Как да изберем инструмент за автоматизиране на счетоводно-административните процеси на МСП

El Служба по финанси и публичен кредит през последните дни той коментира необходимостта от създаване на механизми и инструменти, които биха позволили автоматизира счетоводно-административните процеси на МСПТой също така призова общностите за свободен софтуер да се погрижат повече за жизнеспособността на внедряването на инструменти с отворен код в бизнес среда.

Важно е да се отбележи, че има многобройни Инструменти за отчитане и фактуриране с отворен код за МСП, всеки със свои характеристики, в допълнение към универсалните характеристики, които има софтуерът за счетоводство и фактуриране.

Всеки от тези инструменти с отворен код (ERP, счетоводен пакет, софтуер за електронно счетоводство, шаблони, книги и др.) могат да се използват в МСП за ускоряване и автоматизиране на техните процеси, безопасно и с помощта на безплатен софтуер.

Удобното при избора на инструмент за счетоводство и фактуриране за нашите МСП е, че ние продължаваме кратък процес на проучване, тестване, консултиране, планиране и изпълнениеС други думи, при избора на инструмента, който ще реши нашите проблеми със счетоводството и фактурирането, е препоръчително да следвате следните процедури.

• Проучете инструментите с отворен код които са налични и имат функционалностите, от които се нуждае вашето МСПВажно е да се отбележи, че трябва да направим доста задълбочено разследване, като поставим приоритет изследването на общността около споменатия инструмент. Трябва да прегледаме качеството на инструмента, използваемостта, времето за актуализация, бъдещата работа, резултатите от внедряването в други МСП, нивото на подкрепа, наличието на консултанти за инструменти и мащабируемост на същото.

• След като разполагаме с набор от инструменти, които биха могли да отговорят на целите, които сме си поставили за МСП, трябва направете по-задълбочен анализ и тестване, в който трябва да тестваме инструментите и да отбележим нуждите и функционалностите, които имат. Важно е да се направи индивидуален анализ на всеки един и след това да се направи групово сравнение на различните инструменти, които сме избрали предварително.

В някои случаи най-пълните инструменти ни пречат да се адаптираме към нашия бизнес модел, така че е удобно това нека да дадем приоритет в нашите тестове на възможността за адаптиране на инструмента и нашето МСП. По същия начин тестовете трябва да вземат предвид учебната линия на членовете на нашите МСП, тоест трябва да анализираме използваемостта на инструмента и времето, което трябва да бъде инвестирано за неговото изучаване.

• След като избрахме инструмента, който най-добре отговаря и отговаря на нуждите на нашето МСП, трябва проучване и да получите някакъв външен консултантТази консултантска компания е не само експертна компания в инструмента, но може да бъде и общности, блогове, канали в YouTube, наред с други, които ни позволяват да намерим отговори на възникнали въпроси и проблеми. Трябва да се отбележи, че една от най-големите причини, поради която внедряването на някои инструменти се проваля, е поради малкото или никакви съвети, които получаваме, винаги трябва да имаме заместваща карта в случай на проблеми или нови нужди.

• След като сме избрали подходящия инструмент с отворен код за автоматизира счетоводно-административните процеси на МСП и ние имаме външни консултации, така че използването му в нашето МСП е пълен успех, ние трябва да планираме всички процеси и процедури, които трябва да извършим за прилагането на инструмента. Удобно е да се направи планиране, което включва придобиване или адаптиране на оборудването, инсталиране на инструмента, създаване на резервни механизми и защита на информацията, параметризиране на инструмента, създаване на нови функционалности в инструмента, документация и обучението на участващите.

Планирането на прилагането на инструмент в МСП е от съществено значение, успехът или не на изпълнението зависи от този процес, ние също трябва да планираме рисковите случаи, процедурите, които трябва да следваме в случай на съпротива срещу промяна, изпитанието на периода и бъдещето актуализации.

• Изборът на подходящия инструмент и съвет вероятно ще ни даде последователно планиране, по същия начин, най-важната фаза, когато искаме автоматизира счетоводно-административните процеси на МСП, това е стартирането на инструмента или как е известно и изпълнението на инструмента, в тази фаза трябва да сме подготвени за проблеми, съмнения, запитвания и успехи.

Наличието на план за действие при извънредни ситуации, базиран на планирането, извършено преди това, ще ни позволи да действаме бързо, когато инструментът не отговаря на това, от което се нуждаем, също така можем да създадем механизъм, който да продължи да го подобрява, удобно е по време на фазата на изпълнение да получи най-голямо количество отзиви и бъдете отворени за подобрения и промени във времената и начините, които сме планирали.

Следването на тези стъпки вероятно ще направи успешното внедряването на инструмент с отворен код във вашето МСП, но си струва да се коментира, което несъмнено е участието на вашия работен екип и възможността за адаптиране, промяна, подобряване и реорганизиране на инструмента, който позволява това безплатно софтуерът е толкова успешен както в МСП, така и в големи организации.

Когато търсите да разрешите проблем във вашето МСП или да автоматизирате някои процеси, най-важното е четенето и изследванията, времето, което инвестирате в проучване, тестване, питане, анализиране и документиране, ще ви спести пари и много повече време в следващите фази. По-лесно е да правите грешки в изследователска среда, отколкото в производствена среда, така че не се страхувайте да намерите начин за иновации или адаптиране към това, което вече съществува.