Как да разберете дали едно безплатно софтуерно решение ще работи добре за вашата компания или организация?

Получих много имейли с молба за информация относно използването на безплатен софтуер в компании или организации. Тази статия се опитва да задоволи тези изисквания, като анализира в дълбочина някои от аспектите, които трябва да се вземат предвид при вземането на решение за прехвърляне на компютърната система на вашата компания или организация към безплатни алтернативи.

Приемането на безплатен софтуер може да бъде толкова просто, колкото изтеглянето на софтуерен пакет, инсталирането му и използването му на една работна станция, или толкова сложно, колкото разполагането на клъстер от Linux сървъри за извършване на сложни компютърни задачи. Тук ще се съсредоточим върху по-малките внедрения на свободен софтуер, които са най-подходящи за повечето бизнеси и организации.

Всички компании и организации трябва да обмислят прилагането на безплатен софтуер. Но във всеки случай е необходимо да се проучи задълбочено тази опция, което може да означава значителна организационна промяна. В този раздел обсъждаме някои от факторите, от които може да се нуждаете, когато претегляте разходите и ползите от безплатния софтуер спрямо патентованите решения.

концепции

Има три концепции, които трябва да се вземат предвид при оценяването на софтуера: Общи разходи за собственост (TCO), стратегическа стойност и съвместимостта на „мисията“ на вашата компания или организация с философията на свободния софтуер.

Общи разходи за собственост:
CTP е термин, познат на много хора - той представлява приблизителна оценка колко струва въвеждането на технология за внедряване, използване и поддържане във времето.

Стратегическа стойност:
Стратегическата стойност отчита фактори, различни от икономическите разходи, свързани със самата технология. Измерването на въздействието върху производителността на персонала или върху качеството на услугите, предоставяни на клиентите, е част от стратегическата оценка на стойността.

Съвместимост с "мисията":
До голяма степен безплатният софтуер се движи от общността, както и собствеността му също е колективна, така че внедряванията на безплатен софтуер основават своето съществуване на постоянна обратна връзка от всички потребители, разработчици и т.н. (или чрез предаване на опит, въвеждане на подобрения или промени, създаване или подобряване на документация и др.) Освен това, безплатни софтуерни операционни системи могат да се използват на стари компютри, удължавайки полезния им живот, което прави компанията или организацията по-екологично и икономически устойчиви. Съответстват ли тези характеристики на свободния софтуер на мисията на вашата компания или организация? Това не е съществено изискване, но ако вашата компания или организация има по-висока „мисия“, отколкото просто да печелите пари, вероятно ще намерите ценности и идеали в безплатния софтуер, накратко, философия, съвместима с вашата мисия. С други думи, има и други основи, освен икономическите (по-ниски разходи и т.н.), които правят безплатния софтуер по-добър вариант, за разлика от неговите собствени алтернативи.

Предишни съображения относно CTP

CTP е изчисляването на общите разходи за прилагането на дадено технологично решение. Това включва първоначалните разходи за придобиване на софтуера (покупна цена, такси за настройка, абонаментни такси или лицензионни такси), хардуерни разходи, разходи за инсталиране (време за персонала или подходящи консултантски разходи), разходи за обучение на крайния потребител и разходите за поддръжка на софтуера (годишни такси за поддръжка, разходи за поддръжка и разходи за надстройка). Този пълен спектър от разходи трябва да се вземе предвид при сравняване на решенията, независимо как са били лицензирани.

Най-очевидното предимство на безплатния софтуер пред патентованите решения по отношение на разходите са разходите за придобиване на софтуера и разходите за поддръжка и актуализация. Безплатният софтуер е почти винаги на разположение безплатно, няма лицензионни такси или годишни такси за поддръжка (има някои изключения, най-често под формата на договори за управлявана поддръжка), а актуализациите също са безплатни. Разбира се, разходите за придобиване на патентован софтуер се компенсират от другите видове разходи, които вашата компания или организация трябва да има при придобиването на безплатен софтуер (консултанти, обучение на персонала, администрация и т.н.), така че софтуерът, който безплатно е, не е непременно по-евтино в края на деня: CTP може да е по-висок от този на софтуера, който трябва да платите, за да придобиете.

Кои са някои въпроси, които трябва да си зададете, за да знаете дали използването на мека. безплатно във вашата компания или организация е добра идея?

Поддръжка на критично приложение

Основни въпроси при оценяването на въвеждането на свободен софтуер:
Кои са критичните приложения за вашата организация?
На какви операционни системи работят?

Винаги имайте предвид съвместимостта между решението с отворен код, което обмисляте, и критичните приложения, които вече използвате. По-специално, когато обмисляте използването на Linux като операционна система, имайте предвид, че много от тези програми вероятно нямат версия на Linux. Това предполага, че ще трябва да потърсите алтернативен софтуер, винаги за предпочитане „безплатен“, но ако той не съществува, може да е „патентована“ версия, която работи без проблеми в Linux.

Това важи особено за „вертикални софтуерни продукти“, разработени за организации с нестопанска цел, като програми за проследяване на дела или проследяване на ипотечни кредити, използвани от жилищни групи на достъпни цени и т.н. За съжаление нарастването на използването на Linux през последните няколко години е предимно от страна на сървъра, поради което все повече сървърни приложения работят на Linux. Пазарът на настолни компютри все още расте много по-бавно, но това се променя с въвеждането на Ubuntu и преминаването на много разработчици към Linux.

Но нека да преминем към конкретен случай. Да предположим, че вашата компания е туристическа агенция. Те вероятно управляват Amadeus, една от най-използваните програми за резервации на полети, хотели и т.н. В случай, че е независимо приложение (тоест, за да се стартира, му е необходима операционна система), ще трябва да разберете дали има версия за Linux. Ако няма версия на Linux на същата програма, ще трябва да разберете дали има безплатна алтернатива или друга собствена програма има версия за Linux. В тези случаи Java приложения са склонни да „спасяват деня“, тъй като работят на всяка операционна система, на която е инсталирана Java. И накрая, ако това е приложение, което работи в облака (тоест това е услуга, предоставена от уеб страница), там стартирате с предимства, защото независимо от операционната система, от която го отваряте, то ще работи по същия начин.

Организациите, които разчитат силно на програма, която не е достъпна за Linux, ще открият, че ако искат да използват Linux, ще бъдат принудени да поддържат машина с Windows, изключително посветена на стартирането на тази „критична“ програма. Ако е така, допълнителните разходи за поддръжка на тази машина трябва да бъдат включени в общите разходи за собственост (TCO). В допълнение, неудобството за потребителите може да се счита за загуба на стратегическа стойност. Да правиш нещо подобно днес обаче би било напълно нелепо, както и нефункционално и непрактично. За щастие технологиите за виртуализация се подобриха драстично, така че поддържането на виртуална машина на Windows на относително модерен работен плот често е по-жизнеспособна алтернатива на поддържането на отделен компютър (което също би било глупаво, ако това приложение трябва да се използва от множество потребители). От друга страна, Linux разполага и с WINE, набор от инструменти, които позволяват на много приложения за Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista и Win 7 да работят непроменено на различни подобни операционни системи. Linux като GNU / Linux, BSD, Solaris и Mac OS X. Както можете да видите, дори и в най-лошия случай, в който няма естествени алтернативи за Linux на тези "критични" програми за вашата организация, има начини да се избегне проблема.

Разходи за придобиване на софтуер

Основни въпроси относно разходите за придобиване на софтуер:
С патентовано решение колко големи ще бъдат разходите за придобиване спрямо останалите разходи?
С патентовано решение колко лесно ще получите отстъпки при закупуване на софтуера?

Някои продукти от това естество, като прости инструменти или малки приложения, имат много ниски разходи за придобиване. Други продукти, като офис пакети, групов софтуер, сложни бази данни, финансови програми или пакети за набиране на средства, или сървърни операционни системи могат да имат много високи разходи за придобиване. В някои случаи някои компании и организации могат да получат много софтуерни пакети или уеб приложения чрез дарения или много ниски цени, което може да намали или премахне разходите за закупуване на софтуера.

Понякога обаче броят на копията на продукт, който ще бъде намален или дарен, е ограничен (например, една организация може да получи само 50 потребителски лиценза на Microsoft Office XP, така че тази опция няма да може да отговори на вашите нужди на голям организация.) За разлика от тях, практически целият безплатен софтуер е достъпен безплатно и не се изискват множество лицензи.

Разходи за изпълнение

Основни въпроси относно разходите за кандидатстване:
Колко лесно е софтуерът да се внедри от гледна точка на необходимите ресурси (време и пари)?
Какъв вид опит може да се изисква за този софтуер, независимо дали е патентован или с отворен код?
Какъв опит имате на разположение сред вашите човешки ресурси?
Колко време, пари и други ресурси трябва да инвестирате?

За някои програми внедряването е много лесно и ще отнеме на служител 10-30 минути, за да го инсталира. Внедряването на най-сложните приложения, от друга страна, може да отнеме дни на персонала и / или консултанта, тъй като може да се наложи, наред с други неща, преобразуването на информацията от предишната система.

Когато оценявате опциите за конкретно решение, имайте предвид, че в някои случаи проектите за безплатен софтуер могат да бъдат по-трудни за инсталиране, отколкото техните собствени аналози, особено ако хората, които го правят, са нови за „света на свободния софтуер“. Дълбоко в себе си почти винаги е супер лесно, но може да бъде трудно, ако все още имате вграден „начин на Windows за правене на неща“. Поради тази причина си струва да прегледате внимателно инсталационната документация за всички решения, които планирате да включите.

Ако вашата организация се нуждае от подкрепата на консултанти, може да срещнете трудности при намирането на консултанти, които са запознати с технологиите на свободния софтуер, въпреки че това се променя с нарастващата популярност, която масово набират много безплатни софтуерни инструменти. Ако сега разчитате на консултант, който не е запознат с тези технологии, може да се наложи да намерите нов, който да ви помогне да изгладите прехода към безплатни технологии.

Хардуерни разходи

Основни въпроси относно хардуерните разходи:
Ще използвам ли множество сървъри?
Патентованият софтуер, който използвам, има ли специални хардуерни изисквания?
Имам ли нужда от хардуер, сертифициран от моите доставчици?

В много ситуации ще внедрите софтуера на съществуващ хардуер, което няма да означава допълнителни хардуерни разходи. Ако обаче внедрявате нов тип сървър или заменяте стар сървър, хардуерните разходи вероятно ще са проблем. Като цяло, колкото по-големи са нуждите на вашата мрежа (по отношение на капацитета), спестяването на хардуер ще бъде по-голямо с въвеждането на безплатна софтуерна операционна система (като Linux) и други безплатни софтуерни програми. Последните изследвания установиха, че Linux-базирани сървъри (в сравнение с Microsoft Windows) могат да обработват повече трафик, могат да хостват повече акаунти и да обработват повече информация с помощта на същия хардуер. По този начин, в ситуация, в която използвате множество Windows сървъри, Linux може да свърши една и съща работа с по-малко машини (и следователно по-малко консумация на ресурси).

Разходи за обучение на персонала

Основни въпроси относно разходите за обучение:
Използването на този софтуер изисква ли обучение на крайния потребител?
Ще имам ли обучени хора да извършват „вътрешна поддръжка“ за този софтуер, без да разчитам на техническа поддръжка на трети страни?

За решенията за крайни потребители (като офис приложения, финансови пакети и др.) Обучението е най-скъпата част от внедряването на нови технологии. Персоналът, който ще използва този софтуер ежедневно, трябва да бъде обучен да го използва оптимално. Повечето от обикновения персонал на компания или организация не са запознати с операционни системи и приложения, които не са под Windows, така че прилагането на безплатно софтуерно решение, което замества добре познато и широко използвано приложение, трябва да бъде внимателно обмислено. Ползите от използването на решение като Open Office например могат да надвишават или не да надвишават широкия набор от разходи за обучение, които ще бъдат направени. От друга страна, трябва да се вземат предвид и дългосрочните последици от обучението (след като персоналът бъде обучен, той се нуждае само от постоянно обучение и обучение на нови служители).

Тази точка, която често се изтъква пред свободния софтуер (евтин, но много скъп по отношение на обучението на персонала), е все по-малко вярна. На първо място, когато става въпрос за Linux, има няколко метода за минимизиране на въздействието от предаването, като например прилагане на теми за настолни компютри, които са подобни на версията на Windows, с която потребителят е свикнал и т.н. От друга страна, преминаването от Windows към Linux днес обикновено не е по-травматично от преминаването от Win XP към Win 7 или Win Vista. Да не говорим, че повечето потребители изпълняват няколко рутинни задачи, които не трябва да отнемат много време, за да се научат с помощта на новата операционна система. Що се отнася до алтернативните програми, разходите за обучение могат да бъдат намалени до нула, ако има версия на Linux на същото приложение или ако това приложение работи под Java или в облака. В случай, че трябва да изберете да промените приложението си (било то безплатно или собствено), разходите за обучение са практически същите като тези, направени от всяка компания или организация, когато започне да използва една от тези програми.

И накрая, за софтуер, който има малко или никакво въздействие върху крайния потребител (файлови сървъри, сървъри на бази данни и т.н.), разходите за обучение, които трябва да се вземат предвид, се свеждат до обучението на конкретен персонал. Тези разходи за обучение могат да имат някаква тежест, когато а) разчитате на вътрешен персонал, а не на външни консултанти, за да извършите „техническата поддръжка“ на софтуера, и б) вашият вътрешен персонал няма опит да използва безплатен софтуер

Разходи за поддръжка

Основни въпроси относно разходите за поддръжка:
Изисква ли запазената алтернатива годишна такса за поддръжка?
Ще трябва ли да плащам за актуализации и корекции на сигурността?

Някои софтуерни продукти имат някакъв годишен разход. За практически цели те могат да се считат за годишни лицензионни такси, тъй като те обикновено се изчисляват като процент от таксата за придобиване на лиценз за оригиналния софтуер. Таксите трябва да бъдат включени във вашия CTP анализ.

Повечето безплатни софтуери нямат годишна такса за поддръжка, тъй като първоначално не са разходи за придобиване на лиценз. Някои корпоративни Linux дистрибуции (като RedHat) имат годишни такси за поддръжка, което ви дава право да изисквате специализирана техническа поддръжка. Малко организации обаче се вписват в категориите организации, които използват тези корпоративни пакети, да не говорим за факта, че „безплатният“ еквивалент на Red Hat (Fedora) може да се използва безплатно.

Разходи за надстройка

Основни въпроси относно разходите за надстройка:
Колко често може да се наложи да актуализирам този софтуер?
Предлагат ли се актуализациите с някакъв вид отстъпка? Моята организация отговаря ли на условията?

Поддържането на софтуера относително актуален е важно. Увеличете стабилността, сигурността и подобрете наличните функции. Не е необходимо да актуализирате до най-новата версия, но е от решаващо значение да инсталирате корекциите за сигурност и когато се въведат желаните функции или ако има драматични подобрения на стабилността, актуализацията може да бъде много полезна.

Очевидно е, че разходите за актуализиране на едно копие на продукт са много по-евтини, отколкото да се налага да актуализирате огромния брой копия, необходими за огромна мрежа от компютри. Често можете да получите собствени актуализации на софтуера със значителна отстъпка или, ако имате късмет, можете дори да го получите чрез дарение. С безплатния софтуер обаче спирате в зависимост от „благотворителността“ или „добрата воля“ на разработчиците на софтуер. Повечето безплатни програми нямат разходи за надстройка. Просто изтегляте актуализираната версия и инсталирате. В случай на много дистрибуции на Linux, това е квазиавтоматична операция (актуализиране с проста команда на цялата операционна система и приложенията, които сте инсталирали).

Администрация и техническа поддръжка

Основни въпроси относно администрацията и поддръжката:
Какви източници на поддръжка са на разположение за използването на безплатен софтуер?
Колко важна е надеждността на продукта при избора на правилното решение?
Много често ли се използват вируси и други проблеми със сигурността, когато се използва патентована опция?

Целият софтуер - от приложения до бази данни или операционни системи - изисква някакъв вид администрация и техническа поддръжка. В някои случаи ще имате вътрешен персонал, способен да предостави тази услуга, в други случаи ще бъдете принудени да наемете външни консултанти, които да извършват тази работа. Някои характеристики на софтуера, които определят нивото на необходимата поддръжка, варират от степента на надеждност на софтуера, т.е. неговата уязвимост към проблеми със сигурността, до това колко е сложен както за крайните потребители, така и за администратора.

Без изключение всички организации след преминаване към Linux признаха, че тяхната мрежа е била по-стабилна. Те също се съгласяват да признаят, че е по-лесно да защитите мрежата си с Linux. Това отчасти е така, защото Linux системите и безплатните софтуерни програми, които работят под тази ОС, са основната поддръжка зад Интернет (почти всички сървъри в света използват Linux) и отвореният характер на кода в безплатните софтуерни програми позволява разработчици за откриване и отстраняване на много потенциални проблеми със сигурността. Отчасти поради тези предимства на дизайна, компютърните вируси и шпионският софтуер не са повлияли силно на Linux, докато те са широко разпространени в Windows.

За организация, която разчита на външна техническа поддръжка, това спестено време се превръща директно в икономия на разходи. За организация, която има вътрешна техническа поддръжка, спестяванията могат да бъдат по-сложни за изчисляване. Ако обаче вашата организация има няколко сървъра, администраторът може да управлява повече Linux сървъри от Windows сървъри едновременно.

Също така е разумно да се предположи, че повишената надеждност и сигурност на Linux системите подобрява производителността на крайните потребители. Персоналът може да работи по-дълго и по-добре, ако техните системи не работят по-рядко. Работният морал вероятно ще се подобри с по-малко прекъсвания в мрежата. Повечето от нас са научили по трудния начин: кой потребител на Windows никога не е заключвал компютъра си, унищожавайки документа, който е писал или не е могъл да използва електронна поща през тези решаващи часове? Всичко това е невероятно разочароващо.

Въпреки че приложенията за безплатен софтуер често са по-добри в това отношение, не е добре да се обобщава надеждността на Linux за всички безплатни софтуерни програми. Има много проекти за безплатен софтуер, които не са нито по-стабилни, нито по-сигурни от техните собствени алтернативи; Когато правите вашето изследване, ще бъде важно да имате предвид това за сравнение.

В допълнение към надеждността и сигурността на решението, трябва да вземете предвид и неговата сложност. Сложността може да увеличи разходите за поддръжка по един от двата начина: или чрез увеличаване на времето, необходимо за изпълнение на определени задачи, или като се изисква по-квалифициран (и следователно по-добре платен) човек, който да свърши работата. Що се отнася до първата точка, много организации, които вече са се осмелили да "предприемат стъпката", твърдят, че безплатният софтуер не е непременно по-труден (или по-лесен) за администриране от собствения софтуер. Важна забележка обаче е, че това предполага, че администраторът е запознат със свободното софтуерно решение. В противен случай ще трябва да се обмислят допълнителни разходи за обучение на персонала.

Стратегическа стойност

В допълнение към TCO (Общите разходи за собственост), трябва да вземете предвид и „стратегическата стойност“ на опцията, базирана на безплатен софтуер. Този тип стойност е по-трудна за количествено определяне, но често може да бъде по-важна в процеса на вземане на решения.

Един от аспектите на стратегическата стойност за решенията, базирани на безплатен софтуер, е способността да се решават проблеми по начини, които биха били невъзможни с патентовани решения.

Възможността да модифицирате кода в софтуера по начин, който е най-подходящ за вашата компания или организация, е ярък пример за стратегическа стойност. Не всички се възползват от това, но мнозина го правят. Освен това, ако някой от тях модифицира проект за безплатен софтуер, те могат да разпространят тази модификация на друга подобна организация и да си сътрудничат - нещо, което не е възможно при разработването на патентован софтуер или в много "затворени" облачни решения. Освен това, тъй като изходният код е винаги достъпен, приемането на безплатен софтуер предлага на организациите дългосрочна гъвкавост, способността да се развиват при промяна на техните нужди и по-лесно да мигрират към нови решения, които могат да се появят.

Контролът (или липсата му) е друго стратегическо съображение, което кара някои да изберат безплатен софтуер. Много от тях може да са имали лош опит, разчитайки на разработен софтуерен пакет. Ако разработчикът на софтуер фалира, бъде придобит от конкурент или реши да спре да поддържа този продукт, тогава техните клиенти вероятно няма къде да се обърнат за подкрепа. С безплатния софтуер, ако оригиналният разработчик сведе ръцете си, продуктът може да бъде съживен с подкрепата на потребителската общност и други разработчици. По този начин в дългосрочен план този подход може да осигури известна степен на намаляване на риска. Контролът на данните е друг въпрос. Данните в собствен формат или на сървър извън контрола на организацията са огромен недостатък за някои организации.