för en viss lösning, kom ihåg att i vissa fall kan gratis mjukvaruprojekt vara svårare att installera än deras egenutvecklade motsvarigheter, särskilt om de som gör det är nya för "världen av fri programvara". Innerst inne är det nästan alltid super enkelt, men det kan vara svårt om du fortfarande har "Windows sätt att göra saker" inbyggt. Av denna anledning är det värt att noggrant granska installationsdokumentationen för alla lösningar du planerar att använda.

Om din organisation behöver stöd från konsulter kan du ha svårt att hitta konsulter som är bekanta med fri programvaruteknik, även om detta förändras med den ökade popularitet som många gratis programverktyg som används idag får. massor. Om du nu är beroende av en konsult som inte känner till dessa tekniker, kan du behöva hitta en ny som kan hjälpa dig att smidiga övergången till fri teknik.

Hårdvarukostnader

Viktiga frågor om hårdvarukostnader:
Kommer jag att använda flera servrar?
Har den egna programvaran jag använder speciella hårdvarukrav?
Behöver jag hårdvara certifierad av mina leverantörer?

I många situationer kommer du att implementera programvaran på befintlig hårdvara, vilket inte innebär ytterligare hårdvarukostnader. Men om du implementerar en ny typ av server eller byter ut en gammal server kommer maskinvarukostnader troligen att vara ett problem. I allmänhet desto större behov av ditt nätverk (när det gäller kapacitet) kommer hårdvarubesparingarna att bli större med införandet av ett gratis mjukvaruoperativsystem (som Linux) och andra gratisprogram. Ny forskning har visat att Linux-baserade servrar (jämfört med Microsoft Windows) kan hantera mer trafik, kan vara värd för fler konton och göra mer informationsbehandling med samma hårdvara. I en situation där du använder flera Windows-servrar kan Linux således göra samma jobb med färre maskiner (och därmed mindre resursförbrukning).

Kostnader för utbildning av personal

Viktiga frågor om utbildningskostnader:
Kräver användningen av denna programvara utbildning för slutanvändare?
Kommer jag att ha utbildat människor att göra "intern support" för denna programvara utan att förlita mig på teknisk support från tredje part?

För slutanvändarlösningar (som kontorsapplikationer, finansiella paket etc.) är utbildning den överlägset dyraste delen av att implementera ny teknik. Den personal som kommer att använda denna programvara dagligen bör utbildas för att använda den optimalt. De flesta vanliga anställda i ett företag eller en organisation känner inte till operativsystem och applikationer som inte är Windows, så tillämpningen av en gratis mjukvarulösning som ersätter ett välkänt och allmänt använt program måste övervägas noga. Fördelarna med att använda en lösning som till exempel Open Office kan eller kanske inte uppväger det stora utbudet av utbildningskostnader som kommer att uppstå. Å andra sidan måste man också ta hänsyn till långsiktiga utbildningskonsekvenser (när personalen är utbildad kräver de bara fortlöpande utbildning och utbildning av nyanställda).

Men den här punkten som ofta görs inför fri programvara (billig men mycket dyr när det gäller personalutbildning) är mindre och mindre sant. Först och främst, när det gäller Linux, finns det flera metoder för att minimera effekterna av överlämnandet, till exempel att tillämpa skrivbordsteman som liknar den version av Windows som användaren är van vid etc. Å andra sidan är övergången från Windows till Linux i allmänhet inte mer traumatisk idag än övergången från Win XP till Win 7 eller Win Vista. För att inte tala om, de flesta användare utför några rutinuppgifter som det inte borde ta lång tid att lära sig använda det nya operativsystemet. När det gäller alternativa program kan utbildningskostnaderna minskas till noll om det finns en Linux-version av samma applikation eller om den applikationen körs under Java eller i molnet. Om det är nödvändigt att välja att ändra applikationen (oavsett om det är gratis eller proprietärt) är utbildningskostnaderna praktiskt taget desamma som de som alla företag eller organisationer måste ådra sig när man börjar använda något av dessa program.

Slutligen, för programvara som har liten eller ingen inverkan på slutanvändaren (filservrar, databasservrar etc.), reduceras utbildningskostnaderna att tänka på till utbildning av specifik personal. Dessa utbildningskostnader kan komma att bära en viss vikt när a) du är beroende av intern personal, snarare än externa konsulter, för att göra "teknisk support" för programvaran, och b) din interna personal har ingen erfarenhet av att använda fri programvara.

Underhållskostnader

Viktiga frågor om underhållskostnader:
Kräver det egna alternativet en årlig underhållsavgift?
Måste jag betala för säkerhetsuppdateringar och korrigeringsfiler?

Vissa programvaruprodukter har en årlig kostnad av något slag. För praktiska ändamål kan de betraktas som årliga licensavgifter, eftersom de normalt beräknas som en procentsats av licensavgiftsavgiften för den ursprungliga programvaran. Avgifterna måste ingå i din CTP-analys.

De flesta gratisprogramvaror har ingen årlig underhållsavgift, eftersom den till en början inte har någon licensförvärvskostnad. Vissa företags Linux-distributioner (som RedHat) har årliga underhållsavgifter, vilket ger dig rätt att kräva specialiserad teknisk support. Men få organisationer passar in i de kategorier av organisationer som använder dessa företagspaket, för att inte tala om det faktum att den "fria" motsvarigheten till Red Hat (Fedora) kan användas utan kostnad.

Uppgraderingskostnader

Viktiga frågor om uppgraderingskostnader:
Hur ofta kan jag behöva uppdatera den här programvaran?
Finns uppdateringarna med någon form av rabatt? Kvalificerar min organisation?

Det är viktigt att hålla programvaran relativt uppdaterad. Öka stabilitet, säkerhet och förbättra tillgängliga funktioner. Det är inte nödvändigt att uppdatera till den senaste versionen, men det är viktigt att installera säkerhetsuppdateringarna, och när de önskade funktionerna introduceras, eller om det finns dramatiska stabilitetsförbättringar, kan uppdateringen vara mycket fördelaktig.

Uppenbarligen är kostnaden för att uppgradera en enda kopia av en produkt mycket billigare än att uppgradera det enorma antal kopior som krävs för ett stort nätverk av datorer. Du kan ofta få egna programuppdateringar till en betydande rabatt eller, om du har tur, kan du till och med få den genom en donation. Men med fri programvara slutar du beroende på "välgörenhet" eller "goodwill" hos programvaruutvecklingsföretag. De flesta gratisprogramvaror har inga uppgraderingskostnader. Du laddar bara ner den uppdaterade versionen och installerar. När det gäller många Linux-distributioner är detta en kvasi-automatisk operation (uppdaterar med ett enkelt kommando hela operativsystemet och applikationerna som du har installerat).

Administration och teknisk support

Viktiga frågor om administration och support:
Vilka stödkällor finns tillgängliga för användning av fri programvara?
Hur viktigt är produktens tillförlitlighet i ditt val av rätt lösning?
Är virus och andra säkerhetsproblem mycket vanliga när du använder det proprietära alternativet?

All programvara - från applikationer till databaser till operativsystem - kräver administration och teknisk support av något slag. I vissa fall kommer du att ha intern personal som kan tillhandahålla denna tjänst, i andra fall kommer du att tvingas anställa externa konsulter för att utföra detta arbete. Några egenskaper hos programvaran som bestämmer vilken supportnivå som krävs sträcker sig från programvarans tillförlitlighet, det vill säga dess sårbarhet för säkerhetsproblem, till hur komplex den är för både slutanvändare och administratören.

Utan undantag har alla organisationer efter att ha flyttat till Linux medgett att deras nätverk var mer stabilt. De är också överens om att erkänna att det är lättare att säkra ditt nätverk med Linux. Delvis beror det på att Linux-system och fria program som körs under detta operativsystem är det grundläggande stödet bakom Internet (nästan alla servrar i världen använder Linux) och den öppna karaktären hos koden i fria program gör det möjligt för utvecklare att upptäcka och reparera många potentiella säkerhetsproblem. Delvis på grund av dessa designfördelar har datavirus och spionprogram inte påverkat Linux i hög grad, medan de är vanliga i Windows.

För en organisation som förlitar sig på extern teknisk support översätts den sparade tiden direkt till kostnadsbesparingar. För en organisation som har internt teknisk support kan besparingarna bli mer komplexa att beräkna. Men om din organisation har flera servrar kan en administratör hantera fler Linux-servrar än Windows-servrar samtidigt.

Det är också rimligt att anta att den ökade tillförlitligheten och säkerheten för Linux-system förbättrar slutanvändarens produktivitet. Personalen kan arbeta hårdare och bättre om deras system är nere mindre ofta. Arbetsmoral kommer sannolikt att förbättras med färre nätavbrott. De flesta av oss har lärt oss på det hårda sättet: vilken Windows-användare hade aldrig sin dator låst, förstört dokumentet man skrev eller kunde inte använda e-post under dessa viktiga timmar? Allt detta är otroligt frustrerande.

Medan gratis program är vanligtvis bättre i det avseendet är det inte okej att generalisera Linux-tillförlitlighet till alla gratis program. Det finns många gratis programvaruprojekt som varken är mer stabila eller säkrare än deras egna alternativ; När du gör din forskning är det viktigt att ha detta i åtanke för jämförelse.

Förutom tillförlitligheten och säkerheten för en lösning måste du också ta hänsyn till dess komplexitet. Komplexitet kan öka supportkostnaderna på ett av två sätt: antingen genom att öka den tid som krävs för att utföra vissa uppgifter eller genom att kräva en bättre kvalificerad (och därmed bättre betald) person att utföra jobbet. När det gäller den första punkten argumenterar många organisationer som redan har vågat "ta steget" att fri programvara inte nödvändigtvis är svårare (eller lättare) att administrera än egen programvara. En viktig varning är dock att detta förutsätter att administratören är bekant med den fria programvarulösningen. Om inte måste ytterligare kostnader för personalutbildning övervägas.

Strategiskt värde

Förutom TCO (Total Cost of Ownership) måste du ta hänsyn till alternativets "strategiska värde" baserat på fri programvara. Denna typ av värde är svårare att kvantifiera, men kan ofta vara viktigare i beslutsprocessen.

En av aspekterna på strategiskt värde för gratis mjukvarubaserade lösningar är förmågan att lösa problem på sätt som skulle vara omöjliga med egna lösningar.

Att kunna ändra koden i programvaran på ett sätt som är bäst för ditt företag eller din organisation är ett tydligt exempel på strategiskt värde. Inte alla utnyttjar detta, men många gör det. Dessutom, om en av dem modifierar ett gratis mjukvaruprojekt, kan de distribuera denna modifiering till en annan liknande organisation och samarbeta - något som inte är möjligt vid utveckling av egen programvara eller i många "slutna" molnlösningar. Dessutom, eftersom källkoden alltid är tillgänglig, erbjuder antagandet av gratis programvara organisationer långsiktig flexibilitet, förmågan att utvecklas när deras behov förändras och att lättare migrera till nya lösningar som kan uppstå.

Kontroll (eller brist på det) är en annan strategisk övervägande som får vissa att välja gratis programvara. Många kan ha haft en dålig upplevelse att förlita sig på ett designat programvarupaket. Om programutvecklaren går i konkurs, förvärvas av en konkurrent eller beslutar att sluta stödja den produkten, har deras kunder troligtvis ingenstans att vända sig till support. Med fri programvara, om den ursprungliga utvecklaren sänker armarna, kan produkten återupplivas med stöd från användargemenskapen och andra utvecklare. På lång sikt kan detta tillvägagångssätt således ge en viss riskreducering. Datakontroll är en annan sak. Data i ett proprietärt format eller på en server utanför organisationens kontroll är en stor nackdel för vissa organisationer.