您如何知道免费软件解决方案是否适合您的公司或组织？

我收到了许多电子邮件，要求提供有关在公司或组织中使用自由软件的信息。 本文试图通过深入分析决定将公司或组织的计算机系统转换为免费替代产品时要考虑的某些方面来满足这些要求。

采用免费软件的过程可能很简单，例如下载软件包，安装软件包并在单个工作站上使用它，也可能复杂到部署Linux服务器群集来执行复杂的计算任务。 在这里，我们将重点关注与大多数企业和组织最相关的免费软件的小规模实现。

所有公司和组织都应考虑实施免费软件。 但是无论如何，有必要深入研究此选项，这可能意味着组织上的重大变化。 在本节中，我们将介绍权衡免费软件与专有解决方案的成本和收益时可能需要的一些因素。

概念

评估软件时，需要考虑三个概念：总体拥有成本（TCO），战略价值以及公司或组织的“使命”与自由软件理念的兼容性。

总拥有成本：
CTP是许多人熟悉的术语-它表示随着时间的推移，实施，使用和维护技术引进的成本估算。

战略价值：
战略价值考虑了与技术本身相关的经济成本以外的因素。 评估对员工生产力或对提供给客户的服务质量的影响是战略价值评估的一部分。

与“任务”的兼容性：
在很大程度上，自由软件是由社区驱动的，并且其所有权也是集体的，因此，自由软件的实现基于所有用户，开发人员等的永久反馈。 （通过经验的交流，改进或变更的介绍，文档的创建或改进等）。此外，可以在旧计算机上使用自由软件操作系统，从而延长了其使用寿命，这使公司或组织在生态上更加生态和经济上可持续的。 自由软件的这些特征是否符合您的公司或组织的使命？ 这不是必要条件，但如果您的公司或组织的``使命''不仅仅是赚钱，您可能会在自由软件中找到价值和理想，简而言之，是与您的使命相适应的理念。 换句话说，除了经济的基础（较低的成本等）之外，还有其他一些基础使免费软件成为更好的选择，而不是其专有替代品。

有关CTP的先前考虑

CTP是技术解决方案应用总成本的计算。 这包括购买软件的初始成本（购买价格，安装费，订阅费或许可费），硬件成本，安装成本（工作人员时间或适当的顾问成本），最终用户的培训成本以及软件维护成本（年度维护费，支持费用和升级费用）。 比较解决方案时，无论如何获得许可，都必须考虑全部成本。

就成本而言，与专有解决方案相比，免费软件最明显的优势是软件的购置成本以及维护和更新成本。 免费软件几乎总是免费提供，没有许可费或年度维护费（有一些例外，通常以托管支持合同的形式存在），并且更新也是免费的。 当然，购买专有软件的成本会被您的公司或组织在购买免费软件时所产生的其他类型的支出（顾问，员工培训，管理等）所抵消，因此，您免费获得的软件不是一天结束时一定会更便宜：CTP可能比您必须购买的软件要高。

您必须问自己一些什么问题，以了解是否使用软件。 在您的公司或组织中免费是个好主意吗？

关键应用程序支持

评估引入免费软件的关键问题：
对您的组织有哪些关键应用程序？
它们在什么操作系统上运行？

始终牢记您正在考虑的开源解决方案与您正在使用的关键应用程序之间的兼容性。 特别是，在考虑将Linux用作操作系统时，请记住，其中许多程序可能没有Linux版本。 这意味着您将不得不寻找一个替代软件，该软件始终最好是“免费”的，但是，如果它不存在，它可能是一个“专有”版本，可以在Linux上正常运行。

对于为非营利组织开发的“垂直软件产品”，尤其是这种情况，例如案例跟踪程序或负担得起的住房团体使用的抵押贷款跟踪等。 不幸的是，最近几年Linux使用的增长主要集中在服务器端，这就是为什么越来越多的服务器应用程序在Linux上运行的原因。 台式机市场的增长速度仍然要慢得多，但是随着Ubuntu的引入以及许多开发人员向Linux的转移，这种情况正在改变。

但是，让我们来看一个具体的案例。 假设您的公司是一家旅行社。 他们可能运行Amadeus，这是最常用的预订机票，酒店等程序之一。 如果它是一个独立的应用程序（即，它需要一个操作系统来运行），则您必须找出是否有Linux的版本。 如果同一程序没有Linux版本，则必须找出是否有免费的替代版本，或者其他专有程序是否具有适用于Linux的版本。 在这些情况下，由于Java应用程序可以在安装了Java的任何操作系统上运行，因此往往会“节省一天”。 最后，如果它是在云中运行的应用程序（也就是说，它是从网页提供的服务），则可以在其中运行，因为无论从哪个操作系统打开它，它都可以正常工作。

严重依赖于Linux不可用程序的组织会发现，如果他们想使用Linux，将被迫维护专门用于运行该“关键”程序的Windows计算机。 如果是这样，维护该机器的额外费用应包括在总拥有成本（TCO）中。 另外，给用户带来的不便可以被认为是战略价值的损失。 但是，今天做这样的事情将是完全荒谬的，并且功能失常且不切实际。 幸运的是，虚拟化技术已得到显着改善，因此在相对较新的桌面上维护Windows虚拟机通常比维护单独的计算机更可行（如果由多个用户使用该应用程序，这将很愚蠢）。 另一方面，Linux还具有WINE，这是一组工具，该工具可以使Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista和Win 7的许多应用程序在几个类似的操作系统上运行。诸如GNU / Linux，BSD，Solaris和Mac OS X的Linux。您可以看到，即使在最坏的情况下，对于组织来说“关键”的那些程序也没有Linux的本机替代品，但仍有逃避方法问题。

软件购置成本

有关软件购置成本的关键问题：
使用专有解决方案，购置成本将相对于其他成本有多大？
有了专有解决方案，购买该软件可以获得折扣有多容易？

这种性质的某些产品（例如简单工具或小型应用程序）的采购成本非常低。 其他产品，例如办公套件，群件，复杂的数据库，财务程序或筹款包或服务器操作系统，可能具有很高的购置成本。 在某些情况下，某些公司和组织可以通过捐赠或非常低的价格获得许多软件包或Web应用程序，这可以减少或消除购买软件的成本。

但是，有时折扣或捐赠产品的副本数量是有限的（例如，一个组织只能获得50个Microsoft Office XP用户许可证，因此此选项将无法满足您的大量需求。相反，几乎所有免费软件都是免费提供的，并且不需要多个许可证。

实施费用

有关申请费用的关键问题：
就所需的资源（时间和金钱）而言，软件实施的难易程度如何？
该软件可能需要什么样的专业知识，无论是专有软件还是开源软件？
您在人力资源中拥有什么样的经验？
您需要投资多少时间，金钱和其他资源？

对于某些程序，实现非常简单，安装人员可能需要10到30分钟。 另一方面，实施最复杂的应用程序可能需要花费几天的时间给员工和/或顾问，因为除其他外，这可能需要转换先前系统中的信息。

在评估特定解决方案的选项时，请记住，在某些情况下，与私有软件项目相比，安装自由软件项目可能会更加困难，特别是如果从事该项目的人员对“自由软件世界”陌生。 从头开始，它几乎总是超级容易，但是如果您仍然内置“ Windows的工作方式”，则可能会很困难。 因此，值得仔细阅读安装文档以了解您计划合并的任何解决方案。

如果您的组织需要顾问的支持，则可能会难以找到熟悉自由软件技术的顾问，尽管随着当今使用的许多自由软件工具的日益普及，这种情况正在改变。 如果现在依靠不熟悉这些技术的顾问，则可能需要找到一个新的顾问，以帮助您顺利过渡到免费技术。

硬件成本

有关硬件成本的关键问题：
我会使用多台服务器吗？
我使用的专有软件是否有特殊的硬件要求？
我需要供应商认证的硬件吗？

在许多情况下，您将在现有硬件上实施该软件，但这并不意味着会增加硬件成本。 但是，如果要实施新型服务器或更换旧服务器，则可能会出现硬件成本问题。 通常，随着对网络的需求（在容量方面）的需求越大，通过引入自由软件操作系统（例如Linux）和其他自由软件程序，节省的硬件也会更多。 最近的研究发现，基于Linux的服务器（与Microsoft Windows相比）可以处理更多的流量，可以承载更多的帐户，并使用相同的硬件进行更多的信息处理。 因此，在使用多个Windows服务器的情况下，Linux可以用更少的机器来完成相同的工作（因此可以减少资源消耗）。

员工培训费用

有关培训费用的关键问题：
使用此软件是否需要最终用户培训？
我是否会训练人们在不依赖第三方技术支持的情况下对此软件进行“内部技术支持”？

对于最终用户解决方案（例如办公应用程序，财务软件包等），培训是实施新技术最昂贵的部分。 每天将要使用此软件的人员应经过培训以达到最佳使用目的。 公司或组织中的大多数普通员工都不熟悉非Windows操作系统和应用程序，因此必须仔细考虑使用自由软件解决方案来替代知名且广泛使用的应用程序。 例如，使用像Open Office这样的解决方案的好处，可能会或可能不会超过所产生的各种培训费用。 另一方面，还必须考虑长期培训的意义（一旦对员工进行了培训，他们只需要进行一些持续的培训并对新员工进行培训）。

但是，面对自由软件（廉价但在员工培训方面却非常昂贵）时常会提出的这一点越来越不正确。 首先，在Linux方面，有几种方法可以最大程度地减少切换的影响，例如应用类似于用户所使用的Windows版本的桌面主题等。 另一方面，今天从Windows迁移到Linux的痛苦通常不比从Win XP迁移到Win 7或Win Vista的痛苦大。 更不用说，大多数用户执行一些常规任务，而无需花费很长时间即可学习使用新操作系统。 对于替代程序，如果同一应用程序有Linux版本，或者该应用程序在Java或云中运行，则培训成本可以降低到零。 如果有必要选择更改应用程序（无论是免费的还是专有的），培训费用实际上与任何公司开始使用这些程序之一时必须承担的费用相同。

最后，对于对最终用户影响很小或没有影响的软件（文件服务器，数据库服务器等），需要考虑的培训成本减少了对特定人员的培训。 当a）您依靠内部人员而不是外部顾问来为软件提供“技术支持”时，以及b）您的内部人员没有使用免费软件的经验时，这些培训费用可能会有所负担。

维修费用

有关维护成本的关键问题：
专有替代产品是否需要年维护费？
我需要为安全更新和补丁付费吗？

某些软件产品每年需要某种费用。 出于实用目的，它们通常被视为年度许可费用，因为它们通常是按原始软件的许可获取费用的百分比计算的。 这些费用必须包含在您的CTP分析中。

大多数免费软件无需支付年度维护费，因为它一开始没有许可证购买成本。 某些企业Linux发行版（例如RedHat）需要收取年度维护费用，这使您有权要求专业的技术支持。 但是，很少有组织适合使用这些企业软件包的组织类别，更不用说可以免费使用等同于Red Hat（Fedora）的“免费”的事实。

升级费用

有关升级成本的关键问题：
我需要多久更新一次此软件？
可用折扣提供更新吗？ 我的组织有资格吗？

使软件保持相对最新是很重要的。 提高稳定性，安全性并增强可用功能。 不必更新到最新版本，但是安装安全补丁至关重要，并且当引入了所需的功能时，或者如果在稳定性方面有显着改进，则更新非常有益。

显然，升级产品的单个副本的成本要比升级庞大的计算机网络所需的大量副本的成本便宜得多。 您通常可以以很大的折扣获得专有软件更新，或者，如果幸运的话，甚至可以通过捐赠获得。 但是，使用免费软件，您将停止依赖软件开发公司的“慈善”或“善意”。 大多数免费软件没有升级费用。 您只需下载更新的版本，然后安装。 在许多Linux发行版中，这是准自动操作（使用简单命令更新已安装的整个操作系统和应用程序）。

行政和技术支持

有关管理和支持的关键问题：
可以使用免费软件获得哪些支持来源？
产品可靠性在选择正确的解决方案中有多重要？
使用专有选项时，病毒和其他安全问题是否很常见？

所有软件-从应用程序到数据库再到操作系统-都需要某种管理和技术支持。 在某些情况下，您将拥有内部人员能够提供这项服务，在其他情况下，您将被迫雇用外部顾问来从事这项工作。 决定所需支持级别的软件的某些特性，范围从软件的可靠性（即其对安全问题的脆弱性）到最终用户和管理员的复杂程度。

无一例外，所有迁移到Linux后的组织都承认他们的网络更加稳定。 他们还同意承认，使用Linux保护网络更容易。 在某种程度上，这是因为Linux系统和在此OS下运行的自由软件程序是Internet的基本支持（世界上几乎所有服务器都使用Linux），并且自由软件程序中代码的开放性允许开发人员检测并检测和修复许多潜在的安全问题。 部分由于这些设计优势，计算机病毒和间谍软件并未对Linux产生太大影响，而在Windows中却很普遍。

对于依赖外部技术支持的组织，节省的时间直接转化为节省成本。 对于拥有内部技术支持的组织，节省的成本可能更难以计算。 但是，如果您的组织有多个服务器，则管理员可以同时管理比Windows服务器更多的Linux服务器。

可以合理地假设Linux系统的可靠性和安全性提高会提高最终用户的生产率。 如果他们的系统停机频率降低，员工可以更加努力，更好地工作。 网络中断最少的情况下，工作士气可能会得到改善。 我们大多数人都学过很难的方法：在这些关键时刻，哪个Windows用户从未锁定过计算机，破坏了一个正在编写的文档或无法使用电子邮件？ 所有这一切都令人沮丧。

虽然自由软件应用程序通常在这方面更好，但是不能将Linux可靠性推广到所有自由软件程序。 有许多免费软件项目比其专有替代产品既不稳定又安全。 在进行研究时，务必牢记这一点以便进行比较。

除了解决方案的可靠性和安全性外，您还必须考虑其复杂性。 复杂性可以通过以下两种方式之一来增加支持成本：通过增加执行某些任务所需的时间，或者通过要求合格的（因此薪水更高的）人员来完成工作。 关于第一点，许多已经胆敢“采取行动”的组织认为，自由软件不一定比专有软件更难（或更容易）管理。 但是，重要的警告是，这假定管理员熟悉免费软件解决方案。 如果没有，则必须考虑人员培训的额外费用。

战略价值

除了总拥有成本（TCO）外，您还必须考虑基于免费软件的选件的“战略价值”。 这种类型的值更难量化，但在决策过程中通常更重要。

基于自由软件的解决方案具有战略价值的方面之一是能够以专有解决方案无法解决的方式解决问题。

能够以最适合您的公司或组织的方式修改软件中的代码是战略价值的明确示例。 并非所有人都可以利用这一优势，但是很多人都可以利用。 此外，如果其中一个人修改了自由软件项目，则他们可以将此修改内容分发给另一个类似的组织并进行协作-这在专有软件的开发或许多“封闭式”云解决方案中是不可能的。 此外，由于源代码始终可用，因此免费软件的采用为组织提供了长期的灵活性，能够随着需求的变化而发展，并能够更轻松地迁移到可能出现的新解决方案。

控制（或缺乏控制）是导致一些人选择免费软件的另一个战略考虑。 许多人可能依赖设计的软件包有不好的经验。 如果软件开发商破产，被竞争对手收购或决定停止支持该产品，那么他们的客户可能无处寻求支持。 使用免费软件，如果原始开发人员放下双臂，则可以在用户社区和其他开发人员的支持下恢复该产品。 因此，从长远来看，这种方法可以减轻一定程度的风险。 数据控制是另一回事。 对于某些组织来说，专有格式的数据或组织控制范围之外的服务器上的数据是一个巨大的劣势。